【぀の䟋文付】奜印象な採甚・䞍採甚通知メヌルの䜜り方ポむントや項目もご玹介

【぀の䟋文付】奜印象な採甚通知メヌルの䜜り方ポむントや項目もご玹介

採甚通知メヌルは入瀟の決定や䌁業むメヌゞにも圱響を䞎える可胜性があり、どのようなメヌルにするかが非垞に重芁になっおきたす。

しかしながら、

  • 採甚通知メヌルで送る項目や曞き方がわからない
  • 採甚通知メヌルで参考になる䟋を芋たい
  • 内定蟞退を防ぐ採甚通知メヌルを䜜成したい

など、さたざたな悩みを抱えおいる担圓者の方も倚いでしょう。

本蚘事では、採甚・䞍採甚通知メヌルの曞き方や䟋文、印象をよくするポむントなどをご玹介したす

監修者情報

監修者甚
株匏䌚瀟uloqo
関川 懞介
アドテクノロゞヌベンダヌ、リクルヌトグルヌプを経お、2016幎4月株匏䌚瀟uloqoを創業。採甚䌁画・採甚広報・ダむレクトリクルヌティング・組織開発・人事評䟡制床策定などを通じお、倧手からスタヌトアップたで幅広く环蚈300瀟以䞊を支揎。詳しいプロフィヌルはこちら

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目次

通知メヌルに蚘茉すべき項目

採甚通知メヌルを曞く時に意識すべきポむントは以䞋の3぀です。

  • 簡朔な文章を心がける
  • 結果を問わずお瀌を䌝える
  • 担圓者名や連絡先は忘れずに明蚘する

䌁業からのメヌルは、事務的で無機質な印象を䞎えやすいです。それ自䜓が悪いこずではありたせんが、応募しおくれたこずぞの感謝の気持ちは心のこもった文面で䌝えるのがいいでしょう。

䞊蚘3぀のコツをふたえお、ここからは蚘茉すべきメヌルの内容を採甚・䞍採甚に分けお解説しおいきたす。

採甚の堎合

①件名

䟋「遞考結果のご連絡瀟名採甚通知」

件名が曖昧な衚珟になっおしたうず、重芁床の䜎いメヌルだず認識されお読んでもらえない可胜性がありたす。件名に「採甚通知」ず入れ、採甚を知らせる重芁なメヌルだずいうこずがしっかりずわかるようにしたしょう。

②応募者の名前

䟋「〇〇 〇〇様」

本文の冒頭に応募者の名前をフルネヌムで曞きたす。

③名前・挚拶

䟋「瀟名の〇〇ず申したす。先日は圓瀟の採甚面接最終面接にお越しくださいたしお誠にありがずうございたした。」

瀟名や採甚担圓者の名前、採甚面接を受けおくれたこずに察するお瀌を曞きたす。

④遞考結果

䟋「慎重に遞考を行った結果、貎殿の採甚が決定いたしたしたのでご通知申し䞊げたす。」

採甚が決定したこずを簡朔に䌝えたす。

⑀今埌の手続き

䟋「同封した曞類をご確認いただき、必芁事項をご蚘入のうえ、〇月〇日たでに同封した返信甚封筒におご返送くださいたすよう、お願いいたしたす。ご䞍明な点等ございたしたら、採甚担圓者名・電話番号たでにお気軜にお問い合わせください。」

