人手不足が深刻化するなか、採用活動は企業にとって重要な業務の一つです。採用活動の効率化のために、「採用代行」を利用する企業が増えています。
一方で、
・採用代行ってそもそもどんなサービス？
・採用代行のメリットが知りたい
・注意点を知りたい
など、さまざまな疑問を持つ方も多いと思います。
この記事では、採用代行について、委託できる業務内容や、メリット、デメリット、費用相場など、幅広くご紹介します。
監修者情報
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら
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一からわかる、採用代行（RPO）とは？
採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスのことで、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれます。
採用手法が多様化する中、採用活動を効果的に行うには多くの人手・スキル・労力が必要になるため、採用代行を利用することで採用業務の質を格段に上げることができます。
委託できる9つの業務内容
採用代行サービスを利用する際、以下の9種類の業務を委託することが可能です。
1.採用計画の策定
2.求人広告掲載
3.応募者の管理
4.書類選考
5.スカウトメール作成・送信
6.選考日程調節
7.説明会の実施
8.面接代行
9.内定後のフォロー
それぞれについて詳しく説明します。
1.採用計画の策定
採用要件のすり合わせや採用戦略の立案、採用のKPI（重要業績評価指標：業務のパフォーマンスを計測・監視するための指標）の設定を行います。
具体的に採用計画を決める際、代行会社は、まずクライアント企業のニーズと要件を詳細に理解します。企業が求めるポジションやそこに求められるスキル・経験、必要な採用数、採用の緊急性などを把握した上で、採用目標を設定します。
この採用計画の策定は、採用業務の根幹となる部分で、不十分な知識やスキルで行うと、採用業務自体が失敗しかねません。
自社にあった採用計画・採用戦略を立てることで、応募者が来ない状況を防ぐ、入社後のミスマッチを防ぐ、内定辞退を防ぐなど、多くのメリットに繋がります。
採用戦略の策定に関しては「採用戦略とは｜具体的な立て方・フレームワークなどを解説！」にて詳しく解説しています。
2.求人広告掲載
母集団形成を目指した求人の作成や掲載を行います。求人は簡潔な文章で企業の魅力を訴求しなければならない奥の深い難しい業務です。この業務を採用のプロに任せることで、応募者数の増加を見込めます。
また、求人広告媒体や人材紹介などの複数の手段を採用している企業にとっては、これらの工程をすべて委託できるため、工数とコストの両方の削減ができるでしょう。
また、ノウハウがなければ難しい、自社にとって最適な採用媒体の選定も委託することが可能です。
3.応募者の管理
応募者の情報・書類の管理は、採用活動の初めの部分です。ノンコア業務のため、採用代行サービスの中でも一番利用されていると言えるでしょう。
具体的には、メールやオンラインフォーム、求人ポータルなどを経由してきたエントリーの収集・整理をしてくれます。また、集まった書類に含まれる履歴書、職務経歴書、職務履歴、面接のスケジュール、応募者の連絡情報などの重要な情報を標準化し、データベースとして管理します。
4.書類選考
応募者が多い企業では、求人に集まった応募者の書類選考（スクリーニング）だけでも多くの時間がかかり、採用業務を圧迫する一因ともなります。
スクリーニングには、スキルマッチング、経験の評価、面接前の選考、応募者へのweb上での質問やテストなど、さまざまな手法が考えられます。書類選考の基準を代行会社と共有しておくことで、効果的な選考が可能です。
5.スカウトメール作成・送信
サービスによってはダイレクトリクルーティングを実施する際のスカウトメールの作成や送付も委託することが可能です。
スカウトメールを作成・送信を行うことで、転職潜在層にもアプローチをかけて採用を加速させることができます。候補者数が多かったり、一人一人への対応が求められたりと、この業務は煩雑になりがちになる中、代行会社への依頼が可能です。
具体的には、まず代行会社が企業とのコミュニケーションを通じて、スカウトメールの目的と目標を明確にします。その上で、データベースの検索、求人サイトやプロフェッショナルネットワークを活用しながら、企業が求める要件に合致する候補者を探し出します。
その後メッセージを作成し、主にメールで送信、送信後の受信者からの反応に迅速に対応を行います。メールの開封率やそこからの応募率などの詳細な分析まで行ってくれます。
このように代行会社に依頼をすることで、採用活動の工数を減らすことができる・求める人物像や希少価値の高い人材に出会える・プロのノウハウが得られるなど、多くのメリットを得ることができます。
採用代行（RPO）の中でも、スカウト代行については、「【2024】スカウト代行サービス17社比較｜料金相場や選び方を徹底解説」をご参照ください。
6.選考日程調整
各選考の段階で行う日程調整業務を、代行会社に依頼することもできます。
具体的には、メールや電話にて日程をくみ、当日の詳細についてメールや電話確認などの業務を依頼できます。
面接の予約プロセスがスムーズに進行することで、候補者の満足度が高まるだけでなく、候補者・面接者が費やす時間と労力を最適化できます。
7.説明会の実施
新卒採用や中途採用で行う会社説明会の代行も、採用代行サービスに依頼できます。事前に採用代行サービス提供会社と企業の採用担当者が面談などを通してお互いの認識をすり合わせていきます。
また、会社説明会のスライドやプレゼンテーションの作成、案内告知、運営などの代行も可能です。
8.面接代行
