採用フローとは？新卒・中途別フローの作り方や採用までの流れをご紹介！

こんにちは。digireka!HR編集部です。採用活動の一連の流れである「採用フロー」を作成・可視化することで、進捗を管理しやすくなります。効果的な採用フローを作るためには、応募者目線を常に意識しニーズに合わせて内容をカスタマイズしていく必要があります。

そこで今回は採用フローについて、作成の目的や作り方、作る際のポイントなどを詳しく解説していきます。

採用フローとは

採用フローとは、企業が新規雇用を行う際に実施する、人材の募集から入社までの一連の流れのことです。一般的な採用フローは「募集→会社説明→書類選考・筆記試験→面接→入社」の流れです。新卒採用では会社説明会と筆記試験を行うことが多いですが、中途採用の場合はこれらを行わない企業も多いです。

採用フローを作成することで、選考の流れを把握し進捗管理を行いやすくなったり、改善点を見つけやすくなったりします。

採用フローを作成するメリット

採用活動の改善に取り組みやすくなる

採用過程で課題やトラブルが発生した際、採用フローと照らし合わせることで迅速に問題の所在を確認できるようになります。フローの見直しによる課題解決だけでなく、選考中に適宜修正を加えることも可能なため、課題に対し柔軟に対応できます。

この際、重要なのは採用フローを作成した後に、進捗度合いを各段階で計測・記録を取ることです。このような取り組みを行うことで次年度での改善、また採用戦力の向上が図れます。

採用活動を社内全員で取り組めるようになる

採用活動は採用担当者が努力すれば、成功できるほど簡単なものではありません。採用目標を達成するためには、各部署の担当者や経営陣の意見や協力が必要です。採用フローを作成することで、採用活動の流れと進捗が社内全体で共有され、社内全体が同じ採用認識を持てるようになります。

また多くの社員が採用の進捗に対して共通の理解を持っていれば、確認の手間の省略やトラブル削減につながります。つまり、スムーズな連携に繋がるのです。

新卒採用の採用フローとは？

採用フローの概要をあらかた分かったところで次は実際の採用フローの内容を説明していきます。一般的な新卒採用のフローは以下の通りです。

募集→会社説明→書類選考・筆記試験→面接（複数回）→内定→入社

本章では、それぞれの採用フローの構成要素を説明していきます。

募集活動

採用計画を立てたら、母集団形成のために募集活動を行います。求職者を集める募集方法は主に以下の3つです。

・求人サイトに採用情報を記載する
・自社採用サイトを作って情報公開を行う
・広報活動を行う

上記施策を行うことで、応募者がエントリーまたはコンタクトしやすい状況を作ります。また求人情報の公開だけでなく、インターンシップ関連情報や自社のSNS、自社メディアを訴求することも効果的です。

会社説明会

応募してきた学生に対して、会社説明会を行います。自社独自の会社説明会のほかに、合同説明会や就活セミナーの出典も効果的です。

会社説明会の目的は応募者の本エントリーを後押しすることにあります。企業によっては優秀な学生をいち早く確保するために、説明会と筆記試験、そしてディスカッションを混ぜるところもあります。

書類選考・筆記試験

会社説明会などで提出された履歴書やエントリーシートなどの書類を審査していかなくてはいけません。ペルソナに基づいた基準を行うことで、この工程は非常にスムーズに進めることができます。最近ではオンラインでの提出が増え、求職者が履歴書をWeb上で簡単に作成することが出来る履歴書作成ツールなど、オンラインツールの普及も進んでいます。

面接

上記の試験を通過した人材には面接を行っていきます。面接には

・１対１の面接
・グループ面接
・グループディスカッション

などの様々な種類があります。
面接をすることで自社にマッチする人材かどうかを見極めることがポイントです。また面接は学生も自社に対して評価を行う場面であるともいえます。このことを念頭に置いておくことで、人材の確保につながりやすくなります。

内定

面接での合格者に対して内定を送ります。企業の採用活動にはルールがあり、内定通知は解禁日（4年の10月）まで内定通知を送ってはいけないとなっています。多くの企業はこういったルールに対して内々定通知といった形で合格を伝えます。

