カジュアル面談とは?スカウト成功の鍵は企業のプレゼン力

「カジュアル面談」は、面接では知り得なかった候補者の自然体や率直な思い等を垣間見ることができるため、近年増加傾向にある採用手法です。特にスカウトにおいてはファーストコンタクトでよく用いられるようになりました。

しかし、カジュアル面談において

・カジュアル面談が詳しくは知らない
・スカウトとカジュアル面談の関係はあるの?
・スカウトを行う際にカジュアル面談はどの様に役立つのか知りたい
・スカウトからカジュアル面談にどうやって繋げればいいかわからない

など、そもそも進め方があっているのか、スカウトとどのように連動させればよいのかと不安に思っているご担当者様も多いのではないでしょうか。

カジュアル面談の定義からスカウトにおいてカジュアル面談をするべきか、カジュアル面談に進む人を増やすにはどうすればよいか、面談実施前の準備から当日の進め方、面談後のアプローチ方法、採用成功に繋げるためのコツなども含めてご紹介いたします!

監修者情報

監修者用
プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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目次

スカウトで用いられるカジュアル面談とは

スカウトでよく用いられているカジュアル面談とは簡単に表現すると、応募者と企業側の間で認識のずれがないかを確認するために行われる面談のことです。

スカウトを行った際には企業を知ってもらうための入口の役割を担い、自社により興味を持ってもらい選考に参加してもらうために企業のビジョンや事業内容をアピールする場所にもなっています。

おさえるべきカジュアル面談の定義

カジュアル面談についてある程度は知っているが、根本的にどのようなものか理解できていない人に向けて一般的な定義について紹介していきます。

面談の目的
企業と参加者が相互理解を深め、相性の良い参加者に選考に参加してもらう。また、ミスマッチによる内定辞退や入社後の早期退職を軽減する。

タイミング
選考前や選考の途中で行われる。特に選考前に行われることが多い。

場所
対面とリモートのどちらでも行うことができ、開催場所についての制限はとくにない。

面談担当者
一般的には人事担当者が行い、必要があれば参加者に適した現場社員も参加する。

以上のようにカジュアル面談は定義することができます。

最も重要なことに、カジュアル面談は選考ではないということが挙げられます。カジュアル面談は企業と参加者の交流の場であるので選考的要素を付与することは企業への信頼を落とし、参加者の志望度低下を招くためにも行うべきではありません。

カジュアル面談3つの特徴

カジュアル面談について最低限理解した上で、ここではカジュアル面談が行われる理由として最も重要となるカジュアル面談の3つの特徴
・選考の合否には関係がない
・情報交換の場で相互理解が促進されやすい
・緊張感がなく自由な雰囲気
があり、それぞれ解説していきます。

選考の合否に関係がない

前述した通りカジュアル面談は企業と参加者の相互理解や今後の選考に参加してもらう目的としているため、対等に情報交換を行う場であり、選考を行うことはありません。

一方、参加者からは「カジュアル面談だと思っていたが、面接がはじまった」「志望動機を聞かれた」という不満を聞くことがあります。参加者としては、詳細に志望動機を聞かれたり、自己紹介を超えた自己PRを求めることは、「話が違う」といった印象を持たれます。

その結果、企業に関する口コミなどでネガティブな投稿がなされる、求職者同士の意見交換の場でネガティブな印象を伝えられてしまうリスクもあります。あくまで「対等な立場での情報交換の場」という前提のもと行うことが求められます。

情報交換の場として相互理解の促進

企業と参加者が気軽に話せるため、参加者の人間性や本音などをより引き出せる可能性があることも特徴です。双方が対等な立場で会話でき、相互理解が深まりやすいとされています。

面接では聞きづらいことも面談では気軽に質問することができ、企業理解が深まった上で選考に進むことができるため、入社後のミスマッチも起こりにくくなるでしょう。

そのため、企業側は参加者の質問に答えることと参加者の質問内容で印象を決定づけないことが大切です。

緊張感がなく自由な雰囲気

面談は堅苦しい雰囲気ではなく、自由でくつろいだ雰囲気で行います。
これにより、面接者と候補者の双方がリラックスし、自然体で会話をすることで、面接では見られない、候補者の特性や考えを知ることができ、お互いに会社の文化や雰囲気にあっているかなどを感じとることができます。

例えば服装であれば、企業の雰囲気にも合わせつつビジネスカジュアルやそれ以上にリラックスした服装で面談に臨むことを参加者に促すことができます。
場所についても、対面で行う場合はカフェで行うことや企業が関わっている施設の一部で面談を行う事もできます。また、リモートで行う場合には背景を趣味の画像にするなど雰囲気を緩めることも大切になっています。

