スカウトを成功させるコツ！件名や文面の作り方、候補者対応のポイントも紹介

企業側から気になる求職者に対してアプローチする「攻め」の採用手法であるスカウトを有効活用できていますか？

• スカウトの開封率が悪く、改善策がわからない
• どれもスカウト内容が同じになってしまい会社や求人の魅力が伝わっていないと感じる
• スカウトの返信は一定あるが、その後のコミュニケーションが上手く取れず機会を逃している

のようにお困りのご担当者様へ、スカウトから採用成功に繋げるためのコツをご紹介いたします。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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スカウトメールの基本

スカウトメールは、企業が求職者に直接コンタクトする採用戦略の一環として重要な役割を担っています。ここでは、スカウトメールの基本とその意義について詳しく解説します。

スカウトメールの概要と目的

スカウトメールとは、企業が必要とする人材に直接アプローチする手段です。
従来型の求人広告のように応募を待つのではなく、ターゲット人材へ積極的に働きかける採用手法であり、効率的な人材確保を可能にします。特に、採用市場が競争激化している中で、スカウトメールは大きな武器となります。

スカウトメールの利点

スカウトメールの利点は以下の通りです。

採用活動を効率化し、企業の魅力を直接伝えられる点がやはりポイントです。また、転職を積極的に考えていない潜在層にもアプローチが可能であるため、より多くの優秀な人材を確保する手段として非常に有効となっています。

スカウトメールがもたらす効果

スカウトメールのメールがもたらす効果は以下の通りです。

これらの利点を活かすには、スカウトメールの「コツ」を押さえた運用が重要です。

スカウトのコツを見る前に確認しておきたい5つのポイント

スカウトをむやみに送ってしまい、担当者の負担だけが重なってしまう状態にならないためには、下記5点を確認してみましょう。

スカウト型採用が自社にあっているのかを確認する

スカウトは、専門職種を募集したい企業や従来の採用方法では十分に応募が集まらなかった知名度が低い中小企業におすすめの採用方法です。

これに対して、大量に人材を採用したい企業や採用業務に割ける十分なリソースがない企業はスカウトに向いていません。スカウトに適していない企業はどんなにスカウトを行っても十分な成果を上げることはできないでしょう。

採用手法はスカウトだけではありません。SNSの活用やリファラル採用、自社イベントの開催など多くの選択肢があります。今一度「自社に合っている採用手法は本当にスカウトなのか？」を問い直しましょう。

媒体ごとの基準値を知る

スカウト媒体にはデータ分析ページがございます。媒体平均開封率や平均返信率を知ることで、KPI設定ができ、求人毎に媒体を上手に使い分けることでスカウト工数管理も可能となります。

平均開封率

• Bizreach　約60％
• Green　約50％
• Wantedly　約80％
• doda Recruiters　約60％

などだいたい60％～70％の開封率が平均となってきますが、時期や業界・業種によってはまったく違う場合もございますので、確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

平均返信率

• Bizreach　約6％
• Green　約3％
• Wantedly　約20％
• doda Recruiters　約5％

業種によっては、かなり前後する場合もございますので、開封率と同様に確かな数値を取るためには各媒体の担当者より情報を共有いただくとよいでしょう。

KPIを設定する・見直す

KPIの設定・見直しについて、解説していきます。

KPIを設定する

スカウト型採用が自社にあっている、まずは試してみたいなどスカウトをスタートする際にはKPIをしっかり立てておきましょう。1つの求人に対し、何件スカウトを送れば採用に繋がりそうなのか、平均開封率や、返信率を参考にだいたいでも構いませんので見通しを立てることが重要です。

使用する媒体ごとにKPIを立てることで、媒体の傾向などもつかみやすくなるため、各ステータスに沿ったKPIを立ててみましょう。

• スカウト配信数
• スカウト開封率
• スカウト返信数と返信率
• 面談や選考への遷移数と遷移率　など

ある程度KPIが定まったら、まずはそれを一つの指標とし、目標達成に向け行動を重ねる。また行動を振り返るための一つの区切りとして使用するのも良いでしょう。

KPIを見直す

すでにあるKPIに対して、上手くいっている場合もいっていない場合も、現在の採用状況や、担当者のリソースにあわせてKPIを見直すことも大事です。

スカウト数を担保するだけでは担当者の負担になるだけですので、スカウトの質をあげるために、それぞれ求人や媒体の傾向を掴み、リソースの割り振りを見直すことが必要となるでしょう。

想定ターゲットを明確にする

想定ターゲット（誰にスカウトメールを送るのか？）が定まっていないと、無駄な工数を割くことになります。

またスカウト採用サービスによっては、送信可能なスカウトメールの上限が決まっているため、ターゲットが定まっていなければ貴重なメール送信数を無駄にしてしまうことになります。

