【簡単７ステップ】採用ペルソナとは？作り方やフォーマット、活用事例も紹介！

採用活動では、ペルソナ設計を行うことが主流になりつつあります。しかしながら、

• そもそも採用ペルソナが何かイマイチ理解できていない
• 採用ペルソナを設計するべきか分からない
• 採用ペルソナを設計したいが、方法が分からない

という悩みを抱えている方は多くいらっしゃるかと思います。

そこで本記事では「採用ペルソナの重要性」や「採用ペルソナの作り方・フォーマット例」を紹介いたします。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用におけるペルソナとは？

採用ペルソナを設定した経験のない方の中には、そもそも採用ペルソナとは何かをご存じない方もいらっしゃるかと思います。そこで、まずは採用ペルソナについて解説します。

採用ペルソナとは？

そもそもペルソナとは、マーケティングで活用される概念で、商品やサービスを利用する顧客モデルを想定し、趣味や価値観、パーソナリティーなどを絞り込んで1人の人物まで落とし込んだものです。

採用におけるペルソナとは、自社が採用したい人物像を指します。自社で採用したい人材の性別・年齢・現職・家族・年収・ライフスタイル・趣味といった情報を綿密に設計することで、採用したい人材を分かりやすくイメージできるようにします。

その結果、自社で一緒に働きたい人材・採用したい人材を細かくイメージできるようになり、採用後のミスマッチや早期離職のリスクを抑えることにつながります。

採用ペルソナと採用ターゲットの違い

採用ペルソナと似た言葉として採用ターゲットがあります。この２つはよく混合して使われてしまうのですが、実は明確な違いがあります。

ペルソナとターゲットの違いは人物の詳細さにあります。ターゲットは年代、性別、居住地などのスペックを基本としているものです。ペルソナはそれをさらに絞り込んで人物像、価値観や特性までを想定しています。

ターゲット設定では人物像が曖昧なため、社内に共有しても、社員や役員でイメージが異なってしまう可能性が出てきます。一方、ペルソナの設定では、その人物の人となりまで細かく決めるため、入社後の仕事姿や社風との相性を一致した人物を採用しやすくなります。

採用担当者が経営陣や現場と同じ認識を揃え、社内に定着する人物を採用するために、ターゲットではなくペルソナを設定する必要があるのです。

採用ペルソナの重要性

厚生労働省「新規学卒就職者の離職率」によれば、入社3年以内の離職率は約3割となっています。また、離職した最も大きな理由は「仕事が自分に合わなかったから」という結果になっており、40%以上を占めています。

この結果が示唆することは、多くの企業において採用のミスマッチが起こっているということではないでしょうか。採用のミスマッチによる早期離職は、採用・育成に投じてきた時間的・経済的コストを無駄にすることを意味しており、採用のミスマッチを防ぐことは企業にとって大きな課題となり得ます。

採用ペルソナの大きな利点は、このような採用のミスマッチを防ぐことができる点にあります。ペルソナを設定することで、自社の求める人材像がより詳細になり、求職者と企業とで認識のずれをなくすことができます。

その結果、早期離職の原因を払拭することができるため、採用ペルソナの重要性がご理解頂けるかと思います。

採用ペルソナのメリット・デメリット

採用ペルソナを設定するメリットとデメリットを紹介します。メリットとデメリットをそれぞれ理解することで、自社において採用ペルソナを設定するべきか？検討することができるかと思います。

採用ペルソナのメリット

採用ペルソナ設定のメリットを紹介します。メリットは以下3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

採用活動の効率を上げる

近年の採用活動は多様化しており、採用業務に多くの手間と時間を割く必要があります。しかし、ペルソナを事前に設計していれば、煩雑な採用業務を効率化できます。

設計された内容にそぐわない人材を採用枠から省いたり、ペルソナに近い人材を採用するために有効な施策を考えやすくなったりします。また、採用に関する判断軸を社内で統一できるため、採用すべき人材の取りこぼしを防ぐことにもつながります。