企業のいつも通りの面を見せることが参加者にとって最も価値ある瞬間になりえるので、雰囲気を大切にしている企業では特に重視すべきポイントです。

面接とカジュアル面談の3つの違い

ここでカジュアル面談と通常の選考で行われる面接との違いについて企業と参加者の視点を合わせて解説していきます。
面接とカジュアル面談には3つの違いが挙げられます。
・実施する目的
・参加者の志望度
・実施時の雰囲気

実施する目的

前述の通りカジュアル面談は参加者とのコミュニケーションが目的です。そのため、企業側が参加者に対して企業アピールをすることもあります。一方、面接の目的は応募者の評価と採用が目的になっているために、企業は質問を中心に行うため、根本的に目的が異なります。

そのため、後の対応も異なってききます。
カジュアル面談であれば、企業がマッチしていると感じた場合面談後に選考フローを案内することが一般的で、マッチしてないことがわかるとそのまま終わることが多いです。また、面接途中で行われる面談であれば、選考の予約をその場で決めてしまう場合もあります。

面接であれば、終了後に企業が応募者の評価を行った上で、次回の選考の日程を案内する、もしくはお見送りの連絡を行うなどがあります。

参加者の志望度

カジュアル面談はスカウトなどを行った際の企業とのファーストコンタクトも含まれています。そのため、参加者の企業の話を聞いてみたいだけなど志望度は高くない場合がほとんどです。

面接では参加者は企業で働くことも視野に入れているために選考に参加しています。そのため、企業への志望度は高いことが明らかです。

このように参加者の志望度が異なり、企業も用意すべき事が異なります。

実施時の雰囲気

前述の通り、カジュアル面談は自由な雰囲気があり、参加者の事前準備がほとんど必要なくてよいため、コミュニケーションを促進する場としての役割を担っています。

面接では服装の規定がある場合や面接官が質問をほぼ一方的に行うことから厳格な雰囲気があります。また、参加者は経歴書や自己PR、志望動機などをまとめて提出する必要があります。

このように面接とは大きく異なるのがカジュアル面談です。

カジュアル面談が増えている2つの背景

カジュアル面談を行う企業が増加している背景には
・スカウト(ダイレクトリクルーティング)やリファラル採用の増加
・IT人材の流動性をあげるため
が挙げられます。

ここではこの2つの背景を解説していきます。

スカウト(ダイレクトリクルーティング)やリファラル採用の増加

近年、人材の獲得競争は激化しており、従来の求人広告による募集だけでは、十分な人材を獲得することが難しくなっています。そこで、企業は、スカウトやリファラル採用といった、より企業から行う能動的な人材獲得方法が注目されています。

しかし、スカウトやリファラル採用では最初にコンタクトを取った時点では求職者の企業への志望度が低い場合が多いです。

そこで、企業の魅力についてアピールすることや候補者との相性や熱意などを判断するため、カジュアル面談を利用する企業が増えています。

このように従来の求人方法では自社の情報が埋もれてしまうために、スカウトやリファラル採用を行うに伴ってカジュアル面談を利用することが増えています。

IT人材の流動性を上げるため

IT人材は現職の給料が良いことやその他の福利厚生の良さで転職する意思が少ない人や人材不足でそもそもの人数が足りないこと、転職においてスキルが陳腐化してしまう等のリスクを抱えていることがあり、IT人材の流動性が低下しています。

そこで、そのような転職潜在層にアプローチするためにもカジュアル面談という機会が生かされています。
特に参加者は不安な点と希望の部分を企業に質問することができ、一方、企業側も多様化するIT人材のスキルの中から求めているスキルを持ち合わせているかなどをすり合わせることができるため、カジュアル面談は非常に有意義な時間となります。

このような理由でカジュアル面談を行う企業が増えています。

あらためて知りたいカジュアル面談2つの目的

カジュアル面談の目的について
・参加者に企業の選考に応募してもらう
・採用時のミスマッチ軽減
を解説していきます

参加者に企業の選考に応募してもらう

カジュアル面談は前述からわかるように企業が獲得を希望する人材に対して行います。そのため、企業は参加者が自社で働くことも視野に入れていますが、参加者は企業を理解できておらず、志望度が低い段階です。このため、企業は参加者の志望度を上げて選考に応募してもらうことが重要です。

参加者が選考に参加してもらうためにも、参加者のニーズや自社とマッチしている部分等を伝え、自社との関係構築を行います。他にも、参加者と企業との共通点などを共有することで自社への関心度を高めることが重要です。

また、自社の魅力を理解してもらうことで自社への志望度を上げることを行います。

これらを踏まえてカジュアル面談を必要であれば複数回行い、参加者の志望度を上げて選考に応募してもらうことが目的になります。

採用時のミスマッチ軽減

参加者が選考を行うだけでは理解できない事業内容・職場環境・勤務時間・社内風土などについて理解をし、選考を辞退してもらうことや企業が選考の中でお見送りをすることでミスマッチの軽減を行う事が重要です。

