リモートワークでコミュニケーション不足が発生する原因とは?対策についても解説

こんにちはdigireka!HR編集部です。新型コロナウイルスの感染拡大に伴い、リモートワークの普及が急速に進んでいます。リモートワークの導入によって、生産性向上やコスト削減といった様々なメリットが期待できますが、遠隔で働く社員間でのコミュニケーションが円滑に行われないと、かえって業務効率の低下を招く恐れがあります。

そこで今回は、リモートワークにおけるコミュニケーション不足の原因と対策について解説します!

リモートワークにおすすめのコミュニケーションツールについても紹介しておりますので、併せてご参考いただけると幸いです。

リモートワークとは?

リモートワークとは、在籍する会社のオフィスに出社せず、自宅やコワーキングスペース、サテライトオフィスなど、遠隔で仕事を行う勤務形態のことです。

働き方改革が推進されるなか、時間と場所にとらわれない多様な働き方を実現するリモートワークは年々注目度が高まっており、導入を検討する企業も増えています。

ちなみに「テレワーク」や「在宅勤務」とも呼ばれますが、言葉の意味に大きな違いはありません。

リモートワークでコミュニケーションが不足する原因

リモートワークによって在宅勤務となれば、上司や同僚と対面でコミュニケーションをとる機会は減り、代わりにメールやチャットなどのツールを使ったコミュニケーションが主流になります。

そのため、メッセージに気づかない、返信が遅い、文章だけで相手の表情を読み取れないなど、新しいコミュニケーション方法に上手く対応できない人が出てきてしまい、それが職場全体のコミュニュケーションロスに繋がってしまうのです。

従来のオフィスでの勤務の場合、何か気になることや困ったことがあればすぐに相手のデスクに赴いて内容を確認したり、会議を招集して早期に解決を図るこができていました。

しかし、リモートワークによってこのような対面での打ち合わせが減り、メールやチャットなどのツールを使ったコミュニケーションが主流になると、業務を遂行するにあたり必要な情報が従業員同士でうまく共有されず、誤った判断を招いてしまうリスクも高まるのです。

リモートワークで円滑にコミュニケーションをとるための工夫

それでは、リモートワークで円滑にコミュニケーションをとるためにはどのような工夫が必要なのでしょうか。ここでは、具体的な工夫の例をご紹介します。

定期的にチームメンバーと顔を合わせる

リモートワークであっても週に1回など定期的に出社日を設けて、チームメンバー同士が顔を合わせる機会を作ることで、状況はかなり改善させることができます。

文字や音声だけでは相手の感情を読み取ることが難しく、怒っていないのに「怒っている」と勘違いしてしまったり、急ぎの仕事であっても「後でやればいい」と誤って認識してしまうこともあります。

定期的に顔を合わせてコミュニケーションを取ることで、これらのミスコミュニケーションを解消するだけでなく、同じ職場で働く者としての一体感も生まれます。

コミュニケーションツールを導入する

リモートワークを実施するにあたり、チャットツールやWeb会議ツールなどのコミュニケーションツールを導入することで業務効率を向上させることができます。

チャットツールの導入により、日々の業務連絡や情報共有など、スピーディーなコミュニケーションが可能になります。また、過去の会話内容を遡れるため、後から参加したメンバーにも適切に情報共有が行なえます。

Web会議ツールでは、遠隔拠点の相手とインターネットを介して音声通話やビデオ通話でのやりとりができるため、不測の事態が起こった場合や、ちょっとした認識のすり合わせをしたい場合にも有効です。

Web会議でお互いの顔や声を確認しながらやり取りをすることで、対面と同じような細かいコミュニケーションを取ることが可能になります。

無料から使える!リモートワークにおすすめのコミュニケーションツール

チャットツール①Chatwork

Chatwork」はメール、電話、会議・訪問など仕事で必要なコミュニケーションをより効率的にするビジネスチャットツールです。現在225,000社以上で導入されており、国内シェア率No.1を誇ります。

Chatworkの特に優れている機能は、本格的なタスク管理機能です。業務を進める上で必要なタスクを各グループチャットごとに、一覧形式で管理できます。また、チャットを確認しながらタスクを設定したり、チャットの内容を簡単にタスク化することも可能です。

チャットツール②Slack

Slack」は2013年に公開されたアメリカ発のビジネスチャットツールです。世界100カ国以上でDAU(日間アクティブユーザー数)が1000万人以上、日本でも50万人以上が毎日利用しており、今なお国内外で急速に利用者を増やし続けています。

業務の依頼や意思決定、ファイルの共有などの社内コミュニケーションを1つの場で行うことができるため、コミュニケーションが円滑に進みます。外部サービスとの連携が1,500社と豊富で、特にエンジニアメンバーの多いIT企業で人気のチャットツールです。

Web会議ツール①Skype

Skype」は、Microsoft社が運営している、チャット機能やビデオ通話機能が利用できるツールです。Microsoft officeアカウントと接続でき、画面や画像・ファイルの共有も可能なため、Skypeを会議に活用している企業も数多くあります。

パソコンだけでなく、スマートフォンやタブレットを使った無料のグループビデオ通話も利用可能となっています。また、誰でも簡単に操作ができるUIも高く評価されています。

Web会議ツール①zoom

zoom」は、クラウド上でのWeb会議やメッセージング機能などを統合したコミュニケーションプラットフォームです。

有料で最大1000人、無料でも最大100人、まで。最大1000人まで1つのWeb会議に参加することができるため、大規模かつ多拠点での会議を行いたい方に有効なツールです。

一方、個人ユーザーが急増したことでサイバー攻撃の危険性が増加し、世界中でセキュリティの脆弱性を指摘する声が挙がっています。Zoom社は随時アップデートによるセキュリティ強化を進めており、直近のアップデートではパスワード認証が強化されました。

Web会議ツール①Whereby

Whereby」は、ブラウザ上Web会議を行えるサービスです。主催者が発行したURLをクリックするだけで、ユーザー登録をしていない参加者とも会議を行える利便性が特徴です。

無料アカウントでは1ルーム4人まで、プランによっては同時に12名の会議参加も可能で、スクリーンの共有や会議室(チャットルーム)のロック、カスタマイズなどの便利な機能を多く備えています。

無料でも安定的につなげることができるため、会議ではなくリモートワークしているスタッフとのコミュニケーションに利用している企業も多数です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、リモートワークにおけるコミュニケーション不足の原因と対策、リモートワークにおすすめのコミュニケーションツールなどについてご紹介しました。

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弊社は以前より、大手Sier企業様のリモートワーク導入支援をはじめとして、リモートワーク環境下におけるセキュリティ・コミュニケーション・評価課題におけるソリューションを提供してまいりました。ツールの導入支援/制度等のルール設計等のハード・ソフトを同時に安価な価格で提供できる企業は多くはありません。

・ツールの選定
・ツールの導入支援
・制度設計
・定期モニタリングと評価設計
までを一気通貫、非常に安価な価格帯でご支援します。

ご支援は基本的にハンズオンで、実行面も含めて弊社で担います。
リモートワークでお悩みの企業様はぜひ一度お問い合わせくださいませ。

 

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