採用後のミスマッチを防ぐ

現在、大卒の新入社員のうちの3割が3年以内に離職しています。採用しても早期離職することになれば、採用にかけた膨大なコストや時間が無駄になってしまいます。

ミスマッチにつながりやすい要因は、給与・待遇や、仕事に対する意欲、企業の社風などです。採用におけるペルソナ設計では、採用したい人材の趣味・嗜好・価値観・ライフスタイルといった内容まで掘り下げます。その結果、自社と採用候補者がマッチしているか判断しやすくなり、採用後のミスマッチや早期離職を防ぐことができます。

社内で欲しい人材のイメージを共有しやすい

企業において人材を採用する際は、社内の様々な部署で連携をとります。

例えば、選考プロセスにおいては、1次面接は人事部が行い、2次面接は、営業部が行うということがあります。そのような場合、部署間で採用したい人物像のイメージを共有しておく必要があります。しかし、採用ペルソナを設定していない場合、自社に欲しい人材像が不透明であるため、上手く情報が共有されないという問題があります。

そこで採用ペルソナを設定しておくことによって、採用したい人物像が言語化され明確になるため、部署間で自社に欲しい人材像を共有しやすくなります。

採用ペルソナのデメリット

採用ペルソナ設定のデメリットを紹介します。デメリットは以下3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

過度な条件設定は母集団を小さくする

採用ペルソナのデメリットとして、過度な条件設定が母集団を小さくするという点が挙げられます。

採用ペルソナは、採用ターゲットと比較して、応募者の属性だけでなく、価値観やパーソナリティも条件として加えることになります。
そのため、当然これらの条件を増やせば増やすほど、ペルソナに当てはまる人材が少なくなります。

ペルソナ設定は、自社の採用したい人数と、ペルソナ設定により絞り込まれる母集団の人数を照らし合わせて行う必要があるでしょう。

適切な設定が行えないと反ってミスマッチが起こる

先ほど採用ペルソナはミスマッチを回避するということを申し上げましたが、ミスマッチを回避することができるのは、採用ペルソナが適切であるという前提の上です。

採用ペルソナが適切に設定できていない場合、かえってミスマッチが起きてしまうという場合もあるため、注意すべきです。

ミスマッチが起きるケースは以下のようなものが考えられます。

・経営環境の変化により欲しい人材像が変化した
・部署間で人材像のすり合わせができていなかった

これらのミスマッチを防ぐためには、部署間でペルソナ設定を共有すること・経営環境の変化に合わせて適宜ペルソナを改善することが必要になります。

優秀な人材の取り逃しが生じる

ペルソナ設定のデメリットとして、優秀な人材の取り逃しも挙げられます。

これも上記と同様に、ペルソナをより具体的にし、条件を絞り込みすぎた結果として起こりうるリスクです。自社にマッチしたペルソナを設定することは、自社の価値観とあった人材を採用することに繋がりますが、同時に自社にはマッチしていない優秀な人材の採用機会を捨てることも意味します。

企業活動を行う上では、自社にマッチしている人材を採用することは確かに重要ですが、それと同時に優秀な人材を採用することも重要な経営課題です。

厳格なペルソナ設定は優秀な人材の採用機会を減らすリスクがあるということも理解しておくべきでしょう。

採用ペルソナを活用できる３つの場面

採用ペルソナの必要性がご理解いただけたかと思います。しかし、採用ペルソナが実際どのように活用されるのか？まだイメージが湧いていない方もいらっしゃるかと思います。

そこで、ここでは採用ペルソナの活用場面を紹介いたします。

求人票

採用ペルソナを活用できる場面の1つは求人票です。特に大規模な求人サービスに掲載する求人票は、当たり障りのない内容を書いていても、他社と差別化できません。

他社と差別化できていない求人票ということは、自社の特徴が反映されていないわけなので、応募者の属性も散らばります。結果、自社の求める人材以外の応募者も混ざりこむため、非効率的な採用になってしまいます。

