人事BPOとは?メリットデメリットや導入ポイントを解説

人事BPOとは?メリットデメリットや導入ポイントを解説

人材不足の流れの中で、人事BPOの活用を検討している方がいらっしゃるのではないでしょうか。
しかしながら、
・そもそも人事BPOが何かよくわからない
・人事BPOを導入すべきかわからない
・人事BPOの選び方がわからない
という方も多いでしょう。
そこで本記事では、「人事BPOとは」「人事BPOのメリットデメリット」「人事BPOを選ぶポイント」を解説します。

監修者情報

監修者用
株式会社uloqo代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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人事BPOとは

人事BPOとは、採用や労務管理、人事制度などに関する、人事部門の業務プロセスの一部または全部を一括して専門業者に外部委託するサービスです。そもそもBPOとは「Business Process Outsourcing」(ビジネス・プロセス・アウトソーシング)の頭文字を取った略称です。

人事BPOでは、外部の人事領域における専門家に業務を任せられるため、自社で行うよりも効率的に、成果を出せる点が特徴といえます。

人事BPOとアウトソーシングの違い

BPOと似た言葉としてアウトソーシングがありますが、両者の違いとは何でしょうか?人事BPOとアウトソーシングの大きな違いは、導入目的にあります。

人事BPOは、自社の人事業務の改善や効率化を目的としています。一方、アウトソーシングは、人手不足の補完やコスト削減等を目的としている場合が多いです。

人事BPOの対象業務

人事BPOが専門とする業務領域について解説します。主に2つに分類ができます。

・労務管理
・人事管理(採用活動・人材育成等)

労務管理

労務管理とは、企業や組織が労働者に関する諸問題を管理・運営するための総合的な管理活動のことです。具体的には、以下の業務が当てはまります。

・給与
・賞与計算
・勤怠管理
・社会保険
・雇用保険業務

労務管理は、労働者の生産性を向上させ、企業全体の効率と業績を高めるために不可欠な要素となります。人事BPOでは、これら労務管理業務を請け負ってくれます。

人事管理

人事管理業務(Human Resource Management: HRM)とは、企業や組織において人材を効果的に活用し、組織の目標達成を支援するための総合的な管理活動のことを示しています。

具体的には、以下の業務が当てはまります。

・採用活動
・人材育成
・人事評価

人事管理は、従業員の能力を最大限に引き出し、企業の生産性と効率を高めるために重要な役割を果たしており、人事BPOはこれらの業務を請け負います。

人事BPOを活用する5つのメリット

人事BPOの活用に迷っている方の中には、BPOを活用することにどんなメリットがあるのかわからない方はいらっしゃるかと思います。そこで、人事BPO活用のメリットを紹介します。

主に5点あります。

・コスト削減
・人材不足への対応
・法令遵守
・コア業務に集中できる
・専門知識を活用できる

コスト削減

先ほど紹介したように、人事業務は様々な業務があり、企業の生産活動に不可欠な人的資本に関連する業務です。
そのため、人事業務には豊富なノウハウや知識が必要であり、自社で全てを行うためには多大な労力や時間をかけることになります。

人事業務をアウトソーシングすることで、労力・時間に加え人件費や管理システム等の経済的負担も節約できるため、コストダウンにつながります。

人材不足への対応

人員不足の企業の場合、人事業務を外部委託することによって、より少ない人員で企業活動を実施できるようになります。定型業務を委託することで、コア業務に必要な人員だけで会社を運営することができるのです。

人員不足の中で、コア業務に注力するために1つのソリューションとして人事BPOは有用だといえます。

法令遵守

働き方改革が進む中、社会保険や労働基準法は頻繁に改正されています。改正への対応が疎かになれば法律違反として罰せられる恐れもあります。

人事BPOはこれらの法律に精通しており、最新の情報にキャッチアップできます。そのため、人事BPOに委託すれば法律違反の可能性を回避できるうえ、より正確かつ迅速な対応が可能となります。

コア業務に集中できる

人事業務はバックオフィス業務の一部であり、直接的に企業の売上に繋がるものではありません。そのため、企業の利益のためにはフロントオフィスに注力する必要があります。

人事業務のアウトソーシングは人事業務に充てられていた人員と時間を削減することができるため、それらの資源を、人事制度改定やタレントマネジメント等のコア業務に利用することでより大きな業績向上につなげられるでしょう。

