採用代行は違法ではない?必要な許可や委託募集の定義なども解説します!

採用代行は違法ではない?人材紹介との違いなども解説します!

こんにちは。digireka!HR編集部です。採用代行は、採用活動に関する業務を外部の企業が代行するサービスのことです。採用業務の一部またはすべてをアウトソーシングすることで、採用担当者の業務負担軽減や、採用における品質の確保など様々なメリットが期待できます。

その一方で、「採用代行に違法性はないのか?」と疑問に思う方も多いのではないでしょうか?

そこで今回は、採用代行の違法性や必要な許可、委託募集の定義などについて詳しくご紹介します。

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採用代行が求められる背景

近年、求人広告やエージェントの活用、リファラル採用、ダイレクトリクルーティングなど採用手法は多様化しており、採用担当者の業務負担は膨大なものになっています。

さらに、少子高齢化に伴う売り手市場が続いており、新卒採用・中途採用ともに企業の人材確保はますます困難な状況になっています。併せて内定辞退防止対策など、以前にも増して候補者一人あたりに割く時間は多くなっています。

こうした採用手法の多様化や売り手市場の現状が影響し、採用代行の需要は年々高まっているのです。

また、中小企業やベンチャー企業、スタートアップなど、小規模の会社には専任の担当者がいないケースも珍しくありません。その場合、担当社員は他の業務と並行して専門外の採用業務を進めることになり、非常に大きな負担を強いられることとなります。

そこで、採用代行を活用して外部のプロに採用を一任することで、本業に専念できる環境づくりを行う企業が増えているのです。

採用代行と人材紹介の違い

「人材紹介」とは、自社で集客した転職希望者を企業に紹介するサービスで「エージェント」とも呼ばれています。不特定多数の企業と転職希望者の雇用関係を成立させる仲介斡旋を行うため、職業安定法の第4条に基づく厚生労働大臣の許可が必要です。

求人案件は人材紹介会社が企業に営業して獲得します。そして、人材紹介会社が自社で集客した転職希望者のキャリア相談に乗り、企業を紹介していく流れです。転職希望者の意向やスキルをキャリア相談によって深く理解しているため、企業が求める人材をピンポイントで見つける目利き力があることが特徴です。人材紹介会社の収益は、採用決定時の成功報酬(相場としては年収の35%)となっています。

これに対して「採用代行」は、企業の一員として採用業務を代行するサービスで「RPO(リクルーティングプロセスアウトソーシング)」とも呼ばれています。転職希望者の集客は、求人サイトなど外部の採用媒体を使用するケースが一般的です。

人材紹介会社のような外部からの支援ではなく、企業に深く入り込み、事業内容や部門ごとの業務内容・社風などを把握したうえで採用に携わります。採用代行サービス提供会社の収益は月額料金制をとっているところが多く、費用相場は月額25万円~100万円です。また、もっとも大きな特徴は、採用業務の代行領域が幅広いことです。具体的な代行領域は、以下の通りです。

・採用要件の設定
・KPIの設定
・書類選考
・面接
・求人広告の作成
・スカウトメールの送信
・応募者対応

採用代行は違法ではないが届出が必要

厚生労働省職業安定局発行の募集・求人業務取扱要領では、労働者募集を「文書募集」「直接募集」「委託業務」といった3種類に区分し、以下のように定めています。

文書募集

文書募集とは、新聞紙、雑誌その他の刊行物に掲載する広告又は文書の掲出若しくは頒布による労働者の募集をいい、自由に行うことができる。

直接募集

直接募集とは、労働者を雇用しようとする者が、文書募集以外の方法で、自ら又はその被用者をして行う労働者の募集をいい、自由に行うことができる。

委託業務

委託募集とは、労働者を雇用しようとする者が、その被用者以外の者をして労働者の募集に従事させる形態で行われる労働者募集をいい、許可を受け、または、届出を行うことが必要である。

採用代行は、外部に採用業務を委託(アウトソーシング)する「委託募集(法第36条)」に該当します。そのため、採用代行サービスを利用する際は、厚生労働大臣か、就業地を管轄する都道府県労働局長から許可を取得する必要があります。

なお、委託業務の定義を次のように定めています。「被用者以外の者に報酬を与えて労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣の許可を得ること、被用者以外の者に報酬を与えることなく労働者の募集に従事させようとするときは厚生労働大臣に届け出ることが必要である」。
つまり、外部の採用代行サービス提供会社に報酬を払って採用代行を委託する際は、厚生労働大臣の許可を取得すれば違法にはなりません。

そもそも委託募集とは

委託募集とは、労働者の募集を第三者(自社従業員以外)に委託することです。
職業安定法第36条第1項によると、『委託募集の許可は「委託者(企業)」と「受託者(採用代行サービス提供会社)」の双方が、委託募集の許可基準を満たすことで厚生労働大臣あるいは都道府県労働局長から許可を取得できる。委託者と受託者のどちらか、もしくは両方が無許可である場合に違法行為となる』となっています。

許可基準としては「委託者と受託者のそれぞれが、過去において職業安定法や労働関係法令に関しての重大な違反がないこと」「募集予定の採用案件の労働条件が適正なものであること」「募集予定の採用案件の労働条件が明示されていること」とされています。

委託募集にあたる内容とは

職業安定法によると、労働者の募集・選考などの採用業務を外部に委託する採用代行(RPO)は委託募集に該当します。しかし採用試験の作成(問題内容の作成は除く)や実施のみを外部で行なっている場合は第三者が募集をおこなっているとは言えないため、委託業務には該当しません。