しかし、求人票を書く際に採用ペルソナを意識することでこれらの問題は解決されます。ペルソナの興味や抱えている悩みに対して訴求することで、求人票の魅力を上げることができます。

スカウトメール

採用ペルソナはスカウトメールにも活用できます。

まず、スカウトメールを送る人材プールを決めるのに採用ペルソナを活用できます。スカウトメールは、自社の欲しいペルソナに対して直接アプローチできます。また、スカウトメールの文面にも採用ペルソナを活用することができます。

スカウトメールを採用ペルソナに刺さるような文面に変更することで、スカウト返信率を高められます。例えば、採用ペルソナを「WLB(ワークライフ)を高めたい」人材だとした場合、残業が少ないことをアピールしたスカウトメールにすることで、魅力を感じて貰いやすくなるでしょう。

スカウトメールはダイレクトに採用ペルソナにアプローチできる手段であるため、とりわけ採用ペルソナを活用することの効果が高いといえます。

面接

採用ペルソナは面接の場面においても役に立ちます。

採用ペルソナが持っているパーソナリティや特徴を基に面接の質問を設定することができます。

例えば、採用ペルソナを「リーダーシップを取れる」と設定した場合、面接ではリーダーシップがあるかどうかを判断できる質問をします。

・「チームではどのような立ち位置になることが多いのか？」
・「高校の頃の部活の役職は？」

などといった質問を投げかけます。

このように、採用ペルソナを設定することで、面接の評価基準が明確になり、質問内容が採用ペルソナ起点で考えられるようになります。

採用ペルソナを設計・活用する際の4つのポイント

採用ペルソナを設計する際のポイントを紹介します。ポイントは以下4つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

経営・現場・人事の3者間で認識をすり合わせる

ペルソナの設計をする上で、経営者・現場・人事の3つの意見を取り入れることが重要です。現場にとって必要な人材がいたとしても、経営陣が掲げる経営戦略に沿っていなければ役員面接で不採用になります。

そのため、先に経営者と人事の間で人材要件をできるだけ細かく詰め、その後現場と打ち合わせに入れると良いでしょう。経営者と現場の欲しい人材に対する認識のズレを埋めていき、社内で統一されたペルソナを持ちましょう。

できたペルソナを求人票に反映する

ペルソナを設定したら、それをしっかり求人票に反映する必要があります。なぜなら、ペルソナこそ、求人票が欲しがる必要の１つだからです。

ペルソナにそって求人票と募集要項を作成していきましょう。また、欲しい人材に会社として何を提供できるか、どのようなサポートができるかを伝えることで、より自社が求めている人材が集まりやすくなります

ペルソナを細かく設定しすぎない

ペルソナにはある程度の条件をつける必要があります。しかし、細かく設定しすぎてしまうと、該当する人材が少なかったり、どのような人材を採用するべきかわからなくなったりしてしまいます。

細かすぎる条件は仕事と直結しない部分が多いです。ペルソナを設定する際は必要な人材を明確にするための最低条件で設定しましょう。

定期的にブラッシュアップする

市場の変化や経営方針の変化など状況に合わせて柔軟にペルソナを見直すことが大切です。一度設計したからとそのまま使い続けることは避けましょう。

また、選考を重ねながら適宜ペルソナを見直し、より現実的なペルソナへとブラッシュアップしていくことも大切です。思ったような人材が見つからなかったり、応募者が集まらなかったりする場合は、理想像が高すぎるのかもしれません。

＜７ステップ＞採用ペルソナの作り方

採用ペルソナを設定したいが、作り方のわからない方もいらっしゃるかと思います。そこで、採用ペルソナの作り方の手順を解説します。以下7つのステップについて詳しく解説します。

１．採用目的を明確に設定する

人材要件などを明確にする前に今なぜ人材が必要なのかという採用目的をはっきりしておきましょう。これを設定することで自分たちの欲しい人材要件が明確になります。

欠員を補充するのか、新事業を始めるためなのか、プロジェクトに必要な素質を持った人材が欲しいのかなどで、人材要件はもちろん採用方法まで変わっていきます。

２．自社が求める人物像を経営者と現場にヒアリングする

自社の経営戦略を実現するために、「どの部署にどのような人材がどのくらい必要か」という採用計画は重要です。まずは、経営者や現場からヒアリングを行い、自社や各部署が求める人材の要件として考えられる項目を洗い出します。