中途採用の採用フローとは？

中途採用の場合、一般的な採用フローは
募集→書類選考・筆記試験→面接（複数回）→内定→入社

が一般的で、会社説明会は行われない場合が多いです。また中には筆記試験や適性検査も行わない企業もあります。

他の採用フローのパターン

前トピックで使った項目例は、日本で最も多く利用されている標準型採用フローチャートです。他にも多様なフローチャートがあり、代表的な6つを以下でご紹介します。

説明会・選考型採用フローチャート

説明会・選考型は名前の通り面接と筆記試験を同じ日に行う採用フローのことです。特徴としてはこれら二つの結果を合わせての結果になるため、効率が上がるというところです。状況によっては追加の個別面接も必要となる場合があります。工程は以下の通りです。

・採用広報開始
・募集要項公開
・プレエントリー
・企業説明会・一次選考
・本エントリー
・筆記試験、適性検査
・面接試験
・内定者フォロー

テスト先行型採用フローチャート

テスト先行型は人気企業などの多くの新卒希望者の応募がきた時に採用するパターンです。試験を先に行うことで、自社への理解度を把握し、振り分けることができるからです。そのため、自社と求職者のミスマッチを防ぐことが可能です。工程は以下の通りです。

・採用広報開始
・募集要項公開
・プレエントリー・テスト実施
・企業説明会
・本エントリー
・書類選考
・筆記試験、適性検査
・面接試験
・内定者フォロー

リファラル型採用フローチャート

リファラル採用とは、従業員の人材紹介によって採用活動を進める手法です。この場合、エントリーや企業説明会等といった手順は省略されます。

・採用広報開始
・従業員からの人材紹介
・面接試験
・内定者フォロー

リクルーター型採用フローチャート

リクルーター型採用とは、従業員の卒業大学の人脈を用いて採用活動を進める手法です。

・採用広報開始
・リクルーターによる社外へのコンタクト
・人材紹介
・面接試験
・内定者フォロー

採用フローの作り方

①採用計画を立てる

まず採用担当者を決定し、採用計画を立てます。採用する職種や人数を決定したうえで、求人要件を決定し採用スケジュールを組んでいきます。スケジュール策定の際は採用広報の開始から応募受付、面接、内定式まで、大体の時期設定を行います。

②採用フローチャートを作成する

採用フローチャートとは、一連の採用フローを図によって可視化したものです。可視化することで、採用活動全体をより鮮明にイメージしやすくなります。採用フローを作る際は、一般的に採用フローチャートを用いて作業を進めます。

この際、スケジュール設定時よりもより細分化した項目を書き出していきます。具体的な項目例として、以下が挙げられます。

・採用広報開始
・募集要項公開
・プレエントリー
・企業説明会
・本エントリー
・書類選考
・筆記試験、適性検査
・面接試験
・内定者フォロー

③各項目のアクションを具体化する

上記で書きだした項目について、具体的なアクションを決定していきます。例えば利用する応募媒体の選定や選考基準の設定、内定者フォローの内容決めや入社準備など、項目ごとのアクションを細分化し決定します。

このように、まずおおよその採用プロセスを決定してから、フロー作成を通じてアクションを細分化し詳しく決定していく流れとなります。

採用フローを作る際のポイント

上記では採用フローの概要を説明しましたが、実際に採用フローはどう作成するのでしょうか。本章では採具体的な採用フローの作り方を解説します。

人材要件を明確にする

各採用フローを作成する前に明確な人材要件が定まっていない場合は効果的な採用活動は行うことができません。なぜなら会社が求める人物像を明確にせず、競合他社と同じような人物像で設定した後では、多くの問題に直面する可能性があるからです。
例えば母集団形成を図る段階においては、明確な人材要件がない場合は求職者にとって自社のメッセージが少なく応募が来ない、又は誰でも該当するため、多くの人が募集して、それらを評価するリソースが不足するというようなことが挙げられます。

選考段階においては会社と応募者との間でミスマッチが生じて内定が出ない、あるいは途中、内定後の辞退が見られる可能性もあります。

これらのことから人材要件は採用フローを作る上で土台となるものであるため、明確に設定する必要があります。

自社に合わせて採用フローをカスタマイズする

上記で示した採用フローはあくまで例であり、実際には自社の採用戦略や募集職種に応じて採用フローをカスタマイズする必要があります。重視するポイントや選考方法等は企業によって異なるため、会社に適した採用フローを模索することが重要です。