専門知識を活用できる

専門知識を活用できる点も、人事BPO活用のメリットです。専門知識を活用できる理由は、主に2点あります。

・専門家が多数在籍しているから
・業界の最新動向やHRテクノロジに精通しているから

また、人事BPOの専門知識を活用することで、企業にとって様々な利益があります。

具体的には以下のような利点があります。

・効率化とコスト削減
・法規制遵守とリスク管理
・採用の質向上

人事BPOを活用する4つのデメリット

人事BPOの活用に迷っている方の中には、BPOを活用することにどんなデメリットがあるのかわからない方はいらっしゃるかと思います。そこで、人事BPO活用のデメリットを紹介します。

主に4点あります。

・情報漏洩のリスクがある
・ノウハウが蓄積されない
・コミュニケーションのズレが生じる場合がある
・委託準備に手間がかかる

情報漏洩のリスクがある

1点目は、情報漏洩のリスクがある点です。人事業務は個人情報を扱うため、データの受け渡しには細心の注意を払う必要があります。そのためにはITネットワークのセキュリティ確保や業務フローの確立等が有効です。

情報漏洩が起こると様々な問題を引き起こします。

・個人情報の不正利用
・企業の信頼の失墜
・情報漏洩後の対応など経済的な損失
・業務の停滞

このように、情報漏洩によって生じる不利益は大きいため、人事BPO導入の際は、十分にリスクヘッジを行う必要があります。

ノウハウが蓄積されない

2点目は、ノウハウが蓄積されないことです。人事業務を一括で委託すると、自社で行う場合と比べてノウハウ蓄積が困難になります。そのため委託を中止したりインハウス運用に移行した際、業務遂行まで一定の工数がかかります。内製化する業務と委託する業務との線引きをあらかじめ明確化しておく必要があるでしょう。

ノウハウが蓄積されないことは、多くの問題が生じます。

・契約終了後の継続的な改善が難しくなる
・人事BPOへの依存度が高まる
・契約終了後、教育コスト等が増加する

人事BPOを導入する際は、ノウハウの蓄積も重要課題として認識し、注意しておくべきだといえます。

コミュニケーションのズレが生じる場合がある

3点目は、コミュニケーションのズレが生じる場合があることです。企業が外部の人事BPOに人事業務を委託する際に、双方の間で情報の伝達や理解に齟齬が生じることがあります。

コミュニケーションのズレが生じた場合、以下の問題が生じます。

・誤解やミスの発生による業務品質の低下
・不適切な対応による従業員の不満増加
・信頼関係の損失

コミュニケーションのズレによって生じる問題は多々あり、どれも業務の品質に影響するものです。人事BPOを取り入れる場合は、コミュニケーションを円滑に行うことも重要課題といえます。

委託準備に手間がかかる

4点目は、委託準備に手間がかかることです。人事BPOに委託する際には、データ整備や作業マニュアルの共有・準備など、多くの作業工程が必要となります。

委託準備に手間がかかることにより、様々な問題が生じます。

・準備コストの増大による初期コストの肥大化
・導入スケジュールの遅延
・準備期間の長期化による業務負荷の拡大

これらの問題を解決するためには、緻密な計画をたて、段階的に移行していく必要があるといえます。

人事BPOを導入すべき企業の5つの特徴

人事BPOを導入すべきかどうかよくわからない方のために、人事BPOを導入すべき企業の特徴をいくつか紹介いたします。

・リソース不足
・専門知識が不足している企業
・規模の変動が大きい企業
・人材管理に課題を抱える企業
・リスク管理が重要な企業

リソース不足

1点目はリソース不足です。多くの企業では、専門的な人事業務を処理するための熟練した人材を確保するのが難しくなっています。とりわけ中小企業では、限られた人員で多岐にわたる業務をこなす必要があり、人事業務に専念できる人材が不足しがちです。人事BPOを導入することで、専門知識を持った外部の専門家に業務を委託でき、内部のリソース不足を補うことが可能となります。

リソースの不足に対処するために新たな人材を雇用することは、採用コストや研修コスト、福利厚生の負担が増えるため、コストが肥大化しがちです。一方、人事BPOを利用することで、これらのコストを削減し、必要なサービスを必要な期間だけ利用することが可能になります。

専門知識が不足している企業

2点目は、専門知識が不足している企業です。人事業務は法律や規制に密接に関連しています。従業員の雇用や労働条件、給与などの取り扱いは、国や地域によって異なる法的要件があります。専門知識が不足している企業は、これらの法的要件を適切に理解し、実践することが難しいケースも多々あります。人事BPOは専門知識を有するため、法的要件への適合を確保することができるといえます。

