採用フローとは？新卒・中途別フローの作り方や採用までの流れをご紹介！

こんにちは。digireka!HR編集部です。採用活動の一連の流れである「採用フロー」を作成・可視化することで、進捗を管理しやすくなります。効果的な採用フローを作るためには、応募者目線を常に意識しニーズに合わせて内容をカスタマイズしていく必要があります。

そこで今回は採用フローについて、作成の目的や作り方、作る際のポイントなどを詳しく解説していきます。

採用フローとは

採用フローとは、企業が新規雇用を行う際に実施する、人材の募集から入社までの一連の流れのことです。
一般的な採用フローは「募集→会社説明→書類選考・筆記試験→面接→内定」の流れです。
新卒採用では会社説明会と筆記試験を行うことが多いですが、中途採用の場合はこれらを行わない企業も多いです。

採用フローを作成することで、選考の流れを把握し進捗管理を行いやすくなったり、改善点を見つけやすくなったりします。

採用フローを作成する際のメリット

採用フローを作成することには、企業にとって多くの利点があります。
採用フローを作成することで得られるメリットについて解説します。

コスト削減につながる

採用活動には多くの工数がかかりますが、明確な採用フローを設けることで、各ステップの役割が明確になり、無駄な作業を減らすことができます。
これにより、採用にかかる時間やコストの削減につながります。
選考基準を事前に設定しておけば、書類選考や面接の判断を迅速に行うことができ、人事担当者の負担を軽減できます。

また、採用管理システム（ATS）を活用すれば、応募者の情報を一元管理できるため、進捗状況の把握や選考の効率化が可能になります。

ミスマッチを防げる

採用フローを作成することで、企業が求める人材像を明確に定義することができます。
これにより、応募者に対する評価基準が統一され、適切な人材を選びやすくなります。
スキルや経験だけでなく、企業文化との適合性を判断するための評価項目を設けることで、採用後の定着率を向上させることができます。

採用のミスマッチは、早期離職の原因となり、結果的に企業の負担を増やす要因になります。
そのため、採用基準の明確化は、長期的な視点での人材確保において重要なポイントとなります。

一貫した選考プロセスが企業の信頼性向上につながる

応募者は、企業の採用プロセスを通じて、その企業の姿勢や価値観を感じ取ります。
選考がスムーズで、かつ公平に進められる企業は、求職者からの信頼を得やすくなります。
特に、応募から内定までの流れが整理されていると、候補者の不安を軽減し、内定承諾率の向上にもつながります。

また、企業の採用プロセスに対する評価は、口コミサイトやSNSで共有されることも多いため、採用フローの整備は企業ブランディングの観点からも重要です。

採用活動の改善に取り組みやすくなる

採用過程で課題やトラブルが発生した際、採用フローと照らし合わせることで迅速に問題の所在を確認できるようになります。フローの見直しによる課題解決だけでなく、選考中に適宜修正を加えることも可能なため、課題に対し柔軟に対応できます。

この際、重要なのは採用フローを作成した後に、進捗度合いを各段階で計測・記録を取ることです。このような取り組みを行うことで次年度での改善、また採用戦力の向上が図れます。

採用活動を社内全員で取り組めるようになる

採用活動は採用担当者が努力すれば、成功できるほど簡単なものではありません。採用目標を達成するためには、各部署の担当者や経営陣の意見や協力が必要です。採用フローを作成することで、採用活動の流れと進捗が社内全体で共有され、社内全体が同じ採用認識を持てるようになります。

また多くの社員が採用の進捗に対して共通の理解を持っていれば、確認の手間の省略やトラブル削減につながります。つまり、スムーズな連携に繋がるのです。

新卒採用の採用フローとは？

採用フローの概要をあらかた分かったところで次は実際の採用フローの内容を説明していきます。一般的な新卒採用のフローは以下の通りです。

募集→会社説明→書類選考・筆記試験→面接（複数回）→内定

本章では、それぞれの採用フローの構成要素を説明していきます。

募集活動

採用計画を立てたら、母集団形成のために募集活動を行います。求職者を集める募集方法は主に以下の3つです。

上記施策を行うことで、応募者がエントリーまたはコンタクトしやすい状況を作ります。また求人情報の公開だけでなく、インターンシップ関連情報や自社のSNS、自社メディアを訴求することも効果的です。

