スカウトを成功させるコツ！件名や文面の作り方、候補者対応のポイントも紹介

監修者

株式会社uloqo 代表取締役

関川 懸介

アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。

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スカウトメールの基本

スカウトメールは、企業が求職者に直接コンタクトする採用戦略の一環として重要な役割を担っています。ここでは、スカウトメールの基本とその意義について詳しく解説します。

スカウトメールの概要と目的

スカウトメールとは、企業が必要とする人材に直接アプローチする手段です。
従来型の求人広告のように応募を待つのではなく、ターゲット人材へ積極的に働きかける採用手法であり、効率的な人材確保を可能にします。特に、採用市場が競争激化している中で、スカウトメールは大きな武器となります。

スカウトの平均開封率は？

スカウトメールの平均開封率は、30〜50％程度が一般的です。業界・職種・媒体により差があります。特に、候補者が普段から利用している転職プラットフォームやアプリの場合、通知機能の影響で開封率は高まる傾向にあります。また、件名の工夫や送信タイミングによって開封率は大きく変わります。たとえば、氏名を入れた件名や、週初め・平日夜の送信は開封率を高める要因になることが多いです。

スカウトの平均返信率は？

スカウト型採用における平均的な返信率は、媒体や業界によって異なりますが、一般的には10〜20％前後と言われています。ただし、送信するスカウトの質やタイミング、対象者の選定精度によって大きく差が出ます。たとえば、テンプレートのような内容では返信率が下がり、逆に、候補者の経歴に合わせたパーソナライズされた文面や、企業の魅力が具体的に伝わるスカウトは、30％以上の返信率を記録するケースもあります。

スカウトメールのメリット

スカウトメールのメリットは以下の通りです。

採用活動を効率化し、企業の魅力を直接伝えられる点がやはりポイントです。また、転職を積極的に考えていない潜在層にもアプローチが可能であるため、より多くの優秀な人材を確保する手段として非常に有効となっています。

スカウトのコツを見る前に確認しておきたい5つのポイント

スカウトをむやみに送ってしまい、担当者の負担だけが重なってしまう状態にならないためには、下記5点を確認してみましょう。

それぞれについて詳しく説明します。

スカウト型採用が自社にあっているのかを確認する

スカウトは、専門職種を募集したい企業や従来の採用方法では十分に応募が集まらなかった知名度が低い中小企業におすすめの採用方法です。

これに対して、大量に人材を採用したい企業や採用業務に割ける十分なリソースがない企業はスカウトに向いていません。スカウトに適していない企業はどんなにスカウトを行っても十分な成果を上げることはできないでしょう。

採用手法はスカウトだけではありません。SNSの活用やリファラル採用、自社イベントの開催など多くの選択肢があります。今一度「自社に合っている採用手法は本当にスカウトなのか？」を問い直しましょう。

媒体ごとの基準値を知る

スカウト媒体にはデータ分析ページがございます。媒体平均開封率や平均返信率を知ることで、KPI設定ができ、求人毎に媒体を上手に使い分けることでスカウト工数管理も可能となります。

平均開封率

などだいたい60％～70％の開封率が平均となってきますが、時期や業界・業種によってはまったく違う場合もございますので、確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

平均返信率

業種によっては、かなり前後する場合もございますので、開封率と同様に確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

KPIを設定する・見直す

スカウトの成果を正しく測り、改善につなげるためには、明確なKPI（重要業績評価指標）を設定することが不可欠です。代表的なKPIには、スカウト送信数・開封率・返信率・面談設定率・採用決定率などがあります。

まずは現状のデータを把握し、「目標に対してどこでボトルネックが生じているのか」を分析しましょう。たとえば、開封率が低ければ件名やタイミングに課題がある可能性があり、返信率が低ければ本文の質やターゲティングが原因かもしれません。

KPIは一度決めたら終わりではなく、定期的な見直しとアップデートが重要です。採用市場やポジションの難易度、時期によっても成果は変動するため、柔軟な対応が求められます。

想定ターゲットを明確にする

スカウトの効果を最大化するには、誰にアプローチすべきかを明確に定めることが第一歩です。漠然と「経験がある人」や「エンジニア職」など広すぎる条件で探してしまうと、結果としてミスマッチや返信率の低下につながってしまいます。