テクノロジーの進化により、人事管理システムやデータ解析ツールなどの技術を活用することで、人事業務効率を向上させることが可能となってきています。しかし、これらの技術の導入や活用には専門的な知識と経験が必要不可欠です。専門知識が不足している企業は、テクノロジーの導入と活用に遅れが生じる恐れがあります。人事BPOは、最新のテクノロジーを活用して効率的なサービスを提供するため、企業のテクノロジーの導入と活用の遅れを解消するのに役立ちます。

規模の変動が大きい企業

3点目は規模の変動が大きい企業です。規模の変動が大きい企業は、従業員数や業務量が急激に増減することがあります。この場合、内部で人事業務を処理するためには、スケーラビリティやフレキシビリティが求められます。そこで、人事BPOを導入することで、必要に応じてサービスを拡大・縮小することができ、企業の変動に柔軟に対応できます。

規模の変動が大きい企業は、従業員数や業務量の変化に伴ってコストも変動します。内部で人事業務を処理すると、変動するコストに対応するために余剰の人員を雇用したり、業務の一時的な外部委託を行ったりする必要があります。しかし、人事BPOを導入することで、変動するコストを効率的に管理し、無駄を削減することができます。

人材管理に課題を抱える企業

4点目は人材管理に課題を抱える企業です。人材管理には、法的要件、労働市場の動向、採用戦略、評価・報酬システムなど、多岐にわたる専門知識が必要です。しかし、企業内にこのような専門知識を持つ人材が不足している場合、人材管理に関連する課題が生じます。そこで人事BPOを導入することで、専門知識を持つ外部の専門家に業務を委託し、人材管理の課題を解決することができます。

企業が成長するにつれて、従業員数や業務の多様化と複雑化が進みます。採用、評価、トレーニング、キャリア開発など、多くの人材管理業務が発生します。これらの業務を効率的かつ効果的に管理することは難しく、人材管理に課題を抱える企業が増えています。人事BPOを導入することで、専門的なサポートを受けながら、多様化と複雑化する業務に対応することができます。

リスク管理が重要な企業

5点目はリスク管理が重要な企業です。人事関連の業務には様々な法的リスクが潜んでいます。例えば、雇用法や労働規制に違反した場合、企業は法的な罰則や訴訟のリスクに直面する可能性があります。リスク管理が重要な企業は、これらの法的リスクを適切に管理し、法令遵守を確保する必要があります。人事BPOを導入することで、法的リスクを専門家に委託し、リスクを最小限に抑えることができます。

また、人事業務では従業員の個人情報や機密情報を取り扱うことがあります。これらのデータの漏洩や紛失は、企業にとって深刻なリスクとなります。リスク管理が重要な企業は、データセキュリティを確保するための適切な対策を講じる必要があります。人事BPOを導入することで、データ管理やセキュリティに関する専門知識を持つ人事BPOに業務を委託し、データセキュリティを強化することができます。

人事BPOの4つの導入手順

人事BPOの導入手順について紹介します。

・目標の定義と現状分析
・委託業務の選定
・人事BPO会社の選定
・サービスレベル契約

目標の定義と現状分析

step1は目標の定義と現状分析です。目標の定義では、まず、企業はなぜ人事BPOを導入するのか、どのような目標を達成したいのかを明確に定義する必要があります。目標は具体的で測定可能なものでなければなりません。例えば、以下の目標が例として挙げられます。

・コスト削減
・業務効率化
・サービス品質の向上
・リスクの管理

現状分析に関しては、目標に対して企業の現状を評価します。

例えば、以下の項目を評価します。

・人事業務プロセス
・人事技術インフラ

企業は現在の人事業務プロセスを詳細に分析し、どのような課題や強みがあるのかを把握する必要があります。業務の効率性、品質、コスト、リスクなどの観点から評価を行います。

また、人事業務をサポートするための人事技術インフラ(システム、ソフトウェア、ツール)を評価し、現在の状況を把握します。技術インフラの整合性、セキュリティ、運用効率などを検討します。

委託業務の選定

step2は委託業務の選定です。まず企業は委託する業務の要件を明確にし、優先順位を付ける必要があります。人事業務全体を委託するのか、特定の業務(採用や給与計算、労務管理、トレーニングなど)を委託するのかを検討します。

