「従業員が労災事故にあった場合どうすればいい？」
「繁忙期はもっと働いてほしいけど、法定労働時間を超過してしまう」
このような労働に関する悩みやトラブルに遭った時、事前にルールや対応策を定めていたらスムーズに解決できますよね。企業で起こりうるトラブルの対応や労働に関する規則を定めたものを就業規則といいます。
就業規則を作成することによって従業員の労働制度や給与制度などを自社の働き方に合ったものにできます。ではその就業規則はどのように作成すればいいでしょうか。本記事では就業規則の作成方法や、作成時の注意点を詳しく紹介します。
就業規則とは？
就業規則とは労働基準法に基づき、労働者の労働時間や給与規定といった労働条件、社内での遵守すべきルールを定めた規則のことです。
職場での規律意識を高め、従業員間の処遇の公平を保つことを目的としています。
就業規則の作成義務
就業規則は労働基準法第89条により常時10人以上の従業員を雇用する場合は就業規則の作成と届出が義務付けられています。
常時十人以上の労働者を使用する使用者は、次に掲げる事項について就業規則を作成し、行政官庁に届け出なければならない。次に掲げる事項を変更した場合においても、同様とする。
一 始業及び終業の時刻、休憩時間、休日、休暇並びに労働者を二組以上に分けて交替に就業させる場合においては就業時転換に関する事項
二 賃金（臨時の賃金等を除く。以下この号において同じ。）の決定、計算及び支払の方法、賃金の締切り及び支払の時期並びに昇給に関する事項
三 退職に関する事項（解雇の事由を含む。）
三の二 退職手当の定めをする場合においては、適用される労働者の範囲、退職手当の決定、計算及び支払の方法並びに退職手当の支払の時期に関する事項
四 臨時の賃金等（退職手当を除く。）及び最低賃金額の定めをする場合においては、これに関する事項
五 労働者に食費、作業用品その他の負担をさせる定めをする場合においては、これに関する事項
六 安全及び衛生に関する定めをする場合においては、これに関する事項
七 職業訓練に関する定めをする場合においては、これに関する事項
八 災害補償及び業務外の傷病扶助に関する定めをする場合においては、これに関する事項
九 表彰及び制裁の定めをする場合においては、その種類及び程度に関する事項
十 前各号に掲げるもののほか、当該事業場の労働者のすべてに適用される定めをする場合においては、これに関する事項
就業規則は企業の規則であると同時に法的な書類でもあります。作成義務違反の場合、30万円以下の罰金が課されるので注意しましょう。
また、就業規則作成にあたり、以下の点にも注意が必要です。
・10人という数字は企業全体の従業員数ではなく、事業所ごとの従業員数を表す
企業全体の従業員数が10人の企業
①事業所数が1つの場合→就業規則作成義務あり
②事業所数が２つ以上の場合→就業規則作成義務なし（1つの事業所の従業員数が10人未満のため）
・常時10人の従業員にはアルバイトやパートの非正社員も含める
・派遣社員や臨時社員は「常時」の雇用に当たらないため従業員数に含まない
従業員が10人未満の事業所は就業規則の作成義務はありませんが、就業規則はトラブルが起きた時の対応や公平性を期すことに役立つため、作成することが望ましいでしょう。
就業規則の記載事項の種類
就業規則に記載される内容は大きく分けて以下の３つになります。
・相対的必要記載事項
・任意的記載事項
就業規則は以上の事項を組み合わせて作成されます。
絶対的必要記載事項
絶対的必要記載事項とは就業規則に必ず記載しなければならない事項のことです。絶対的必要記載事項は法律で記載が義務付けられており、具体的には以下の内容が挙げられます。
・休憩時間、休日、休暇
・賃金の計算、支払方法
・賃金の締切、支払日
・昇給
・退職、解雇
相対的必要記載事項
相対的必要記載事項とは制度を設ける際に記載しなければならない事項のことです。制度を設けない場合は記載する必要はありませんが、記載する場合は絶対的必要記載事項と同様に法律で記載が義務付けられています。
例えば、以下の内容は相対的必要記載事項に該当します。
・賞与、最低賃金額
・食費、作業用品の費用負担
・安全、衛生
・災害補償、傷病扶助
・職業訓練
・表彰、制裁
任意的記載事項
