リモートワークにおけるマネジメントの課題と解決策を徹底解説しました。

こんにちはdigireka!HR編集部です。近年、「働き方改革」による柔軟なキャリア構築の需要に応じて多くの企業で従来の働き方が大幅に見直されています。

また、新型コロナウイルスなどの影響も相まって企業は社員が生産性高く働ける職場の提供を実現するため、フレックス、時短勤務、副業の承認など働き方の選択肢を増やしています。それに付随して「リモートワークを導入すべきかわからない」「導入後のマネジント手法は難しいのでないか」などのお悩みを抱えている方も多いのではないでしょうか。リモートワーク導入後に組織全体の生産性が下がってしまえば元も子もありません。

そこで今回は、リモートワークについて取り上げ、リモート環境下でのマネジメント手法などについてご紹介します。

リモートワークとは?

リモートワークとは「remote(遠隔・遠い)」「work(働く)」という語を合わせた造語で、オフィス以外の場所で働くことを指します。オフィス以外の場所として挙げられるのは、家やコワーキングスペース、カフェなどが主流です。リモートワークの他に、テレワーク、在宅勤務などの呼び方がありますが「会社のオフィス以外で働く」という点について共通しているという認識で問題ありません。

リモートワーク導入の必要性

働き方改革を行わない企業は存続が危うくなるリスクが生じます。なぜなら、日本国内の働き手の数は年々減少しており、近年改革に力を入れている企業に人材が流れる可能性が高いと考えられるからです。実際に、出社が難しい人材の就労が可能な点、仕事と家庭の両立がしやすい点などからリモートワークが注目されており、優秀な人材の確保に繋がっています。つまり、企業と従業員の双方にメリットがあると考えられます。

リモートワークのメリット

企業目線

・交通費、オフィスでの間接経費の削減

・移動時間の削減による業務効率向上

・世界中から優秀な人材を採用可能

個人目線

・通勤ラッシュの回避

・プライベートと両立しながら働くことができる

・自分の好きな時間に好きな場所で働ける

・ストレスフリーな服装で働ける

リモートワークにおけるマネジメントの課題と解決策

遠隔でのマネジメントは、メンバーの顔が見えない中行う必要があるので、難しさを感じる方が多いでしょう。以下では、リモート環境下で想定される5つの課題と、それに合わせてツールなどを用いた具体的な解決策を挙げていきます。

課題①社員の勤怠管理が難しい

「KING OF TIME」などの勤怠管理ツールの活用

 

業務内容に対する業務時間が適切であるか確認することは、リモート環境下にいおいて最も重要視すべき点となります。「KING OF TIMEは、クラウド勤怠管理システムにおける導入実績がNO.1となっており、多種多様な打刻方法を取り扱っている点が魅力的です。PCやスマートフォンからの出退勤、指紋認証の導入も可能です。勤怠管理ツールは他にも多くあります。下記リンクで料金携帯含め詳しく記載されているので参考にしてみてください。

勤怠管理ツール比較記事→https://goworkship.com/magazine/attendance-management-tool/

課題②業務上コミュニケーションの不足

リモートワーク導入後のコミュニケーションの頻度や質の低下により、案件やプロジェクトにおける部分的なミスが生じることがあります。「都度上司に確認を取ることが億劫になり自己判断で進めたところミスが起きてしまった」などが一例です。

・web会議システムの導入により、都度質問ができる環境を整える

初期投資を抑えたい場合は、「BizMee」「GoogleMeet」「Skype」「whereby」「Chatwork」なのweb会議システムを活用してみましょう。リモート会議実施のためのツールは、web会議システムの他に、テレビ会議・電話会議システム等があります。その中でもweb会議システムは、初期投資が抑えられためご紹介しました。挙げた例は、すべて無料で利用できます。様々な手段の中でどのツールが最適か検討してみてください。

・ビジネスチャットツールの活用を

チャットツールはメールと比較して、都度気軽に質問がしやすい点に加えて、掲示板形式なので履歴を簡単にたどることができ、重要事項を逃すリスクを減らすことができます。

Slack 」では、タスクやプロジェクトなどに合わせて、チャット=チャンネルを簡単に開設できます。Slackで趣味などのチャンネルを立ち上げ、それをきっかけとして趣味に興じるコミュニティなどを立ち上げると盛り上がるかもしれません。勿論のこと、個人でのやり取りも可能です。アカウント開設が無料な点も嬉しいです。「LINE」のようなチャットツールを求めていた場合には、「LINEWORKS」がオススメです。(有料 月額360円から)

課題③仕事外のコミュニケーションの不足

確認する必要はないかもしれませんが、リモートワークでは、業務上コミュニケーション以上に何気ない会話が不足します。メンバーの中には、人と直接話さないが故にストレスをため込んでしまう人がいます。結果、仕事に集中出来ず生産性が下がってしまうという事態も