• 年齢
• 学歴
• スキル
• 経歴
• 資格
• 勤務条件
• 志向性
• 年収

上記の8つは自社の中で明確な基準を持っておきましょう。

また多くのスカウト採用サービスでは、ユーザーのアクティブ状況（最終ログイン日）や希望条件（このユーザーはよく○○の職種で検索しています）といった情報も確認することができます。8つの基準とユーザー状況を鑑みて想定ターゲットを明確にしましょう。

行動振り返りシートを作成する

ずっと同じスカウト文章を使用して配信している方は少ないでしょう。文言を少しでも変更するのであれば、なぜそのように変更をしたのか、いつからその文章で配信をしているのか、結果はどうだったかなど記録できるシートを用意することで、要因分析に大きく役立ちます。

まずは下記内容を記録してみましょう。

• スカウトタイトル
• スカウト文章
• その文章で配信をし始めた日付
• スカウト文章を変更した理由
• スカウト文章を変更することで得られる効果の予測
• 実績　など

何度もトライ&エラーを繰り返し、より良いスカウト文を作るためには、細かく記録を残すことが効果的です。

スカウトのコツ：開封率を高める

開封率とは、スカウトを受け取った求職者がメールの本文を閲覧したかどうかがわかる指標になります。まずは媒体平均開封率と比較し、上回っているのか下回っているのかを確認しましょう。

60％～70％が平均開封率となります。

スカウトメールの件名にこだわる

スカウトメールの件名は開封率を左右する重要な要素です。候補者に「これは自動送信のメールだな」と思わせてしまった瞬間、そのメールが開封されることはないでしょう。

では「どうすれば、開封率が高いスカウトメールを作成できるの？」このような疑問を持った方も多いのではないでしょうか。開封率が高いスカウトメールの特徴は以下の通りです。

• 特別感がある
• 簡潔なのに知りたい情報が集まっている

特に重要なのは、「簡潔なのに知りたい情報が集まっている」ということです。件名は表示される文字数が限られています。あれもこれも知って欲しいと思うのは当然のことですが、情報の詰め込みすぎには注意しましょう。

件名に取り入れたいキーワード

など、どうすれば求職者に興味を持ってもらえるか、メールを読んでみようと思ってもらえるかを考えるとたくさんアイデアがでてくるものです。

ぜひ参考にしてみてください！

スカウトのコツ：返信率を高める

スカウト返信率とは、スカウト送信数に対し、求職者が返信をしてくれた数の割合のことを言います。

この返信率が低ければ低いほど、スカウト採用成功からは遠ざかり、あらゆる視点から改善をしなければなりません。スカウト文章を見直す一つの指標として、返信率はしっかりとモニタリングしていきましょう。

平均返信率は3～6％と言われています。

一人ひとりに向けたスカウト文面を作成する

「一人ひとりに向けたスカウトメールを作成する」
これはどの記事でも述べられていることですが、やはり重要です。

一目で自動送信であることが分かるメールとあなたのプロフィールを読んだからこそ作れるメール。あなたの心に刺さるメールはどちらでしょうか。誰もが、後者の自分だけに向けられたメールに心を揺さぶられるでしょう。

またこれまでの経験値やお持ちのスキルのみに言及するだけでなく、下記のような内容を加えてみるのもよいでしょう。

• 求職者の特性を記載する（よりパーソナルな部分を記載する）
• 今後取り組んでみたいことや身に着けたいスキルについて言及する
• 自社の課題と求職者の経験を組み合わせてどのように活躍できそうかイメージを持たせる
• 求職者に合わせた自社の魅力をお伝えする

一人ひとりのプロフィールを読んで相手に刺さるスカウトメールを作成するのは手間がかかりますが、その分返信率は上がりますので、求人や媒体の優先度をつけながら時間配分し、スカウトを効果的に使っていきましょう。

専門職種へのスカウトメールは現場の声を聞き入れる

デザイナーやエンジニアといった専門職種にスカウトメールを送る際は、実際の現場の声も聞き入れましょう。多くの採用担当者がその専門職種の経験を持っているわけではありません。

そのため、採用担当者が作成したスカウトメールでは候補者に刺さらない文面になっている可能性があります。一度現場を巻き込んで魅力的なスカウト文面になっているのか確認してもらいましょう。

例えば、デザイナーであれば、企業理念やデザインに対する姿勢、現場のデザイナーの雰囲気などもスカウトメールで簡潔に伝えておきたいが、採用担当だけでは見えない部分もあるかと思いますので、巻き込んでいくことが大切です。

スカウトのコツ：面談や面接設定率高める

せっかくスカウト返信が来たのに、そのあとの選考に進められなければ意味がありません。

スカウト返信から面談や面接の設定率が低く悩まれているご担当者様も多いかと思いますので、面談や面接設定率を高める方法を解説します。

候補者からのメールには即レスする

スカウトメールと面談のズレをなくす

「スカウトメールではカジュアル面談と記載していたのに、実際は一次面接だった」
「スカウトメールに記載の業務内容と面接時の説明が異なっていた」

このようにスカウトメールと面談のズレが起きると「入社しても意見がコロコロ変わるんだろう」と求職者から不信感をもたれてしまい、企業の信頼感が一気に下がります。嘘偽りない情報で自社の魅力をアピールしましょう。

