【2025年最新7選】おすすめ面接日程調整ツールは？選び方や注意点についても解説！

採用活動において、面接の日程調整は避けて通れない業務です。しかし、候補者と面接官のスケジュールをすり合わせる作業は手間がかかり、調整のために何度もメールや電話のやり取りを行うケースも少なくありません。候補者が多い場合には、スケジュール管理が煩雑になり、ダブルブッキングや調整ミスが発生することもあります。また、日程調整に時間がかかることで候補者のモチベーションが低下し、面接辞退につながるリスクも考えられます。

そのため、「候補者との日程調整に時間がかかりすぎる」「メールのやり取りが増えて管理が大変」といった不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか？

そこで本記事では、面接日程調整ツールの基本機能や導入のメリット、おすすめのツール、選び方のポイントについて詳しく解説します。採用業務の効率化を目指し、スムーズな面接調整を実現したい方はぜひ参考にしてください。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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面接日程調整ツールとは？

「面接日程調節ツール」は文字通り、日程調整の手間を最小限にすることができるツールです。まずはその特徴について解説していきます。

現状、面接日程調整が抱える課題

面接日程の調整には、いくつかの共通した課題があります。まず、候補者と面接官のスケジュールをすり合わせるのに時間がかかる点が挙げられます。候補者に希望日程をヒアリングし、それを面接官の空き時間と照らし合わせ、適切な日時を決定するまでに複数回のメールや電話のやり取りが必要になることもあります。

また、調整作業の中でミスが発生しやすいのも問題の一つです。ダブルブッキングや日程の誤認識により、面接が予定通りに進まないことがあります。さらに、日程調整の手間が増えることで、候補者の負担が大きくなり、面接辞退につながるケースも少なくありません。

こうした課題を解決するために、面接日程調整ツールの導入が注目されています。

面接日程調整ツールの基本機能

面接日程調整ツールには、面接のスケジュールを効率的に管理し、調整作業を自動化するためのさまざまな機能が搭載されています。主な機能として、カレンダー連携、候補者との自動日程調整、リマインド通知、ビデオ面接ツールとの連携などが挙げられます。

まず、カレンダー連携機能では、GoogleカレンダーやOutlookなどの外部カレンダーと連携し、空いている日程を自動的に抽出することが可能です。これにより、手動でスケジュールを確認する手間が省け、候補者にもスムーズに候補日を提示できます。

次に、自動日程調整機能では、候補者が希望する時間帯を入力すると、面接官のスケジュールと照らし合わせて最適な日時を自動提案することができます。この機能を活用することで、面接日程の調整にかかる時間を大幅に削減できます。

さらに、リマインド通知機能では、面接の前日に候補者と面接官へ自動的にリマインドメールが送信されるため、予定を忘れてしまうリスクを防ぐことができます。特に、オンライン面接の場合、ビデオ会議ツールと連携し、ZoomやMicrosoft Teamsの面接リンクを自動で発行できるツールもあります。

日程調整ツールの種類（予約受付型・日程提案型・投票型）

面接日程調整ツールには、主に「予約受付型」「日程提案型」の2種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社の採用フローに適したツールを選ぶことが重要です。

予約受付型は、企業側があらかじめ設定した予約可能な日時の中から、候補者が自分の都合のよい日時を選択する形式です。面接官のスケジュールに沿って調整ができるため、企業側の都合を優先しやすいのが特徴です。代表的なツールとしては、TimeRexやMicrosoft Bookingsが挙げられます。

日程提案型は、候補者と面接官の両方のスケジュールを自動で照らし合わせ、最適な日程を提案する方式です。企業が手動で候補日を選ぶ必要がなく、候補者にとってもスムーズな日程調整が可能になります。代表的なツールには、eeasyやJicooなどがあります。

面接で日程調整ツールを導入するメリット

候補者との日程調整には多くのメールや電話のやり取りが発生し、調整ミスやスケジュールの重複が起こることもあります。また、調整に時間がかかることで候補者のモチベーションが下がり、面接辞退につながるケースも少なくありません。そんな中、日程調整ツールを活用することでスケジュール調整の負担を大幅に軽減し、候補者と企業の双方にとってスムーズな面接を実現できます。ここでは、日程調整ツールを導入することで得られる主なメリットを紹介します。

