採用・不採用通知メールの書き方、例文、テンプレートなどをご紹介します!

Last Updated on 2021年3月15日 by uloqo

こんにちは。digireka!HR編集部です。一昔前までは郵送が一般的だった採用・不採用の通知ですが、最近では電話のほかメールで通知を送る企業が増えています。

そこで本記事では、採用・不採用通知メールの書き方や例文、テンプレート、メールで伝える際のポイントなどをご紹介します!

採用通知メールのテンプレート

件名:選考結果のご連絡(社名)採用通知

(応募者名)様

(社名)の(採用担当者名)と申します。
先日は、当社の採用面接(最終面接)にお越しくださいまして誠にありがとうございました。

慎重に選考を行った結果、貴殿の採用が決定いたしましたのでご通知申し上げます。
つきましては、同封した書類をご確認いただき、必要事項をご記入のうえ、〇月〇日までに同封した返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願いいたします。

ご不明な点等ございましたら、(採用担当者名・電話番号)までにお気軽にお問い合わせください。
今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。

1.同封書類

・(入社承諾書)
・(入社誓約書)

2.書類提出期限

令和〇年〇月〇日(〇)必着

不採用通知メールのテンプレート

件名:選考結果のご連絡(社名)採用通知

(応募者名)様

(社名)の(採用担当者名)と申します。
先日は、当社の採用面接(最終面接)にお越しくださいまして誠にありがとうございました。

慎重に選考を行った結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。
ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。
なお、お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます。

多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに感謝するとともに、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております。

採用通知メールの書き方・例文

①件名

例)「選考結果のご連絡(社名)採用通知」

件名が曖昧な表現になってしまうと、重要度の低いメールだと認識されて読んでもらえない可能性があります。件名に「採用通知」と入れ、採用を知らせる重要なメールだということがしっかりとわかるようにしましょう。

②応募者の名前

例)「〇〇 〇〇様」

本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。

③名前・挨拶

例)「(社名)の〇〇と申します。先日は当社の採用面接(最終面接)にお越しくださいまして誠にありがとうございました。」

社名や採用担当者の名前、採用面接を受けてくれたことに対するお礼を書きます。

④選考結果

例)「慎重に選考を行った結果、貴殿の採用が決定いたしましたのでご通知申し上げます。」

採用が決定したことを簡潔に伝えます。

⑤今後の手続き

例)「同封した書類をご確認いただき、必要事項をご記入のうえ、〇月〇日までに同封した返信用封筒にてご返送くださいますよう、お願いいたします。ご不明な点等ございましたら、(採用担当者名・電話番号)までにお気軽にお問い合わせください。」

入社時に必要となる書類や入社までのスケジュールなど、今後の手続きを明記します。不明点があった時の問い合わせ先や担当者名も忘れずに書きましょう。

⑥結びの挨拶

例)「今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。」

最後に結びの挨拶を入れます。

不採用通知メールの書き方・例文

①件名

例)「選考結果のご連絡(社名)」

採用通知メールでは件名に「採用通知」と入れ、件名を見ただけで採用の可否がわかるようにしますが、不採用通知メールの場合はその必要はありません。

②応募者の名前

例)「〇〇 〇〇様」

採用通知メール同様、本文の冒頭に応募者の名前をフルネームで書きます。

③名前・挨拶

例)「(社名)の〇〇と申します。先日は当社の採用面接(最終面接)にお越しくださいまして誠にありがとうございました。」

こちらも採用通知メールと同様、社名・採用担当者(メールの送り主)の名前、採用面接を受けてくれたことに対するお礼を書きます。

④選考結果

例)「慎重に選考を行った結果、誠に残念ながら今回は採用を見送らせていただくことになりました。」

不採用が決定したことを簡潔に伝えます。

⑤応募書類の取り扱い

例)「ご期待に応えられず恐縮ですが、ご了承くださいますようお願いいたします。お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます。」

履歴書などは個人情報保護法に基づいて取り扱う必要があるため、応募書類は処分するのか、それとも返却するのかについても明記します。

⑥結びの挨拶

例)「多数の企業の中から当社に応募いただきましたことに感謝するとともに、〇〇様の今後のご活躍とご健勝をお祈りしております。」

最後に結びの挨拶を入れます。

採用をメールで伝える際のポイント

採用をメールで伝える際は、すばやく送ることが大切です。面接日から遅くとも1週間以内には送るようにしましょう。

自社より先に他社が採用通知メールを送信していた場合、すでに求職者は他社に心を決めてしまっている可能性があるため、1日でも早く採用通知メールを送ることが大切になります。

不採用をメールで伝える際のポイント

不採用をメールで伝える際は、応募書類の取扱いについて明記することが大切です。

求職者の中には、履歴書や職務経歴書で送付した個人情報の取扱いを気にする方も多いです。そのため、メールの文中に「お預かりしました応募書類につきましては、責任を持って処分させていただきます。」といった文章を必ずつけるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、採用・不採用通知メールの書き方や例文、メールで伝える際のポイントなどをご紹介しました。

採用・不採用通知メールを送る際には、ぜひ本記事を参考にしてみてください!

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