採用代行って違法?必要な許可や委託募集についてまで徹底解説!

採用代行って違法?必要な許可や委託募集について徹底解説!

人手不足が深刻化する中、企業の採用活動はより一層効率や精度が求められています。

その中で今注目されているのが、「採用代行(RPO)」です。
採用代行とは、採用活動に関する業務を外部の企業が代行するサービスのことを指します。
採用代行の導入を検討する担当者様の中には

「採用代行に違法性はないのか?」

と疑問に思う方も多いのではないでしょうか。
本記事では、採用代行の概要から、導入前に必要となる許可、委託募集申請の流れまで、詳しく解説します。

監修者情報

監修者用
株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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そもそも採用代行(RPO)とは?

採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスのことで、「RPO(Recruitment Process Outsourcing)」とも呼ばれます。

採用手法が多様化する中、採用活動を効果的に行うには多くの人手・スキル・労力が必要になるため、採用代行を利用することで採用業務の質を格段に上げることができます。

人材紹介サービスを利用する際には、人材の採用・入社がゴールとされ、サービス内容・費用は定型化されます。

一方採用代行では、採用業務を全体的、または部分的に委託することができるので、サービス内容や費用は企業により様々です。

採用代行は、企業の内側から採用活動をサポートするサービスと言えます。

今、採用代行が注目される理由

近年人手不足が深刻化する中、各企業の採用活動の早期化、複雑化が進んでいます。

それに伴い、採用業務を担う方の負担も急激に増加しており、自社だけでは対応しきれないという企業も多いです。

採用代行 現状
引用元:株式会社リクルート 就職白書

株式会社リクルートが発表している「就職白書2023」によると、採用数が充足している企業は全体の40.4%。前年の52.2%から11.8ポイント減少しています。
採用活動の早期化に伴い、内定辞退者の数も増えているのが原因と言えるでしょう。

特に、採用業務に関するノウハウがまだ不十分である企業にとっては、新たな手法をとりながら優秀な人材を確保することは至難の業です。

実際に、採用代行市場は世界的に成長しており、その市場規模は60.9億ドルに達すると言われています。

特にアメリカでは、エンジニアとして働く方がエンジニア採用を行う採用代行が現在流行しています。

参考:LinkedIn | Recruitment Process Outsourcing (RPO) Market Size In 2023 : Growth Opportunities and Future Outlook 2030

採用業務のみを専門に扱う採用代行会社に依頼をして、より質の高い採用・業務の効率化を図る企業が今増えています。

採用代行って違法?必要な許可とは

「採用代行は違法なのでは?」と感じる方もいるかもしれませんが、

結論から言うと、
採用代行は違法ではありません。

ですが採用代行は、法律に基づく厚生労働省や都道府県労働局の許可が必要な業務です。

厚生労働省が定める区分や、それに伴い必要となる許可について、以下に詳しくご説明します。

採用代行は「委託募集」に当たる

厚生労働省職業安定局発行の募集・求人業務取扱要領では、労働者募集を「文書募集」「直接募集」「委託業務」といった3種類に区分し、以下のように定めています。

文書募集

文書募集とは、新聞紙、雑誌その他の刊行物に掲載する広告又は文書の掲出若しくは頒布による労働者の募集をいい、自由に行うことができる。

直接募集

直接募集とは、労働者を雇用しようとする者が、文書募集以外の方法で、自ら又はその被用者をして行う労働者の募集をいい、自由に行うことができる。

委託業務

委託募集とは、労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に従事させる形態で行われる労働者募集をいい、許可を受け、または、届出を行うことが必要である。

採用代行は、外部に採用業務を委託(アウトソーシング)する「委託募集(法第36条)」に該当します。そのため、採用代行サービスを利用する際は、厚生労働大臣か、就業地を管轄する都道府県労働局長から許可を取得する必要があります。

なお、委託業務の定義を次のように定めています。「被用者以外の者に報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣の許可を得ること、被用者以外の者に報酬を与えることなく労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣に届け出ることが必要である」。
つまり、外部の採用代行サービス提供会社に報酬を払って採用代行を委託する際は、厚生労働大臣の許可を取得すれば違法にはなりません。

委託募集で必要となる許可とは

委託募集をするための「許可」について、具体的に説明します。

委託募集とは、労働者の募集を第三者(自社従業員以外)に委託することです。

職業安定法第36条第1項によると、

「委託募集の許可は『委託者(企業)』と『受託者(採用代行サービス提供会社)』の双方が、委託募集の許可基準を満たすことで厚生労働大臣あるいは都道府県労働局長から許可を取得できる。委託者と受託者のどちらか、もしくは両方が無許可である場合に違法行為となる」

となっています。

許可基準としては

「委託者と受託者のそれぞれが、過去において職業安定法や労働関係法令に関しての重大な違反がないこと」「募集予定の採用案件の労働条件が適正なものであること」「募集予定の採用案件の労働条件が明示されていること」

とされています。

採用代行で「許可」がいらない場合もある?

