【例文あり】スカウトメールの書き方とは?開封率と返信率をアップさせるには?

スカウトメールの書き方のコツは?件名・文面の例文や返信率を上げるポイントを紹介します!

こんにちは。digireka!HR編集部です。狙った人材に直接アプローチができる「スカウトメール」を活用する企業が増えています。求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用とは異なり、企業側から気になる求職者に対してアプローチする「攻め」の採用手法です。

今回は、スカウトメールの開封率や返信率を上げる作成ポイントや例文について詳しく紹介します。

スカウトメールとは?

スカウトメールとは、企業の人事担当者や転職エージェントが求職者に直接アプローチするメールです。求職者の経歴やスキルを見て魅力的にみえる人材に送ります。求人広告を掲載して応募を待つのではなく、企業側から気になる求職者に対してアプローチするため、攻めの採用手法と言えます。

スカウトメールが注目されている背景

コロナ前は採用の売り手市場が続いていました。そのため、求人情報を掲載し求職者からの応募を待つのではなく、企業側から狙った人材に接点を増やすことができる手法として、スカウトメールが注目されていました。

コロナ禍では、有効求人倍率が徐々に下落し、企業優位の採用買い手市場になりました。しかし、多くの応募者が殺到するため、本当に欲しい人材が埋もれてしまう可能性も出てきました。そのため、狙った人材へ直接アプローチするべくスカウトメールを活用する企業が増えています。

スカウトメールの種類

一口にスカウトメールといっても、スカウトメールの種類によって本文内容や役割が全く異なります。
スカウトメールの種類は以下の通りです。

・システムで自動配信されるメール
・企業の人事担当者が送るメール

以降、それぞれのメールについて詳しくご説明いたします。

システムで自動配信されるメール

システムで自動で送信されるスカウトメールは、文面の指定やカスタマイズができないことが多いので、特別感は薄いです。
このように自動送信されるメールは配信にかかる作業コストが少ないですが、その分返信率は低いです。

企業の人事担当者が送るメール

企業の人事担当者が送るスカウトメールは自動配信ではないため、特定の求職者個人に対してのみ送信されます。企業の人事担当者から直接スカウトメールを配信すると、企業の熱意が伝わりやすいため返信率も上がりやすいです。

スカウトメールの開封率を上げる5つのポイント

スカウトメールを送信しても開封されなければ意味がありません。求職者にスカウトメールを読んでもらうためには、件名にこだわることが重要です。ターゲットを分析し響くメッセージにしたり、大量に送られてくるメールの中から際立つための工夫をすることで、開封率を高めましょう。

最も伝えたいことは冒頭に配置する

候補者の目に真っ先に映るのは冒頭です。 冒頭が刺さらなければ、その後の件名が読まれることはありません。年収や待遇などその求人でもっとも魅力的な部分を冒頭にもってきましょう。
また下記のようなインパクトのある定型文を冒頭に置くと、 候補者の目につき開封されやすくなります。

【○○必見】
【○月○日締め切り】

件名の文字数は20〜25字

スマートフォンのメールボックスに表示される件名の文字数は20字程度。これに対してパソコンは25文字程度です。
25文字以上になるとどのデバイスでも表示されないため、伝えたい内容は25字以内に抑えましょう。

具体的な情報を盛り込む

マーケティング手法の4Uの原則の中に「Ultra Specific(超具体性)」という観点があります。具体的な数字や対象を入れるとメルマガは具体的になります。

例えば、「ベンチャー企業で裁量のある…」等と表現しても、そういった類の表現は市場に溢れており目を引きません。「NFT領域で新規事業を始めます。年収1,200万円以上~」といったように、具体的な情報、候補者の興味喚起につながるような表現の方が開封率があがります。

また、採用率など他社との差別化できるポイントを数値で表せる場合は、数値も件名に記載することでスカウトメールの開封率アップにつながります。

候補者一人一人に向けた件名を作成する

プロフィールや履歴書をしっかりと読んだ上で、「あなただから入社して欲しい」という気持ちが伝わる件名を作成しましょう。 一目で一斉送信だとわかる件名と候補者のプロフィールを読んでいるからこそ送れる件名。当然開封したくなるのは後者の自分だけに向けられた件名です。

「○○のスキルがある○○さんへ。」のような個人に向けられた件名を作成しましょう。

自社だけの魅力を訴求する

件名にオリジナリティがなければ開封率は下がります。 「残業なし」や「昇給あり」「万全のサポート体制」など当てはまる会社がいくつもあるような件名は避けるべきです。あなたの会社だから訴求できる魅力を記載しましょう。

スカウトメールの返信率を上げる4つのポイント

スカウトメールは、闇雲に送っても怪しいと思われたり興味を示されずに無視されては意味がありません。ここでは、職種やターゲット問わず重要なスカウトメールの作成ポイントを5つご紹介します。

