採用RPAとは？メリットや導入手順、利用すべき企業を解説！

人手不足、業務効率化、働き方改革—。これらの課題を抱える企業にとって、RPAは救世主となる可能性を秘めています。特に、年々複雑化する採用業務において、RPAの導入は大きな効果を発揮し始めています。

しかし、「RPAって本当に採用業務に活用できるの？」「導入のハードルは高くないか？」という声も多く聞かれます。

本記事では、採用担当者の皆様に向けて、RPAの基礎知識から具体的な活用事例、さらには導入手順まで、実務に即した形でご紹介していきます。人材獲得の競争が激化する中、採用業務の効率化に悩む企業の皆様にとって、参考になる情報をお届けします。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

採用課題を解決するなら、300社以上の支援実績を誇る
uloqo（PrHR）の採用代行サービス

このような課題を抱えていませんか？

・採用活動におけるリソース不足にお悩みを抱えている
・面接や書類選考で、改善や採用広報等に手が回らない
・どうしたら採用活動がうまくいくのかよく分からない

uloqo(旧PrHR)の採用代行サービスは、結果にコミットし、採用目標達成に向けて、
あらゆる打ち手を考案・実行します。

採用戦略設計・採用広報企画・スカウト媒体・人材紹介会社・SNS等、
あらゆる採用手法の活用、候補者対応まで、採用に必要な機能を
豊富なノウハウと実績を活かし、高い品質でご提供します。

RPAの基礎知識

RPAに関する基本的な知識を改めてご紹介します。

そもそもRPAとは

RPAとはロボティックプロセスオートメーション(Robotic Process Automation)の略称で、人間が行っている作業をロボットで自動化することです。

RPAでは、人が行う処理手順を登録しておけば、人が操作するのと同様に、複数のシステムやアプリケーションを操作し実行することができます。そのため、RPAは企業のオフィス内の事務作業や定型業務などを効率化でき、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できるのです。

RPAの導入数は近年急速に増加しており、注目を集めています。この背景として、少子高齢化に伴う労働力人口の減少や働き方改革の要請があります。これにより、多くの企業で業務効率化・業務改善の必要性が高まっているのです。

出典：）少子高齢化で労働力人口は4割減　みずほ総合研究所

RPAの特徴

RPAはシステムの構築が不要で、一からプログラミングをする必要がありません。チャートやステップを用いることで、ユーザー自身で簡単にロボットの作成・修正ができます。

RPAに記憶させた工程は現場で柔軟に変更することができるため、変化に対して柔軟かつスピーディに対応可能です。これが、今まで導入されてきたITシステムとは大きく違う点です。

また、RPAは人間と違い24時間365日稼働できます。そのため、自動化したい業務の動作をRPAに記憶させ、夜間に実行させておくことも可能です。

RPAの得意業務

RPAはパソコン上の決まった業務を記憶させれば、基本的にはどのような業務でも行えます。そして、その中でも得意とする業務が2つあります。

1つは定型化されている業務です。RPAは、基本的には設定されたプロセスを、設定された通りの順番で設定された通りに実行することしかできません。そのため、RPAは決められたプロセスをもとに何度も同じ動作を繰り返すような単純作業に向いています。例えば、採用業務において、応募者に一斉メールの配信をするなどです。

2つ目はパソコンのみで完了する業務です。RPAは基本的に、パソコンにソフトとしてインストールし、そこで行われる一連の作業工程を記憶することで業務を行います。そのため、全ての業務がパソコン上で完結する業務に向いています。採用業務においては、複数のアプリケーションを立ち上げながら応募者の大量のデータを統一したりまとめたりすることができます。

パソコン上で動作し定型的かつ繰り返し型の作業は、RPAの導入によって著しい効果をもたらすでしょう。

採用RPAの3つの種類

採用RPAの種類について紹介します。主に以下の3つの種類があります。

デスクトップ型

デスクトップ型RPAは、主に個人のパソコンにインストールして使用するタイプのRPAです。この種類のRPAは、導入が比較的簡単であり、初期コストが低いため、小規模な業務や特定の業務担当者が使用するケースに適しています。主に1台のパソコンで動作し、担当者が日常的に行うルーチン作業を自動化することで、手作業の負担を大幅に削減します。ただし、複数の端末で連携する機能は限定的であり、企業全体での大規模な運用には向いていない場合があります。

