スカウトを成功させるコツ!件名や文面の作り方、候補者対応のポイントも紹介

スカウト コツ

企業側から気になる求職者に対してアプローチする「攻め」の採用手法であるスカウトを有効活用できていますか?

  • スカウトの開封率が悪く、改善策がわからない
  • どれもスカウト内容が同じになってしまい会社や求人の魅力が伝わっていないと感じる
  • スカウトの返信は一定あるが、その後のコミュニケーションが上手く取れず機会を逃している

のようにお困りのご担当者様へ、スカウトから採用成功に繋げるためのコツをご紹介いたします。

監修者情報

監修者用
株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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改めて知りたいスカウトメールとは

スカウトメールとは、企業の人事担当者や転職エージェントが求職者に直接アプローチするメールのことです。

求職者の経歴やスキルを見て魅力的にみえる人材に送ります。求人広告を掲載して応募を待つのではなく、企業側から気になる求職者に対してアプローチするため、攻めの採用手法と言えます。

スカウトを効果的に使うことにより、企業は競争激化する人材市場で、有望な人材を獲得しやすくなります。

スカウトメールは「システムで自動配信されるメール」と「企業の人事担当者が送るメール」と大きく2つに分けることができ、それぞれ本文内容や役割が異なります。

媒体や、求人内容にあわせて使い分けることが大切です。

スカウトメールについてより詳細に知りたい方や、例文を確認したい方は参考記事をご覧ください。
参考記事:【例文有】返信率の高いスカウトメールの作り方|件名や文面、キーワードをご紹介!

スカウトのコツを見る前に確認しておきたい5つのポイント

スカウトをむやみに送ってしまい、担当者の負担だけが重なってしまう状態にならないためには、下記5点を確認してみましょう。

スカウト型採用が自社にあっているのかを確認する

スカウトはエンジニアやデザイナーなどの専門職種を募集したい企業や従来の採用方法では十分に応募が集まらなかった知名度が低い中小企業におすすめの採用方法です。

これに対して、大量に人材を採用したい企業や採用業務に割ける十分なリソースがない企業はスカウトに向いていません。スカウトに適していない企業はどんなにスカウトを行っても十分な成果を上げることはできないでしょう。

採用手法はスカウトだけではありません。SNSの活用やリファラル採用、自社イベントの開催など多くの選択肢があります。今一度「自社に合っている採用手法は本当にスカウトなのか?」を問い直しましょう。

スカウト以外の採用手法を取り入れたい方や、採用そのものに課題を抱えている方は採用代行(RPO)がオススメです。

参考記事:【最新】採用代行(RPO)会社比較16選|費用相場やメリットまで解説

媒体ごとの基準値を知る

スカウト媒体にはデータ分析ページがございます。媒体平均開封率や平均返信率を知ることで、KPI設定ができ、求人毎に媒体を上手に使い分けることでスカウト工数管理も可能となります。

:平均開封率
●Bizreach 約60%
●Green 約50%
●Wantedly 約80%
●doda Recruiters 約60%

などだいたい60%~70%の開封率が平均となってきますが、時期や業界・業種によってはまったく違う場合もございますので、確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

:平均返信率
●Bizreach 約6%
●Green 約3%
●Wantedly 約20%
●doda Recruiters 約5%

業種によっては、かなり前後する場合もございますので、開封率と同様に確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

KPIを設定する・見直す

■KPIを設定する

スカウト型採用が自社にあっている、まずは試してみたいなどスカウトをスタートする際にはKPIをしっかり立てておきましょう。1つの求人に対し、何件スカウトを送れば採用に繋がりそうなのか、平均開封率や、返信率を参考にだいたいでも構いませんので見通しを立てることが重要です。

使用する媒体ごとにKPIを立てることで、媒体の傾向などもつかみやすくなるため、各ステータスに沿ったKPIを立ててみましょう。

・スカウト配信数
・スカウト開封率
・スカウト返信数と返信率
・面談や選考への遷移数と遷移率 など

ある程度KPIが定まったら、まずはそれを一つの指標とし、目標達成に向け行動を重ねる。また行動を振り返るための一つの区切りとして使用するのも良いでしょう。

■KPIを見直す

すでにあるKPIに対して、上手くいっている場合もいっていない場合も、現在の採用状況や、担当者のリソースにあわせてKPIを見直すことも大事です。

スカウト数を担保するだけでは担当者の負担になるだけですので、スカウトの質をあげるために、それぞれ求人や媒体の傾向を掴み、リソースの割り振りを見直すことが必要となるでしょう。

想定ターゲットを明確にする

想定ターゲット(誰にスカウトメールを送るのか?)が定まっていないと、無駄な工数を割くことになります。

またスカウト採用サービスによっては、送信可能なスカウトメールの上限が決まっているため、ターゲットが定まっていなければ貴重なメール送信数を無駄にしてしまうことになります。

・年齢
・学歴
・スキル
・経歴
・資格
・勤務条件
・志向性
・年収

上記の8つは自社の中で明確な基準を持っておきましょう。

また多くのスカウト採用サービスでは、ユーザーのアクティブ状況(最終ログイン日)や希望条件(このユーザーはよく○○の職種で検索しています)といった情報も確認することができます。8つの基準とユーザー状況を鑑みて想定ターゲットを明確にしましょう。

