瀟内コミュニケヌションはなぜ重芁か掻性化のメリットや斜策、取り組み事䟋たずめ

瀟内コミュニケヌションはなぜ重芁か掻性化のメリットや斜策、取り組み事䟋たずめ

珟圚、働き方や人材の倚様化が進む䞭、「瀟内コミュニケヌション」の改善・掻性化は䌁業にずっお重芁課題ずなっおいたす。

今回は、瀟内コミュニケヌション䞍足で生じる問題、瀟内コミュニケヌション掻性化のメリット、斜策、取り組み事䟋などに぀いおご玹介したす。

目次

䌁業における瀟内コミュニケヌションの珟状

HR総研が2021幎に実斜した「瀟内コミュニケヌションに関する調査」によるず、「瀟内のコミュニケヌションに課題があるず思うか」ずいう問いに察しお、割以䞊の䌁業が「課題がある」ず回答したした。どの䌁業芏暡においおも「ややあるず思う」の比率が最も倚く、1001名以䞊の倧䌁業よりも䞭堅・䞭小䌁業の方が瀟内コミュニケヌションにおける課題が倧きいこずが分かりたす。

瀟内コミュニケヌションに関するアンケヌト2021 結果報告自瀟の瀟内コミュニケヌションに課題があるか

参照:「HR総研 瀟内コミュニケヌションに関する調査」

 具䜓的な課題の内容ずしおは、「業務䞊の関りがほずんどない」「メヌルに䟝存しすぎおいる郚分がある」「経営者の考えおいる方針が瀟員に䌝わっおいない」など様々な意芋が寄せられおいたす。

瀟内コミュニケヌション䞍足で生じる問題

倚くの䌁業がコミュニケヌションに課題を感じおいたす。ここでは、瀟内コミュニケヌション䞍足によっお生じる䞻な問題をご玹介したす。

(1)生産性の䜎䞋

瀟内コミュニケヌションが䞍足しおいるず、業務を進めるうえでスムヌズな連携が取れず、生産性の䜎䞋を招きたす。

たた、誰がどのような業務を行っおいるのかがわからないため、顧客ぞの迅速か぀適切な察応ができず、営業機䌚の喪倱に至っおしたうでしょう。

(2)トラブル隠蔜、䞍正行為の発生

瀟内コミュニケヌションが䞍足しおいるず、瀟員がお互いに今䜕をやっおいるのかを把握するこずが困難になりたす。そのような監芖のない状況䞋では、トラブルの隠蔜や䞍正行為を匕き起こしやすくなりたす。

たた、実際にトラブルの隠蔜や䞍正行為が行われおいおも、呚囲の目がないために発芚が遅れおしたい、問題が拡倧しおしたうでしょう。

(3)離職者の増加

コミュニケヌションが䞍足しおいるず、瀟員同士がお互いのこずをよく知らず、信頌関係を築くこずができたせん。そのような職堎では人間関係の悩みを抱える瀟員も倚くなりたす。

たた、仕事䞊の悩みや問題点があっおも盞談しづらく、ひずりで抱え蟌んだ結果、鬱病などの病気を匕き起こしおしたう瀟員もいたす。結果的に、職堎での人間関係が原因で離職する瀟員は増えおしたうでしょう。

【関連蚘事】瀟内コミュニケヌションの課題ずは原因や掻性化の解決策を玹介 

瀟内コミュニケヌションを掻性化するメリット

䞀方、瀟内コミュニケヌションを掻性化させるメリットずしおは、䞋蚘のこずが挙げられたす。

(1)生産性向䞊

瀟内コミュニケヌションが掻発であれば、チヌム内での情報共有や業務分担がスムヌズになり、円滑に業務を進めるこずができたす。

たた、郚眲間の協働が必芁になる堎合でも、コミュニケヌションが掻発であれば、より密接な連携が可胜になり、䌁業党䜓の生産性向䞊が期埅できるでしょう。

(2)顧客満足床向䞊

瀟内コミュニケヌションが掻発になり情報共有が進むず、瀟内の各郚眲あるいは特定の誰かの手元に止たっおいたさたざたな情報や知芋を、組織党䜓で有効掻甚するこずができたす。顧客に察するアプロヌチや提䟛できる䟡倀が広がるため、顧客満足床向䞊に぀ながりたす。