委託募集の届出の流れ

募集主は、「委託募集許可等申請書(様式第3号)」に必要事項を記載した上で、都道府県労働局長へ提出します。申請の際は、委託募集許可等申請書の内容を証明する帳簿や、書類を同時に提出する必要があります。
一の都道府県からの募集人員が30人以上、募集人員総数が100人以上の場合、厚生労働大臣の許可が必要になり、それ以外は就業地の都道府県労働局長の許可が必要になります。

提出期限は、厚生労働大臣の許可に係るものは募集開始月の21日前まで(正本と写しを1部ずつ提出)、都道府県労働局長の許可に係るものは募集開始月の14日前まで(正本1部を提出)となっています。
申請後、委託募集の許可基準に基づき審査され、許可・不許可、条件付きの許可といった判断がなされます。許可の申請手続きは、募集主の代わりに募集受託者(採用代行業者)が行うことも認められているため、まずは委託先業者に相談してみることをお勧めします。

委託募集の許可取りを怠った場合に罰則はあるのか

職業安定法によると「許可を受けずに法第36条第1項の委託募集を行った者は、1年以下の懲役又は100万円 以下の罰に処せられる(法第64条第6号)」と記載されているため、委託募集を依頼する際は必ず厚生労働大臣からの許可をもらうようにしましょう。
違法にならない予防策としては、採用代行サービス提供会社に許可申請を依頼しておくことをおすすめします。申請書の手続きは委託者に代わって受託者が行えることになっているからです。

委託募集の許可をとって採用代行を活用する方法

委託募集の許可が降り、晴れて採用代行の依頼が可能になったら以下のメリットを享受することができます。

採用業務のアウトソーシングによるコア業務の集中

人事部門の業務は、社員のパフォーマンスを最適化・最大化して、業績に貢献することです。ところが応募書類の管理、面接の日程調整、応募者への各種連絡など、工数のかかるルーチンワークに忙殺されている現状があります。

こうしたノンコア業務を採用代行サービス提供会社に委託すれば、事業戦略に紐づく採用戦略や求める人材について熟考できますし、面接や内定者フォローといった重要な業務に集中できます。結果的に、自社の成長に必要な優秀な人材を採用することができるでしょう。また、教育研修による人材開発や制度設計などのコア業務にも時間を割くことができるようになります。人事部門の負担が減るだけでなく、人事としてのキャリアアップやモチベーションアップにもつながるでしょう。

採用コスト削減の実現

人事部門の社員を増員するコストよりも、採用代行サービスを利用するコストのほうが割安となるケースがほとんどです。少子高齢化で労働人口は減り続けていますので、今後も求める人材を獲得する競争が激しさを増すことが予想されます。

ノンコア業務など外部に切り出せる業務を採用代行サービス提供会社に委託すれば、社員を増員することなくスピーディーな選考が可能になります。また、独立した人事部門が存在せず、社員が通常業務と採用業務を兼任している中小企業の場合は、社員の業務量が膨大になります。その結果、通常業務に支障が出て残業代がかさむケースも少なくありません。

応募者の対応が遅くなって選考・内定辞退が発生すれば、採用業務にかけた人件費やコストも無駄になってしまいます。採用代行サービス提供会社に委託すれば、採用コストを抑えつつ採用活動全体を効率化することができるでしょう。

採用にかかる時間の削減

転職希望者に対して求人数が多く、転職希望者が有利な状況を示す売り手市場では、選考スピードが重要な要素の一つです。多くの企業が人材を求めていますので、転職希望者にとっては選択肢が豊富で、内定をもらいやすくなっています。

人事部門の業務が煩雑すぎて面接設定や選考に時間がかかれば、最初に内定をくれた企業への入社を決めて、選考を辞退されるケースが散見されます。採用部門の立ち上げや採用フローの構築から始める場合も、あっという間に2か月も3か月も経過してしまいます。採用活動が長期化すれば、ビジネスに大きなダメージを与えることにもつながるかもしれません。採用代行サービスを利用することで、採用までにかかる時間を20%~50%ほど短縮することも可能です。

採用代行サービス会社のノウハウを蓄積

採用代行サービス提供会社は、あらゆる企業の採用業務を支援しています。ノンコア業務の代行に長けた会社もあれば、採用戦略の立案から採用実務まで網羅的に代行できる会社もあります。このほか、採用体制をイチから構築できるコンサルティングが得意な会社や、IT人材やクリエイターの採用など特定分野の専門知識を持つ会社もあります。

さらには、採用に関わる最新情報を持っていますので、メジャーな求人サイトを利用した採用だけでなく、SNSやインターンシップを活用した採用手法も提案してくれます。そのため、自社だけで行うよりも質の高い採用業務ができる可能性は高まります。採用活動のスペシャリストである採用代行サービス提供会社のノウハウやアドバイスを自社に取り入れることで、自社の採用力強化を図ることができるメリットは大きいでしょう。

一貫性のある採用活動ができる

大手企業の場合は、全国に支社などの拠点があり、支社ごとに採用を実施しているケースが多数見られます。面接も支社の採用担当者に一任しているため、選考基準や見極めの方法、採用フローのバラツキや独自ルールが存在しています。採用活動がスムーズにいく支社と、なかなか採用できずに苦戦し続ける支社があるのは、これらのことが原因と考えられます。

人事部門としても採用活動の全体像がつかみにくく、悩みの種となっているでしょう。そういった場合は、全国一括型の採用代行サービスを導入することで、全社的に同質の採用活動を展開することができます。通常業務と兼任で採用を行う社員の負担軽減にもつながるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、今回は、採用代行の違法性や人材紹介との違い、委託募集の許可の取り方などについて解説しました。

申請が必要かどうか判断が難しいため、採用代行サービスを利用する際は委託先業者に確認してみましょう。

この記事を書いた人

関川 懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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