ターゲットを設定する際は、求める人物像（ペルソナ）を具体的に描くことが重要です。たとえば「Webアプリ開発の実務経験3年以上」「スタートアップでの就業経験がある」「マネジメント志向がある」など、スキルだけでなく志向性や価値観にも踏み込んで設計しましょう。

また、職種やチームの状況に応じて、ターゲットを細かくセグメント分けしておくと、より的確なスカウト文面や訴求が可能になります。こうした準備が、限られたスカウト枠の中で成果を出す鍵になります。

行動振り返りシートを作成する

ずっと同じスカウト文章を使用して配信している方は少ないでしょう。文言を少しでも変更するのであれば、なぜそのように変更をしたのか、いつからその文章で配信をしているのか、結果はどうだったかなど記録できるシートを用意することで、要因分析に大きく役立ちます。

まずは下記内容を記録してみましょう。

何度もトライを繰り返し、より良いスカウト文を作るためには、細かく記録を残すことが効果的です。

スカウトのコツ：優秀な人材を見極める

優秀な人材を見極めるには、単なるスキルや経歴だけでなく、思考や志向性まで見ることが大切です。転職理由や挑戦してきた内容から、主体性や成長意欲を読み取ることができます。

また、過去の実績だけでなく、それを再現できる力や環境適応力があるかにも注目しましょう。スカウトでは、今すぐ転職を考えていない潜在層にも声をかけ、長期的な関係を築く視点も重要です。

スカウトのコツ：開封率を高める

開封率とは、スカウトを受け取った求職者がメールの本文を閲覧したかどうかがわかる指標になります。まずは媒体平均開封率と比較し、上回っているのか下回っているのかを確認しましょう。

スカウトメールの件名にこだわる

スカウトメールの件名は開封率を左右する重要な要素です。候補者に「これは自動送信のメールだな」と思わせてしまった瞬間、そのメールが開封されることはないでしょう。

では「どうすれば、開封率が高いスカウトメールを作成できるの？」このような疑問を持った方も多いのではないでしょうか。開封率が高いスカウトメールの特徴は以下の通りです。

• 特別感がある
• 簡潔なのに知りたい情報が集まっている

特に重要なのは、「簡潔なのに知りたい情報が集まっている」ということです。件名は表示される文字数が限られています。あれもこれも知って欲しいと思うのは当然のことですが、情報の詰め込みすぎには注意しましょう。

件名に取り入れたいキーワード

など、どうすれば求職者に興味を持ってもらえるか、メールを読んでみようと思ってもらえるかを考えるとたくさんアイデアがでてくるものです。

ぜひ参考にしてみてください！

スカウトのコツ：返信率を高める

スカウト返信率とは、スカウト送信数に対し、求職者が返信をしてくれた数の割合のことを言います。

この返信率が低ければ低いほど、スカウト採用成功からは遠ざかり、あらゆる視点から改善をしなければなりません。スカウト文章を見直す一つの指標として、返信率はしっかりとモニタリングしていきましょう。

一人ひとりに向けたスカウト文面を作成する

スカウトの返信率を高めるには、テンプレートではなく、候補者ごとにパーソナライズされた文面が効果的です。職務経歴や成果に触れ、「なぜあなたに声をかけたのか」が伝わると、信頼感や興味を持ってもらいやすくなります。

また、自社の魅力も単に福利厚生を並べるのではなく、その人に合ったやりがいや成長機会を示すことで、より刺さるメッセージになります。

専門職種へのスカウトメールは現場の声を聞き入れる

デザイナーやエンジニアといった専門職種にスカウトメールを送る際は、実際の現場の声も聞き入れましょう。多くの採用担当者がその専門職種の経験を持っているわけではありません。

そのため、採用担当者が作成したスカウトメールでは候補者に刺さらない文面になっている可能性があります。一度現場を巻き込んで魅力的なスカウト文面になっているのか確認してもらいましょう。

例えば、デザイナーであれば、企業理念やデザインに対する姿勢、現場のデザイナーの雰囲気などもスカウトメールで簡潔に伝えておきたいが、採用担当だけでは見えない部分もあるかと思いますので、巻き込んでいくことが大切です。