行動振り返りシートを作成する

ずっと同じスカウト文章を使用して配信している方は少ないでしょう。文言を少しでも変更するのであれば、なぜそのように変更をしたのか、いつからその文章で配信をしているのか、結果はどうだったかなど記録できるシートを用意することで、要因分析に大きく役立ちます。

まずは下記内容を記録してみましょう。

●スカウトタイトル
●スカウト文章
●その文章で配信をし始めた日付
●スカウト文章を変更した理由
●スカウト文章を変更することで得られる効果の予測
●実績 など

何度もトライ&エラーを繰り返し、より良いスカウト文を作るためには、細かく記録を残すことが効果的です。

スカウトのコツ:開封率を高める

開封率とは、スカウトを受け取った求職者がメールの本文を閲覧したかどうかがわかる指標になります。まずは媒体平均開封率と比較し、上回っているのか下回っているのかを確認しましょう。

60%~70%が平均開封率となります。

スカウトメールの件名にこだわる

スカウトメールの件名は開封率を左右する重要な要素です。候補者に「これは自動送信のメールだな」と思わせてしまった瞬間、そのメールが開封されることはないでしょう。

では「どうすれば、開封率が高いスカウトメールを作成できるの?」このような疑問を持った方も多いのではないでしょうか。開封率が高いスカウトメールの特徴は以下の通りです。

●特別感がある
●簡潔なのに知りたい情報が集まっている

特に重要なのは「簡潔なのに知りたい情報が集まっている」ということです。件名は表示される文字数が限られています。あれもこれも知って欲しいと思うのは当然のことですが、情報の詰め込みすぎには注意しましょう。

件名に取り入れたいキーワード

●長率〇%/年間休日〇日/離職率〇%
∟求職者がわかりやすい数字を入れてみる
●【ポジション名】〇〇業務をお任せします
∟何の求人のスカウトか一目でわかるようにしてみる
●△△と会っていただけませんか?
∟例えば代表や、各ポジションの責任者名をお借りして特別感を演出する

など、どうすれば求職者に興味を持ってもらえるか、メールを読んでみようと思ってもらえるかを考えるとたくさんアイデアがでてくるものです。

ぜひ参考にしてみてください!

スカウトのコツ:返信率を高める

スカウト返信率とは、スカウト送信数に対し、求職者が返信をしてくれた数の割合のことを言います。

この返信率が低ければ低いほど、スカウト採用成功からは遠ざかり、あらゆる視点から改善をしなければなりません。スカウト文章を見直す一つの指標として、返信率はしっかりとモニタリングしていきましょう。

平均返信率は3~6%と言われています。

一人ひとりに向けたスカウト文面を作成する

「一人ひとりに向けたスカウトメールを作成する」どの記事でも述べられていることですが、やはり重要です。

一目で自動送信であることが分かるメールとあなたのプロフィールを読んだからこそ作れるメール。あなたの心に刺さるメールはどちらでしょうか。誰もが、後者の自分だけに向けられたメールに心を揺さぶられるでしょう。

またこれまでの経験値やお持ちのスキルのみに言及するだけでなく、下記のような内容を加えてみるのもよいでしょう。

●求職者の特性を記載する(よりパーソナルな部分を記載する)
●今後取り組んでみたいことや身に着けたいスキルについて言及する
●自社の課題と求職者の経験を組み合わせてどのように活躍できそうかイメージを持たせる
●求職者に合わせた自社の魅力をお伝えする

一人ひとりのプロフィールを読んで相手に刺さるスカウトメールを作成するのは手間がかかりますが、その分返信率は上がりますので、求人や媒体の優先度をつけながら時間配分し、スカウトを効果的に使っていきましょう。

専門職種へのスカウトメールは現場の声を聞き入れる

デザイナーやエンジニアといった専門職種にスカウトメールを送る際は、実際の現場の声も聞き入れましょう。多くの採用担当者がその専門職種の経験を持っているわけではありません。

そのため、採用担当者が作成したスカウトメールでは候補者に刺さらない文面になっている可能性があります。一度現場を巻き込んで魅力的なスカウト文面になっているのか確認してもらいましょう。

例えば、デザイナーであれば、企業理念やデザインに対する姿勢、現場のデザイナーの雰囲気などもスカウトメールで簡潔に伝えておきたいが、採用担当だけでは見えない部分もあるかと思いますので、巻き込んでいくことが大切です。

参考記事:デザイナー採用におすすめのスカウトサービス4選!費用やメリット、成功のコツを紹介!

