総務代行（アウトソーシング）とは？サービス8選をご紹介します

「総務の業務量が多すぎる」

「忙殺されてしまい、本来の業務に集中できない」

このような悩みは尽きないですよね。この悩みを解消するためには、従業員を増やす、残業をしてもらう、といった方法以外にも「総務代行（アウトソーシング）を依頼する」という選択肢も存在します。

そこで本記事では、総務代行（アウトソーシング）のメリット・デメリットからおさえるべきポイント、おすすめのサービスまで紹介します。

総務代行（アウトソーシング）とは

総務代行（アウトソーシング）とは、一般的に「総務」と呼ばれる業務を代行（アウトソーシング）するサービスのことです。総務業務は多岐にわたり、企業によって内容はそれぞれです。

そのためサービスを選ぶ際には、自社が何を求めて総務代行（アウトソーシング）を行うのかしっかりと把握することが必要です。

総務代行（アウトソーシング）で依頼できる業務

総務代行（アウトソーシング）で依頼できる業務はサービスごとに異なります。しかし、以下の業務は依頼できると考えてよいでしょう。

※サービスにより依頼できない可能性があります。

総務代行（アウトソーシング）のメリット

総務代行（アウトソーシング）を利用することで様々なメリットが生じます。では、どのようなメリットが期待できるのでしょうか。以下で詳しく紹介します。

コア業務に専念できる

やはり、コア業務に専念できることが大きなメリットとして挙げられるでしょう。マニュアル化された業務や、専門的な知識を有していれば対応可能な業務を代行（アウトソーシング）すれば、コア業務に専念できることは間違いないでしょう。

変動費にできる

総務人員を雇用する際であれば、給与や税金などの面から固定費として考えなければなりません。しかし、外部へ代行（アウトソーシング）すれば変動費として捉えることが可能です。年末調整の忙しい時期だけ代行（アウトソーシング）を依頼し、その他の時期は依頼しないというスタイルを取れば、雇用するより場合よりもコストは削減されます。

属人化を防げる

どのような業務でもいえることですが、問題となりやすいのが属人化。いわゆる「その人しかできない」業務が増えてしまえば、対応スピードの遅さや1人にかかる負担が大きくなりすぎてしまうといった問題があります。外部へ代行（アウトソーシング）を依頼することで、属人化を避けることが可能です。

コストの削減

「外部へ代行（アウトソーシング）を依頼しているからコストは増加するはず」とお考えになるかもしれません。しかし、実際のコストは削減されるのです。
削減される理由は以下の通りです。

このように業務効率などを含めて総合的に判断した場合、コストは削減されていると考えられます。

総務代行（アウトソーシング）のデメリット

総務代行（アウトソーシング）を利用することでメリットも期待できますが、デメリットも予想されます。具体的なデメリットは以下の通りです。

自社にノウハウが蓄積されない

総務の代行（アウトソーシング）を外部に依頼するということは、自社にノウハウがこれ以上蓄積されないということです。社内にノウハウが蓄積されないと、自社に業務を戻そうとした際にかなりのコストがかかる恐れがあります。また、すぐに業務を社内に戻せないとなればコア業務に影響が出る恐れもあります。

情報漏えいのリスクがある

そして忘れてはならないのが情報漏えいのリスクです。外部へ情報を出す訳なので、当然情報漏えいのリスクは従来に比べて高まります。また、総務領域には個人情報など重要な情報が含まれていることも多いため注意が必要です。
代行（アウトソーシング）の依頼先がどのようなセキュリティ体制であるか確認することが必須でしょう。

現在の総務人員をどのように活用するか

人員不足で代行（アウトソーシング）を依頼するなら問題はないのですが、それ以外の理由から代行（アウトソーシング）を依頼する場合は「現在の総務人員をどのように活用するか」という問題が浮かび上がってきます。
継続的に代行（アウトソーシング）を利用することを想定する場合、配置転換や別業務への参加など、様々な対応が必要です。