会社説明会

応募してきた学生に対して、会社説明会を行います。自社独自の会社説明会のほかに、合同説明会や就活セミナーの出典も効果的です。

会社説明会の目的は応募者の本エントリーを後押しすることにあります。企業によっては優秀な学生をいち早く確保するために、説明会と筆記試験、そしてディスカッションを混ぜるところもあります。

書類選考・筆記試験

会社説明会などで提出された履歴書やエントリーシートなどの書類を審査していかなくてはいけません。ペルソナに基づいた基準を行うことで、この工程は非常にスムーズに進めることができます。最近ではオンラインでの提出が増え、求職者が履歴書をWeb上で簡単に作成することが出来る履歴書作成ツールなど、オンラインツールの普及も進んでいます。

面接

上記の試験を通過した人材には面接を行っていきます。面接には

などの様々な種類があります。
面接をすることで自社にマッチする人材かどうかを見極めることがポイントです。また面接は学生も自社に対して評価を行う場面であるともいえます。このことを念頭に置いておくことで、人材の確保につながりやすくなります。

内定

面接での合格者に対して内定を送ります。企業の採用活動にはルールがあり、内定通知は解禁日（4年の10月）まで内定通知を送ってはいけないとなっています。多くの企業はこういったルールに対して内々定通知といった形で合格を伝えます。

中途採用の採用フローとは？

中途採用の場合、一般的な採用フローは
募集→書類選考・筆記試験→面接（複数回）→内定

が一般的で、会社説明会は行われない場合が多いです。また中には筆記試験や適性検査も行わない企業もあります。

他の採用フローのパターン

前トピックで使った項目例は、日本で最も多く利用されている標準型採用フローチャートです。
他にも多様なフローチャートがあり、代表的な4つを以下でご紹介します。

説明会・選考型採用フローチャート

説明会・選考型は名前の通り面接と筆記試験を同じ日に行う採用フローのことです。特徴としてはこれら二つの結果を合わせての結果になるため、効率が上がるというところです。状況によっては追加の個別面接も必要となる場合があります。工程は以下の通りです。

テスト先行型採用フローチャート

テスト先行型は人気企業などの多くの新卒希望者の応募がきた時に採用するパターンです。試験を先に行うことで、自社への理解度を把握し、振り分けることができるからです。そのため、自社と求職者のミスマッチを防ぐことが可能です。工程は以下の通りです。

リファラル型採用フローチャート

リファラル採用とは、従業員の人材紹介によって採用活動を進める手法です。この場合、エントリーや企業説明会等といった手順は省略されます。

リクルーター型採用フローチャート

リクルーター型採用とは、従業員の卒業大学の人脈を用いて採用活動を進める手法です。

採用フローの作り方

採用フローの作り方を解説していきます。

①採用計画を立てる

まず採用担当者を決定し、採用計画を立てます。採用する職種や人数を決定したうえで、求人要件を決定し採用スケジュールを組んでいきます。スケジュール策定の際は採用広報の開始から応募受付、面接、内定式まで、大体の時期設定を行います。

②採用フローチャートを作成する

採用フローチャートとは、一連の採用フローを図によって可視化したものです。可視化することで、採用活動全体をより鮮明にイメージしやすくなります。採用フローを作る際は、一般的に採用フローチャートを用いて作業を進めます。

この際、スケジュール設定時よりもより細分化した項目を書き出していきます。具体的な項目例として、以下が挙げられます。

③各項目のアクションを具体化する

上記で書きだした項目について、具体的なアクションを決定していきます。例えば利用する応募媒体の選定や選考基準の設定、内定者フォローの内容決めや入社準備など、項目ごとのアクションを細分化し決定します。

このように、まずおおよその採用プロセスを決定してから、フロー作成を通じてアクションを細分化し詳しく決定していく流れとなります。

採用フローを作る際のポイント

上記では採用フローの概要を説明しましたが、実際に採用フローはどう作成するのでしょうか。
本章では採具体的な採用フローの作り方を解説します。

人材要件を明確にする

各採用フローを作成する前に明確な人材要件が定まっていない場合は効果的な採用活動は行うことができません。なぜなら会社が求める人物像を明確にせず、競合他社と同じような人物像で設定した後では、多くの問題に直面する可能性があるからです。
例えば母集団形成を図る段階においては、明確な人材要件がない場合は求職者にとって自社のメッセージが少なく応募が来ない、又は誰でも該当するため、多くの人が募集して、それらを評価するリソースが不足するというようなことが挙げられます。

