採用KPIとは？｜KGIとの違いや項目例、設定手順までを解説！

監修者

株式会社uloqo 代表取締役

関川 懸介

アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。

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採用KPIとは？

採用活動をより戦略的かつ効率的に進めるには、「KPI（重要業績評価指標）」の導入が欠かせません。とくに近年は、採用においても数値管理が求められ、KPIの重要性が再認識されています。ここでは、採用KPIの定義や役割、そして混同されがちなKGIとの違いなどについて、以下のポイントを中心にわかりやすく解説します。

それでは順を追って確認していきましょう。

採用KPIの定義と役割

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では「重要業績評価指標」と訳されます。採用KPIとは、採用活動におけるプロセスの成果を数値化し、目標達成に向けた進捗を測るための指標です。
たとえば「応募数」「書類選考通過率」「面接辞退率」などが該当し、採用業務の各段階でどれだけ効率的に進んでいるかを把握できます。
企業はこれらの数値をもとに、どの段階に課題があるかを可視化し、適切な改善策を講じることが可能になります。つまり、KPIは単なる目標ではなく、「採用活動の状態を示すモニター」としての役割を担っています。

KGIとの関係と違い

一方で、「KGI（Key Goal Indicator）」は最終的な成果を示す指標です。たとえば「年間の採用人数」「採用コスト」「定着率」などが該当します。
KPIとKGIの違いは以下の通りです。

KPIはKGIを達成するための「過程の指標」として設定され、両者は密接に連動しています。KGIのみを追いかけると、原因分析や改善が曖昧になりやすいため、KPIの設計が成功の鍵を握ります。

なぜ採用活動にKPIが必要なのか

採用にKPIが必要な理由は、大きく以下の3点に集約されます。

特に中途採用市場が激化する中では、属人的な判断だけでは成果を出しにくくなっています。数字を用いて採用活動を評価・分析できるKPIは、現場の再現性や改善速度の向上に不可欠です。

採用KPIの注目が高まる背景

近年、採用KPIへの注目が高まっている理由には、以下のような市場動向が挙げられます。

こうした背景から、定量的な指標をもとにした採用管理が強く求められるようになりました。採用KPIは、単なる業務効率の指標ではなく、「人材戦略の一部」として機能するものへと進化しつつあるのです。

採用活動における主なKPI具体例

採用KPIについてさらに解像度を上げていただくために、採用KPIの具体例をいくつか紹介します。

採用活動において、一般的には下記のようなKPIが設定されることが多いです。

これらに平年の基準を設定しておくことによって、経験や勘に頼ることなく、効率的な採用が行えるでしょう。

採用KPIの活用で得られる5つのメリット

採用KPIを正しく活用することで、採用活動全体の質と効率が大きく向上します。特に、採用の属人化や感覚頼りの判断を排除し、組織的な意思決定を支えるツールとして注目されています。ここでは、KPI導入によって得られる主な5つのメリットを紹介します。

それぞれについて、詳しく見ていきましょう。

採用活動の進捗を可視化できる

KPIの最も基本的な役割が「可視化」です。たとえば「応募数」「面接通過率」「内定承諾率」などの数値を定点的に管理することで、採用活動が今どの段階にあり、進捗が順調かどうかを即座に把握できます。
このような可視化により、感覚的な判断ではなく、客観的な数値に基づいたマネジメントが可能になります。

課題を早期に発見し、迅速に改善策を講じられる

KPIを定期的にモニタリングすることで、プロセスの中に潜むボトルネックを早期に発見できます。たとえば「書類通過率が著しく低い」「面接辞退率が高い」などの数値から、課題の所在を明確化し、対策を講じるスピードが向上します。
PDCAサイクルを迅速に回せる点も、KPI導入の大きな利点です。

リソース配分を最適化できる

採用活動には限られたリソース（時間・人員・予算）が伴います。KPIを活用すれば、「どのチャネルが費用対効果が高いのか」「どの工程に最も時間を要しているのか」といった情報が可視化され、リソース配分の判断に根拠を持たせることができます。
結果として、無駄なコストや時間の削減につながります。

社内の関係者と採用状況の認識を共有しやすくなる

採用活動は人事部門だけでなく、現場の管理職や経営層など多くの関係者と連携が必要です。KPIを共通指標とすることで、「何が成功なのか」「今どのような状況か」を誰もが同じ目線で把握できるようになります。
このように数値ベースの情報共有は、採用活動のスピードと正確性を高める鍵となります。