スカウトのコツ：面談や面接設定率高める

せっかくスカウト返信が来たのに、そのあとの選考に進められなければ意味がありません。

スカウト返信から面談や面接の設定率が低く悩まれているご担当者様も多いかと思いますので、面談や面接設定率を高める方法を解説します。

候補者からのメールには即レスする

スカウトメールと面談のズレをなくす

「スカウトメールではカジュアル面談と記載していたのに、実際は一次面接だった」
「スカウトメールに記載の業務内容と面接時の説明が異なっていた」

このようにスカウトメールと面談のズレが起きると「入社しても意見がコロコロ変わるんだろう」と求職者から不信感をもたれてしまい、企業の信頼感が一気に下がります。嘘偽りない情報で自社の魅力をアピールしましょう。

スカウトのコツ：メール送信タイミングを最適化する

スカウトメールの効果を最大化するために重要なのが、適切な送信タイミングを選ぶことです。
同じ内容のメールでも、送信する時間帯や曜日が違えば、開封率や返信率に大きな差が生まれます。
ここでは、効果的なタイミングを見極めるポイントや、ターゲット層に応じた工夫を詳しく解説します。

候補者がメールをチェックする時間帯を把握する

多くの候補者がメールを確認するのは、忙しい業務の合間やプライベートな時間です。昼休みや就業後、通勤時間などが該当します。特に、スマートフォンでのメール閲覧が増加している現代では、以下の時間帯を狙うことで開封率が向上します。

ターゲット層ごとの違いを考慮する

職種や業界によって、適切なメール送信タイミングは異なります。営業職の候補者であれば、日中に外回りをしている可能性が高いため、昼休みや就業後を狙うのが効果的です。一方、デスクワークが中心のエンジニアやバックオフィスの人材であれば、業務中にメールをチェックする頻度が高いこともあります。

メール送信の自動化ツールを活用する

候補者に最適なタイミングを狙ってメールを送信するには、自動化ツールの活用が効果的です。送信スケジュールを設定できるツールを使えば、複数の候補者に対して効率的にアプローチできます。また、A/Bテストを実施して、どの時間帯が最も効果的かデータを収集し、次回以降に活かすことも可能です。

スカウトのコツ：魅力を上手く伝える

スカウトメールが候補者にとって魅力的に映るかどうかは、その内容がターゲット層に合っているかにかかっています。ここでは、ターゲット層に響く内容作成のポイントを解説します。

候補者の興味やキャリア志向をリサーチする

ターゲット層に合わせた内容を作成するためには、候補者の興味やキャリア志向を事前にリサーチすることが欠かせません。SNSや職務経歴書を確認し、過去の実績やスキル、志向性を把握しましょう。その情報を基に以下のような要素をメールに反映させます。

業界や職種ごとに異なる魅力を強調する

候補者が求める魅力は、業界や職種によって異なります。スカウトメールを作成する際は、業界特有の要素や職種に特化した内容を盛り込むと効果的です。

候補者の個別性を反映させる

スカウトメールで最も大切なのは、候補者一人ひとりに特化した内容を作ることです。テンプレートをそのまま使うのではなく、候補者の経歴や興味に沿ったメッセージを作成しましょう。この一手間が、メールを読んでもらうか否かを大きく左右します。

信頼感を高める企業のビジョンを伝える

候補者は、スカウトメールを通じて企業のビジョンや価値観を感じ取ります。スカウト文面には、自社のミッションや長期的なビジョンを明確に盛り込むことで、候補者に「この会社で働きたい」と思わせるきっかけを作りましょう。また、企業文化やチームの雰囲気に触れると、さらに信頼感が増します。

成功するスカウトメールの作成ポイント

効果的なスカウトメールを作成するためには、いくつかの重要なポイントがあります。ここでは、成功するスカウトメールの作成方法について詳しく解説します。

ターゲット設定とリサーチを綿密に行う

スカウトメールの成功は、適切なターゲット設定から始まります。以下の手順で効果的なターゲティングを行いましょう。

綿密なリサーチにより、候補者一人ひとりに合わせたパーソナライズされたメッセージを作成できます。

魅力的な文面にする

スカウトメールの文面は、候補者の心を掴むためにとても重要です。以下のポイントを押さえて、魅力的な文面を作成しましょう。

これらのポイントを押さえることで、候補者の興味を引き、応募につながる可能性が高まります。

応募までの導線をスムーズにする

スカウトメールの最終目標は、候補者からの応募を獲得することです。そのためには、メール内で明確な次のステップを示すことが重要です。
効果的な導線設計のポイントは以下の通りです。