企業が参加者に選考に応募してほしい、採用したいと考えていたとしても、参加者がとりあえず選考に応募することや早期で退職してしまうことで、企業としては必要以上のコストを支払うことになってしまいます。これを避けるためにもカジュアル面談は重要になっています。

スカウトでカジュアル面談を行う3つのメリット

スカウトを行った後にカジュアル面談のメリットは大きく3つあります
・企業への関心をそそることができる
・企業の魅力をアピールでき志望度を高められる
・多くの人材と接触でき面接フローを手早く行える
3つのメリットについて解説していきます。

企業の魅力を訴えかけられる

スカウトを送っただけでは企業の魅力や仕事内容について求職者が理解することは非常に困難です。さらに、企業について知らないため面接にそのまま進んでもらえるはずがありません。

そこで、スカウトメールに魅力的な情報を掲載し、気になる方にカジュアル面談を案内することで「面接ほど参加者の準備時間が必要なく、気になるところを聞くだけなら行ってみよう」という気持ちを引き出すことができます。

企業の魅力をアピールでき志望度を高められる

スカウトから直接面接に案内するのではなく、カジュアル面談を経由することで参加者と企業との間に面接前に関係を作ることができます。

カジュアル面談に誘導することができれば、魅力ある参加者に直接自社の魅力をアピールすることができます。自社の魅力とはHPなどに掲載されている事業内容だけではわからない部分を示し、今後の事業拡大の展望や社員の雰囲気、企業の風土などを伝えることができます。

さらに、参加者のスキルに合わせて活躍の場を具体的に提案したり、望む働き方をしている従業員と話す場を設ける等、個人の意向に沿ったアプローチが可能です。寄り添う姿勢を示すことで、自社に対する志望度を高めることができるでしょう。

特に、働き方が近い従業員と話す機会は非常に重要です。現場で利用するツールや現場の雰囲気、困っていること、成長点などを情報交換することができます。

ここで参加者と意思疎通が取れることで、結果的にミスマッチを防ぐことにも繋がります。また、志望度が高くなることで内定辞退率の低下にも繋がります。

多くの人材と接触でき面接フローを手早く行える

カジュアル面談は本番の面接と異なり、応募やメッセージも受け付けるので、より多くの参加者との接点を持つことができます。母集団が大きければ大きい程優秀な人材に出会える可能性は高まります。

スカウトを利用してカジュアル面談を呼びかけることができるので転職潜在層などと面談を行う機会を設けることができます。そういった人にもアプローチをかけることで接触できる人材の幅と深さを作る
ことができます。

たとえ面談を行った人が選考に応募しなかった場合であっても、他の転職希望者に紹介してくれるなどの可能性もあり、未来の人材に対して関節的にアプローチすることができます。

また、参加者と関係を作ることでミスマッチを感じている参加者は面接へ進まないことから面接での時間を削減することができ、企業側もミスマッチを感じた時点で面接の際にマッチするかの部分の質問を増やすことができるので面接の負荷を下げることができます。

スカウトでカジュアル面談行う3つのデメリット

スカウトに返信を受けたからといって、すべてに対してカジュアル面談を行うことにはデメリットも存在します。
・面談の時間を設ける必要がある
・参加者への評価基準が曖昧になりやすい
・不十分な情報で誤解や混乱の可能性がある

面談の時間を設ける必要がある

カジュアル面談をするためにも日程調整やそのたの雑務を行う時間がかかってしまうことと、現場の従業員が面談に出る場合にも時間を調整する必要があり、一件のカジュアル面談を行うためにも必要とする時間が非常に多くなってしまいます。

カジュアル面談をむやみに行っていれば、従業員の時間を奪ってしまうために採用コストが膨れ上がってしまいます。

参加者への評価基準が曖昧になりやすい

カジュアルな雰囲気で行われる面談では、評価基準が曖昧になる可能性があります。
フォーマルな面接では評価基準やそれに伴う評価シートを元に一貫性を保つのが比較的容易ですが、カジュアルな面談では面接官の主観的な判断が強調され、評価の一貫性が低下する可能性があります。

カジュアル面談においても一定の評価基準や評価シートを作成し、面接官ごとに差が生じないように、準備しておくとよいでしょう。

ただし、評価を参加者に伝えることはNGです。カジュアル面談の評価は参加者がどのような人物であったかや自社とのマッチはどういうところにあったかなど、カジュアル面談を複数回行う、面接を行う場合の参考資料程度として扱うことが重要です。

参考記事:【保存版】面接の評価基準・項目の作り方|基礎・重要性から解説
https://digireka-hr.jp/interview-evaluation-standard/

不十分な情報で誤解や混乱の可能性がある

カジュアルな面談が不適切に進むと、コミュニケーションの不足や誤解が生じる可能性があります。重要な情報や期待についての誤解が生まれると、採用プロセスがスムーズに進まない可能性があります。

また、人事担当者が受け答えする場合と現場の従業員が受け答えする場合で会社の基本情報に関しては人事担当者のほうが正しい場合が多いです。そのため、現場従業員が行った受け答えで間違った点があれば修正する必要性があります。