定量的データに基づき採用戦略を強化できる

最後に、KPIは戦略的な採用判断を可能にします。過去のデータから「どの属性の人材が定着しやすいか」「どの手法が成果につながったか」といった傾向を読み解くことで、戦略の精度を高めることができます。
KPIは単なる業務管理ツールではなく、長期的な人材戦略の立案にも役立つ武器となるのです。
以上が、採用KPIを導入・活用することで得られる5つのメリットです。数値という「事実」に基づく運用が、採用の質を抜本的に変える一歩となります。

【保存版】採用KPIの設定ステップ5つ

採用KPIは、ただやみくもに設定しても機能しません。採用戦略と整合した形で指標を設計し、組織全体で活用していくには、ステップを踏んだ体系的な設計が重要です。
ここでは、失敗しないKPI設計のために押さえるべき5つのステップをご紹介します。

それでは、各ステップを具体的に見ていきましょう。

STEP1：KGIを明確にする

まず最初に行うべきは、最終的な目標である「KGI（Key Goal Indicator）」の明確化です。KGIは採用活動のゴールであり、「何をどのくらい、いつまでに達成したいのか」を数値化した目標です。
例えば以下のような設定が可能です。

KGIが不明確なままでは、KPIの方向性も曖昧になってしまいます。採用目的・事業計画・人員計画をもとに、明確なKGIを設定しましょう。

STEP2：採用プロセスを可視化する

KGIを設定したら、次はその達成までのプロセスを細分化・可視化します。応募から内定・入社までの流れを、チャネル別・フェーズ別に分解し、それぞれの流入数や通過数、所要期間を見える化していきます。
たとえば、

といった各段階を洗い出し、どこにボトルネックがあるのかを把握することが重要です。採用プロセスの全体像が把握できれば、次に設定すべきKPIが明確になります。

STEP3：歩留まり率の基準を設定する

各選考フェーズにおいて、どれだけの候補者が次の段階へ進んだかを示す「歩留まり率」も重要なKPIの一つです。
たとえば、

といった基準を設けることで、採用活動の精度を定量的に測ることができます。過去の採用データがある場合は、それをもとにベンチマークを設定するとより実践的です。
歩留まり率を基準化しておくことで、どの段階での離脱が多いか、改善すべきポイントを発見しやすくなります。

STEP4：KPIツリーを作成する

KPIツリーとは、KGI（最終目標）を起点に、複数のKPIをツリー状に分解して構造化したものです。

このように、KPI同士の因果関係を明確にしておくことで、「どの数値を改善すれば最終目標に近づくか」が可視化されます。
ツリー構造により、複数の関係者が共通認識を持ちやすく、業務分担もしやすくなります。

STEP5：SMART法則で妥当性を検証する

最後に、設定したKPIが現実的かどうかを「SMARTの法則」で検証します。SMARTとは以下の頭文字を取ったフレームワークです。

この5つの視点からKPIを精査し、実行性の高い設計に調整します。理想論だけで作られたKPIは現場で形骸化しやすいため、SMARTの視点は必須です。

以上が、採用KPIを構築する際に必要な5つのステップです。どのステップも欠かすことができない要素であり、しっかりと段階を踏むことで、組織の採用力を着実に向上させることができます。

採用KPI設定時のポイント4つ

次に採用KPI設定におけるポイントについて、重要なため紹介します。重要なポイントは以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

計測可能なものにすること

KPIを設定する際は、計測可能なものにすることが重要です。

KPIを設定する目的は、

ことが挙げられます。これらの目的をKPIが果たすためには、客観的な指標で計測可能である必要があります。

計測可能で無ければ、課題の発見や進捗状況等の情報共有は円滑化されないため、KPIの利点が活かされなくなってしまいます。

KGI起点でKPIを考えること

KPIは必ずKGI起点で考えましょう。そもそも、KPIはKGIの達成における進捗度を表す指標という役割があるため、KGIとKPIが結びついていない場合、KPIを達成したとしてもKGI達成に貢献しないというリスクがあります。この場合、KPI達成のために使った人員と時間が無駄になってしまいます。