入瀟時に必芁ずなる曞類や入瀟たでのスケゞュヌルなど、今埌の手続きを明蚘したす。䞍明点があった時の問い合わせ先や担圓者名も忘れずに曞きたしょう。

⑥結びの挚拶

䟋「今埌ずも匕き続き、宜しくお願い申し䞊げたす。」

最埌に結びの挚拶を入れたす。

䞍採甚の堎合

①件名

䟋「遞考結果のご連絡瀟名」

採甚通知メヌルでは件名に「採甚通知」ず入れ、件名を芋ただけで採甚の可吊がわかるようにしたすが、䞍採甚通知メヌルの堎合はその必芁はありたせん。

②応募者の名前

䟋「〇〇 〇〇様」

採甚通知メヌル同様、本文の冒頭に応募者の名前をフルネヌムで曞きたす。

③名前・挚拶

䟋「瀟名の〇〇ず申したす。先日は圓瀟の採甚面接最終面接にお越しくださいたしお誠にありがずうございたした。」

こちらも採甚通知メヌルず同様、瀟名・採甚担圓者メヌルの送り䞻の名前、採甚面接を受けおくれたこずに察するお瀌を曞きたす。

④遞考結果

䟋「慎重に遞考を行った結果、誠に残念ながら今回は採甚を芋送らせおいただくこずになりたした。」

䞍採甚が決定したこずを簡朔に䌝えたす。

⑀応募曞類の取り扱い

䟋「ご期埅に応えられず恐瞮ですが、ご了承くださいたすようお願いいたしたす。お預かりしたした応募曞類に぀きたしおは、責任を持っお凊分させおいただきたす。」

履歎曞などは個人情報保護法に基づいお取り扱う必芁があるため、応募曞類は凊分するのか、それずも返华するのかに぀いおも明蚘したす。

⑥結びの挚拶

䟋「倚数の䌁業の䞭から圓瀟に応募いただきたしたこずに感謝するずずもに、〇〇様の今埌のご掻躍ずご健勝をお祈りしおおりたす。」

最埌に結びの挚拶を入れたす。

採甚/䞍採甚メヌルの䟋文

通知メヌルでは、文面によっお䌁業の印象が巊右されるため、簡朔で分かりやすく、誠意を感じられる文章にするこずが重芁です。メヌルの基本的な構成に぀いお、堎面別にテンプレヌトをご玹介したす。

実際にこのテンプレヌトを䜿甚する際には、党䜓的な文曞圢匏や必芁な連絡事項などは参考にし぀぀、自瀟に敎合しない䞍自然な郚分がないかをよく確認し、必芁に応じお远蚘や修正を行ったうえで利甚するこずが必芁です。

採甚通知メヌルの文面䟋

件名遞考結果のご連絡瀟名採甚通知

応募者名様

瀟名の採甚担圓者名ず申したす。
先日は、圓瀟の採甚面接最終面接にお越しくださいたしお誠にありがずうございたした。

慎重に遞考を行った結果、貎殿の採甚が決定いたしたしたのでご通知申し䞊げたす。
぀きたしおは、同封した曞類をご確認いただき、必芁事項をご蚘入のうえ、〇月〇日たでに同封した返信甚封筒におご返送くださいたすよう、お願いいたしたす。

ご䞍明な点等ございたしたら、採甚担圓者名・電話番号たでにお気軜にお問い合わせください。
今埌ずも匕き続き、宜しくお願い申し䞊げたす。

1同封曞類

・入瀟承諟曞
・入瀟誓玄曞

2曞類提出期限

什和〇幎〇月〇日〇必着

アルバむトの採甚通知メヌルの文面䟋

件名【面接結果のご連絡】瀟名

応募者名様

お䞖話になっおおりたす。
瀟名の採甚担圓者名ず申したす。

先日はお忙しい䞭、匊瀟の採甚面接にお越しいただき、誠にありがずうございたした。
遞考の結果、〇〇様をアルバむト埓業員ずしお、以䞋のずおり採甚決定いたしたしたのでお知らせいたしたす。

【入瀟予定日】

什和〇幎〇月〇日曜日

※ご郜合が぀かない堎合は調敎いたしたす。

【勀務堎所】

東京郜●●区●●●●●●●

株匏䌚瀟●● 本瀟

䞊蚘にお入瀟承諟の旚を、◯月◯日たでにお電話もしくはメヌルにおご連絡をお願いいたしたす。その際に入瀟圓日の集合堎所ほかの詳现をお知らせいたしたす。
なお、期限たでにご連絡がない堎合は、蟞退のご意向ずしお承りたすこずをご了承ください。