任意的記載事項とは絶対的必要記載事項と相対的必要記載事項以外で、企業の裁量によって就業規則に記載できる事項のことです。一般的には以下の内容を記載する企業が多いです。
・休職に関する規律
・採用に関する規定
・移動に関する規定
・残業に関する規定
就業規則を作成する前に考慮する点
就業規則を作成する前に自社で作成するか、外部に作成をアウトソーシング（外部委託）するかを選択します。自社で作成する場合、社内の人間のほうが企業の特徴や問題点を把握しているので自社にあった就業規則を作成しやすいというメリットがあります。一方、アウトソーシングする場合は作成者が就業規則に関する知識を豊富に持っているというメリットがあります。
一般的には社労士に依頼しますが、労務に詳しい弁護士や労務代行サービスを提供している企業に委託することも可能です。
就業規則の作成方法
就業規則を作成する際は、主に以下の4つの手順を踏んでいきます。
2．従業員代表者からの意見聴取
3．就業規則の届け出
4．就業規則の周知
原案作成
初めに就業規則の原案を作成します。原案を作成するにあたり、現状の自社の規則を洗い出します。その後、現状の規則を法令と照らし合わせながらどのような就業規則の内容にするか、大まかに章立てしていきます。この段階で新たに追加した労働条件や規定があればそれらも取り入れましょう。
就業規則に定める内容を決定したら原案を作成します。就業規則の書式に関する法的な決まりはありません。自社で一から作成することも可能ですが、厚生労働省が発表している「モデル就業規則」というテンプレートを活用するとスムーズに作成できます。
引用元:）厚生労働省「モデル就業規則」
従業員代表者からの意見聴取
原案を作成したら次に、就業規則について従業員の代表者から意見聴取を行います。これは法律で義務付けられており、従業員の過半数が加入している労働組合がある場合は、労働組合の意見を聞くことが必要です。
従業員代表者の意見を聴取する際は以下のことに注意しましょう。
・従業員代表の選出は民主的に行う
・管理監督者は従業員代表にならない
・意見書作成に従業員代表者が協力しない場合も就業規則の提出は可能であるが、できる限り話し合いを行うことを努力義務とする
② 使用者は、前条の規定により届出をなすについて、前項の意見を記した書面を添付しなければならない。
意見聴取では従業員代表者に意見書に必要事項の記入と捺印をもらう必要があります。意見書には同意以外に反対意見を記入することができます。
従業員からの意見を踏まえ、原案を修正していきましょう。
就業規則の届け出
従業員代表者からの意見聴取が終了したら、就業規則届に意見書を添付して所轄の労働基準監督署に提出します。1部は労働基準監督署が保管するので、必ず2部提出しましょう。
引用元:)厚生労働省「労働基準監督署への届出書類」
引用元:)厚生労働省「労働基準監督署への届出書類」
また、就業規則届は労働基準監督署に行かなくても、インターネットを通じて電子申請することができます。申請は総務省が運営する行政手続きの電子申請窓口「e-Gov電子申請」を使います。
引用元:)e-Govポータル「e-Gov電子申請」
就業規則の周知
労働基準監督署に就業規則を提出したら従業員に就業規則を周知することが義務付けられています。周知することではじめて就業規則が適用されます。
② 使用者は、この法律及びこの法律に基いて発する命令のうち、寄宿舎に関する規定及び寄宿舎規則を、寄宿舎の見易い場所に掲示し、又は備え付ける等の方法によつて、寄宿舎に寄宿する労働者に周知させなければならない。
・各事業所の見やすい場所に設置する
・書面で従業員全員に交付する
・電子媒体に記録し、常時パソコンで閲覧できるようにする
周知の条件は「実質的に労働者が就業規則を知ろうとすればいつでも知りえる状態にしておくこと」です。
就業規則作成の業種ごとのポイント
ここまで就業規則の作成に関する説明をしてきましたが、以上の説明はあくまで一般的な就業規則の話です。業種や企業ごとに働き方や職場環境はさまざまで、一概にこのような就業規則を定めるべきとは断言できません。ここでは業種の特徴別に就業規則規定における注意点をいくつかご紹介します。
飲食業
店舗型の多い飲食業界は正社員以外にアルバイトやパートなど非正社員が多く、時間ごとに従業員の入れ替わりが激しいことが特徴です。規則が曖昧になってしまうと、未払い残業代や長時間労働といった問題が発生します。
