【事例付】採用KPIを設定する4ステップ！運用・項目をわかりやすく解説

採用KPIは多くの企業の採用活動において活用されるようになってきています。
しかしながら、

・採用KPIはそもそもなぜ必要なのかわからない
・採用KPIが自社に役立つイメージがつかめない
・採用KPIの実際の立て方がわかっていない

という方も多くいらっしゃるのではないでしょうか？そこで、本記事では

・採用KPIがなぜ必要なのか？
・採用KPI/KGIの設定手順
・採用KPI活用による成功事例3選

等を解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

採用課題を解決するなら、300社以上の支援実績を誇る
uloqo（PrHR）の採用代行サービス

このような課題を抱えていませんか？

・採用活動におけるリソース不足にお悩みを抱えている
・面接や書類選考で、改善や採用広報等に手が回らない
・どうしたら採用活動がうまくいくのかよく分からない

uloqo(旧PrHR)の採用代行サービスは、結果にコミットし、採用目標達成に向けて、
あらゆる打ち手を考案・実行します。

採用戦略設計・採用広報企画・スカウト媒体・人材紹介会社・SNS等、
あらゆる採用手法の活用、候補者対応まで、採用に必要な機能を
豊富なノウハウと実績を活かし、高い品質でご提供します。

採用KPIとは

採用KPIとは何なのかよくわからない方は

・そもそもKPIとは何か
・KPIとKGIの違いとは

についてのイメージが掴めていないのではないでしょうか？
そこで、まずはKPIとKGIについて理解して頂いた後で採用KPIとは何かについて解説致します。

そもそもKPIとKGIの違いは？

そもそもKPIとKGIの違いは何なのかについて解説します。

KPIとは

KPIとは「Key Performance Indicator」の略で、日本語では重要業績指標と訳されます。目標達成のために重要となる指標を指します。

大きな目標を達成する過程で小さなゴールを設定します。それによって進捗状況が順調かどうかを判断することができ、どのような追加の施策が必要で、今何をするべきかを知ることができます。

KGIとは

KGIとは「Key Goal Indicator」の略で、日本語では経営目標達成指標と訳されます。企業が設定した経営目標が、最終的に達成されたのかどうかを測る指標です。

例えば、KGIには特定の期間内での新規採用数等が挙げられます。KGIを見ることによって、企業活動の最終目標の達成度を評価することができます。

このように、KPIは経営目標における各プロセスの進行状況を測定するものであるのに対して、KGIは最終的な目標の達成度を評価する指標であるという点が異なります。

採用KPIとは？

採用における大きな目標は「求める人材を目標としていた人数で採用する」ことです。そこでいくつかのKPI を設定することによって採用目標の達成を目指します。

いつまでにどのような採用手順を踏むべきかという指標を設けることで、採用の方針を固めることが容易になります。

また、目標を達成できなかった場合には、どのKPI を達成できなかったのかを知ることで、どこに問題があったのかを把握できます。翌年以降の新しい指標にもなり、採用活動の振り返りも容易になります。

採用活動における主なKPI具体例

採用KPIについてさらに解像度を上げていただくために、採用KPIの具体例をいくつか紹介します。

採用活動において、一般的には下記のようなKPIが設定されることが多いです。

・説明会やインターンへの参加人数
・エントリー数
・一次面接の人数(面接設定数・実施数・通過数)
・最終面接の人数(面接設定数・実施数・通過数)
・評価A以上の人材数

これらに平年の基準を設定しておくことによって、経験や勘に頼ることなく、効率的な採用が行えるでしょう。

採用KPIが必要である理由5つ

本記事を読んでいただいている方の中には、なぜ採用KPIが必要なのかまだ明確になっていない方もいらっしゃると思います。そこで採用KPIが必要な理由について解説します。
必要な理由は主に5つあります。

・採用活動の成果を公平に評価できる
・採用活動の進捗状況を可視化でき、共有がスムーズになる
・客観的な評価が可能となり、採用の課題発見ができる
・採用計画の精度が向上される
・採用担当者の役割が明確になる

