【例文解説】 スカウトメール書き方ガイド 効果を上げるコツを紹介！

狙った人材に直接アプローチができる「スカウトメール（ダイレクトリクルーティング）」を活用する企業が増えている中で、

など、スカウトから選考に繋げることに苦戦しているご担当者様も多いのではないでしょうか。

求人広告を出して応募を待つ「守り」の採用ではなく、企業側から気になる求職者に対してアプローチする「攻め」の採用手法を

などを交えつつ具体的に解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

リソース不足でお困りなら実績豊富・成果が出る
スカウト代行会社「uloqo」

スカウトのリソース不足で困っている・スカウト配信のノウハウが不足している等でお困りではないでしょうか？

uloqo(旧PrHR)のスカウト代行サービスは、
300社以上の支援実績数/スカウトメッセージのカスタマイズ
圧倒的なスカウト配信数を担保/顧客継続率が90%以上

週次でPDCAサイクルを回すことで継続的な改善を実現します。

スカウトに関するお悩みをお持ちの企業様は是非、詳細を確認してみてください。

スカウトメールとは

スカウトメールは、求職者の応募を待つのではなく、企業が積極的に優秀な人材を確保するために、潜在的な候補者に直接アプローチする手段です。この手法の目的は、求職者の関心を引き、企業や募集職種の詳細な情報を提供することで、応募を促進することです。

企業がターゲットとする人材に対して直接的に情報を届けることで、効果的に採用活動を進めることができます。また、スカウトメールは、求職者にとっても自身のスキルや経験が活かせる職場を発見する機会となり、企業と求職者の間でより良いマッチングを実現します。

ダイレクトリクルーティングとの違い

ダイレクトリクルーティングは、企業が候補者に直接スカウトメールを送ることで、求める人材にアプローチする効果的な採用手法です。

以下の表でスカウトメールとダイレクトリクルーティングの違いについてまとめました。

ダイレクトリクルーティングが注目されている背景

ダイレクトリクルーティングが注目されている背景について解説します。

求人市場の変化と多様化

近年、求人市場では求職者のニーズや行動パターンが多様化しており、従来の「待ちの採用」手法では企業が必要とする人材を十分に確保できない状況が生じています。特に求人広告を掲載して応募を待つだけでは、適切なスキルや経験を持つ人材にリーチすることが難しくなっています。また、企業が即戦力を求める傾向が強まる中、効率的かつ確実に適材を確保するためには新しい採用手法が必要となっています。このような背景から、ダイレクトリクルーティングが注目を集めています。

テクノロジーの進化による採用手法の変革

テクノロジーの進化は、採用活動そのものを大きく変革しました。AIやデータ分析技術の進歩により、候補者のスキルやキャリアデータを迅速かつ正確に評価することが可能となり、採用の効率化が進んでいます。また、LinkedInやIndeedといったプラットフォームの普及により、企業が候補者に直接アプローチする仕組みが整いました。これにより、従来の求人広告やエージェント利用に比べ、コスト効率を高めながら効果的な採用活動が実現可能となりました。

人材獲得競争の激化

即戦力や特定スキルを持つ人材の需要が増加する中で、企業間の人材獲得競争が一層激化しています。優秀な候補者は複数企業から同時にオファーを受けることが一般的になり、迅速な対応が採用成功の鍵を握るようになりました。また、転職意欲は低いものの好条件であれば検討する「パッシブ候補者」にアプローチできる点も、ダイレクトリクルーティングが注目される理由の一つです。企業が能動的に人材にアプローチすることで、競争の中で有利な立場を築くことが可能となっています。

求職者との接点の質の向上

ダイレクトリクルーティングでは、企業が候補者に直接アプローチするため、候補者との接点の質が飛躍的に向上します。企業側が候補者一人ひとりの経歴やスキルに基づいた具体的な提案を行えるため、求職者は自分が必要とされていると実感しやすくなります。また、こうしたパーソナライズされた対応は、企業ブランドの印象を向上させる効果もあります。さらに、求職者にとっては双方向のコミュニケーションがしやすくなるため、応募プロセス全体に対する満足度が高まる傾向にあります。