日程調整にかかる工数や時間を削減できる

面接日程を調整する際、多くの企業では候補者に希望日時をヒアリングし、それをもとに面接官のスケジュールと照らし合わせながら調整を行っています。しかし、この作業には多くの時間がかかり、やり取りが煩雑になりがちです。

日程調整ツールを導入すると、システムが自動的に空いている時間を検出し、候補者に日程を提示するため、手作業での調整が不要になります。例えば、GoogleカレンダーやOutlookと連携することで、面接官の予定と照らし合わせながら適切な時間帯を自動で設定できるため、調整にかかる工数を大幅に削減できます。

複数の候補者と簡単に日程調整ができる

採用活動では、多くの候補者と面接を行う必要があります。そのため、候補者ごとにスケジュールを調整する作業が煩雑になりやすく、連絡ミスが発生する可能性もあります。

日程調整ツールを利用すると、複数の候補者が同じシステム上で予約を行うことができるため、管理が容易になります。例えば、予約受付型のツールでは、企業側が設定した予約可能な時間枠の中から候補者が自由に選択できるため、スケジュールの調整がスムーズに進みます。

求職者ごとに個別メールを作る手間が省ける

従来の方法では、候補者ごとに異なるメールを作成し、日程を調整する必要がありました。しかし、日程調整ツールを活用することで、候補者にはシステム上で自動生成されたメールが送信されるため、個別対応の手間が省けます。

特に、候補者が面接日程を決定すると、自動的に確定通知が送られる機能があるツールでは、メールの作成や送信の手間を削減できます。また、リマインドメールを自動で送信する機能があるツールも多く、面接の前日に候補者にリマインダーを送ることで、予定の忘れを防ぐことができます。

面接辞退を軽減し、歩留まりを改善できる

面接日程の調整に時間がかかると、候補者のモチベーションが低下し、面接辞退につながるリスクが高まります。特に、他社との選考が並行して進んでいる場合、連絡が遅れることで他社に流れてしまうケースも少なくありません。

日程調整ツールを導入することで、候補者がスムーズに面接日程を確定できるようになり、選考のスピードが向上します。これにより、候補者の離脱を防ぎ、採用の歩留まりを改善する効果が期待できます。

ダブルブッキングや予定忘れを防ぐことができる

手作業で面接日程を調整していると、ダブルブッキングが発生することがあります。例えば、複数の候補者と同じ日時で面接を設定してしまい、調整が必要になるケースです。

日程調整ツールでは、カレンダーと連携することで、既に予約が入っている時間帯を自動的に除外するため、ダブルブッキングを防ぐことができます。また、面接予定のリマインド通知が送られることで、候補者や面接官が予定を忘れてしまうリスクも軽減されます。

カレンダーやチャットツールとの連携で業務効率化

多くの日程調整ツールは、GoogleカレンダーやOutlookのほか、SlackやMicrosoft Teamsなどのチャットツールとも連携が可能です。これにより、面接予定が自動でカレンダーに追加されるだけでなく面接官への通知もリアルタイムで送信されるため、スムーズなスケジュール管理が可能になります。

特に、リモートワークを導入している企業では、オンラインでのスケジュール調整が重要になります。ZoomやMicrosoft Teamsと連携し、面接URLを自動生成できる機能があるツールを活用することで、オンライン面接の準備もスムーズに進めることができます。

【7選】おすすめ面接日程調整ツール

本セクションでは、厳選した7つのおすすめ日程調整ツールをご紹介します。

Microsoft Bookings

出典：）Microsoft

eeasy

出典：）株式会社E4

Jicoo

出典：）株式会社ジクー

アイテマス

出典：）株式会社ArtBB

Spir

出典：）株式会社Spir

調整アポ

出典：）RECEPTIONIST

waaq Link

出典：）waaq株式会社

【別の手段】採用管理システムを活用した面接日程調整

面接日程の調整を効率化する方法として、日程調整ツールを活用する以外に「採用管理システム（ATS：Applicant Tracking System）」を導入する選択肢もあります。採用管理システムは、応募者の情報管理、選考フローの一元化、面接官とのスケジュール調整など、採用業務全般をサポートするシステムです。