従って、飲食業界は他の職種に比べて勤務時間に関する事項を重視した就業規則を作成することが求められます。
一般的には以下のような勤務制度を就業規則に記載している企業が多いです。
変形労働時間制
変形労働時間制とは1か月、1年といった範囲内で所定労働時間（特定の範囲で定められた労働時間）を超過しなければ、繁忙期に法定労働時間（1日8時間、1週40時間）を超過しても時間外労働扱いにならないという制度です。
例えば、繁忙期の3週間に各週50時間働いても、翌週の労働時間が10時間であれば、その月の平均労働時間は40時間となり、法定労働時間を超過していないので時間外労働扱いにはなりません。
変形休日制
変形休日制度とは1週間に1日以上取得しなければいけない法定休日の取得が困難な場合に、4週間に4日以上休日を取得すれば違法にならないという制度です。
例えば、繁忙期の週に7日連続で勤務しても、翌週に2日以上休日を取れば過剰労働にはなりません。
勤務時間に関する規則以外に、飲食業では衛生管理や作業工程の漏洩防止など徹底すべき点が多くあります。先入れ先出し法の周知や廃棄食材の持ち帰り禁止、職場の様子をSNSに公開禁止など従業員管理を就業規則に細かく記載することも重要です。
製造業
製造業は重労働というイメージに加え、労災事故が発生しやすい業種であることから慢性的な人手不足が問題となっています。新たな人材を確保し、安全に業務に携わってもらうために安全面、技術面を重視した就業規則を作成するといいでしょう。
安全面では、労災が起こらないように従業員の服装や装備に関して規定を設け、万が一労災事故が発生した場合にも対応策を記載しておきましょう。技術面では特殊な技術や特許に関する権利関係を明記することで後に従業員とのトラブル防止に繋がります。
運送業
運送業は仕事量が多く、特に長距離ドライバーは長時間労働になりやすいため、安全に仕事をすることが求められます。運転中の労働時間は曖昧になりやすいため、勤務時間に関する規定を休憩時間、運転時間の限度を含めて細かく記載するといいでしょう。また、交通事故や渋滞による出荷遅延に対する対処法も事前に就業規則に記載することでトラブルを防げます。
建設業
建設業は労災事故が発生しやすいだけでなく、その日の作業が天候によって左右されたり、繁忙期と閑散期の差が激しかったりと他の業種にはない特徴があります。これらの特徴に対応した就業規則を作成する必要があります。
例えば、季節によって仕事量に差がある場合は年間単位の変形労働時間制を採用し、天候によって作業量が左右される場合は月単位の変形労働時間制を採用するなどです。また、資格や免許が必要な作業に関しては取得に必要な研修や補助内容などの規定を定めておくことも重要です。
就業規則を改定、変更する場合の手続き
労働関連の法令が改正された場合や、制度の導入・廃止をする場合は就業規則を改定及び変更を行う必要があります。
改定及び変更の手続きは基本的に就業規則作成時と同様です。
①改定及び変更する箇所を洗い出し、新しい規則を考案する
②就業規則変更届作成
③従業員代表者に意見聴取及び意見書作成
④労働基準監督署に届出
⑤従業員へ周知する
就業規則を変更する際はその変更が合理的であるかどうかが重要なポイントとなります。会社にとって利益になる変更であっても、従業員にとって不利益となる規則変更を行う場合は従業員に納得してもらう合理的な理由が必要です。
まとめ
就業規則とは企業と従業員が遵守すべき企業の規則です。企業の特徴や経営理念、発生し得る問題点などを考慮し、自社にあった就業規則を作成することで後のトラブル防止に繋がります。就業規則はただ作成するだけでなく、従業員に内容を周知することではじめて効力を持ちます。企業と従業員双方が納得する就業規則を作成し、働きやすい職場環境の整備、生産性の向上に活かしていきましょう。
この記事を書いた人
関川 懸介
株式会社uloqo代表取締役
1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。
株式会社uloqo労務代行サービスの6つの魅力
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