スカウトのコツ：メール送信タイミングを最適化する

スカウトメールの効果を最大化するために重要なのが、適切な送信タイミングを選ぶことです。
同じ内容のメールでも、送信する時間帯や曜日が違えば、開封率や返信率に大きな差が生まれます。
ここでは、効果的なタイミングを見極めるポイントや、ターゲット層に応じた工夫を詳しく解説します。

候補者がメールをチェックする時間帯を把握する

多くの候補者がメールを確認するのは、忙しい業務の合間やプライベートな時間です。昼休みや就業後、通勤時間などが該当します。特に、スマートフォンでのメール閲覧が増加している現代では、以下の時間帯を狙うことで開封率が向上します。

ターゲット層ごとの違いを考慮する

職種や業界によって、適切なメール送信タイミングは異なります。営業職の候補者であれば、日中に外回りをしている可能性が高いため、昼休みや就業後を狙うのが効果的です。一方、デスクワークが中心のエンジニアやバックオフィスの人材であれば、業務中にメールをチェックする頻度が高いこともあります。

メール送信の自動化ツールを活用する

候補者に最適なタイミングを狙ってメールを送信するには、自動化ツールの活用が効果的です。送信スケジュールを設定できるツールを使えば、複数の候補者に対して効率的にアプローチできます。また、A/Bテストを実施して、どの時間帯が最も効果的かデータを収集し、次回以降に活かすことも可能です。

スカウトのコツ：魅力を上手く伝える

スカウトメールが候補者にとって魅力的に映るかどうかは、その内容がターゲット層に合っているかにかかっています。ここでは、ターゲット層に響く内容作成のポイントを解説します。

候補者の興味やキャリア志向をリサーチする

ターゲット層に合わせた内容を作成するためには、候補者の興味やキャリア志向を事前にリサーチすることが欠かせません。SNSや職務経歴書を確認し、過去の実績やスキル、志向性を把握しましょう。その情報を基に以下のような要素をメールに反映させます。

業界や職種ごとに異なる魅力を強調する

候補者が求める魅力は、業界や職種によって異なります。スカウトメールを作成する際は、業界特有の要素や職種に特化した内容を盛り込むと効果的です。

候補者の個別性を反映させる

スカウトメールで最も大切なのは、候補者一人ひとりに特化した内容を作ることです。テンプレートをそのまま使うのではなく、候補者の経歴や興味に沿ったメッセージを作成しましょう。この一手間が、メールを読んでもらうか否かを大きく左右します。

信頼感を高める企業のビジョンを伝える

候補者は、スカウトメールを通じて企業のビジョンや価値観を感じ取ります。スカウト文面には、自社のミッションや長期的なビジョンを明確に盛り込むことで、候補者に「この会社で働きたい」と思わせるきっかけを作りましょう。また、企業文化やチームの雰囲気に触れると、さらに信頼感が増します。

即日効果を出したいならスカウト代行サービス

スカウト代行サービスとは、ダイレクトリクルーティング（企業が求職者に直接アプローチする採用手法）を代行で行うサービスのことです。

自社の求める人材にアプローチし、スカウトメールの作成やターゲットを絞った送信などの業務を代行します。また競合分析や市場動向を加味した競争力を保ち採用成功へと導いてくれます。

スカウト代行会社はスカウトメールのテキスト作成や運用に関して豊富なノウハウを持っています。そのため、社内リソースを抑えつつ採用を円滑に進めることが可能です。

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出典：）株式会社uloqo

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株式会社VOLLECTは計200社以上の導入実績を誇るダイレクトリクルーティングに特化した企業です。
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株式会社キャスターが運営する「CASTER BIZ recruiting」はIT業界を中心に計450社以上の導入実績があります。
ダイレクトリクルーティングの業務だけでなく、採用戦略のプランニングや求人媒体の運用、応募者対応まで一気通貫で代行します。

まとめ

自社でスカウトを行う場合はすぐに成果は出ません。長期的な視点が必要です。

しかし、今回紹介した「スカウトを成功させるコツ」を頭に入れて、改善を繰り返していけば、より早く採用成果を上げることができるでしょう。

スカウトを成功させるには候補者の気持ちになりきることが最も重要です。候補者の気持ちになりきることができれば、「こういうスカウト文面がきたら返信したくなるだろう」「即レスされた方が嬉しいだろう」と自然と候補者に刺さるスカウトを実行することができるようになります。

それでも採用成果が上がらなければ、スカウト代行サービスの利用を検討してみましょう。スカウトのプロが採用成功に導いてくれることでしょう。

スカウト代行なら株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

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