特に、採用活動の規模が大きい企業では、面接日程の調整を含めた採用業務をシステム上で一括管理できるため、業務効率が向上します。ここでは、採用管理システムを活用した面接日程調整のメリットについて解説します。

採用管理システムと日程調整ツールの違い

日程調整ツールは、面接の日程調整に特化したツールであり、候補者と面接官のスケジュールを効率的に管理するための機能を備えています。一方、採用管理システムは、面接日程の調整機能に加えて、応募者の情報管理、求人掲載、選考フローの進捗管理、採用データの分析など、採用業務全体を支援する機能が充実しています。

そのため、採用管理システムを導入することで、面接日程の調整だけでなく、応募者とのやり取りや選考状況の可視化など、より包括的な採用業務の管理が可能になります。

日程調整機能を備えた採用管理システムの利点

採用管理システムには、日程調整をスムーズに進めるための機能が組み込まれています。たとえば、候補者が応募フォームから面接希望日を入力すると、システムが自動で面接官のスケジュールと照合し、最適な日時を提示する機能があります。

また、採用担当者がシステム上で面接官と候補者のスケジュールを一元管理できるため、ダブルブッキングや調整ミスを防ぐことができます。さらに、面接が確定すると、自動でリマインドメールを送信し、候補者と面接官の双方に通知を行うことも可能です。

GoogleカレンダーやOutlookとの連携

多くの採用管理システムは、GoogleカレンダーやOutlookと連携できるため、面接日程を外部カレンダーにも反映させることができます。これにより、採用担当者や面接官が日程を確認しやすくなり、予定の重複を防ぐことができます。

また、オンライン面接を実施する場合は、ZoomやMicrosoft Teamsなどのビデオ会議ツールと連携し、面接URLを自動生成できるシステムもあります。この機能を活用することで、オンライン面接の準備をスムーズに進めることができます。

採用管理システムを活用することで、面接日程の調整だけでなく、採用業務全体の効率化を実現することができます。特に、複数の候補者を同時に選考する場合や社内の面接官のスケジュールを一元管理したい場合には、採用管理システムの導入が効果的です。

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面接日程調整ツールの選び方

面接日程調整ツールは、多くの種類があり、それぞれ異なる機能を備えています。自社の採用活動に適したツールを選ぶためには、必要な機能や使いやすさを慎重に検討することが重要です。ここでは、面接日程調整ツールを選ぶ際に確認すべき代表的なポイントを紹介します。

利用目的に合っているか

まず、面接日程調整ツールを導入する目的を明確にすることが重要です。採用業務のどの部分を効率化したいのかを整理し、それに合った機能を備えたツールを選びましょう。

例えば、大量の候補者と面接を行う企業であれば、予約受付型のツールが適しています。一方、個別に日程を調整するケースが多い場合は、日程提案型のツールを選ぶとスムーズに調整できます。

ツールの型（予約受付型・候補提案型など）

面接日程調整ツールには、主に「予約受付型」「日程提案型」2種類があります。それぞれの特徴を理解し、自社の採用フローに適したものを選びましょう。

予約受付型は、企業側が設定した候補日時の中から、候補者が自由に選択できる方式です。企業側のスケジュールに沿って面接を調整できるため、面接官の負担を軽減できます。

日程提案型は、候補者と面接官のスケジュールをシステムが自動で照合し最適な日時を提案する方式です。調整の手間を最小限に抑え、スムーズなスケジュール管理が可能になります。

操作性とUIの分かりやすさ

面接日程調整ツールは採用担当者だけでなく候補者も利用するため、操作がシンプルで分かりやすいものを選ぶことが大切です。特に直感的に操作できるUIを備えたツールであれば、候補者が迷うことなくスムーズに日程を確定できます。