採用代行においては、許可が必要だと説明してきました。
ですが、中には許可が不要なケースも存在します。
許可が必要な場合、不要な場合それぞれについて詳しく説明します。

委託側に許可が不要な場合

採用代行の委託内容によっては、委託側に許可が不要となります。

例えば、自社で募集や選考を行い、外部に採用試験問題の作成・実施を委託する場合は、第三者が募集を行ったとは見なされず、「委託募集ではない」と判断されます。同様に、転職エージェントが特定のポストの希望者を企業に紹介する場合も、「委託募集ではない」と見なされ、職業紹介に該当します。

採用代行は採用に関わる業務を「委託」することであり、委託範囲や人材の雇用経路によって、委託側企業が許可を取る必要性が変わります。外部サービスを利用する際は、委託許可が必要かどうかを確認することが重要です。

委託募集の許可が必要な場合とその条件

採用活動における「募集」の業務を委託する場合には、許可が必要です。

委託募集の許可基準は「職業安定法第36条」に規定されており、委託側と受託側で異なる要件があることが分かります。

以下に、委託側の許可基準をまとめます。

【採用代行における委託側の基準】

事業主の徳性:職業安定法および労働関係法令に重大な違反がないこと。
募集に係る労働条件:適切で法令違反がなく、同業種の賃金水準に著しく低くないこと。
報酬:厚生労働大臣の認可を受けた報酬以外の財物を提供しないこと。
受託側である採用代行業者の基準は次の通りです。

【採用代行における受託側の基準】

事業主の徳性:職業安定法および労働関係法令に重大な違反がないこと。
判断能力:青年被後見人または被保佐人でないこと。
必要な知識:労働関係法令および募集内容・職種に関する十分な知識を有していること。
募集期間や報酬の認可基準も存在し、これらの条件は健全な企業運営が行えるならばクリアできるものです。採用代行業者を選定する際は、これらの基準を参考にし、慎重に選ぶことが重要です。」

委託募集時の申請の流れ

採用代行を利用する際の、委託募集の申請の流れを説明します。
流れは大まかに以下の通りです。

1.必要書類を記入する
2.期日を守って書類提出する
3.申請後の判断を待つ

1.必要書類を記入する

募集主は、「委託募集許可等申請書(様式第3号)」に必要事項を記載した上で、都道府県労働局長へ提出します。申請の際は、委託募集許可等申請書の内容を証明する帳簿や、書類を同時に提出する必要があります。

一つの都道府県からの募集人員が30人以上、募集人員総数が100人以上の場合、厚生労働大臣の許可が必要になり、それ以外は就業地の都道府県労働局長の許可が必要になります。

2.期日を守って書類提出する

提出期限は、厚生労働大臣の許可に係るものは募集開始月の21日前まで(正本と写しを1部ずつ提出)、都道府県労働局長の許可に係るものは募集開始月の14日前まで(正本1部を提出)となっています。

3.申請後の判断を待つ

申請後、委託募集の許可基準に基づき審査され、許可・不許可、条件付きの許可といった判断がなされます。

許可の申請手続きは、募集主の代わりに募集受託者(採用代行業者)が行うことも認められているため、まずは委託先業者に相談してみることをお勧めします。

採用代行サービスを選ぶ際のポイント

採用代行サービスを選ぶ際には、注意したい5つのポイントがあります。

・依頼したい業務に十分に対応できるか
・実績は豊富か
・自社にあった運用方法かどうか
・見積もり内容が明確かどうか
・コミュニケーションは取りやすいか

以下、それぞれについて詳しく説明します。

依頼したい業務に十分に対応できるか

自社が求める業務に対応しているかを確認しましょう。
そのためには、自社が必要とするサービスを明確にしておくことも必要です。

例えば、自社の人手不足解消のため、選考日程通知や応募者管理を頼みたい場合、必ずそれら業務に対応した会社を探さなければなりません。

また、採用計画の立案や、面接の代行を頼みたい場合は、それらに強みを持つ会社・それら業務に特化した会社を探しましょう。

実績は豊富か

採用代行サービス提供会社を選定する際、実績はやはり重要な指標です。
実績豊富な会社と少ない会社とでは、応募者管理や内定後のフォローなどの質が異なります。

また、自社が所属する業界での支援実績や業界知識がどれだけあるのかを確認することも重要です。

たとえば、IT企業の場合、エンジニアの仕事やIT業界の動向、繁忙期や転職活動が活性化する時期などを理解していなければ、採用代行サービスの精度に影響します。採用代行サービス提供会社を選ぶ際は、必ず実績を確認し、安心して任せられるかどうかを判断しましょう