面談で伝えておきたい内容や、事前に聞いておきたいことは準備段階で決めておき、単なる情報交換の場にならぬよう、参加者あったコミュニケーションを考えておくことで防ぐことができるでしょう。

充実度を上げる事前準備

カジュアル面談を実施するにあたって、面接とは違い、自然体な雰囲気を作り出すこと、カジュアルさを重視しすぎ、何も準備せず行き当たりばったりなコミュニケーションをとってしまっては、何も生まれません。

カジュアル面談を実施するからには、その機会・時間をお互いが無駄にしないよう以下のことを最低限の準備・整理をしておきましょう。

・自社の魅力を整理する
・アイスブレイクや軽いトピックの用意
・柔軟性をもった質問を考えておく
・雰囲気を和らげる場の設定

自社の魅力を整理する

スカウト時のカジュアル面談は自社について詳しく知らない参加者に対して、自社の魅力を深くアピールできる場です。だからこそ、企業は自社の魅力を以下の項目に基づいて整理しておく必要があります。

・自社の魅力的に感じる雰囲気
・大切にしている企業理念
・現状より魅力的に感じる待遇
・活躍できる仕事内容

自社の魅力的に感じる雰囲気

具体的なエピソードを用いることや五感を用いた表現を行うことで自社の雰囲気を丁寧に表現することが必要です。
例えば、「新規事業立ち上げの際、メンバー各自が異なるアイデアを持ち寄り、議論を交わすことで、成功に導きました。この経験を通じて、毎月の「アイデアソン」では、自由な発想で新しいアイデアを提案し合う職場になっています。」このようにまとめることで、チームワークや職場の活発さ、誰でも発言できる環境をアピールすることができます。

大切にしている企業理念

企業理念は企業の本質を表しているものになります。企業の雰囲気に通じる部分が大きいですが、それよりも個人の仕事への考え方や目的意識、存在意義に強く作用するものです。そのため、整理して提示することが大切です。

現状より魅力的に感じる待遇

基本的な給与や昇進・昇格、労働時間、休暇の情報を伝えることももちろん重要ですが、現在勤めている企業よりも自社が魅力的に感じるような待遇を示すことが大切です。近年であればワークライフバランスが重要視されているため、育児休暇や子供の病気などで急な午後半休を取れるかなどが提示できると非常に良いです。

活躍できる仕事内容

HPに載っているような仕事内容を提示することはふさわしくありません。求職者にとっては自分のスキルがどのように活かせて、現段階での成長イメージと同じかそれ以上に成長できるイメージが描けなければ仕事内容を魅力的には感じません。

そのため、現段階のスキルを活かして行うことができる具体的な業務と今後の企業の展望に合わせて求職者に担ってほしい仕事内容を提示することが重要になります。その中で具体的にチャレンジできるポイントとフォローアップの体制を説明する準備を行う必要があります。

アイスブレイクや軽いトピックの用意

カジュアルな雰囲気を作り出すために、アイスブレイクや軽いトピックを用意しておくと良いです。これにより、面接者とのコミュニケーションが円滑に始まり、リラックスした雰囲気を醸成することができます。また、トピックを用意した場合には面接者もそのトピックに対して話すことが雰囲気を和らげるためには重要です。

例えば、趣味、最近見た映画や読んだ本、週末の活動などに触れることで、参加者が自然な形で自己紹介できます。

オープンエンドな質問を考えておく

カジュアルな面談では、予め用意された堅苦しい質問よりも、柔軟で自然な質問が重要です。参加者が自分の経験や考えについて自由に話せるような質問を考えましょう。また、参加者が聞いてほしそうなポイントを質問することで話に幅が出るような聞き方をすることで参加者の考え方を形式張らずに聞くことができます。

例えば、「仕事において最も満足している瞬間は何ですか?」や「自分の強みと弱みについてどのように考えていますか?」など、オープンエンドな質問が適しています。

くつろげる雰囲気

カジュアルな雰囲気を作り出すためには、面談の場の雰囲気にも気を配りましょう。フォーマルな机と椅子よりも、くつろげる雰囲気の場所(例えばカフェやランチの場)で行うなど、行う場所の設定が重要です。

リモートで行う場合であれば背景をカジュアルなものにセットすることや飲み物などをあえて用意することで緊張感が減るような心がけをしましょう。
適切な場所を選ぶことで、会話がよりリラックスしたものとなります。

カジュアル面談の5つのステップ

カジュアル面談の進め方をポイントを踏まえながらご紹介します。
・1. アイスブレイク・自己紹介
・2. 参加者のニーズをヒアリング
・3. ニーズに合わせた自社のプレゼン
・4. 質疑応答
・5. 参加者が行う次の行動決定