マルチデバイス対応か

採用業務は、デスクトップだけでなく、スマートフォンやタブレットでも対応できることが求められます。移動中に日程を確認したり、外出先からスケジュールを調整したりすることもあるため、PCだけでなくモバイルでもスムーズに利用できるツールを選びましょう。

特に、候補者がスマートフォンで日程を確定できるかどうかは面接のスムーズな進行に影響を与えます。レスポンシブデザインに対応しているか、専用アプリがあるかなどを確認するとよいでしょう。

他の採用管理ツールとの連携

日程調整ツールを導入する際は、GoogleカレンダーやOutlookなどのスケジュール管理ツールとの連携が可能かどうかを確認することが重要です。カレンダーと連携することで、面接官のスケジュールをリアルタイムで把握でき、ダブルブッキングを防ぐことができます。

また、採用管理システム（ATS）と連携できるツールであれば、候補者情報と面接スケジュールを一元管理でき、業務の効率化につながります。特に、大量の候補者を選考する企業にとっては、ATSとの連携機能が大きなメリットになります。

コストパフォーマンス

日程調整ツールには、無料で利用できるものから有料プランが必要なものまでさまざまな種類があります。無料プランでも基本的な日程調整機能を備えたツールは多いため、まずは無料で試してみるのも一つの方法です。

ただし、無料プランには機能制限があることが多いため、自社の採用フローに必要な機能が備わっているかを確認しましょう。有料プランでは、カレンダーとの高度な連携や、複数の面接官を登録できる機能が提供される場合があるため、採用の規模や業務の効率化を考慮して選ぶことが大切です。

面接日程調整ツールを導入する際の注意点

面接日程調整ツールを導入することで、スケジュール管理の効率化や業務負担の軽減が期待できます。本セクションでは、導入前に確認しておくべき注意点を解説します。

セキュリティ対策の確認

面接日程調整ツールは、候補者の個人情報や社内のスケジュール情報を扱うため、セキュリティ対策が万全であるかを確認することが必要です。特に、クラウド型のツールを利用する場合、データの保存場所や暗号化の有無、アクセス管理の仕組みなどをチェックしましょう。

また、個人情報保護の観点から、候補者のデータが適切に管理される仕組みが整っているかも重要です。例えば、ツールの提供企業が「プライバシーマーク」や「ISO27001」などのセキュリティ認証を取得しているかを確認すると、安全性の高いツールを選びやすくなります。

導入前にトライアルを活用

多くの日程調整ツールには、無料トライアルやフリープランが用意されています。導入前にこれらを活用することで、実際の操作感や機能の使いやすさを確認できます。

特に、採用担当者だけでなく、面接官や候補者がスムーズに利用できるかを試してみることが重要です。実際に使ってみることで、UIの分かりやすさや、カレンダー連携の精度、リマインド通知の適切さなどを把握することができます。また、無料プランと有料プランの違いを比較し、自社にとって必要な機能が含まれているかを見極めることも大切です。

社内での運用ルールを整備

日程調整ツールを導入した後、効果的に運用するためには、社内の運用ルールを明確にする必要があります。例えば、以下のようなルールを事前に決めておくと、スムーズに活用できます。

また、ツールの操作方法やトラブル時の対応フローについて、採用担当者や面接官に対して研修を実施することも有効です。社内での共通認識を持つことで、ツールの利便性を最大限に活かすことができます。

まとめ

いかがでしたでしょうか？

面接日程調整ツールを導入することで、候補者とのやり取りの手間を削減し、スムーズな日程調整が可能になることがお分かりいただけたかと思います。自社の採用フローに合ったツールを選ぶことで、より効果的に活用できるでしょう。

本記事を参考に、自社に最適な面接日程調整ツールを選び、採用業務の効率化を進めてみてはいかがでしょうか？適切なツールを導入することで、面接官の負担を減らし、候補者にとってもスムーズな選考プロセスを提供できるはずです。

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