スカウトメールの代表例3つを紹介

一口にスカウトメールといっても、スカウトメールの種類によって本文内容や役割が全く異なります。
スカウトメールは大きくわけて3つございます。

以降、それぞれのメールについて詳しくご説明いたします。

システムで自動配信されるメール

スカウトメールサービスに採用企業が登録した細かい条件や、指定したキーワードなどに合致した人をシステムが判別し、求職者に自動的にアプローチしてくれる方法です。自動でメールが送信されてしまうので、ターゲットを細かく設定する必要があります。

まずは応募者数を確保して、その後スキルや経験で候補者を絞りたいときには最適な手法です。

1to1で送るメール

自身でターゲットをピックアップし、一人ひとりにあった内容でアプローチする方法です。手動で求職者を探しスカウトを送るので、求めるスキルや経験を持った人と接点が取れ、選考をスムーズに進めることができるでしょう。

一方で、一人ひとり要件にあっているかを見ていくので工数確保が必要になります。ハイレイヤーや専門職など、採用難易度の高い求人に関しては、1to1でその人にあったスカウトを送りましょう。

一斉送信されるメール

自身でターゲットをピックアップし、同じスカウト文を複数人に一斉に送る方法です。1to1でスカウトする場合と違い、同じ内容でスカウトを送るため、工数はかかりませんが、テンプレ感がでてしまい、返信獲得には繋がりにくいです。

大量採用や、ターゲットゾーンが広い場合は、工数を加味して一斉送信を取り入れるのもよいでしょう。

スカウトメールを書く際のポイント5つ

スカウトメールを書く際のポイントは以下5つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

パーソナライズを徹底する

候補者のポートフォリオ、ブログなどを確認し、彼らの経歴やスキルに基づいて、メールをパーソナライズします。候補者が「自分のことを理解してくれている」と感じ、メールに興味を持ちやすくなります。

また、候補者の名前や、過去のプロジェクト、スキルに具体的に言及することで、テンプレートではなく、個別に送られていると感じさせることができます。

魅力的な件名を設定する

件名はメールを開封させるための第一歩です。「あなたのスキルがぴったりです！」や「キャリアの次のステップをお考えですか？」など、候補者の関心を引くフレーズを使うと効果的です。

長すぎる件名は逆効果になるため、簡潔でわかりやすい表現を心掛けます。件名が長すぎると、スマートフォンでの表示が切れてしまうこともあるので注意が必要です。

企業の魅力を伝える

自社の強みや独自の文化をアピールします。例えば、フレキシブルな働き方、成長の機会、特別なプロジェクトなど、候補者が魅力を感じるポイントを具体的に伝えることが重要です。

明確な次のステップを提示する

候補者にどうしてほしいのかを明確に伝えます。例えば、「ご興味があれば、カジュアルにお話しする機会を設けませんか？」や「こちらのリンクから詳細を確認していただけます」といった具体的なアクションを提案します。

また、候補者が気軽に返信できるように、「ご興味があれば返信ください」や「どんな質問でもお気軽にどうぞ」といったフレーズを使うと効果的です。

締めくくりで印象を残す

最後に、候補者がこのメールを読んでくれたことに対して感謝の意を伝えます。「お時間をいただきありがとうございます」といったフレーズで締めくくることで、丁寧な印象を与えられます。

また、連絡が取りやすいように、最後に自分の連絡先やカレンダーリンクを添えると良いでしょう。

開封率や返信率を上げるには？

開封率や返信率を上げることは、採用を成功させられるかどうかに大きく関わります。以下で、具体的な開封率と返信率を上げる方法を解説します。

開封率を上げる5つのポイント

スカウトメールを送信しても開封されなければ意味がありません。求職者にスカウトメールを読んでもらうためには、件名にこだわることが重要です。ターゲットを分析し響くメッセージにしたり、大量に送られてくるメールの中から際立つための工夫をすることで、開封率を高めましょう。
ポイントは以下5つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

件名の文字数は20〜25字

スマートフォンのメールボックスに表示される件名の文字数は20字程度。これに対してパソコンは25文字程度です。
25文字以上になるとどのデバイスでも表示されないため、伝えたい内容は25字以内に抑えましょう。

人は左から右に文字を読みますので、数あるスカウトメールの中からパッと目に留まるような件名にする必要があります。言葉だけでなく【】で囲んで目立たせたり、▰▰など強調させるのも良いでしょう。