このように、KGI起点で設定されていないKPIは無駄な作業を生む恐れがあるため、KGIとKPIを結びつけることは、必ず行いましょう。

達成可能であること

KPI設定では、達成可能なKPIを設定することも重要なポイントとなります。

採用KPIを立てる場合は、KPIを基にして採用業務を計画することになります。そのため、難易度の高すぎるKPIを設定すると担当者の作業負担が重くなりすぎる可能性があります。

作業負担が過重であると、採用担当者のモチベーションを下げる恐れがあると同時に、業務の質も落ちる可能性があります。

そのため、達成可能な採用KPIを設定することは重要なポイントといえます。

歩留まり率を考慮すること

歩留まり率は、採用プロセスの各段階における成功率を示す指標です。
これにより、特定の段階での候補者の減少や進行状況を評価し、採用活動の効率性や効果を測ることができます。

具体的には、各段階の歩留まり率を分析することで、どの段階で候補者が多く離脱しているか、または進行しているかを把握できます。
これにより、採用活動の効率を向上させるためにどの段階でどのような具体的な施策を講じるかを考えやすくなります。

採用KPI運用のポイント3つ

設定したKPI を実際に運用する際のポイントが3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

数値はリアルタイムで管理する

KPIの進捗状況を採用活動中に定期的にチェックすることが重要です。
活動が終了してから評価するのでは、次回以降にしか反映されないため、現在の採用活動には影響がありません。
定期的にKPIの達成率をチェックすることで、現状の課題を早期に発見できます。

課題が見つかったら速やかに対処する

進捗状況を定期的に確認することで、問題が見つかった場合に迅速に対応できます。
問題の原因を特定後、解決策を検討し、すぐに実行に移すことが可能です。

PDCAサイクルを効果的に回す

KPIを設定したら終わりではなく、運用中も定期的に見直しを行って改善に努めましょう。
つまり、Plan→Do→Check→Actionと『PDCAサイクル』を回していくのです。

企業によっては年間や半期ごとの目標によってミッションや業務内容が変わるケースがあるため、ジョブディスクリプションは実務に合わせて常に最新の状態にアップデートしておく必要があります。

他にも、社会の変化によって必要とされるスキルや資格が変わることもあれば、事業の縮小や拡大、組織変更などがある場合もあるでしょう。そういった変化があった際には、ジョブディスクリプションの内容を見直さなければなりません。

組織の生産性を向上させ、人材開発の効果を最大化するためにも、ジョブディスクリプションは定期的にPDCAを回して改善し続けることが重要です。

よくある採用KPIの課題と解決策

採用KPIは、採用活動をデータに基づいて改善するために重要ですが、運用や設計においていくつかの課題が生じることがあります。よくある課題とその解決策を紹介します。

それぞれについて詳しく解説します。

課題1. KGIと連動していないKPIの設定

KPIが採用活動の最終目標（KGI）と連動していない場合、プロセスを測定しても成果につながりません。例えば、応募数の増加をKPIにしていても、質の低い応募者が集まれば採用効率が悪化します。

課題2. 設定するKPIが多すぎる

多くのKPIを設定しすぎると、モニタリングや管理が煩雑になり、どこに注力すべきか分からなくなることがあります。

課題3. KPIの目標値が現実的でない

過去のデータや市場動向を考慮せず、非現実的な目標を設定すると、達成が困難になり、モチベーションの低下やリソースの無駄遣いにつながります。

課題4. KPIをモニタリングしていない

KPIを設定しても定期的にデータを確認せず、進捗状況が把握できていないケースがあります。その結果、問題が発生しても改善が遅れる可能性があります。

課題5. 数値だけを重視して本質を見失う

数値だけを追い求めると、採用の質が犠牲になることがあります。例えば、応募数を増やすことに注力しすぎて、ターゲット層に合わない応募者が増えることがあります。

課題6. 部門間の連携不足

採用チームだけがKPIを把握している場合、現場部門や経営陣との連携が取れず、最終的な成果に悪影響を及ぼすことがあります。

採用KPI活用の成功事例

採用KPIの考え方や設計方法は理解できたけれど、「実際に自社でどう活用すればよいのかイメージが湧かない」という声もあるかもしれません。そこで、実際に採用KPIを導入・活用して成果を上げた企業の成功事例を3社ご紹介します。

株式会社ユーザーベース

出典：）https://www.uzabase.com/jp/

SPEEDAやNewsPicksを展開する同社では、「入社後のイメージを求職者に伝えること」に課題を感じていました。そこで、スカウトメールの返信率をKPIに設定。
具体的には、スカウトメールにポジションに関連する読み物（記事URL）を添付することで、候補者の理解と関心を高める施策を実施。その結果、返信率が大幅に改善し、採用効率も向上しました。