クラウド型

クラウド型RPAは、インターネット上のクラウド環境で動作するタイプのRPAです。利用者は専用のソフトウェアをインストールする必要がなく、ウェブブラウザを通じてアクセスし、操作を行います。この形態のRPAは、複数の拠点や端末にまたがる業務を容易に管理できる柔軟性があり、初期導入時のハードウェア投資が不要な点が大きなメリットです。また、クラウド型の特徴として、常に最新バージョンにアップデートされるため、セキュリティや機能の向上が自動的に行われます。一方で、インターネット環境が必須であり、通信状況によってはパフォーマンスに影響が出る場合もあります。

サーバ型

サーバ型RPAは、企業内または専用のデータセンターに設置されたサーバで動作するタイプのRPAです。この種類は、デスクトップ型やクラウド型に比べて大規模な業務プロセスの自動化に対応しており、複数の端末や部門をまたぐ統合的な運用が可能です。また、企業内のデータをローカル環境で処理するため、高いセキュリティを求められる業務にも適しています。特に金融業界や医療業界など、機密性の高いデータを扱う場合に選ばれることが多いです。ただし、導入コストや運用の複雑さが比較的高く、専任の管理者や専門的な知識が必要となる場合があります。

採用業務にRPAを導入する3つのメリット

採用業務にRPAを導入するメリットとしては、以下3点が挙げられます。

人事の定型業務の効率化

採用業務には定型的な作業が非常に多いです。具体的には、面接の合否結果を確認して候補者へ結果をメール連絡したり、書類選考を面接官に依頼したり、説明会や求人イベントへの申し込み者に対して詳細な案内を添付したりなどです。

RPAは決まった手順のプロセスを自動化できるため、定型的かつ繰り返し型の作業で最大限の効果を発揮します。そのため、RPAを導入することで上記の人事の定型業務を省くことができるでしょう。

人件費などのコスト削減

先述した通りRPAによって業務品質や業務効率が向上するため、人件費の削減が期待できます。人間を雇う場合、給与だけでなく、採用・教育にも多大なコストが生じます。しかし、RPAを導入することで、コストを大幅に抑えたうえで生産性を維持・向上できます。

ヒューマンエラーの防止

RPAの導入は、採用業務の作業品質向上に寄与します。人力で事務作業を行う場合、以下のようなヒューマンエラーが発生しやすくなります。

これらのヒューマンエラーは業務の円滑な進行を妨げます。しかし、RPAを導入することで、定められたルールに従って作業を進めるため、基本的にエラーが発生しません。エラーがないことで余計な修正が不要となり、結果として作業品質が向上します。

RPA導入の手順とポイント

企業規模や業務内容によってRPAの導入の進め方は異なりますが、本項目では実際にRPAを導入するおおまかな流れについてご紹介していきます。

現在の業務プロセスを可視化

まずは、今の業務プロセスのなかで自動化できる部分を探します。今の業務の中で、どこにRPAを導入することで効率的になるかを検討することが、RPA導入の第1歩です。そのためには、今まで見えなかった業務プロセスを可視化することが必要です。

プロセスを可視化したら、どこの業務がRPA化できるのかどうかを判断します。例えば、中途採用業務を見直す場合、そのフローを細かく書き出し、その中で自動化できる業務を探します。この際、業務をどうしたいか、ToBeフローを描きながら進めることが重要です。

既存業務システムの見直し

RPA化して自動化する前に、現状の業務フローの前提となっている既存業務システムを見直すことで改善できないか検討する必要があります。なぜなら、RPAの運用にはメンテナンス工数、管理工数がかかるからです。RPAは自社で比較的簡単に設計できるため、RPA化する範囲が広くなるほど、企業が負担する工数は多くなります。

業務の見直しでは、「その業務は必要か」「その目的は何か」「他の業務と重複していないか」「そのやり方しかできないか」「順番を入れ替えられないか」といった観点から業務フローを確認し、改善できる点がないか検討しましょう。業務フローを見直すことで、RPAで自動化しやすくなります。

RPA化

RPAで自動化する業務を選んだ後は、対象業務のフローを詳細手順として書き出していきます。RPA化する業務の詳細手順を書き出すには、プロセスマップを作成すると便利です。

プロセスマップは業務プロセスが分かるように、矢印を用いたフローチャート式を採用すると良いでしょう。できる限り詳細に書き出すと、RPAを導入して手順を覚えさせる作業がスムーズになります。