1. アイスブレイク・自己紹介

最初は候補者の緊張を和らげるために、アイスブレイクとして少し雑談をするとよいでしょう。企業側と候補者、お互いが知りたい情報を交換するために、発言しやすい雰囲気をつくることは大切です。自然体で話して相互に理解を深めるというカジュアル面談ならではの利点を最大限に活かしましょう。

その後に、簡単な自己紹介をします。面接での鉄板質問である自己PRや志望動機等は聞く必要はありません。その代わり、趣味についてや自分が担っている仕事内容について簡単に紹介することで堅苦しくない挨拶を行いましょう。ここでは友人の友人に会うイメージで行いましょう

ポイントとして、面談を行う担当の方から自己紹介を行うことで参加者が自己紹介すべき内容を暗に示すことができます。これによってカジュアルな雰囲気を示すことができます。

2. 参加者のニーズをヒアリング

面談は面接と異なり、自社に対してまだ志望度が高くない状態の候補者がほとんどでしょう。そのため、「応募者の現在の状況」「自社について聞きたいこと」などを先にヒアリングを行い参加者のニーズを把握しましょう。

自社についてのことだけでなく、現在の仕事への興味や現在の課題などについても聞くことでこの後の企業説明の際に合わせて回答できるため、参加者から話したい雰囲気が感じられればヒアリングしましょう。

3. ニーズに合わせた自社のプレゼン

まず、現在の自社の募集ポジションや職種の魅力と参加者のニーズに合わせて、企業の概要を軽く説明しましょう。ここでの企業の概要紹介は本題ではないので参加者が最低限の情報を理解しているかを確認するためにも行いましょう。

次に参加者のニーズに合わせて自社の魅力について具体的なエピソードを元にプレゼンしていくことが重要です。参加者は企業について大枠だけしか知らない状態なので参加者が共感することができることややりがいなどを感じられるエピソードを元に働きかけるが必要です。

また、ヒアリングをした感じでのマッチしている点・マッチしていない点を伝えても構いません。参加者の志望度が高い場合には、マッチしていない点を誠実に伝えることで誠意を伝えることや参加者の挑戦心を煽ることができます。一方、参加者の志望度が低い場合には、マッチしている点を伝え志望度があがるよう働きかけることもできるでしょう。

4. 質疑応答

面接のような堅い雰囲気にならないよう留意しながら、質疑応答を行いましょう。企業からの質問は改まったものは控えることや会話の中で疑問になったことを掘り下げていくイメージで質問を行うことが雰囲気を作るためにも大切です。一方、候補者からの質問には誠意を持って答え、不明点がないか、随時候補者の反応を確認すると良いです。

事前に参加者の情報がわかっている場合には、似たようなポジションの社員や少し上の立場の人も面談に参加することで具体的に質問に回答できるため、互いの満足度が高くなるでしょう。

その場で回答が不可能である質問に関しては、後日連絡する旨を伝えましょう。

5. 参加者が行う次の行動決定

面談から選考へ参加してもらうことがカジュアル面談の目的であるために、次の面談・選考・近々のイベント等、次回の接点に繋げることを忘れてはいけません。少し躊躇することではありますが、次の予定をおさえなければ参加者は何も自社に対して行動を起こしてくれません。こちらが主導権を持って次の日程を決めるようにしましょう。

カジュアル面談の結果、マッチ度と志望度が高く、選考に進むことが確定している人には面接などの候補日を設定することやオンライン窓口からエントリーを行ってもらい次のステップに進めましょう。

カジュアル面談でマッチ度と志望度も割と確認できたが、質問したいことが多く残ってしまった場合には別の社員とのカジュアル面談を設定する等を行い、不安を解消する機会を提供しましょう。

マッチ度は高いが志望度が参加者から大きく感じられない場合は素直に企業としてマッチしていると考えていることを伝え、極力次のカジュアル面談や説明会の日程を設定しますが、難しい場合は次の機会を設定せず、軽く案内だけをしましょう。この場合、一定期間空けた後にメールなどで近況を確認するようにし、時間をあけてから再度アプローチしましょう。

マッチ度も志望度も低い場合には次のステップを勧めずにお礼を述べて終了するようにしましょう。マッチしないと感じた場合には候補者に今後をお任せする形で問題ありませんが、「不採用」等の伝え方はしないようにしましょう。あくまでカジュアル面談は選考ではありません。

実はやっている陥りがちな失敗

カジュアル面談で陥りがちな失敗例について解説していきます。
・企業について知ってもらうことが目的になっている
・選考を実施しているような雰囲気がある
・専門者が不在で求職者の質問に答えられない
・話す割合が偏ってしまう
以上の4つが挙げられます。
面談の担当者はこのような失敗をついついやってしまってはいないか、振り返って確認してみてください。

企業について知ってもらうことが目的になっている

最も陥りがちな失敗として「参加者に企業について知ってもらうことが目的」が挙げられます。一見なんの問題もないように感じられますが、カジュアル面談の目的がこうなってしまった場合には選考に参加してもらうことが非常に遠のいてしまいます。