参考：）https://logmi.jp/business/articles/324042

株式会社ツクルバ

出典：）https://tsukuruba.com/company/outline/

ツクルバ社では、ダイレクトリクルーティングで「スカウト送信数」ではなく、実際に面談に進んだ人数をKPIとして設定。これにより「送信数を稼ぐ」ことが目的化するのを防ぎ、質の高い接点を重視しました。
一人ひとりに対して熱意のこもったメッセージを送る運用を徹底したことが、面談数の増加とマッチング精度の向上に繋がっています。

参考：）https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/eventreport_20210324/

アソビュー株式会社

出典：）https://www.asoview.co.jp/

「遊びを社会実装する」を掲げるアソビュー社では、1次面談数をKPIに設定。母集団の形成だけでなく、実際に接点を持つことを重視しました。
面談数を増やすには社内協力が不可欠なため、各部署に採用情報を丁寧に共有し、社内連携体制を構築。さらに、KPIに基づいてデータ分析と改善策を徹底し、PDCAを回す体制を築いたことが成果に繋がっています。

参考：）https://www.wantedly.com/hiringeek/interview/award2022_bronze/

採用KPI導入に役立つツールとシート

採用KPIを効果的に運用するには、適切なツールや管理シートの活用が欠かせません。手作業や属人的な管理では限界があるため、定量的なデータを効率的に把握し、継続的に改善していくための仕組みが必要です。ここでは、採用KPI運用をサポートする代表的なツールやフォーマット、導入時の注意点などを解説します。

それぞれについて詳しく解説します。

KPIシートのフォーマット例

KPIシートとは、採用の各フェーズにおける指標を一覧で管理するための表形式のツールです。ExcelやGoogleスプレッドシートを活用し、自社の採用フローに合わせた項目を自由にカスタマイズできます。
主な項目例：

シートには目標値と実績を両方記録することで、ギャップを分析しやすくなります。また、月次推移をグラフ化することで、全体の動向も視覚的に把握できます。

活用可能な採用管理ツール

市販の採用管理ツール（ATS：Applicant Tracking System）を導入することで、KPI管理の自動化が実現できます。主な機能には、以下のようなものがあります。

代表的なツールとしては、「HERP」「HRMOS採用」「ジョブカン採用管理」などがあり、企業規模や採用ボリュームに応じて選定することが重要です。

ツール導入のポイントと注意点

ツール導入時には、機能の豊富さだけでなく、以下のような観点にも注意が必要です。

また、導入後の運用が定着しなければ意味がありません。現場の負荷やITリテラシーに合わせて選定し、導入初期は人事部門内で小規模にテスト運用するのも有効です。

無料で使えるテンプレート紹介

「まだツールを導入する余裕がない」という企業には、無料で使えるKPI管理テンプレートの活用がおすすめです。多くの人事メディアやHR系ブログでは、採用KPI用のExcelテンプレートが配布されています。
以下のような要素を含んだテンプレートが多く、すぐに実務で活用可能です。

必要に応じて、社内用にカスタマイズして使えば、手軽にKPI運用をスタートできます。

採用KPIについてよくある質問（FAQ）

採用KPIについてよくある質問をまとめました。

採用KPIって具体的にどんな指標がある？

応募数、面接通過率、内定承諾率など、採用プロセスの各段階を数値化したものが代表的です。

KPIは部署ごとに設定してもいいの？

OKです。ただし、全社的なKGIと整合性が取れるよう階層的に設計するのがポイントです。

KPIを設定しても現場に浸透しないときは？

現場の意見を取り入れて設計し、定例ミーティングなどで共有・可視化することが効果的です。

どのくらいの頻度でKPIを見直すべき？

基本は四半期ごとが目安ですが、採用市場の変化があれば月次での見直しも検討しましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は採用KPIについて詳しく説明しました。

KPIを設定することで、進捗状況が順調かどうかを判断することができるため、
どのような追加の施策が必要で、今何をするべきかを知ることができます。
設定時だけではなく、運用時もいくつかポイントがありました。以上のポイントを踏まえ、採用活動におけるKPIを適切に設定しましょう。

KPI設定の際には、ぜひ本記事を参考にしていただければ幸いです。

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