応募者目線で考える

採用フローを作る際は、常に応募者目線を意識して取り組む必要があります。面接回数の多さや合否連絡までの時間の長さは、面接辞退や内定辞退につながる恐れがあります。応募者の負担が重くなっていないか、適宜採用フローを振り返って確認しましょう。

データとして蓄積する

現状の課題に合わせて採用フローを改良した際、元の採用フローをデータ化して残しておきましょう。データを蓄積することで、改良の効果を分析したり他社との比較を行いやすくなります。また改良前との比較を行うことで、問題解決のノウハウを培うことができます。

各工程の状況を把握する

募集〜入社までの各工程でどれくらいの人数がいるか記載し、どのような状況にあるか把握していきましょう。状況把握によってどの工程に改善点があって、どの工程がうまくいっているのか確認することができます。

うまくいってない工程の要因を見つける

一つの工程がうまくいってないだけで、採用活動全体がうまくいってないという状況が見られることがよくあります。例を挙げると、会社説明会が魅力的でなかったり、面接の基準が高いなどで採用に至らないこともあります。採用要件や各工程の内容を見直すことで、要因を見つけやすくなります。

採用活動によく見られる問題点と改善策

応募がなかなか集まらないとき

採用フローが完成し、その通りに採用活動していても、想像よりも振るわない状況になることは少なくありません。しかしそれは多くの場合、大手やメガベンチャーなどの会社に比べて認知度で勝てないからという理由ではなく、自社を認知させる方法に問題がある場合がほとんどです。

そういった場合は自社の魅力や強みを見直し、求職者に伝えたいことを見直す必要があります。

書類通過が想像より少ない場合

書類通過が想像より少ない場合は書類選考を担当しているチーム間のなかで、採用条件に対しての認識がずれている場合が多い、又は採用条件そもそものハードルが高いことにあります。

前者の場合は改善策として、1度選考担当のチーム間で採用条件に対する認識の共有を行うと効果的です。必須条件や歓迎条件の再確認を行って条件をすり合わせてください。
後者の場合は求めている条件が本当に自社において必要なものであるのか、またそれは研修などでも身につかない潜在的な能力であるのかといった議論を行なってハードルを下げることもおすすめです。

面接通過者数が想定より少ない場合

面接通過者数が想定より少ない場合は、候補者を見極める項目においてずれが生じている可能性があります。どの面接官でも同じ合否を出せるように、評価基準を統一することをおすすめします。

内定辞退者が多い場合

内定辞退は採用活動において大きな問題の一つとして扱われることが多いですが、その理由は多岐にわたります。ここでは大きく２つの状況下での原因と改善策を説明します。

母集団形成はできているが、辞退者が多い場合

母集団形成は問題なくできているのに、内定辞退が多い場合は、母集団形成されている応募者の性質上、「第一志望ではなく滑り止め、あるいは多くの会社に応募して採用されたところに入社するというような、自社に対してあまり熱意がない」というようなことが多く見られます。

この場合は、母集団形成前における求職者とのコミュニケーションを改善していく必要があります。求職者に対してのメッセージが希薄な場合は、自社に対して熱意を持って応募する求職者は多くありません。大企業やメガベンチャーなどの有名企業においても、求職者に対して熱いメッセージを打ち出すことで、母集団形成の前に、自社に積極的な興味がある人とそうでない人を明確にしています。

母集団形成も難しい上に辞退者が多い場合

一方で、母集団形成も難しい上に、内定辞退が多い場合は、採用活動における全ての工程で応募者との1対１のコミュニケーションを意識する必要があることが多いです。具体的な解決策としては、母集団形成時においてはダイレクトリクルーティング、リファラル採用などの個人に対するアプローチが挙げられます。選考時には応募者との個別相談や1dayインターンなどでのやりとりを積極的に行うこと、内定後は内定者の不安を払拭するためにも、相談会や内定研修、内定者ランチなどのフォローも抜かりなく行うことも有効です。

まとめ

採用フローを作ることで、採用活動の進捗を把握でき社員間での認識の共有が可能となります。また問題が発生した際にも、採用フローを見直すことで課題抽出と改善につなげる事ができます。応募者の目線を意識しつつ、自社に合った最適な採用フローの構築を目指しましょう。

この記事を書いた人

関川懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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⑥エンジニア・データサイエンティスト・デジタルマーケター等、専門職種についてはテクノロジー領域専門のコンサルタントが担当します。

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