総務代行（アウトソーシング）サービスの選び方

総務代行（アウトソーシング）サービスを選ぶ際、重視したいのは以下のポイントです。

サービス内容や料金が自社の想定しているものと合致しているか、専門性などが高い水準に達しているか、といった点を比較してサービスを決定することをおすすめします。

総務代行（アウトソーシング）を利用中の注意点

総務代行（アウトソーシング）サービスを依頼して終わり、という訳にはいきません。利用中には以下の点に注意が必要です。

ノンコア業務とはいえ、自社業務を依頼しているため密なコミュニケーションは必須でしょう。また、情報共有を行うことで、デメリットにも挙げたノウハウの喪失を防ぐ効果も期待できます。
そして重要なのが「現在の」企業とマッチしているか考えることです。従業員規模の拡大や事業拡大、方向性の転換によりサービスが適さないものとなることは十分にあり得ます。

総務代行（アウトソーシング）サービス8選

ここからは、おすすめの総務代行（アウトソーシング）サービスを紹介していきます。

株式会社uloqo

株式会社uloqoは、人事評価制度設計や労務コンサルなど人事領域の支援を強みとする企業です。以下が株式会社uloqoのサービスの特徴です。

BizAsst

BizAsstは株式会社クラウドワークスが運営する法人向けのオンラインアシスタントサービスです。問い合わせから最短4営業日で業務開始できるという点が大きな特徴です。
以下がBizAsstの特徴です。

CASTER BIZ

CASTER BIZは株式会社キャスターが運営するアシスタントサービスです。アシスタントを自社採用しており、1/100という採用倍率をくぐり抜けたアシスタントを抱えていることが大きな特徴です。
以下がCASTER BIZの特徴です。

ZEROIN

ZEROINは株式会社ゼロインが運営する総務アウトソーシング・総務代行サービスです。業務の可視化・定型化からトータルサポートを行うことが大きな特徴です。
以下がZEROINの特徴です。

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社

NOCアウトソーシング＆コンサルティング株式会社は、NOC総務アウトソーシングというアウトソーシングサービスを提供しています。契約案件の継続率が95.9%と高い水準にあることが大きな特徴です。
以下がNOC総務アウトソーシングの特徴です。

株式会社J.Forceアウトソーシング

株式会社J.Forceアウトソーシングは、『総務』アウトソーシングプランというアウトソーシングサービスを提供しています。従業員数が2名の企業から3000名の企業まで、幅広く対応可能であることが大きな特徴です。
以下が『総務』アウトソーシングプランの特徴です。

社会保険労務士事務所Bricks&UK

社会保険労務士事務所Bricks&UKは、人事・労務のアウトソーシングサービスを提供しています。中小・ベンチャー企業に特化したスタイルが特徴です。
以下が社会保険労務士事務所Bricks&UKの特徴です。

I-STAFF

I-STAFFは、ファイブスターネット株式会社が運営するオンライン秘書サービスです。満足できなかった場合は返金してもらえる、返金保証があることが大きな特徴です。
以下がI-STAFFの特徴です。

まとめ

ノンコア業務に追われコア業務に集中できない、というのは本末転倒な気がしますよね。そんな状況に陥った際、外部へ代行（アウトソーシング）することで負担を軽減させる、ということも選択肢の1つとして存在するのです。
本記事を通して、総務代行の導入を検討されている方のお力になれれば幸いです。

この記事を書いた人

関川 懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

株式会社uloqo労務代行サービスの6つの魅力

✓採用から労務、評価まで一気通貫のノウハウを有するコンサルタントによる労務代行で、ビジネス視点を持った提案が可能です。
✓従業員対応(ex入退社時の面談対応など)も含めて代行が可能です。自社で労務専任担当者を採用するより低いコストで、あらゆる労務業務を担当可能です。
✓業務の全てをマニュアル化。インハウス運用時にもスムーズな移行が可能です。
✓ディレクターとオペレーターの二名体制による支援で、上流～下流それぞれにおける対応力を有しています。
✓チャットおよび電話を通したクイックレスポンス対応が可能です。
✓:解約実績なし。手厚いフォローアップで満足度の高いサービスです。

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