３．具体的な人物像を作成するために情報収集する

大枠の人数や要素を明確にしたら、次に自社が求める人物像を作成します。具体的には、社内で活躍している人材に対してヒアリングを行い、「この人」という状態まで具体的に求める人物像を決めます。

ペルソナは細ければ細かいほどいいというわけではないため、あくまでペルソナを設計する上で必要な要素と親和性の高い情報について重点的に収集していきましょう。

４．仮のペルソナを経営層や現場とすり合わせる

仮のペルソナを設計したら、経営層と現場それぞれにイメージとずれていないか確認してもらい、認識のずれがあれば修正します。ただし、経営層と現場双方の理想を詰め込むと、非現実的になる可能性もあります。

人事は経営層と現場の意見を取り入れながら、優先順位をつけて要件を絞り込み、現実的なペルソナになっているかどうかを第三者の立場から確認する必要があります。

５．採用市場を調査して要件を絞る

設定した仮ペルソナは経営層と現場ですり合わせて終わりではなく、その後は採用市場にもすり合わせなくてはなりません。仮のペルソナが採用市場の状況とすり合わせないと、求職者からの応募は見込めないからです。

例えば、応募条件として、「〜の経験がある人」とつけた場合には、応募できる人材の数は少なくなります。設定した条件で多くの応募が見込めない場合は、その条件を取り下げる必要があります。自社からの要望だけでなく、新卒や転職者の状況も踏まえて正式なペルソナを設計することで、多くの応募を見込めます。

６．設計したペルソナを実際の採用活動に活用する

ペルソナの設計が完了したら、実際の採用活動に活用していきます。

具体的には、主に以下3つの場面で活用できます。

ペルソナに近い人材が応募してくれるように、設計に沿った求人内容を作成しましょう。また、採用面接の場面においても、ペルソナを踏まえて面接が出来るため、選考基準をある程度揃えることができるでしょう。

７．ペルソナの見直し・修正をする

設定したペルソナが毎年同じになることはほとんどありません。なぜなら採用市場と社内の状況は常に変化しているからです。

また、ペルソナを設定しても、見込んだ数の応募が来ない可能性もあります。その際は改めて、ペルソナを作る際に行なってきた過程をまた１から見直すことがおすすめです。

採用ペルソナのフォーマット例

以下、中途採用と新卒採用のフォーマット例をご紹介します。人材会社が中途・新卒採用をおこなう際に志向や人柄を重視して設計した場合を想定したものです。

中途採用のフォーマット

ITエンジニアの中途採用を想定したペルソナの例を紹介します。項目は以下の通りです。

年齢：30歳
学歴：国立の情報工学系学部を卒業
経歴：新卒でネット広告会社に入社して5年目。チームリーダーを任されている。
職業：Sierのフロントエンジニア
年収：600万円程度
最近の悩み：顧客対応の経験を積んだので、もう少し上流工程の開発をしたいと思っている
応募企業に求めるもの：給料が高いこと
保有スキル：高いデバッグ能力、問題解決力

新卒採用のフォーマット

ITエンジニアの新卒採用フォーマットを紹介します。新卒採用は中途と異なり、実務経験がないため、サークル活動やアルバイト経験、価値観を基にペルソナを設計します。

年齢：21歳
学歴：情報工学系学部を卒業
キャリア志向：ITエンジニアを経験した後、PMに携わりたい。
価値観：他者貢献にやりがい、ITへの親和性
志望業界：IT/SIer/ITコンサル
応募企業に求めるもの：教育体制、フラットなコミュニケーション
保有スキル：問題解決力、論理的思考
エピソード：自分で設定した目標を成し遂げた経験、リーダー経験