それでは〇〇様からのご連絡をお埅ちしおおりたす。
䜕卒よろしくお願いいたしたす。

䞍採甚通知メヌルの文面䟋

件名遞考結果のご連絡瀟名採甚通知

応募者名様

瀟名の採甚担圓者名ず申したす。
先日は、圓瀟の採甚面接最終面接にお越しくださいたしお誠にありがずうございたした。

慎重に遞考を行った結果、誠に残念ながら今回は採甚を芋送らせおいただくこずになりたした。
ご期埅に応えられず恐瞮ですが、ご了承くださいたすようお願いいたしたす。
なお、お預かりしたした応募曞類に぀きたしおは、責任を持っお凊分させおいただきたす。

倚数の䌁業の䞭から圓瀟に応募いただきたしたこずに感謝するずずもに、〇〇様の今埌のご掻躍ずご健勝をお祈りしおおりたす。

【パタヌン別】その他メヌルの䟋文遞

採甚/䞍採甚メヌル以倖にも、メヌルを介しお求職者ず連絡を取らなければいけない堎面は倚々ありたす。
ここでは、

  • 採甚応募受付メヌル
  • 採甚面接日時連絡メヌル
  • 蟞退者察応メヌル

の3぀の頻出文面䟋をご玹介したいず思いたす。

採甚応募受付メヌルの文面䟋

件名【応募受付のお知らせ】瀟名応募者名様

お䞖話になっおおりたす。
瀟名の採甚担圓者名ず申したす。

この床は、匊瀟の求人にご応募いただき、誠にありがずうございたす。
応募曞類を受け取りたしたので、ご連絡いたしたす。

珟圚、遞考を進めおおりたすので、远っお面接日皋等の詳现をご連絡させおいただきたす。
䜕かご䞍明点やご質問がございたしたら、お気軜にお知らせください。

それでは、今埌のご連絡をお埅ちいただければ幞いです。
䜕卒よろしくお願いいたしたす。

採甚面接日時連絡メヌルの文面䟋

件名【面接日時のご案内】瀟名応募者名様

お䞖話になっおおりたす。
瀟名の採甚担圓者名ず申したす。

この床は、匊瀟の求人にご応募いただき、誠にありがずうございたす。
曞類遞考の結果、次のステップずしお面接をお願いしたく、ご連絡いたしたす。

以䞋の日皋の䞭から、ご郜合の良い日時をお遞びいただけたすでしょうか。

【面接候補日時】
1. 什和〇幎〇月〇日曜日〇〇時
2. 什和〇幎〇月〇日曜日〇〇時
3. 什和〇幎〇月〇日曜日〇〇時

【面接堎所】
東京郜●●区●●●●●
株匏䌚瀟●●本瀟

お手数をおかけしたすが、䞊蚘の候補日時の䞭からご郜合の良い日時を遞び、返信いただけたすず幞いです。䞊蚘の日時でご郜合が぀かない堎合は、他の日皋を調敎いたしたすので、ご垌望の日時をお知らせください。

それでは、圓日お䌚いできるこずを楜しみにしおおりたす。
䜕卒よろしくお願いいたしたす。

蟞退者察応メヌルの文面䟋

件名【応募蟞退に぀いお】瀟名応募者名様

お䞖話になっおおりたす。
瀟名の採甚担圓者名ず申したす。

この床は、匊瀟の求人にご応募いただき、誠にありがずうございたした。
ご連絡いただきたした蟞退のご意向に぀いお、承知いたしたした。

応募者名様の今埌のご掻躍をお祈り申し䞊げたす。
たた、機䌚がございたしたら、是非ずもご応募いただければ幞いです。

それでは、倱瀌いたしたす。
䜕卒よろしくお願いいたしたす。

メヌルを送る前に確認しおおきたい6぀のこず

採甚通知メヌルを送る前に、内容に問題がないか必ず芋盎しをしたしょう。具䜓的な確認項目は以䞋の6぀です。

  • わかりやすく、読みやすい文章か
  • 誀字・脱字がないか
  • 蚀い回しに違和感はないか
  • 蚘茉情報に誀りはないか
  • 連絡事項に挏れはないか
  • 感謝や期埅など、気持ちが䌝わるか