目的を振り返るとカジュアル面談の目的は参加者に選考に進んでもらうことであり、企業の全貌を参加者に伝えることではありません。
参加者と企業の相性の良いポイント、双方の共通点を見つけることや参加者のニーズを企業で満たすことができるかが重要なポイントです。そのため、企業の紹介を行うだけでは参加者にとって不十分な情報であり、企業の事業内容などの枠ではなく、企業の魅力について参加者に訴えかける必要があります。

選考を実施しているような雰囲気がある

カジュアル面談を行っているにも関わらず、選考をしているような堅苦しさを出してしまっている場合は要注意が必要です。面談の最初にアイスブレイクを設けるだけでなく、面接官の服装を通常よりカジュアルな服に変更することやビデオ通話の背景を趣味の画像に変えるなど参加者が第一印象で軽い雰囲気を感じ取れるようにすることが必要です。

また、参加者に質問を行う場合にも定型文的な質問や改まった質問などを行うと参加者に評価されてる印象を持たれるために極力避けて、会話の中で聞き出していくことが必要です。質問されやすい内容を例として上げることで参加者のハードルを下げることもできます。

専門者が不在で参加者の質問に答えられない

カジュアル面談を人事が行うことが大半だと考えられます。人事の人が面談を行うことで会社の概要や事業内容に精通しており、事業に関しては伝わりやすくはなります。

しかし、実際に現場で働いている人でなければわからない話やトレンドに対するぶっちゃけた話などがしにくいことが欠点です。

参加者は自分が働くうえで気になるポイントを他の企業と比較できるように質問してきます。そのため、企業レベルではなく、現場レベルで回答を求めていることが多いです。現場で働く従業員が企業目標に対して同じ温度感であるかや企業の課題感をどこに感じているか、どこにやりがいを感じるかなどを聞ける環境を用意する必要があります。

話す割合が偏ってしまう

カジュアル面談を行う上で話す割合が片方に偏ってしまうことは失敗の原因としてよく挙げられます。これは相互的な会話ができておらず、互いに理解を深められません。

カジュアル面談は、お互いの理解を深め、情報を交換する場です。面接のように企業側が一方的に質問するのではなく、候補者からの質問に積極的に対応しましょう。

カジュアル面談に応募する候補者の中には「少し気になる会社だから、とりあえず話をきくか」というように、情報収集を目的としている人も多くいます。候補者の懸念点を全て払拭するくらいの心意気で、参加者のニーズに沿って企業側から情報提供するよう努めましょう。

もし面談実施に不安がある、面談実施者の精度を上げていきたい場合はトレーニングを行うことも大切です。トレーニング方法を詳しく知りたい方は以下の記事を参考にしてみてください。

【事例付】面接官トレーニングの目的と方法4選!メリットやポイントを解説
https://digireka-hr.jp/interviewer-training/

スカウトからカジュアル面談につなげる3つのコツ

スカウトメールを送ってもカジュアル面談に繋げなければ採用を行うことは不可能です。そのため、ここではカジュアル面談につなげるためのスカウトで行うべきこと3つ
・オリジナル文面で経験に対する興味を伝える
・ユーザーの興味(仕事内容・給与)について触れる
・会社のビジョン・事業紹介を簡潔に伝える

を解説していきます。

オリジナル文面で経験に対する興味を伝える

スカウトのメールを送る際のありがちな失敗例として、
・自分以外にも送られていそうな文面
・他社と変わりのない似たような文面
であることが挙げられます。単調なスカウトメールではやはりユーザーが持つ関心は非常に低いです。

この状況にならないために、こちら側からユーザーに興味を示していることを伝える必要があります。
・明確な評価をもって募集ポジションに適している理由
・求人内容とスキルが適合していること
・求職者のキャリアを自社で叶えられること
以上のことをオリジナルの文章にして伝えることが重要です。

例えば、経験Aと経験Bを併せ持ったなど、特別な人材として企業からの需要があることを伝える文面にする必要があります。実際にスカウトを送る人材は企業が欲しい人材ですので、自社で働いてほしいポジションや仕事内容を盛り込むようにして伝えましょう。

様々な経験〜や、幅広い経験〜など、誰にでもいえるようなまとめ方をするとテンプレ感がでてしまうので注意しましょう。

ユーザーの興味(仕事内容・給与)について触れる

ユーザーに興味を示すと同時にユーザーの興味について把握した上で、そのような興味あることが自社なら達成できるなどといった、相手にとって興味深いものであるようにする必要もあります。

具体的には

・転職者希望の仕事内容
転職者が担いたい仕事を行うことと今後のスキルアップについても明確にする
・想定される給与
想定年収や給与レンジを希望に沿うように狭い金額の範囲で提示する
・仕事のやりがい
仕事が誰のために役立っているのかや成長できるポイントなどを示す
・職場環境
具体的なエピソードやデータを交えて職場の良さを伝える