ターゲットを明確にする

スカウトメールを送る相手のペルソナは必ず設定しましょう。年齢、性別、経験職種、転職動機など具体的な人物像を描くことが大切です。例えば、転職したい人と復職したい人では希望する勤務条件や勤務時間が異なります。また、未経験者と経験者によっても仕事や企業に対して魅力を感じる部分が異なります。つまり、「誰」にスカウトメールを送るのかによって、訴求するべき内容や伝え方も変わってくるのです。

また可能な限り、受け取る候補者目線になって考えることが重要です。すなわち、候補者の境遇を想像するということです。何百件もスカウトを受け取っている候補者はこのタイトルで目が惹かれるのか、自分だったらどうだろう?月並みな表現になっていないだろうか。あまり何も考えずに、「突然のご連絡失礼いたします。」と冒頭に記載すること自体が、テンプレ感を高めてしまいます。

冒頭でアテンションを獲得する

メールの開封後は本文に目を通してもらう必要があります。そのため、本文は簡潔でわかりやすくすることが重要です。「自分の会社を知ってもらいたい」という気持ちは分かりますが、求職者のもとには大量のスカウトメールが届いています。その中で、長々と会社説明や募集背景を書き連ねるだけでは読んでもらえません。冒頭でアテンションを獲得できる構成にするのが良いです。
大前提として受け取る候補者はスカウト文全文を全て読みことはない、と考えていいでしょう。例えば冒頭にカスタマイズ文章でスカウト配信した理由を具体的に述べる、などが推奨です。

返信のハードルを下げる

これは可能であればですが、なるべく返信のハードルを下げてあげることが重要です。スマホでクイックにスカウトを見て興味を持ってくれた候補者がすぐに返信できるように、”返信だけでも結構です””カジュアル面談は現場が対応します””30分だけでもいいです””キャリア相談でもよいので”等なるべくスカウト返信のハードルを下げ、初回接点を作れるようにしましょう。

スカウトメールは通勤・退勤時間帯に送る

スカウトメールを送る時間帯にも注意すべきです。スカウトメールの送信が朝早すぎたり、夜遅すぎたりすると「ブラック企業」という印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、8時〜18時の時間帯に送信するようにしましょう。特に、通勤時間の朝8〜9時や退勤時間の17時〜18時に送信すると返信率がアップするといわれています。

スカウトメールの悪い例文と注意点

次に、先のポイントを抑えていない悪いスカウトメールの例文を紹介します。

件名:システムエンジニア募集中!グループ全体のSAPシステム導入の一大プロジェクト
本文:
はじめまして。株式会社○○採用担当です。

弊社は、大手■■グループの子会社のIT企業です。従業員は約20名程度と小さな会社ですが、若い社員が多くアットホームな雰囲気です。

グループ全体の会計システムを入れ替え、SAPシステムを導入することとなり、そのプロジェクトメンバーを正社員として募集します。グループn社以上の会計システムをERPパッケージソフト(SAP)に移行する一大プロジェクトです。システム全体の更新は、約15年ぶりとなり、今後関わることのできない規模の貴重な経験となります。
当社では、現在2名の先輩社員がいますが、2名とも前職は全く別の業界なので未経験でもチャレンジできます!

もし、興味を持たれた方は下記のURLより、求人原稿をご覧ください!
お会いできることを楽しみにしています!

求人原稿 ▶ 【システムエンジニア】グループ全体のSAPシステム導入の一大プロジェクト

明らかに一斉配信されたと分かるような件名と本文です。全体的に手抜き感が出てしまっています。また、訴求したい魅力が不透明であるため、転職するメリットが伝わらず、働くイメージを掴めません。さらに、冒頭から会社情報や募集内容を長々と書いているため、応募者が最後まで読もうとは思えない内容になってしまっています。

ターゲットの存在が抜け落ちてしまっている」というのが悪いスカウトメールの特徴です。メッセージの先には必ず相手がいることを忘れず、しっかりと相手を意識して文面を作成することが大切です。

NGポイント・企業紹介文が長い
・アピールポイントが不明確
・一斉送信されたと分かる件名と内容

【職種別】スカウトメールの良い例文

ではターゲットの方から返信してもらいやすくなるスカウトメールはどのようなものでしょうか。ここではITエンジニア(経験者)向けのと営業職(未経験者)向けの例文をご紹介します。

ITエンジニア(経験者)向けのスカウトメール

例文

件名:○○市場で2年後に○○を実現したいと考えています。(フルリモート/AWS/年収○○円~)
本文:

■■さん

はじめまして!株式会社○○採用担当です。

弊社でも○○出身のメンバーが多数活躍しているのと、TypeScript大好きそうだなと思い、興味をもってスカウトをお送りしました!