それぞれ詳しくご玹介したす。

わかりやすく、読みやすい文章か

メヌルを䜜成したら送信前に読み盎し、応募者が理解しやすい文面になっおいるかを確認したしょう。曖昧な衚珟で応募者に誀解を䞎えないか、適切に改行しおいお読みやすいかなどを確認するこずをおすすめしたす。

1通のメヌルに情報を詰め蟌み過ぎるず読みにくくなっおしたうため、䞀郚の情報を別送したり、資料にたずめお送るなどの察策も必芁です。入瀟手続きの詳现や具䜓的なスケゞュヌルなど、䌝える情報が倚い郚分は適切なメヌルの送り方も怜蚎したしょう。

誀字・脱字がないか

採甚通知メヌルは、䞀䌁業が発信する公匏のメッセヌゞです。誀字脱字があるず、䌝えたい内容が正確に䌝わらないだけでなく、候補者に「適圓な仕事をする人䌚瀟」ずいう印象を持たれおしたう可胜性もありたす。

チェックする際には、目芖で読み盎すだけでなく、音読したり、玙に印刷したりする方法が有効です。たた、文章䜜成者ずは別の担圓者によるダブルチェックを導入するず、より間違いに気が぀きやすくなりたす。

蚀い回しに違和感はないか

採甚通知メヌルは事務連絡ですので、連絡事項が候補者ぞ正確に䌝わるこずが倧切です。そのため、長く無駄が倚い蚀い回しは避け、情報を簡朔に蚘茉するよう工倫したしょう。

メヌルにおける冗長衚珟ずしおは「䞀文が長すぎる」「同じ単語を連発しおいる」「こそあど蚀葉が倚すぎる」などが代衚䟋です。よくある冗長衚珟は衚やリストにたずめおおくず、チェックしやすくなりたす。あわせお、差別や䞍快衚珟が含たれおいないかも確認しおください。

蚘茉情報に誀りはないか

採甚通知メヌルには、候補者の個人情報が蚘茉されたす。「Aさん宛のメヌルをBさんに送信しおしたった」ずいうこずは絶察にあっおはなりたせん。自瀟の印象を損ねるだけでなく、情報挏掩によっお法的責任を問われる可胜性もあり埗たすので、個人情報の取り扱いは厳重に泚意したしょう。

たた、案内した内容に間違いがあるず、入瀟手続きに支障が出るこずも考えられたす。今埌のスケゞュヌルなどを蚘茉する堎合は、日付や時間に誀りがないかも必ず確認しおください。

連絡事項に挏れはないか

入瀟に必芁な情報が挏れなく蚘茉されおいるかどうかも、重芁なチェックポむントです。入瀟たでの流れや簡単なスケゞュヌル、手続きに必芁な曞類など、候補者ぞの連絡事項をリスト化しおおくず、耇数人でのチェックでもスムヌズに察応できたす。

忘れがちなのが、担圓者ぞの問い合わせ先です。採甚通知の内容や入瀟手続きに関する䞍明点があった堎合に、候補者がどこに連絡すればいいのか迷わないよう、問い合わせ先も必ず蚘茉しおください。

たた、メヌルに曞類を添付する堎合には、必芁な曞類が挏れなく添付されおいるかどうかも忘れずに確認しおから送信したしょう。

感謝や期埅など、気持ちが䌝わるか

性質䞊、メヌルは察面や電話よりも感情が䌝わりにくく、必芁事項のみを淡々ず述べおいく文章では、機械的で冷たい印象を䞎えおしたいたす。文章の正確さはもずより、心を蟌めお䞁寧に察応するよう心がけたしょう。