・コワーキングスペースの契約

社員一人一人が様々なバックグラウンドの人々と交流ができるためアイデア創出や知見の広がりに繋がります。ただし、情報の漏洩には注意してください。また、ある程度大規模な人数で利用する場合は、在宅勤務やサテライトオフィス建設なども併せて検討する必要があるでしょう。

・オンラインでの会話の習慣作り

日頃からオンラインで他愛もない会話をする習慣を社内に根付かせておくことで、リモート環境下においてもコミュニケーションには困らないでしょう。とは言え、日ごろから業務上コミュニケーションがほとんどであった場合、転換することは難しいでしょう。その様な場合には、少人数に振り分け、1日15分ほど、オンライン上で仕事外の話をする機会を設けるなどの工夫をしてみてください。

課題④メンバーの進捗を把握しずらい

メンバー全員が自発的に動くことで作業が重複してしまい、結果組織全体の生産性が下がるという問題が起こる可能性もあります。管理者サイドから適宜進捗の確認と共有をする必要があります。

・プロジェクト管理ツールの導入

Trelloは、登録したカード(タスクごとに作成)によりタスクを視覚的に管理できるカンバン方式のツールです。ドラッグ&ドロップで簡単にカードを実行前から実行中に変更させることができ、とても使い勝手が良いです。すべての機能が完全無料で利用できるので試してみましょう。プロジェクト管理ツールは他にも多くあります。下記リンクで、詳しく記載されているので参考にしてみてください。

Trello

プロジェクト管理ツール比較記事→https://www.high-performer.jp/engineer/trend/project-management-tools/

課題⑤評価制度の見直しが必須

社内にリモートワークを導入にあたって、評価制度の見直しが必須事項になります。プロセスに対する評価から成果に対する評価への転換です。リモート環境下では、プロセスが見えづらいため、プロセス重視の評価では適切な評価ができません。

成果主義への転換をするためには、「残業時間を良しとしない社風」「徹底的な業務の効率化の推進意欲」が必要です。労働時間に対する評価軸となってないでしょうか?社内で残業が良しとされていないでしょうか?徹底的な成果主義では、逆にメンバーのモチベーションを下げてしまう可能性があります。プロセスと成果の評価比重を定め、評価制度の明瞭化する必要があるでしょう。

リモートにおけるセルフマネジメントのコツ

ここまでマネジメントの手法について述べてきましたが、理想とする組織は、セルフマネジメントできるメンバーによる組織です。管理をせずとも生産性が高い組織は、個々がセルフマネジメントを徹底して行っています。以下ではリモート環境下でお勧めのセルフマネジメントの具体例を紹介します。

ON/OFFのメリハリをつける癖付けを

プライベートの場であった家で仕事をするようになるので「始業前に何か気分の上がるルーチンワークをする」「終業終了時間に何か予定を入れる」など、始業前後に気持ちの切り替えをする必要があります。例えば、「必ず外に出かけられる服装に着替る」「会社に出勤する日と同様にヘアセット・メイクをする」などして気持ちの切り替えをすることが大切です。

集中しやすい環境整備を

リモートワークを実施する上で、集中しやすい環境の整備は絶対条件となります。作業スペースの設置は、すぐに横になれる場所などは好ましくありません。なるべくプライベートとは離れた空間に作業スペースを設置しましょう。家が落ち着かないのであれば、コワーキングスペースやカフェの利用をお勧めします。

予定を立てる 

タスクの管理は勿論のこと、プライベートも含めたスケジューリングをすることでタスクを効率的に進めるモチベーションが生まれます。前日に予定を立て、1日の終わりにその日のレビューを行うルーチンを取り入れてみてはいかがでしょうか。予定を立て実行するだけでなく振り返りをすることで、より最適なスケジューリングができるようにしましょう。

まとめ

以上がリモートワークにおけるマネジメントの手法の紹介になります。リモートワークの導入にあたって課題が顕在化すると思いますが、工夫次第では、それ以上のメリットが生まれ、今まで以上に組織の生産性を挙げることができるでしょう。

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リモートワーク導入に課題をお持ちのご担当者様へ

digireka!HRを運営する株式会社uloqoは、IT・デジタルマーケティング領域に強みを持つHRコンサルティング企業です。現在コロナウイルスの蔓延に伴い、リモートワーク導入が大きな課題となっております。

弊社は以前より、大手Sier企業様のリモートワーク導入支援をはじめとして、リモートワーク環境下におけるセキュリティ・コミュニケーション・評価課題におけるソリューションを提供してまいりました。ツールの導入支援/制度等のルール設計等のハード・ソフトを同時に安価な価格で提供できる企業は多くはありません。

・ツールの選定
・ツールの導入支援
・制度設計
・定期モニタリングと評価設計
までを一気通貫、非常に安価な価格帯でご支援します。

ご支援は基本的にハンズオンで、実行面も含めて弊社で担います。
リモートワークでお悩みの企業様はぜひ一度お問い合わせくださいませ。

 

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