求職者の希望する環境を読み取る際には、求職者が既に持っている資格を中心にその応用に当たる資格の分野を中心とした文章にすることが求められます。

給与や福利厚生などが希望よりも良く出せそうであれば目立たせてオファー内容を伝えることでユーザーにとって興味があるメールになります。

会社のビジョン・事業内容を簡潔に伝える

スカウトはあまり長すぎると、いくら件名が良くても実際に目にしてくれる可能性が減ってしまうため、特に本文は簡潔に書くことを心がけましょう。長々と書いてしまうと、ユーザの記憶には残りにくくなってしまうため、自分たちの強みやビジョン、目標などを簡潔に書きましょう。

転職希望者はワークライフバランスとキャリアアップを中心に転職を考えています。そのために、会社のビジョンや事業内容が伝わる内容であれば簡潔な内容で構いません。そのため、会社の業績、事業内容、ビジョンを成し遂げるために求職者が必要であることが明確な文章にすることが最も大切です。

ここまで盛り込むことができれば、ユーザーは自分を必要としてくれていると必ず認識してくれます。また、カジュアル面談を行う上でも、会社の目標や風土が中心となるためにスカウトの時点で簡潔に触れておくことで求職者はより知りたい部分を明確にできます。

カジュアル面談から選考につなげる4つのコツ

再度お伝えしますが、カジュアル面談を行うことの目的は参加者に面接に応募してもらうことです。
そのために、カジュアル面談で行うべきコツ4つ
・共通の価値観や目標を強調する
・現場の従業員も参加する
・次のステップを企業がコントロールする
・面談後日にメール等でアプローチする
について解説していきます。

共通の価値観や目標を強調する

面接に応募してもらうためにはカジュアル面談で参加者の志望度を上げる必要があります。そこで、面談の中で参加者と企業との間に共通点を感じる場面があれば、それを伝えることが非常に重要です。共通な価値観を参加者に感じてもらうことで企業とマッチしており、入社後もすぐ馴染むことができる意味合いを伝えることができます。

また、参加者がスキルアップを考えて転職をしようとしている場合には、希望ポジションが担えるまでの期間を伝えることで実現可能性を見せることができます。そのうえで、企業が求めるポイントや目標を伝えることができる場合、参加者と同じ方向を向けていることを伝えることが可能です。

他にもワークライフバランスを求めるタイプの場合であれば、自社の取り組みやサポート体制、実際にワークライフバランスで満足している人の声などを取り上げることも参加者に響くでしょう。

現場の従業員も参加する

カジュアル面談を行う際に参加者のプロフィールを鑑みて、近い経歴の現場従業員も参加することが非常に重要になります。

初回のカジュアル面談から現場社員に参加してもらうことで企業から参加者への採用の本気度を示すとともに、受け付けた質問の回答の質を上げることができます。また、参加者は現場社員が向いている方向性、困っていること、得意とすることについても人事担当者ではわからない部分を確認することができるために、参加者自身は相違点や類似点などを感じ取ることができ、志望度に大きな影響を与えるでしょう。

次のステップを企業がコントロールする

初回であれば、参加者がカジュアル面談を通じて何を感じたのか、企業側はどのように感じたのかを最後に整理することが大切です。
そのうえで、
・再度カジュアル面談を行うべきか
・面接に進んでも良いと判断し面接の日程を決定するのか
・今回はお見送りとするのか
を判断することが必要です。

企業が欲しい人材だと考えていても、参加者は企業に曖昧な態度を取られると必要にされてないと感じてしまいます。また、企業側とマッチしない人材であれば、面接の案内を濁すことで参加者が現段階でマッチしていないと示すことができます。しかし、注意点としてカジュアル面談ですので不合格などの伝え方はせずに、丁寧にお礼を伝え、今後御縁があればという形で終わらせましょう。

面接途中のカジュアル面談であれば、現在の素直な気持ちなどを聞き出すことが大切です。特に面接がはじまって以降に出た疑問点を残さないようにしましょう。
そのうえで、
・別の役職の人と面談を行うべきか
・そのまま選考に進んでもらうか
を判断してもらうことが大切です。

参加者の要望を聞くことも大切ですが、こちらから別の社員とのカジュアル面談なども提案することで積極性をアピールすることができます。ただし、参加者の志望度が高い場合には、企業のコストを下げるためにも極力面接に進んでもらうようにしましょう。

面談後日にメール等でアプローチする

カジュアル面談を行った際に志望度が高そうであった参加者が次回の面接等の日程を決めていない場合、志望度が低そうであったが企業がほしいと感じた人材には企業側からアプローチすることが必要です。

志望度が高い人材へのアプローチ

なぜ志望度が高い様に見えた参加者が日程を決めていないかというと、理由は大きく2つあります。1つ目は他の日程と参加できる日程が被ってしまっており決めることができていない。もう1つは他の企業と比較してみていると少し見劣りするように感じている。このような理由が挙げられます。