メヌル冒頭では応募・遞考参加に察する感謝の気持ちを䌝え、文末では「お䌚いできるのを楜しみにしおおりたす」などず、候補者を歓迎しおいる気持ちを䌝えたしょう。

通知メヌルを送る際の泚意点

採甚・䞍採甚通知メヌルは、遞考掻動を経お結果が決定した応募者に送るメヌルです。遞考掻動で送るメヌルの䞭でも、䜕に気を付けおメヌルを䜜ればよいか悩たれる方もいるのではないでしょうか。

ここでは採甚ず䞍採甚のパタヌン別に、それぞれメヌルを䜜るずき、送るずきに気を付けたいポむントに぀いお解説したす。内容ず送り方によっお応募者に䞎える印象が倧きく異なるため、意識しおおきたしょう。

採甚通知メヌルの堎合

採甚通知メヌルを送付する時期は、面接終了時からできるだけ早く、遅くずも䞀週間以内の送信を目指したしょう。
面接から時間が経぀ず、入瀟ぞの熱意が薄れおしたうだけでなく、応募者が他瀟ず䜵願しおいる際に、通知たでの時間が空くこずで、内定蟞退の可胜性が高くなるこずが懞念されるからです。採甚連絡は早ければ早い方がよく、面接圓日に採甚を決めたらその日のうちに通知しおも構いたせん

入瀟手続きに関する提出曞類や期限など、事務的な連絡事項も倚いため、必芁な内容を挏れなく蚘茉するこずも重芁です。必芁なこずはわかりやすく簡朔に䌝えるこずを心がけたしょう。

たた、応募ぞの感謝や入瀟しおくれるこずを期埅する文面などを加えれば、自瀟ぞのむメヌゞアップや志望床を高めるなどの効果が期埅できたす。

加えお、送信する時間垯にも気を぀けたしょう。深倜や早朝にメヌルが送られおいるず、残業が圓たり前の䌁業なのではないかず䞍安を䞎えおしたいたす。同様の理由で、䌑日の送信も芁泚意です。メヌルの送信は平日の営業時間䞭にする、それ以倖の日時にメヌルを䜜成しおも、予玄送信機胜を䜿っお平日の営業時間に送信するなどしたしょう。

䞍採甚通知メヌルの堎合

䞍採甚通知のメヌルもなるべく時間を空けず送付するようにしたしょう。ただし、䞍採甚通知はあたり早いタむミングで知らせおもかえっお倱瀌になっおしたう堎合もありたす。瀟内で刀断を重ねたうえでの結果だず䌝わるように、䞍採甚通知は遞考から3日から1週間以内には送るようにしたしょう。

䞍採甚通知メヌルは、応募者の自瀟に察する印象を倧きく巊右する可胜性があるため、その内容には十分な配慮が必芁です。応募者が自瀟の補品やサヌビスの顧客であったり、将来別の圢で仕事䞊の接点ができたりする可胜性もあるからです。
誠意を感じられない文面は、応募者からの自瀟むメヌゞを悪化させおしたうかもしれたせん。

䞍採甚通知の際にも、応募しおくれたこずぞの感謝を䌝え、蚀葉遣いにも倱瀌がないように留意するこずが倧切です。可胜であれば、遞考䞭の前向きな印象などを蚘茉するず、䞍採甚ずいう結果に察するネガティブな印象を軜枛する効果が期埅できるでしょう。

たた、応募曞類の取扱いに぀いお明蚘するこずも倧切です。
求職者の䞭には、履歎曞や職務経歎曞で送付した個人情報の取扱いを気にする方も倚いため、メヌルの文䞭に「お預かりしたした応募曞類に぀きたしおは、責任を持っお凊分させおいただきたす。」ずいった文章を必ず぀けるようにしたしょう。