スカウトのコツ:面談や面接設定率高める

せっかくスカウト返信が来たのに、そのあとの選考に進められなければ意味がありません。

スカウト返信から面談や面接の設定率が低く悩まれているご担当者様も多いかと思いますので、面談や面接設定率を高める方法を解説します。

候補者からのメールには即レスする

候補者からのメールは即レスで返信しましょう。魅力的な候補者には毎日多くのスカウトメールが届きます。

返信に1,2日以上かかってしまうと、その候補者の興味が他の企業に移ってしまう可能性があります。

採用担当者はメールの返信以外にも多くの業務に追われているため、全ての候補者に対して即レスで返信するのは難しいでしょう。しかし、「即レスしなければ、候補者を逃してしまうかもしれない」という危機意識は持っておくべきです。

スカウトメールと面談のズレをなくす

「スカウトメールではカジュアル面談と記載していたのに、実際は一次面接だった」
「スカウトメールに記載の業務内容と面接時の説明が異なっていた」

このようにスカウトメールと面談のズレが起きると「入社しても意見がコロコロ変わるんだろう」と求職者から不信感をもたれてしまい、企業の信頼感が一気に下がります。嘘偽りない情報で自社の魅力をアピールしましょう。

即日効果を出したいならスカウト代行サービス

スカウト代行サービスとは、ダイレクトリクルーティング(企業が求職者に直接アプローチする採用手法)を代行で行うサービスのことです。

自社の求める人材にアプローチし、スカウトメールの作成やターゲットを絞った送信などの業務を代行します。また競合分析や市場動向を加味した競争力を保ち採用成功へと導いてくれます。

スカウト代行会社はスカウトメールのテキスト作成や運用に関して豊富なノウハウを持っています。そのため、社内リソースを抑えつつ採用を円滑に進めることが可能です。

おすすめの代行会社はもちろん、代行サービスの選び方や費用についても詳しく記載しておりますので、ぜひ参考にしてみてください。
参考記事:【2024】スカウト代行サービスおすすめ21選|料金・相場・選定方法まで徹底解説

おすすめのスカウト代行サービス

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株式会社uloqo(旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ)では採用目標達成87%、契約継続率90%、スカウト返信率平均13%の顧客満足度の非常に高いサービスを提供しています

単なる工数の削減のみならず、迅速なPDCAサイクルの確立から、業界を熟知したコンサルタントによるスカウト配信(フロントによるコンサルタントがスカウト配信を担います)まで、質そのものを大きく改善することで価値を提供します。

HR領域は勿論、テック領域・コミュニケーション領域に対する知見も豊富に有するコンサルタントが、自らカスタマイズ型のスカウト配信を実施します。

あらゆるダイレクトリクルーティング媒体を常時社内で運用しており、ターゲット人材がどの媒体にどれだけいるのかリサーチ可能です。この情報を基に、媒体戦略の立案からの支援が可能です。

さらにスカウト代行のみでなく、採用業務におけるあらゆる業務の代行が可能です。柔軟なサービス設計や深い専門知識を有したコンサルタントが在籍している点が株式会社uloqoの特徴といえるでしょう。

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費用詳しくはお問い合わせください。

株式会社VOLLECT

PRO SCOUT

株式会社VOLLECTは計200社以上の導入実績を誇るダイレクトリクルーティングに特化した企業です。厳しい基準を突破したスカウト代行のプロが戦略の策定からスカウト配信、面談まで丸ごと代行します。

独自のスカウト分析ツールを利用することで文面のABテストはもちろん、最適なペルソナを分析し提供します。

費用●レギュラープラン
月額料金38万円(税抜):あらゆる企業に対応したプランで採用戦略の策定、スカウト、応募者対応などもサポートします
●プレミアムプラン
月額料金66万円(税抜):採用力を上げたい企業向けプランでレギュラープランの業務+採用広報を対応します
●カスタマイズプラン
費用お問い合わせにて:母集団形成や新卒対応、英語対応など独自にカスタマイズできます

株式会社キャスター

株式会社キャスター

株式会社キャスターが運営する「CASTER BIZ recruiting」はIT業界を中心に計450社以上の導入実績があります。ダイレクトリクルーティングの業務だけでなく、採用戦略のプランニングや求人媒体の運用、応募者対応まで一気通貫で代行します。

リクルーター担当・原稿担当・応募者担当の3名体制でデータを基に採用業務を後押しすることで「スケジュールを開けていれば、候補者との面接を用意してくれる」という体験を実現します。

費用●レギュラープラン 月額料金38万円(税抜):あらゆる企業に対応したプランで採用戦略の策定、スカウト、応募者対応などもサポートします
●プレミアムプラン 月額料金66万円(税抜):採用力を上げたい企業向けプランでレギュラープランの業務+採用広報を対応します
●カスタマイズプラン 費用お問い合わせにて:母集団形成や新卒対応、英語対応など独自にカスタマイズできます

まとめ

自社でスカウトを行う場合はすぐに成果は出ません。長期的な視点が必要です。

しかし、今回紹介した「スカウトを成功させるコツ」を頭に入れて、改善を繰り返していけば、より早く採用成果を上げることができるでしょう。

スカウトを成功させるには候補者の気持ちになりきることが最も重要です。候補者の気持ちになりきることができれば、「こういうスカウト文面がきたら返信したくなるだろう」「即レスされた方が嬉しいだろう」と自然と候補者に刺さるスカウトを実行することができるようになります。

それでも採用成果が上がらなければ、スカウト代行サービスの利用を検討してみましょう。スカウトのプロが採用成功に導いてくれることでしょう。

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