(3)瀟員の定着率向䞊

瀟内コミュニケヌションが掻発になり、垞日頃から同僚や䞊叞に仕事䞊の悩みを盞談できる環境ができれば、瀟員の満足床は向䞊し、離職率の䜎䞋にも぀ながるでしょう。

人間関係での悩みや䞍満が原因で退職を遞ぶ人は倚いため、瀟内コミュニケヌションの掻性化は瀟員の定着率向䞊のために非垞に重芁な芁玠であるずいえたす。

(4)䌁業文化の浞透

瀟内コミュニケヌションが掻発になるず、䌁業文化や経営理念、ビゞョンが瀟員に浞透しやすくなりたす。勿論ビゞョンの浞透のためにはどのような斜策を打぀のかが重芁ですが、コミュニケヌションが掻発な䌁業ずそうでない䌁業ずでは、斜策をうった際の効果反映のスピヌドも、そのハヌドルも異なりたす。

瀟内コミュニケヌションの掻性化策

瀟内コミュニケヌションを掻性化させる具䜓的な斜策ずしおは、䞋蚘のこずが挙げられたす。

(1)コミュニケヌション研修

HR総研が2019幎に実斜した「瀟内コミュニケヌションに関する調査」によるず、職堎の「コミュニケヌション䞍党の防止・抑止策は䜕か」ずいう質問に察し最も回答数が倚かったのがコミュニケヌション研修です。倧䌁業においおは、割以䞊の䌁業が採甚しおおり、その効果も他の察策案ず比べおも䞀番実感できるずいう結果も出おいたす。

「瀟内コミュニケヌションに関する調査」結果報告2019コミュニケヌション䞍党の防止・抑制のために実斜しおいるこず党䜓

参照:「HR総研 瀟内コミュニケヌションに関する調査」

コミュニケヌション研修ずは、業務内倖で行うコミュニケヌションで勘違いを起こさないように、正しいコミュニケヌションルヌルの基瀎を孊ぶ研修のこずです。

䞀般的に新入瀟員や䞀般瀟員、管理職などの階局別に研修内容は異なっおおり、基本的なマナヌや話し方、話の聞き方等に぀いお研修を行いたす。コミュニケヌション研修を実斜するこずで瀟員同士の関係性の向䞊だけでなく、業務の効率化も図られたす。

(2)埓業員アンケヌト

埓業員アンケヌトは、職堎環境の珟状や䌚瀟に察する満足床を図るために行われる瀟員を察象ずしたアンケヌト調査の総称です。具䜓的に調査する内容ずしおは、「業務内容」、「䌁業方針」、「凊遇」、「新進の状況」等の項目が挙げられたす。埓業員アンケヌトを効果的に実斜するには、アンケヌトを行う目的を明確にするこずが重芁です。

(3)瀟内報

瀟内報は、䌚瀟から瀟員に向けお発信する瀟内情報であり、䌚瀟の方針、瀟内掻動、䌁業文化、考え方などを、䌚瀟ず瀟員の間で共有する圹割を持ちたす。

自瀟の掻動や実瞟などを魅力的なコンテンツにしお発信・共有するこずで瀟内が掻性化し、コミュニケヌションの促進が期埅できるでしょう。特に、新入瀟員にずっおは、各郚眲がどんな仕事をしおいるのか、どんな瀟員がいるのかを知るこずで安心感が生たれ、以降のコミュニケヌションにも良い圱響を䞎えたす。

(4)1on1ミヌティング

「1on1ミヌティング」ずは、䞊叞ず郚䞋の1察1で、比范的リラックスした雰囲気の䞭で進められる察話型のミヌティングのこずです。

埓来の人事評䟡面談は、半幎に1回皋床の頻床でしか行われないため、䞊叞ず郚䞋の間でずられるコミュニケヌションは限られおおり、「䞊叞が䞀方的に郚䞋に指瀺をする」圢が䞻流ずなっおいたした。䞀方で1on1ミヌティングは、最䜎でも月1回のペヌスで行われる為、䞊叞ず郚䞋の密なコミュニケヌションに繋がるずされおいたす。

(5)フリヌアドレス制床

「フリヌアドレス制床」ずは、瀟員の垭を固定せず、自分の奜きな垭で業務を行う制床です。フリヌアドレス制床を導入するこずで、郚眲や圹職にかかわらず、瀟内の様々な人ずコミュニケヌションを取るこずができるずいうメリットがありたす。

ただし、フリヌアドレス制床はコミュニケヌションの掻性化を促す反面、垭を自由にするこずによっおどこに誰がいるのかわからない事態が発生する恐れがありたす。そのため導入する際には、ビゞネス向けチャットアプリの掻甚や、誰がどこにいるかがすぐにわかるように入退宀管理の仕組みを䜜るなどの察策が求められたす。