採用業務でのRPAの活用事例

定型業務が多いと言われる人事業務。冒頭でも採用場面で活用できると述べましたが、具体的にどのように活用すれば良いのでしょうか。RPAをどんな採用業務に活用できるか紹介していきます。

一斉メールの配信業務

採用において、イベントの告知やスカウト・オファーメール、面接・面談のリマインドなど、メールを送る機会は多くあります。

メールの内容が定型文である場合は、RPAを導入して自動化できます。業務の負担を減らすだけでなく、連絡の抜けもれやメールの送信先を間違えるといった人的ミスも抑えられるでしょう。

エントリー内容の確認作業

データ照会はRPAの得意業務であるため、エントリー内容の確認作業にもRPAを活用できます。膨大な数のエントリーの中で、記入漏れや不備があるものを事前に仕分ける作業もRPAに任せられます。担当者の負担削減につながるでしょう。

人事業務

採用以外の人事業務にも、RPAは幅広く活用できます。社員の勤怠データの入力したり大量のデータをまとめたりするなどです。例えば、終業時に毎日、同じデータを複数システムに登録するために、幾つものシステムを立ち上げ、それぞれにIDとパスワードを入力し、データファイルをアップロードするといったこともRPAに任せられます。

採用業務にRPAを導入すべき企業の4つの特徴

採用活動は企業の未来を左右する重要な業務ですが、そのプロセスには多くの反復的な作業や細かい対応が求められます。RPA（ロボティック・プロセス・オートメーション）は、こうした採用業務の効率化を図る強力なツールです。特に以下のような特徴を持つ企業において、RPA導入のメリットが顕著に現れます。

選考フローが長い

選考フローが複数段階にわたり、各ステップでの作業負担が大きい企業では、RPAの導入が非常に効果的です。たとえば、エントリーシートの回収から書類選考、面接日程の調整、合否連絡といったプロセスが続く場合、人手による作業は膨大で非効率になりがちです。

RPAを導入することで、応募者情報の自動集約やスクリーニング基準に基づいた一次選考の自動化が可能となり、選考スピードが飛躍的に向上します。また、候補者に対する連絡業務（メールの送信や面接リマインド）も自動化できるため、担当者が煩雑な事務作業に追われることがなくなり、選考全体の効率と候補者体験の質を同時に高めることができます。

採用担当が少ない

採用チームが少人数で運営されている企業では、限られたリソースで多岐にわたる業務を処理しなければならず、業務負担が集中することが課題です。RPAを導入することで、データ入力や選考結果の集計、応募者へのテンプレートメール送信などの繰り返し作業を自動化でき、担当者の負担を大幅に軽減できます。

その結果、担当者は候補者との対話や採用戦略の立案といった、より重要かつ創造的な業務に集中することが可能になります。特に中小企業やベンチャー企業のように、少人数の採用チームが効率的に運営を行う必要がある場合に、RPAの導入効果は顕著です。

採用担当の人件費が高い

採用担当者に高いスキルが求められ、それに伴い人件費が増大する企業では、RPA導入がコストパフォーマンス向上に寄与します。たとえば、業界特化型の採用担当者や高度な人材分析が可能なプロフェッショナルがいる場合、単純作業に貴重な時間を割くのは非効率です。

RPAによって単純作業を代替することで、こうした専門性の高い担当者が、採用市場の動向分析や優秀な人材へのアプローチといった、より戦略的な業務に専念できる環境を作ることができます。また、RPAが業務を効率化することで、採用チーム全体の稼働率を向上させ、結果としてコスト削減が実現します。

採用候補者が多い

大量の採用候補者を扱う必要がある企業では、応募者情報の管理やスクリーニング作業が複雑になり、手作業では対応しきれない場面が出てきます。RPAを導入することで、応募者データの自動整理や管理が行えるだけでなく、スクリーニング基準に基づいて選考対象者を選別する作業も効率化できます。

これにより、優先的に接触すべき候補者を迅速に特定でき、時間のロスを最小限に抑えることが可能です。また、大量の応募者に対する一斉メール配信や、選考進捗に応じた自動通知もRPAで対応できるため、応募者一人ひとりに適切な対応を行いながら、採用活動のスムーズな運営が可能になります。

まとめ

いかがでしたか。RPA導入によって、事務作業や定型業務などを効率化できるため、業務の品質向上と作業時間の短縮を実現できます。本記事を参考にRPAの導入を検討してみてはいかがでしょうか。

採用業務の効率化にお悩みの企業の方は、株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）の採用代行サービスもご検討ください！