それぞれについて詳しく解説します。

採用活動の成果を公平に評価できる

KPIを設定することで、採用活動の成果を具体的な数値で評価できます。昇給などの評価基準として利用することで、採用担当者の努力が正当に評価されます。これがモチベーションの向上につながります。

採用活動の進捗状況を可視化でき、共有がスムーズになる

KPIを設定することによって、採用活動における重要な要素を数値化することができます。これによって、目標と現状のギャップも明確にすることができるため、進捗状況を把握しやすくなります。

進捗状況が数字により可視化されることで、問題の報告が容易になるため、結果チーム内での情報共有がスムーズになります。

客観的な評価が可能となり、採用の課題発見ができる

KPIを設定することで、客観的な数値による分析が可能となります。仮にKGIのみを設定しておりKPIを設定していなかった場合は、KGIを達成できない要因は何であるか明確にすることは難しいです。

KGIの達成に影響を与える要因は多岐にわたります。

5人採用をKGIとして設定していた場合、このKGIが達成できない要因を分析しようとすると、

・求人広告が魅力的じゃないのかもしれない
・ダイレクトリクルーティングが上手く活用できていないのかもしれない
・協力いただくエージェントの数がそもそも足りていないのかもしれない

これらのようになんとなくの要因分析はできるでしょう。
しかしそれぞれ必要なKPIを設定していないと、何が本当にボトルネックになっていて、どこから改善すべきなのか、具体的な数値を持って判断ができなません。
そのため定性的な判断となってしまい、妥当性が薄くなります。

しかし、KPIを用いれば数値による定量的な評価が可能となるため、どのKPIの進捗状況に問題があるのかが客観的に特定されます。

そのため、KPIを設定することで、KGIを達成するための課題を特定しやすくなります。

採用計画の精度が向上される

採用KPIが必要な理由として、採用計画の精度が向上することも挙げられます。

採用の各プロセスにおけるKPIを設定することにより、KPIを達成するために具体的に必要な作業量を明確にすることができます。
採用の各プロセスは、「選考フロー」と「応募入口」の2軸で分解することができます。

選考フロー
・書類選考
・1次面接
・最終面接など

応募入口
・スカウト応募
・自己応募
・紹介会社応募
・社員紹介
・企業HP応募など

KPIが設定されていなければ、各採用プロセスにおいて過剰に業務を行ってしまったり、
あるいは作業量が過小になってしまう可能性があります。

そのため、採用計画の精度を高めるためにも採用KPIの設定は有用となります。

採用担当者の役割が明確になる

採用KPIを設定すると、採用担当者や関係者の役割が明確になります。採用活動には多くの関係者が関与しており、各自が特定の役割を果たしています。KPIを設定することで、各プロセスの担当者の役割や責任を明確にすることが可能になります。これにより、KPI達成に向けて各々が自主的に行動しやすくなるでしょう。

採用KPIの設定手順

採用KPIを設定したいが、具体的な手順がわからないという方に向けて、採用KPIの設定手順を紹介します。採用のステップは以下4つあります。

採用のKGIを設定する

まずは、採用活動における最終目標である採用KGIを設定します。採用KGIでは、採用人数を重視してしまいがちですが、採用KGIは採用人数以外の指標も含めることができます。

例えば、期間や予算等が挙げられます。
・期間：1年以内
・予算：930万円以内
・採用人数：10名以上

というようなKGIを設定することも可能です。また、人材の質を重視したKGIを定めるケースもあります。例えば、自社に必要な人材のスキルや経験を明確にし、その人材が採用されたかどうかをKGIに含めます。