最も伝えたいことは冒頭に配置する

候補者の目に真っ先に映るのは冒頭です。 冒頭が刺さらなければ、その後の件名が読まれることはありません。年収や待遇などその求人でもっとも魅力的な部分を冒頭にもってきましょう。
また下記のようなインパクトのある定型文を冒頭に置くと、 候補者の目につき開封されやすくなります。

【○○必見】
【○月○日締め切り】
【想定年収△△万】
【〇〇経験者限定】

具体的な情報を盛り込む

マーケティング手法の4Uの原則の中に「Ultra Specific（超具体性）」という観点があります。具体的な数字や対象を入れるとメルマガは具体的になります。

例えば、「ベンチャー企業で裁量のある…」等と表現しても、そういった類の表現は市場に溢れており目を引きません。「NFT領域で新規事業を始めます。年収1,200万円以上～」といったように、具体的な情報、候補者の興味喚起につながるような表現の方が開封率があがります。

また、採用率など他社との差別化できるポイントを数値で表せる場合は、数値も件名に記載することでスカウトメールの開封率アップにつながります。

候補者一人ひとりに向けた件名を作成する

プロフィールや履歴書をしっかりと読んだ上で、「あなただから入社して欲しい」という気持ちが伝わる件名を作成しましょう。 一目で一斉送信だとわかる件名と候補者のプロフィールを読んでいるからこそ送れる件名。当然開封したくなるのは後者の自分だけに向けられた件名です。

「○○のスキルがある○○さんへ。」のような個人に向けられた件名を作成しましょう。

自社だけの魅力を訴求する

件名にオリジナリティがなければ開封率は下がります。 「残業なし」や「昇給あり」「万全のサポート体制」など当てはまる会社がいくつもあるような件名は避けるべきです。あなたの会社だから訴求できる魅力を記載しましょう。

ただし、人によっては訴求ポイントを書き換えるのも重要です。希望する働き方や、待遇などの記載があれば、なによりも希望を叶えられる求人であることを示してあげることを意識しましょう。

返信率を上げる7つのポイント

スカウトメールは、闇雲に送っても怪しいと思われたり興味を示されずに無視されては意味がありません。ここでは、職種やターゲット問わず重要なスカウトメールの作成ポイントを7つご紹介します。

ターゲットを明確にする

スカウトメールを送る相手のペルソナは必ず設定しましょう。年齢、性別、経験職種、転職動機など具体的な人物像を描くことが大切です。

例えば、転職したい人と復職したい人では希望する勤務条件や勤務時間が異なります。また、未経験者と経験者によっても仕事や企業に対して魅力を感じる部分が異なります。

つまり、「誰」にスカウトメールを送るのかによって、訴求するべき内容や伝え方も変わってくるのです。

また可能な限り、受け取る候補者目線になって考えることが重要です。何百件もスカウトを受け取っている候補者にスカウトメールを送る際には、以下の点を考慮するといいでしょう。

あまり何も考えずに、「突然のご連絡失礼いたします。」と冒頭に記載すること自体が、テンプレ感を高めてしまいます。

文字数などスカウト媒体の特性を知る

スカウトメールサービスごとに得意な業種やレイヤーがございます。各求人にあわせてスカウトメールサービスを使い分けることはもちろん、文章量などにも気を付けることが必要です。

例えば、PCではなくモバイルユーザーが多いスカウト媒体ではワンスクロールで見れる量と言われている200文字前後にするなどです。

冒頭でアテンション（興味・感心）を獲得する

メールの開封後は本文に目を通してもらう必要があります。そのため、本文は簡潔でわかりやすくすることが重要です。

「自分の会社を知ってもらいたい」という気持ちは分かりますが、求職者のもとには大量のスカウトメールが届いています。その中で、長々と会社説明や募集背景を書き連ねるだけでは読んでもらえません。冒頭でアテンションを獲得できる構成にするのが良いです。

大前提として受け取る候補者はスカウトメールの全文を全て読むことはないと考えていいでしょう。そのため、冒頭でスカウト配信した理由を具体的に述べることがおすすめです。