採用ペルソナを活用する際の注意点

採用ペルソナは、理想の候補者を見つけるための効果的な手法です。しかし、より良い結果を得るためには、いくつかの重要なポイントに気をつける必要があります。

以下の注意点を押さえることで、ペルソナの効果を最大限に引き出し、採用活動をスムーズに進めることができます。

採用ペルソナの固定化

採用ペルソナは決して固定的なものではありません。一度作成したら終わり、という考え方では、刻々と変化する採用市場の実態に対応できなくなってしまう危険性があります。

ビジネス環境は常に変化しており、それに伴って企業が求める人材像も変わっていきます。新しい技術の登場や働き方改革の進展により、必要とされるスキルや経験も日々アップデートされています。また、労働市場全体の傾向や求職者の価値観なども、時代とともに大きく変化していきます。
そのため、採用ペルソナは定期的な見直しと更新が欠かせません。市場動向の分析や自社の経営方針の確認を通じて、現状に即したペルソナへと調整していく必要があります。特に事業戦略の変更や組織体制の見直しがあった場合は、それに合わせて採用ペルソナも柔軟に修正することが重要です。

このような継続的な見直しと更新を行うことで、より実効性の高い採用活動を実現することができます。採用ペルソナを「生きた文書」として扱い、現実の変化に応じて進化させていくことが、採用成功の鍵となるのです。

一般化しすぎてしまう

採用ペルソナは具体的な描写が重要です。広範な表現や一般的な文言では、本当に必要とする人材像が見えづらくなってしまいます。

たとえば、多くの企業が重視する「コミュニケーション能力が高い」という表現。これだけでは、どのような場面で、どのようなコミュニケーション力が求められるのかが不明確です。代わりに「複数の部署を巻き込んだプロジェクトをまとめ上げた経験があり、メンバーの意見を引き出しながら目標達成に導ける」といった具体的な描写にすることで、求める人物像がより鮮明になります。

このように、抽象的な表現を避け、実際の業務場面に即した具体的な要件を記述することで、採用チームは候補者を正確に評価できるようになります。また、応募者側も自身が求められる役割をより明確に理解できるため、ミスマッチを防ぐことにもつながります。

チーム全体で理解を共有する

採用ペルソナの成功には、採用チーム内での認識統一が不可欠です。いくら優れた採用ペルソナを作成しても、それがチームメンバー間で異なる解釈をされていては、本来の効果を発揮することができません。

特に面接官が複数いる場合、それぞれが異なる基準で候補者を評価してしまうと、一貫性のある選考が難しくなります。ある面接官が重視するポイントと、別の面接官が注目する点が大きく異なっていては、公平な評価を行うことができないためです。

この課題を解決するために、定期的なチーム内での情報共有の場を設けることが重要です。採用チームでのミーティングやワークショップを通じて、ペルソナの各要素について具体的な議論を重ね、評価基準の認識を合わせていきます。また、実際の選考事例を基にした意見交換を行うことで、より実践的な理解を深めることができます。

ペルソナが一つしかない

ペルソナは１つだけでなく、複数存在することも念頭に置いておきましょう。ペルソナを複数設定しておくことで、特定の人物像でなく、たくさんの個性を持った人材を確保でき、会社の多様化につながります。

同じペルソナで特定の人物像を持った人材を複数採用するより「主力事業を支えられる人材」「将来幹部になる人材」などの方向性に沿って複数のペルソナを設定した方が組織の活性化につながります。

またペルソナを1つにすることで生じる機会損失も低減できます。しかし多すぎても良くないため、2〜３つ程度で設定することがおすすめです。

まとめ

採用ペルソナを設定することで、自社で一緒に働きたい人材・採用したい人材を細かくイメージできるようになります。その結果、採用後のミスマッチや早期離職のリスクを抑えることができます。

一方で経営層と現場双方の理想を詰め込むと、非現実的になる可能性もあります。そのため、人事は経営層と現場の意見を取り入れながら、優先順位をつけて要件を絞り込むなどをして適切なペルソナ設定を心がけましょう。

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