自社に合った運用方法かどうか

ある程度候補となる代行会社が絞れ、実際に話を聞く際、自社の方針やルールに沿ったサービスを利用できる会社を選びましょう。

コミュニケーションがうまく取れる会社かどうかによって、その後の採用業務の進み具合が変わってきます。
自社の希望や問題点を正確に伝えることも意識しましょう。

見積もり内容が明確かどうか

代行会社が示す見積もり内容が明確かどうかを確認しましょう。

採用代行においては、それぞれのケースにより費用や契約内容が異なるため、正確な料金を知るには、代行会社に直接見積もりをしてもらうのが一番です。

その際に、見積もり内容が明確かどうかがその会社の信頼性を見極める一つの基準となります。

見積もり内容に曖昧な点がある場合は、直接確認するようにしましょう。

コミュニケーションは取りやすいか

採用は採用代行会社だけの努力で成功するものではありません。企業が協力することで初めて大きな成果が生まれます。

特に採用代行においては、自社の求める人材や採用目標について、しっかりと共有する必要があります。

協力するうえでコミュニケーションがとりやすいかどうかは重要な指標となるため、コミュニケーション方法や対応できる時間帯の2点は、事前に確認しておきましょう。

一般的な料金体系・費用相場

採用代行サービスの一般的な料金体系・費用相場についてご紹介します。

採用代行の料金体系

採用代行サービスの料金体系は大きく分けて「月額一律料金型」「従量課金型」「成功報酬型」の3つがあります。

RPO 料金体系

|月額一律料金型

月額一律料金型は、委託する業務項目ごとに月額料金を支払う形態です。
たとえば、委託内容に応じたパッケージプランを選んだり、3ヶ月・6ヶ月・1年などと期間を設けて契約したりすることができます。

求人媒体の応募者管理や面接日時の調整といった実務の一部を委託する場合の費用相場は、月額料金10万円台です。
採用業務を全体的に委託する場合の費用相場は、月額料金40万円以上が一般的です。

特徴・月額一律料金型は業務ごとに月額料金を支払う形態
・オプション追加しない限り、料金は一定
・部分的な業務委託の費用相場は月額10万円台、業務全体だと月額40万円以上

|従量課金型

従量課金型は、業務量によって課金される支払い形態です。
多くの採用代行サービス提供会社が従量課金型を採用しており、代行期間や対応件数に応じて料金を算出しています。

必要な業務にのみ予算を割くことができますので、「書類選考に時間がかかっている」といった負担が多い工程だけを委託して、効率よく採用活動をしたい企業に適しています。

特徴・従量課金型は、業務の量と期間に応じて支払う形態
・部分的な委託がしやすい
・費用は要見積もり

|成功報酬型

成功報酬型は、成果が出た時点で料金が発生する支払い形態です。
成果は、面接実施・内定・採用における人数で設定されることが一般的です。

成果が出るまで料金が発生しないため、初期費用や無駄なコストを最小限に抑えることができます。ただし、成功報酬の費用は高めの設定であり、目標とする人数が多ければ多いほど料金がかさみます。

「一人だけ優秀な人材を採用したい」といった小規模な採用をしたい企業や、人材の質にこだわりたい企業に適しています。

特徴・成功報酬型は成果に応じて支払う形態
・小規模で質の高い採用をしたい場合に的する
・費用は高額なのが一般的

費用相場

採用代行サービスの料金体系は3種類ある他、その依頼内容もケースバイケースです。
以下は業務別に示した料金例ですが、依頼する会社にもよるため、あくまで目安としてご覧ください。

一般的に、新卒採用代行は月額料金50~70万円、中途採用代行は月額料金10~70万円程度となります。
その他業務は以下の通りです。

採用業務内容費用
面接日時設定月5万〜
DM・スカウト配信月3万〜
面接実施1回1万円〜
評価シート作成1回3千円〜
欠席者フォロー・別日程案内月2万円〜
次回面接日時連絡月2万円〜
合否連絡月2万円〜
内定通知書発送月2万円〜

 

まとめ

本記事では、採用代行について、導入する際の手続きも含めてご紹介しました。
適切な手続きを踏み、採用代行を導入することで、採用活動の質を向上させることができます。
費用や条件などを理解した上で、採用代行の導入を検討してみてはいかがでしょうか?

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