弊社は、○○を運営する○○企業です。
直近では○○市場の中でシェア○○%を誇り、ビジョン「ーーー」に向けて、一丸となって頑張っています。

今回お誘いしたいポジションはシニアクラスのフロントエンドエンジニアです。

◆ポジション概要を述べる

文章は不要ですので、ご興味お持ちになっていただけた場合、返信だけでもいただければ幸いです!
当日は現場のエンジニアが、一切選考要素なく、詳細についてご紹介させていただきます!※30分だけでも大丈夫ですので、お時間いただければ嬉しいです。
それでは、■■様からのお返事を心よりお待ちしております!

ポイント

①数字や役職といった具体的な文言を記載した件名

②「TypeScriptが大好きそうだなと思い、興味をもってスカウトをお送りしました!」→人間味溢れるテンプレ感のない冒頭文

③会社紹介は端的にまとめているため、押し付けがましくない

④「文章は不要ですので返信だけでもいただければ幸いです!」や「面談は30分だけでも大丈夫です!」といった返信のハードルを下げる文言の記載

営業職(未経験者)向けのスカウトメール

例文

件名:【年棒最大1500万円】新規開拓ナシ・受注確率80%超えの営業募集です。
本文:
■■様

はじめまして。株式会社○○の代表の▲▲と申します。■■様のWeb履歴書を拝見させていただきました。

営業として活躍したい■■様に、ぜひ当社で活躍していただきたいと思い、ご連絡を差し上げました。

弊社は太陽光・蓄電池などの住宅環境設備などの「新エネルギー商材」の魅力をご案内するお仕事です。当社で働く魅力の一部をご紹介させてください。

=========================

◎万全の研修体制
独自研修・マニュアルを用いて営業知識·商品知識を身につけれますので、初めての方でも安心してトライできます!また、一人で現場に向かうのではなく、弊社代表や先輩と一緒に一般家庭へ訪問しアポ取り、商談同行、最終的には一人で契約がとれるまでサポートします!

◎高額コミッション制であるため、平均月収は40万円!
弊社は歩合給であるため、成果次第で収入UPを狙えます。営業力を鍛えることで年収2000~3000万円を稼ぐことも可能です。受注確率は高いので、当社の営業の平均月収は40万円です。

=========================

いかがでしょうか。もし、具体的な業務内容・会社の詳細についてお知りになりたい場合は、求人票と弊社ホームページ(公式ブログ)をご覧頂けると幸いです!

<URLのリンクをつける>

未経験だけど営業職に挑戦したい。収入UPをしたい。強みのある商材を扱いたい。
そんな考えをお持ちなら、ぜひ弊社で働いてみませんか?

ポイント

①「年棒最大1500万円」「受注確率80%超えの営業募集」といった数字を入れた具体的な件名

②送り主は個人名でしっかり記載し、「あなただからスカウトした」という特別感を冒頭でしっかり伝える

③長々と会社説明をしない

④会社紹介はリンクを挿入することで、それ以上知りたいかどうかを任意で選べるような仕様

専門職向けのスカウトメール

例文

件名:エネルギー業界国内トップシェア○○の研究職をお任せ!(年収500万円〜/社員満足度98%)

本文:
■■さん
はじめまして!株式会社○○採用担当です。

大学時代に○○を学んだ○○様にぜひ、弊社の研究職として活躍していただきたく連絡を差し上げた次第です。

弊社は、エネルギー分野の研究開発、生産で国内トップシェアを誇る○○を運営するエネルギーメーカーです。現在、弊社では○○の研究に力を入れているため、○○のご経験がある○○様にはご活躍いただけるかと思います。

・お任せしたい業務内容
○○の分野での研究職です。
◆詳しい業務内容を述べる

・月平均残業時間は○時間の満足度の高い働き方
◆詳しい福利厚生を述べる

ご興味お持ちになっていただけた場合は、返信だけでもいただければ幸いです!

詳細についてご紹介させていただきます!※30分だけでも大丈夫ですので、お時間いただければ嬉しいです。

それでは、○○様からのご連絡をお待ちしております!

ポイント

①件名:「年収500万円」「社員満足度98%」といった数字を入れた具体的な件名

②「大学時代に○○を学んだ」といったプロフィールを読んだからこそ、記載できる文言で「あなただからスカウトした」という特別感を演出

③長々と会社説明をしない

④「お任せする業務」を記載しているため、候補者が入社後の未来を想像しやすい

⑤「面接は30分!」「返信だけでもいただければ幸いです」という文言で返信のハードルを下げる

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はスカウトメールの書き方について詳しく解説しました。スカウトメールの書き方を工夫することで、応募者からの返信率が上がり、企業が本当に欲しい人材の採用につながります。スカウトメールを作成する際に本記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

関川 懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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