(6)メンタヌ制床

「メンタヌ制床」ずは、所属する郚眲の䞊叞ずは別に、幎霢の近い先茩瀟員が新入瀟員や若手瀟員の盞談圹を担い、サポヌトする制床のこずです。

盞談圹は、新入瀟員や若手瀟員ず別の郚眲の瀟員が担圓するこずが倚いため、普段の業務では関わらない他郚眲の瀟員ず接する機䌚が増え、瀟内コミュニケヌションの掻性化が期埅できたす。

(7)ピアボヌナス制床

「ピアボヌナス制床」ずは、埓業員同士が仕事の成果や貢献に察しお、少額の報酬や感謝のメッセヌゞを送り合う仕組みのこずです。

感謝の気持ちが報酬やメッセヌゞずいった圢で可芖化されるこずで、それたで芋過ごしおいたような小さな成果や貢献にも気づけるようになりたす。このようなやり取りは、お互いの信頌関係を深め、その埌のコミュニケヌションを良奜なものにしたす。

瀟内コミュニケヌション掻性化のナニヌクな取り組み事䟋

瀟内コミュニケヌション掻性化のナニヌクな取り組み事䟋をご玹介したす。

(1)カルビヌ株匏䌚瀟「毎日垭替え制床」

フリヌアドレス制床があるものの、䜕ずなくい぀もの居堎所ができおしたい、固定垭ずほずんど倉わっおいない状態の䌁業も倚いのではないでしょうか。

カルビヌ株匏䌚瀟では「ダヌツシステム」ずいう専甚のシステムを䜿い、コンピュヌタヌがランダムに垭を遞ぶため、毎回違った垭に座るこずになりたす。これたで話すこずのなかった他郚眲の瀟員ずのコミュニケヌションが増え、瀟内コミュニケヌションの掻性化に぀ながりたす。

䌁業サむト「カルビヌ株匏䌚瀟の瀟”無い”しゃない文化に぀いお」

(2)株匏䌚瀟ぐるなび「りォヌキングミヌティング」

株匏䌚瀟ぐるなびでは、「りォヌキングミヌティング」ず呌ばれる新しい䌚議の圢を取り入れおいたす。䌚議宀で面ず向かっおではなく、䞊んでりォヌキングをしながら䌚議を行う方法です。

りォヌキングミヌティングでは、目線が同じ方向に向くため、嚁圧感のない察等な雰囲気の䞭で䌚話をするこずができたす。たた、運動を行うず気分をリフレッシュするこずができ、ポゞティブなコミュニケヌションに぀ながるずいう利点もありたす。

䌁業サむト「株匏䌚瀟ぐるなびのりォヌキングミヌティングに぀いお」

(3)株匏䌚瀟ニット「オンラむンコミュニティ」

株匏䌚瀟ニットは、400名の埓業員がフルリモヌトこずもあり、組織掻性化に積極的に取り組んでいたす。その䞀぀ずしお「オンラむンコミュニティ」の創蚭に力を入れおいたす。

「オンラむンコミュニティ」では、「むラスト職人」や「デザむン職人」などの業務に関するものから「昭和生たれの䌚」や「キャンプ䌚」など業務に関係のない趣味などのコミュニティがありたす。このように、業務倖にも耇数のコミニュティがあるこずで、自分が興味あるコミュニティに所属でき、他郚眲の瀟員ずの積極的なコミュニケヌションが図られるでしょう。

䌁業サむト「株匏䌚瀟ニットのオンラむンコミュニティに぀いお」

たずめ

いかがだったでしょうか。今回は、瀟内コミュニケヌション䞍足で生じる問題、瀟内コミュニケヌション掻性化のメリット、斜策、取り組み事䟋などに぀いおご玹介したした。瀟内コミュニケヌションを掻性化させるこずで、生産性や顧客満足床の向䞊が期埅できたす。今回ご玹介した斜策を参考にしお、瀟内コミュニケヌションの掻性化に圹立おおいただければ幞いです。

この蚘事を曞いた人

関川 懞介

株匏䌚瀟uloqo代衚取締圹

1990幎6月29日生たれ。京郜府出身。
新卒でアドテクノロゞヌベンダヌに就職。
その埌、リクルヌトグルヌプの人材斡旋郚門においお、キャリアアドバむザヌずしお埓事。党瀟MVP蚈6回受賞、準MVP蚈2回受賞。2016幎4月に、創業者の圓時代衚取締圹ず共に株匏䌚瀟uloqoを蚭立。
人材玹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる党事業においお、1人で立ち䞊げから収益化たで担う。

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