その際には、上段で定義した目標を達成するために、どの業務を委託すべきかを熟考することがポイントとなります。

人事BPO会社の選定

step3は人事BPO会社の選定です。まずは、人事BPO会社を選定する際に、評価基準を設定しましょう。例えば、以下が評価項目として挙げられます。

・専門知識
・サービス範囲
・技術インフラ
・コスト
・信頼性
・顧客満足度

評価基準に基づいて、複数の人事BPOを候補としてリストアップしましょう。市場調査やリファレンスチェック、オンラインのレビューや評価などを活用して、候補を選別します。

サービスレベル契約

step4はサービスレベル契約です。サービスレベル契約とは、人事BPOと企業との間で合意される文書であり、双方の期待や責任を明確化するためのものです。以下の項目をサービスレベル契約により定義します。

・サービス範囲と品質基準の定義
・サービスレベル目標の設定
・違反への対処と補償

サービスレベル契約は、企業と人事BPOとの間で、サービスの品質と効率性を確保するための重要な契約です。よく考えられたSLAは、双方の期待を一致させ、業務の円滑な運用を支援すると考えられます。

人事BPOを選ぶときの4つのポイント

どの人事BPO会社に委託すべきかわからない方のために、選ぶ際のポイントを紹介します。

・実績
・費用
・セキュリティ
・カスタマイズ性

実績

人事BPOの選択の仕方として実績の面も重要です。人事BPOでは各社でノウハウの量や強みの担当領域も異なります。自社の人事業務に最適なサービスを選択すべきです。

また、コストを下げることばかり気にしていては、人事BPOを使うことによる効果は薄れてしまい結果としてROIが下がってしまいます。そのため、実績と料金(コスト)の両面からサービスを選択することが望ましいです。

費用

人事BPOはそれぞれが多様なサービスと料金体系を展開しています。料金体系に関しては、月額制や従量制等様々あるため自社にとって最適な料金体系のサービスを選択すべきです。

また委託業務以外の作業を依頼する場合に、別途料金を取るのか否かに関しても各社で異なるため注意すべきです。自社の予算とアウトソーシング料金との兼ね合いでサービスは決定しましょう。

セキュリティ

人事業務は社員の個人情報や会社情報を扱うため、重要な機密情報になります。そのため、業務委託をする際は、セキュリティ面の安全性も考慮してサービスを選択すべきです。

ISMS(情報セキュリティ管理システム)への取組やプライバシーポリシー、情報セキュリティ認証の取得有無などを確認してサービスを吟味しましょう。いくら実績と料金体系が魅力的だとしてもセキュリティ面に穴があった場合、企業に取って大きなリスクとなるため、必ずセキュリティ体制を考慮してサービスを選びましょう。

カスタマイズ性

人事BPOのデメリットである迅速な対応や柔軟性の問題に関しても、人事BPOを選ぶうえでのポイントになります。

経営戦略や組織体制の変化に伴って、人事の方針も大幅に変更されることもありえます。人事の方針が変更されると当然人事業務の内容も変更されます。人事業務が変更された場合、人事BPOはその変更への対応に迫られます。

しかし、多くのクライアントを抱えている人事BPOの場合、こうした変化へ柔軟、迅速に対応することが難しい場合もあります。よって、この点に強みを持つ人事BPOを選択するという選び方もあるといえます。

人事BPOおすすめ企業6選

人事BPOのおすすめ企業をいくつか紹介します。

株式会社uloqo(旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ)

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引用元:https://digireka-hr.jp/recruit_process_outsourcing_lp/

株式会社uloqo(旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ)は、創業8年で延べ500社以上の支援実績を有する採用代行会社です。

中小企業では一般的に得意とされていないDX人材やデジタル人材を獲得するために適したサービスです。DXを中心に考えている企業であればデジタル人材を中心に探しつつ、その他の人材についてもアプローチができるためコストが縮小できることが魅力です。

創業以来一貫してデジタル領域の採用支援に強みを有し、Sier出身者やソフトウェアベンダー出身者で構成されています。成果に徹底的にコミットし、時として支援範囲を拡大することも厭わないスタンスで、顧客の信頼を獲得しています。

特徴

・DX人材やデジタル人材の採用代行に強みを有し、500社以上との取引実績有
・業界最大手の小売企業や外資系コンサルティングファーム、通信系大手企業など大手企業との取引実績多数
・継続率80% 平均継続年数3年 顧客満足度の高いサービス
・通常の採用代行に加え、採用広報やプロセス改善、採用マーケティングやダッシュボード構築など、包括的な支援が可能
・デジタル人材以外の対応実績も多数 営業・バックオフィス・事業開発・施工管理・エクゼクティブ等の対応実績有