採用チャネルごとの採用人数・選考フローを明確にする

KGIを設定した後は、採用チャネルごとの採用プロセスを明確にします。

採用チャネルは、求人媒体、エージェント、ダイレクトスカウト等、数多くの種類があるため、採用チャネルごとに採用フローを決定する必要があります。

また、採用チャネルごとに応募者の志望度や属性も異なるため、チャネルごとの採用目標人数を定める必要があります。

選考フローに歩留まり率を設定する

採用チャネルごとの採用プロセスを明確にしたら、続いて選考フローに歩留まり率を設定する必要があります。

歩留まり率は、各選考ステップに進んだ人数の割合を示しています。したがって、
「選考通過数」÷「選考対象数」×100で算出できます。

歩留まり率の設定には主に以下3点の算出方法があります。

・前年度の歩留まり率から算出
・競合他社の歩留まり率を参考にする
・採用代行会社やコンサルティング会社に算出を依頼する

歩留まり率に関しても、採用目標人数と同様に目標を定めますが、採用チャネルごとの特徴を踏まえて設定する必要があるため、注意すべきです。

KPIを設定する

歩留まり率を設定したら、いよいよKPIを設定します。KPIは、KGIを基に設定していきます。

まず、採用チャネルごとの採用目標人数を決定する必要があるため、チャネルごとの採用人数比率を決めます。

例えば、KGIが「20人採用」、採用チャネル「求人媒体」に対するウェイトを20%とした場合、求人媒体における採用目標人数は4人となります。

また、この採用目標人数から歩留まり率を基に逆算していきます。
上記の「求人媒体」の例だと、採用目標人数は4人であり、内定承諾率が50%とすると、内定者数は8人に設定する必要があります。

このように、各チャネルの各選考プロセスごとの歩留まり率を基にKPIを設定していきます。

採用KPI設定時のポイント3つ

次に採用KPI設定におけるポイントについて、重要なため紹介します。重要なポイントは以下3つあります。

・計測可能なものにすること
・KGI起点でKPIを考えること
・達成可能であること
・歩留まり率を考慮すること

それぞれについて詳しく解説します。

計測可能なものにすること

KPIを設定する際は、計測可能なものにすることが重要です。

KPIを設定する目的は、

・客観的に課題を発見しやすくする
・採用活動の進捗状況を可視化する

ことが挙げられます。これらの目的をKPIが果たすためには、客観的な指標で計測可能である必要があります。

計測可能で無ければ、課題の発見や進捗状況等の情報共有は円滑化されないため、KPIの利点が活かされなくなってしまいます。

KGI起点でKPIを考えること

KPIは必ずKGI起点で考えましょう。そもそも、KPIはKGIの達成における進捗度を表す指標という役割があるため、KGIとKPIが結びついていない場合、KPIを達成したとしてもKGI達成に貢献しないというリスクがあります。この場合、KPI達成のために使った人員と時間が無駄になってしまいます。

このように、KGI起点で設定されていないKPIは無駄な作業を生む恐れがあるため、KGIとKPIを結びつけることは、必ず行いましょう。

達成可能であること

KPI設定では、達成可能なKPIを設定することも重要なポイントとなります。

採用KPIを立てる場合は、KPIを基にして採用業務を計画することになります。そのため、難易度の高すぎるKPIを設定すると担当者の作業負担が重くなりすぎる可能性があります。

作業負担が過重であると、採用担当者のモチベーションを下げる恐れがあると同時に、業務の質も落ちる可能性があります。

そのため、達成可能な採用KPIを設定することは重要なポイントといえます。

歩留まり率を考慮すること

歩留まり率は、採用プロセスの各段階における成功率を示す指標です。
これにより、特定の段階での候補者の減少や進行状況を評価し、採用活動の効率性や効果を測ることができます。

具体的には、各段階の歩留まり率を分析することで、どの段階で候補者が多く離脱しているか、または進行しているかを把握できます。
これにより、採用活動の効率を向上させるためにどの段階でどのような具体的な施策を講じるかを考えやすくなります。

採用での歩留に関しては以下の記事で解説しておりますので、ご覧ください。
【事例付】採用の歩留まりとは？低下しやすい５項目と改善策を解説

採用KPI運用のポイント3つ

設定したKPI を実際に運用する際のポイントが3つあります。

・数値はリアルタイムで管理する
・課題が見つかったら速やかに対処する
・PDCAサイクルを効果的に回す

それぞれについて詳しく解説します。

数値はリアルタイムで管理する

KPIの進捗状況を採用活動中に定期的にチェックすることが重要です。
活動が終了してから評価するのでは、次回以降にしか反映されないため、現在の採用活動には影響がありません。
定期的にKPIの達成率をチェックすることで、現状の課題を早期に発見できます。