1つ目の場合であれば、別日程を提案することができないかを聞くことができます。2つ目であれば、カジュアル面談を設定することができないかを聞くことができます。

この様にならないためにも、まずカジュアル面談が終わるタイミングで次の日程の予約を入れてもらうようにしましょう。しかし、その場で決められず後日予約する方もいると思いますので圧力をかけすぎることは避けましょう。

万が一、カジュアル面談後3日経っても予約連絡が来ない場合にはこちらから連絡を必ず行いましょう

志望度が低いが企業が欲しい人材へのアプローチ

志望度は低いが企業が欲しい人材が次回日程を入れていないからと諦めてはいけません。参加者がカジュアル面談に参加してくれたということは企業に興味が少しでもあったということです。

そのため、少し時間が経った後にまだ転職先が決まっていないことを考慮してアプローチを掛けることが重要です。積極的な姿勢を企業が見せることで必要とされている人材だということがアピールできます。

志望度が低いが企業がほしいと感じた人材には、1週間経っても予約連絡が来なかった場合にはこちらからメールを送ることで現状を確認するとともに、希望があれば面接、カジュアル面談の予定を調整しましょう。

スカウトから採用へつなげるカジュアル面談で抑える3つのポイント

ここまでからもわかるようにスカウトから採用につなげるための架け橋としてカジュアル面談は非常に重要です。採用までの全体像を意識した中でカジュアル面談で抑えるべきポイントについて3つ
・転職潜在層にもアプローチする感覚を持つ
・自社で働くことを想定する話をする
・内定辞退も視野に入れておく
について解説していきます。

転職潜在層にもアプローチする感覚を持つ

スカウトを行う場合にはすべての人が転職する気持ちがあるわけではありません。そのために、転職潜在層にもアプローチしたカジュアル面談を行う必要があります。

具体的には、転職を前提とした話をするだけでなく、キャリアアップやスキルアップ等の応募者の将来を考えるような話を組み込むことを重視しましょう。こうすることで、直ぐに転職するわけではなくても、いずれ数年後に転職すると決めた際に自社のことを考えてもらい、選択肢の1つに入る事ができれば非常に有意義な時間にすることができます。

スカウトから採用に至るためには必ず避けては通ることのできない転職潜在層の方々に、有益かつ、将来性のある提案をすることが非常に重要です。

自社で働くことを想定して話をする

カジュアル面談を行う際にはもちろん選考に進んでもらうことが目的にはなりますが、その先の採用ということを考えて話をすることも非常に重要です。なぜなら、最も大事なことは人を採用し自社で働いてもらうことだからです。

しかし、スカウトからカジュアル面談に進んだときに参加者はどうしても自分の仕事と比べてしまいます。そのため、今と企業で働くことの対比で物事を考えてしまい、今の企業の良いところや転職のデメリット等の固定観念に囚われてしまいがちです。また、待遇や企業理念など表面的な部分にばかり目を向けてしまいがちになってしまいます。

そうならないためにも具体的に仕事風景がイメージできるように、担ってもらえそうなポジションを説明することや今後のキャリアプランで描けるものを示してあげること、どのようなプロジェクトに配属できるのか、どのようなことに期待しているのか等、仕事を通じて得られるものを疑似体験できるよう提示することが重要です。

また、仕事風景以外にも生活風景として1日のスケジュールや会社での活動、会社で参加者が目指すライフスタイルを確立している人の話などを盛り込むことで、企業で働く目線を入れたカジュアル面談にすることで現状と異なる視点を伝えることできます。

内定辞退も視野に入れておく

当然ですが、カジュアル面談を行った人に対して内定を出しても必ず自社で働いてくれるわけではありません。カジュアル面談での温度感や内定後のフォローアップを通じて、内定者にとって自社がどのような立ち位置であるかということをしっかり把握する必要があります。

最終面接などでは場の雰囲気も相まって自社で働いてくれるような雰囲気で話してくれます。しかし、実際にはキープとして内定が欲しい人もいます。こういった人を見抜くためにもカジュアル面談での参加者の温度感をしっかり見ることと、内定辞退されそうな場合には他の人材にもアプローチするなどが必要です。

カジュアル面談を行ったからこそわかる部分でもあると思いますので、内定辞退についての予測を立てることで採用全体をうまく成り立たせる事が必要です。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回はスカウトにおけるカジュアル面談について、メリットや進め方、スカウトからの繋げ方を詳しく説明しました。

スカウト採用においてカジュアル面談はかなり一般的となっています。他社よりも優れたスカウトを送り、カジュアル面談に繋げることで候補者と自社に対する互いの理解を深められます。カジュアル面談を導入する際にも、スカウトからの導線を強くしたい際にもぜひ本記事を参考にして頂けましたら幸いです!

 

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