費用

・月額30万円(税抜)~
※ご予算や支援範囲に応じて要ご相談可能

株式会社JOE

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引用元:https://www.joe-hr.com/

株式会社JOEはサクラ情報システムのグループ会社です。給与管理から人事・勤務管理、マイナンバー管理まで、クラウドサービス「ITO」を用いて支援します。人事・給与業務に関して約50年の実績があり、長年の実績とノウハウによって質の高いサービスが期待できます。利用者実績は39万人以上と、非常に多くのクライアント数を誇っています。

費用

・要お問い合わせ

株式会社トライアンフ

logo

引用元:https://www.triumph98.com/

株式会社トライアンフでは、戦略立案から業務代行に至る人事業務全てを総合的に引き受けます。実際の人事現場に入り、顧客の現状に即した提案を行って業務に挑み、リピート率90%以上の実績を上げています。

特徴

・自社で「実験」したソリューションを提供
・人事課題の解決まで「伴走」
・「広範」な問題もすべてお任せ

費用

・要お問い合わせ

レジェンダ・コーポレーション株式会社

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引用元:https://www.leggenda.co.jp/

レジェンダ・コーポレーション株式会社では、主に採用活動と人事労務を支援しています。自社で独自に開発したクラウド型人事システム『HER』を用い、人事情報の一元管理と従業員への直接的なサービスを行います。

費用

・要お問い合わせ

ソーシャリンクス株式会社

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引用元:https://socia-lynx.com/

ソーシャリンクス株式会社では、人事・経理・法務・総務等のバックオフィス業務を受諾します。管理部門に必要な負担を軽減し、コストダウンと利益転換を実現できます。専門知識やスキルが必要な管理部門の業務を委託できるため、最大で50%のコスト削減が可能です。

費用

・要お問い合わせ

Remoba労務

ogp-facebook

引用元:https://remoba.biz/hr

remoba労務は、労務のBPOを専門としたサービスを提供しており、オンラインワーカー×労務クラウドサービスという特徴を持っています。

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人事BPOの活用ポイント

人事BPO活用におけるポイントをいくつか紹介します。

・委託スコープの明確化
・コミュニケーションは頻繁に行う
・人事BPOのパフォーマンス評価

委託スコープの明確化

1点目は、委託スコープの明確化です。委託スコープを明確化すべき理由は主に2点あります。

・透明性の確保
・サービス品質の確保

委託スコープを明確化することで、人事BPOと自社との間で業務の範囲が明確になります。これにより、両者が業務の進捗状況や責任範囲を正確に把握し、業務の透明性が確保されます。

また、委託スコープが明確に定義されていると、人事BPOは提供するサービスに集中し、不要な作業や重複を排除し、効率的な業務遂行が可能となり、高い品質を確保することができます。

コミュニケーションを頻繁に行う

2点目は、コミュニケーションを頻繁に行うことです。コミュニケーションを頻繁に行うべき理由は2点あります。

・業務の進捗管理が行えるから
・問題解決と改善

頻繁なコミュニケーションにより、企業は人事BPOの業務進捗状況を把握し、問題や課題を早期に識別することができます。これにより、業務の遅延や品質の低下を防ぐことができます。

また、頻繁なコミュニケーションは、問題や課題を早期に発見し、迅速に解決するための重要だといえます。定期的なミーティングやフィードバックを通じて、業務プロセスの改善点や効率化の提案を行うことが可能となります。

人事BPOのパフォーマンス評価

3点目は、人事BPOのパフォーマンス評価です。パフォーマンス評価を行うべき理由は、主に2点あります。

・問題の早期発見
・改善策点の発見と改善

パフォーマンス評価を行うことで、人事BPOの提供するサービスの品質を客観的に評価することができます。これにより、企業はサービスの適切な品質を確保し、問題があれば早期に対処することができます。

パフォーマンス評価は、業務プロセスやサービス提供方法の改善点を発見するための機会を提供します。委託企業は、改善の必要性があると判断した場合、人事BPOと協力して改善策を検討することができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、
・そもそも人事BPOが何かよくわからない
・人事BPOを導入すべきかわからない
・人事BPOの選び方がわからない
という方に向けて「人事BPOとは」「人事BPOのメリットデメリット」「人事BPOを選ぶポイント」を解説しました。ぜひ参考にしてください。

株式会社uloqo(旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ)の採用代行サービスについてはこちら

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