課題が見つかったら速やかに対処する

進捗状況を定期的に確認することで、問題が見つかった場合に迅速に対応できます。
問題の原因を特定後、解決策を検討し、すぐに実行に移すことが可能です。

PDCAサイクルを効果的に回す

KPIを設定したら終わりではなく、運用中も定期的に見直しを行って改善に努めましょう。
つまり、Plan→Do→Check→Actionと『PDCAサイクル』を回していくのです。

企業によっては年間や半期ごとの目標によってミッションや業務内容が変わるケースがあるため、ジョブディスクリプションは実務に合わせて常に最新の状態にアップデートしておく必要があります。

他にも、社会の変化によって必要とされるスキルや資格が変わることもあれば、事業の縮小や拡大、組織変更などがある場合もあるでしょう。そういった変化があった際には、ジョブディスクリプションの内容を見直さなければなりません。

組織の生産性を向上させ、人材開発の効果を最大化するためにも、ジョブディスクリプションは定期的にPDCAを回して改善し続けることが重要です。

採用KPI活用の成功事例

採用KPIの立て方やポイントについて解説しましたが、まだ自社に取り入れた時のイメージがわかない方もいらっしゃるかと思います。そこで、採用KPI活用の成功事例をいくつか紹介します。

株式会社ユーザーベース

引用：https://www.uzabase.com/jp/

1点目の事例は株式会社ユーザーベースの事例になります。株式会社ユーザーベースは、SPEEDA、newspicksなどのサービスを提供する企業です。

ユーザーベース社は、採用において求職者に向けて入社後のイメージを伝えることに課題を持っていました。そこで、同社は求職者に企業のイメージをアピールしやすい、スカウトメールの返信率をKPIとして設定しました。

具体的には、返信率を高めるためにスカウトメールにポジションに関する記事コンテンツのURLを添付するというアクションを実行し、結果としてスカウトメールの返信率を大幅に高めることに成功しています。

参考：https://logmi.jp/business/articles/324042

株式会社ツクルバ

引用：https://tsukuruba.com/company/outline/

2点目の事例は株式会社ツクルバの事例になります。株式会社ツクルバは「『場の発明』を通じて欲しい未来をつくる」というミッションを掲げており、中古・リノベーション 住宅の流通プラットフォームを提供しています。

同社は、ダイレクトリクルーティングの採用チャネルにおいて、面談参加者数をKPIとして設定しています。スカウト送信数をKPIとして設定するのではなく、実際に面談に参加した人数をKPIとすることで、スカウト送信することだけが目的にならないようにしています。

スカウト送信相手に対して、熱意のこもったメッセージを一人一人に送信したことが成功の要因となっています。

参考：https://www.wantedly.com/hiringeek/recruit/eventreport_20210324/

アソビュー株式会社

引用：https://www.asoview.co.jp/

3点目の事例はアソビュー株式会社です。同社は、「生きるに、遊びを。」をミッションに掲げ、「衣・食・住」に「遊」の社会実装を目指している企業です。主に「遊び予約サイト」の運営をしています。

同社では、「1次面談数」をKPIとして設定しています。1次面談の数を増やすためには、面談担当者が多く必要になります。そのため、同社の採用担当者は、各部署からの協力を仰ぐために採用活動の情報開示を積極的に行い社内コミュニケーションを密に取っていました。

また、各KPIに関するデータを分析し、どの採用フェーズに問題があるのかを検証し、改善のアクションを取っていました。

KPIを活用してPDCAをしっかり回したことが同社の採用を成功された要因になったと考えられます。

参考：https://www.wantedly.com/hiringeek/interview/award2022_bronze/

まとめ

いかがでしたでしょうか。
今回は採用KPIについて詳しく説明しました。

KPIを設定することで、進捗状況が順調かどうかを判断することができるため、
どのような追加の施策が必要で、今何をするべきかを知ることができます。
設定時だけではなく、運用時もいくつかポイントがありました。以上のポイントを踏まえ、採用活動におけるKPIを適切に設定しましょう。

KPI設定の際には、ぜひ本記事を参考にしていただければ幸いです。

株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）の採用代行サービスについてはこちら