これらの工夫により、候補者の行動を促し、応募率の向上につながります。

特別感を出す

スカウトメールで候補者に興味を持ってもらうには、特別感を演出することが重要です。画一的な内容やテンプレート然としたメールでは、候補者の心に響きません。そのため、候補者の実績やスキルに基づいて具体的な言葉を使い、メールが個別対応であることをアピールします。

例えば、「〇〇様のスキルセットと経験は、当社が進めるプロジェクトの成功に欠かせないと確信しています」といった形で、候補者の価値を具体的に伝えます。また、「このポジションは現在〇〇様に特別にご提案しております」といった限定感のある表現も効果的です。これにより、候補者は自身が特別な存在として扱われていると感じ、メールの内容に興味を持つ可能性が高まります。

スカウトメールの例文は？

次に、スカウトメールの良い例文と悪い例文についてポイントと共に解説します。

【職種別】スカウトメールの良い例文とポイント

ではターゲットの方から返信してもらいやすくなるスカウトメールはどのようなものでしょうか。ここでは、上記ポイントを踏まえたITエンジニア（経験者）向けと営業職（未経験者）向けの良い例文をご紹介します。

ITエンジニア（経験者）向けのスカウトメール

まずは、経験者エンジニア向けのスカウトメールから紹介します。

営業職（未経験者）向けのスカウトメール

次に、未経験者営業職向けのスカウトメールから紹介します。

専門職向けのスカウトメール

専門職向けのスカウトメールは以下の例を参考にしてください。

スカウトメールの悪い例文とNGポイント

次に、先のポイントを抑えていない悪いスカウトメールの例文を紹介します。

明らかに一斉配信されたと分かるような件名と本文です。全体的に手抜き感が出てしまっています。また、訴求したい魅力が不透明であるため、転職するメリットが伝わらず、働くイメージを掴めません。さらに、冒頭から会社情報や募集内容を長々と書いているため、応募者が最後まで読もうとは思えない内容になってしまっています。

「ターゲットの存在が抜け落ちてしまっている」というのが悪いスカウトメールの特徴です。メッセージの先には必ず相手がいることを忘れず、しっかりと相手を意識して文面を作成することが大切です。

即日効果を出したいならスカウト代行サービス

スカウト代行サービスとは、ダイレクトリクルーティング（企業が求職者に直接アプローチする採用手法）を代行で行うサービスのことです。

自社の求める人材にアプローチし、スカウトメールの作成やターゲットを絞った送信などの業務を代行します。また競合分析や市場動向を加味した競争力を保ち採用成功へと導いてくれます。

スカウト代行会社はスカウトメールのテキスト作成や運用に関して豊富なノウハウを持っています。そのため、社内リソースを抑えつつ採用を円滑に進めることが可能です。

おすすめのスカウト代行サービス

株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

出典：）株式会社uloqo

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スカウトのコツについてよくある質問(FAQ)

最後に、スカウトのコツについてよくある質問をまとめました。

スカウトメールの開封率が高い曜日は？

一般的に、火曜〜木曜が開封率が高い傾向にあります。特に火曜日の午前中は確認されやすい時間帯です。

スカウトの送信タイミングに最適な時間帯は？

通勤時間帯（7〜9時）や就業後の時間帯（19〜21時）が、スマホでチェックされやすく反応も得られやすいです。

どのような件名だと開封されやすいですか？

「あなたの〇〇経験に注目しています」など、求職者のスキルや経歴に合わせた具体的な内容が開封率向上につながります。

スカウト文面で避けるべきNG表現はありますか？

「大量送信」「テンプレ感」が出る文面や、ポジションが曖昧な表現は避けましょう。誤字脱字も信頼を損ないます。

まとめ

自社でスカウトを行う場合はすぐに成果は出ません。長期的な視点が必要です。

しかし、今回紹介した「スカウトを成功させるコツ」を頭に入れて、改善を繰り返していけば、より早く採用成果を上げることができるでしょう。

スカウトを成功させるには候補者の気持ちになりきることが最も重要です。候補者の気持ちになりきることができれば、「こういうスカウト文面がきたら返信したくなるだろう」「即レスされた方が嬉しいだろう」と自然と候補者に刺さるスカウトを実行することができるようになります。

それでも採用成果が上がらなければ、スカウト代行サービスの利用を検討してみましょう。スカウトのプロが採用成功に導いてくれることでしょう。

スカウト代行なら株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

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