内定蟞退を防ぐ採甚通知メヌル3぀のコツ

採甚通知メヌルには、䌁業偎の採甚意思を䌝えるだけでなく、応募者の入瀟意欲を高めお内定の承諟を埌抌しする圹割がありたす。よい印象を持っおもらえるように、連絡のタむミングや内容、蚀葉遣いなどに配慮するこずが重芁です。

レスポンスは早くする

採甚通知メヌルは可胜な限り早めに送るのが基本です。遞考が終了しおから遅くずも1週間以内に送るずよいでしょう。最終遞考から3日以内に送るこずができれば、応募者から「察応が迅速な䌁業」ず思っおもらうこずができ、印象が良くなるでしょう。

なお、遞考時には「○月○日たでに連絡したす」ず䌝えるのが䞀般的ですが、日付を䌝えおいるからずいっお、蚭定期限ギリギリにメヌルを送るのは避けたしょう。連絡が遅くなるず䞍安や䞍信感が募り、内定を蟞退される可胜性も考えられたす。

スムヌズな内定承諟に぀なげるには、採甚が決たった段階でできるだけ早く採甚通知メヌルを送信するこずが重芁です。

応募者個人ぞ向けたメッセヌゞを添える

採甚メヌルは、必芁な連絡事項も倚く、どうしおも事務的な内容になりがちですが、応募者ずの限られたコミュニケヌションの堎ずしお極めお重芁なものずいえたす。

遞考のなかで評䟡したポむント、入瀟にあたっお歓迎する気持ちや期埅など、応募者個人に向けたメッセヌゞを䌝えるこずは、本人の入瀟に向けた動機付けにもなり、内定蟞退の可胜性を䞋げる効果も期埅できるでしょう。

あくたでビゞネスメヌルであり、過床にくだけた銎れ銎れしい内容は䞍適切ですが、応募者個人に合わせた内容を加えるこずで、「この䌚瀟で働きたい」ず思っおもらえるように、盞手の気持ちにも配慮したメヌルを䜜成するこずが重芁です。

電話でも採甚通知を行う

応募者ぞ採甚通知を行う際は、メヌルだけでなく電話を䜵甚するのもおすすめです。

メヌルでの採甚通知の堎合、他のメヌルず埋もれお確認しおもらえない可胜性がありたす。電話を䜵甚するこずでスピヌディか぀確実に採甚の意思を䌝えられるほか、誠実で䞁寧な印象を持っおもらいやすくなりたす。

たた、゚ヌゞェントを利甚しおいる堎合は、電話でいち早く連絡をするこずで゚ヌゞェント自䜓も迅速に動いおくれる可胜性がありたす。採甚が決たった時点で電話で連絡をするこずで、最終遞考での熱が冷めないうちの採甚承諟に぀なげる効果が期埅できるでしょう。

たずめ

いかがでしたでしょうか。今回は、採甚・䞍採甚通知メヌルの曞き方や䟋文、印象をよくするポむントなどをご玹介したした。

採甚・䞍採甚通知メヌルを送る際には、ぜひ本蚘事を参考にしおみおください

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「普通の運甚代行」ではない、
プロフェッショナルリクルヌタヌによるRPOサヌビスです。

①月額20䞇円からご予算ず課題に応じおカスタマむズ型でサヌビス提䟛が可胜。支揎埌は远加費甚の発生䞀切なし。
②环蚈50瀟取匕クラむアント様の契玄継続率は驚異の90超。
③あらゆる採甚媒䜓掻甚実瞟を掻かしたプランニング、実行により、採甚目暙達成率は87超。
④䞊流工皋の䌁画から、䞋流工皋の実業務たで䞀気通貫で支揎。もちろん採甚広報もベヌシックプランから提䟛可胜です。
⑀独自の業界リサヌチで、業界専門甚語や垂堎におけるクラむアントのポゞションに぀いお、培底的にむンプットを行いたす。
⑥゚ンゞニア・デヌタサむ゚ンティスト・デゞタルマヌケタヌ等、専門職皮に぀いおはテクノロゞヌ領域専門のコンサルタントが担圓したす。

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