専門職種へのスカウトメールは現場や世間の声を聞き入れる

業界・職種によって、求職者の求める情報はまったく同じではございません。

専門性が高く、次の会社でどういうスキルを身に着けられるのかを知りたい人が多い業種や、業界的に年収がなかなか上がり辛いと言われているなど、ただ自社の魅力を伝えるだけではなく、求職者の立場にたってスカウト文を作成することを心がけることが大切です。

返信のハードルを下げる

これは可能であればですが、なるべく返信のハードルを下げてあげることが重要です。スマホでクイックにスカウトを見て興味を持ってくれた候補者がすぐに返信できるように、

”返信だけでも結構です”
”志望動機も不要です”
”カジュアル面談は現場が対応します”
”30分だけでもいいです”
”キャリア相談でもよいので”　など

なるべくスカウト返信のハードルを下げ、初回接点を作れるようにしましょう。

スカウトメールは通勤・退勤時間帯に送る

スカウトメールを送る時間帯にも注意すべきです。スカウトメールの送信が朝早すぎたり、夜遅すぎたりすると「ブラック企業」という印象を与えてしまう可能性があります。

そのため、8時〜18時の時間帯に送信するようにしましょう。特に、通勤時間の朝8〜9時や退勤時間の17時〜18時に送信すると返信率がアップするといわれています。

パーソナルな部分に注目する

数あるスカウトメールの中から、他のメールとの違いを見せるなら、レジュメから読み取れるスキルや経験ではなく、そこから読み取れる求職者の特性を記載してあげましょう。

例えば、数十億のプロジェクトをリードしてきた経験がある求職者に対して、”周りを巻き込む力””組織牽引力”、”プレゼン力”や”マネジメント力”に長けているど、この経験をしているからきっとこういう人だよねという部分を読み取り記載することで、オンリーワンのスカウト文を作ることができます。

スカウトメールの例文紹介

次に、スカウトメールの良い例文と悪い例文についてポイントと共に解説します。

【職種別】スカウトメールの良い例文とポイント

ではターゲットの方から返信してもらいやすくなるスカウトメールはどのようなものでしょうか。ここでは、上記ポイントを踏まえたITエンジニア（経験者）向けと営業職（未経験者）向けの良い例文をご紹介します。

ITエンジニア（経験者）向けのスカウトメール

まずは、経験者エンジニア向けのスカウトメールから紹介します。

営業職（未経験者）向けのスカウトメール

次に、未経験者営業職向けのスカウトメールから紹介します。

専門職向けのスカウトメール

専門職向けのスカウトメールは以下の例を参考にしてください。

再送／リマインドのスカウトメール

最後に、同じ求職者に2回目以降のメールを送る際の例です。

スカウトメールの悪い例文とNGポイント

次に、先のポイントを抑えていない悪いスカウトメールの例文を紹介します。

明らかに一斉配信されたと分かるような件名と本文です。全体的に手抜き感が出てしまっています。また、訴求したい魅力が不透明であるため、転職するメリットが伝わらず、働くイメージを掴めません。さらに、冒頭から会社情報や募集内容を長々と書いているため、応募者が最後まで読もうとは思えない内容になってしまっています。

「ターゲットの存在が抜け落ちてしまっている」というのが悪いスカウトメールの特徴です。メッセージの先には必ず相手がいることを忘れず、しっかりと相手を意識して文面を作成することが大切です。

おすすめのスカウト代行サービス

採用活動において、優れた人材を見つけることは非常に重要ですが、スカウトメールの送信や候補者とのやり取りには多くの手間と時間がかかります。

スカウト代行サービスを活用することで、効率的かつ効果的に優秀な人材を獲得することが可能です。今回は、特におすすめのスカウト代行サービスについてご紹介します。

株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

出典：）株式会社uloqo（旧：株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

株式会社VOLLECT

出典：）株式会社VOLLECT

株式会社キャスター

出典：）株式会社キャスター

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はスカウトメールの書き方について詳しく解説しました。スカウトメールの書き方を工夫することで、応募者からの返信率が上がり、企業が本当に欲しい人材の採用に繋がります。スカウトメールを作成する際に本記事を参考にしてみてはいかがでしょうか。

スカウトメールの作成にお悩みの企業の方へ、株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）にお任せください

▼サービスに関するお問い合わせはこちらから