選考段階においては会社と応募者との間でミスマッチが生じて内定が出ない、あるいは途中、内定後の辞退が見られる可能性もあります。

これらのことから人材要件は採用フローを作る上で土台となるものであるため、明確に設定する必要があります。

自社に合わせて採用フローをカスタマイズする

上記で示した採用フローはあくまで例であり、実際には自社の採用戦略や募集職種に応じて採用フローをカスタマイズする必要があります。重視するポイントや選考方法等は企業によって異なるため、会社に適した採用フローを模索することが重要です。

応募者目線で考える

採用フローを作る際は、常に応募者目線を意識して取り組む必要があります。面接回数の多さや合否連絡までの時間の長さは、面接辞退や内定辞退につながる恐れがあります。応募者の負担が重くなっていないか、適宜採用フローを振り返って確認しましょう。

データとして蓄積する

現状の課題に合わせて採用フローを改良した際、元の採用フローをデータ化して残しておきましょう。データを蓄積することで、改良の効果を分析したり他社との比較を行いやすくなります。また改良前との比較を行うことで、問題解決のノウハウを培うことができます。

各工程の状況を把握する

募集〜入社までの各工程でどれくらいの人数がいるか記載し、どのような状況にあるか把握していきましょう。状況把握によってどの工程に改善点があって、どの工程がうまくいっているのか確認することができます。

うまくいってない工程の要因を見つける

一つの工程がうまくいってないだけで、採用活動全体がうまくいってないという状況が見られることがよくあります。例を挙げると、会社説明会が魅力的でなかったり、面接の基準が高いなどで採用に至らないこともあります。採用要件や各工程の内容を見直すことで、要因を見つけやすくなります。

採用フローを作成する際の注意点

採用フローを作成する際の注意点について解説します。

採用フローを形式化しすぎない

採用プロセスを厳格に決めすぎると、柔軟な対応ができなくなる恐れがあります。
特に、採用市場は常に変化しており、求職者のニーズや採用手法も年々変わっています。

リモートワークの普及により、オンライン面接やWeb適性検査が一般的になっていますが、過去の採用フローに固執してこれらの手法を取り入れない場合、優秀な人材を逃してしまう可能性があります。
採用フローは、基本の枠組みを維持しつつ、市場の変化に応じて見直していく柔軟性が求められます。

部門間の連携を強化し、円滑な運用を目指す

採用は人事部だけの業務ではなく、現場のマネージャーや経営層とも密に連携しながら進める必要があります。
特に、現場の意見を取り入れずに人事部だけで採用フローを決定してしまうと、実際に採用した人材が現場でうまく活躍できない可能性があります。

たとえば、エンジニア採用において、求めるスキルセットを人事が十分に理解していないと、適切な候補者を選定できず、結果的に採用のミスマッチが発生することになります。
採用フローを作成する際は、各部門の意見をしっかり取り入れ、スムーズに運用できる体制を整えることが重要です。

データを活用し、継続的に改善する仕組みを作る

採用活動の効果を高めるためには、データを活用した分析が欠かせません。
応募者のエントリー数や書類通過率、内定承諾率などのデータを定期的にチェックし、課題を明確にすることで、採用フローの改善につなげることができます。

また、採用活動が計画通りに進んでいるかどうかを把握するために、KPI（重要業績評価指標）を設定することも有効です。
「応募から内定までの期間を30日以内にする」「面接通過率を40%以上にする」といった具体的な目標を設定し、それに基づいて採用フローを最適化することで、より効率的な採用活動が実現できます。

まとめ

採用フローを作ることで、採用活動の進捗を把握でき社員間での認識の共有が可能となります。また問題が発生した際にも、採用フローを見直すことで課題抽出と改善につなげる事ができます。応募者の目線を意識しつつ、自社に合った最適な採用フローの構築を目指しましょう。

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