自社内の人材が不足している、面接を行う際のスキルがない、という場合は面接代行を依頼するのがおすすめです。
面接代行では、企業のニーズを把握した上で、代行会社が面接プロセスをカスタマイズしてくれます。具体的には、面接の形式、質問の選定、評価方法などを協議しながら決定・実行してくれます。
そうすることで、面接官が求める情報を正確に収集することができ、そうして得た情報を企業に詳細に共有してくれます。
また、面接業務の全てを依頼するのでなくても、実際に面接に同席してもらい目線合わせや合否の抽出、企業人事へのアドバイスなどをしてもらうなど、支援・コンサルティングのような形で代行業者を利用することもできます。
こうした面接代行のサービスは特に、採用担当者が少ない企業、応募者数が大幅に増えている企業、応募から採用までのリードタイムが長くなっている企業、面接の質に差が出ている企業などにおすすめです。
面接代行については、「【保存版】面接代行サービス21選比較｜料金や相場、違法性まで徹底解説」にて詳しく解説しています。
9.内定後のフォロー
内定通知後の、内定者に対するフォローについても代行を依頼することが可能です。
具体的には、歓迎メッセージを送り、重要情報（入社日、オリエンテーション日程、契約条件、給与パッケージの詳細など）の提供、文書関連の手続きなどを行います。
こうした内定者とのコミュニケーションについて、随時企業側に進捗情報を共有してくれます。内定辞退者の増加を防ぐためには、内定者と継続的なコミュニケーションが重要になります。
採用代行を利用する4つのメリット
採用代行サービスのメリットとして、以下の4つが挙げられます。
・採用業務の質が上がる
・面接などコア業務に時間が取れる
・就職・転職サイトの実績データを使った戦略設計ができる
・採用業務をより迅速に進められる
採用業務の質が上がる
部分的であれ、全体的であれ、プロの知見を生かす代行会社に依頼することで、採用業務全体の質が上がります。
採用代行会社は採用に関する専門知識と経験を持っており、業界トレンドや効果的な採用戦略に精通しています。彼らは、候補者の選別、面接プロセス、効果的な評価方法について知識を持っており、これらの要素を改善するのに役立ちます。
また、代行会社が持つ広範なリソースとネットワークにより、候補者の母集団を拡大し、優秀な候補者をより網羅的・効率的に見つけることも可能になります。
自社努力により、採用業務の質を向上させるよりも圧倒的に効率よく、採用業務の質を上げることができるでしょう。
面接などコア業務に時間が取れる
採用業務は、応募書類の管理や応募者との面接設定、選考の合否連絡といった細かな実務が多数発生します。
こうしたノンコア業務に時間をとられると、採用戦略の立案や面接、採用状況の分析、内定者のフォロー、人材教育といった人事本来のコア業務に時間を割くことができなくなります。
採用代行サービスを利用してノンコア業務を切り出せば、人事のリソースをコア業務に集中させることができます。
さらに代行会社は、その豊富な経験から、候補者の適切な評価方法、企業の要件に合う候補者の特定方法を理解しています。そうしたスキルを活用しながら、自社人材がコア業務に取り組むことで、自社にノウハウを蓄積することも可能です。
就職・転職サイトの実績データを使った戦略設計ができる
採用代行サービス提供会社は、あらゆる就職・転職サイトのノウハウを豊富にそろえています。そのノウハウを生かして、企業のニーズ評価、ターゲット市場の定義、実績データの収集・分析、競合分析、戦略の設計まで、行います。
このプロセスを自社で行おうとすると、どうしても一つ一つのステップの質が下がってしまいます。代行会社は、これまでの経験や蓄積されたノウハウから、効率的に戦略設計までを行ってくれます。
求める人材の志向性や年齢層、スキルによって、適切な就職・転職サイトは異なります。
採用代行会社は就職・転職サイトに登録している求職者のデータベースを理解し、選定を含めて適切な戦略設計をしてくれるので、効率的で質の高い採用活動が期待できます。
採用業務をより迅速に進められる
採用代行会社は、採用プロセスを効率的に進行させるための豊富なリソースとスキルを持っており、適切な候補者をより迅速に見つけ出すことができます。
また、コスト面でも求人掲載量や広告費、スクリーニングのコストを削減できることがあるため、より効率的で迅速な採用業務を行えます。
こうしたメリットは競争の激しい市場で優れた候補者を確保するのに役立ちます。
採用代行を利用する4つのデメリット
採用代行のデメリットには以下のようなものが挙げられます。
・自社に採用ノウハウが身につきにくい
・応募者・内定者との関わりが薄くなる
・採用目標などの認識のずれが起こりやすい
・企業文化への適合性が図りにくい
それぞれについて詳しく解説します。
自社に採用ノウハウが身につきにくい
代行会社とのコミュニケーションの取り方によっては、自社に採用ノウハウがつきにくくなってしまうこともあります。
人手不足であれば仕方のないことですが、採用業務に自社人材をあまり割かず業務のほとんどを代行会社に依頼してしまうと、代行会社から採用ノウハウを自社に蓄積することはできません。
応募者・内定者との関わりが薄くなる
DM・スカウト配信でのやりとりや、説明会運営、面接など、応募者との関わりが持てる業務を代行会社に任せてしまうと、自社の採用担当者がほとんど応募者と会わずに、内定を出すことになります。
また、これは応募者側にとっても、社内で実際に働く人の雰囲気をつかむことができず、社内の雰囲気を誤った形で捉えてしまうこともあります。
代行業者を利用するとどうしても応募者との関わりが減ってしまうので、代行業者とのコミュニケーションを密にし、人材の選考基準などをしっかりと共有すること、可能であれば面接に自社の社員も同席するなどの工夫が求められます。
採用目標などの認識のずれが起こりやすい
採用代行サービス提供会社との認識のズレは、採用後のミスマッチにつながる大きな要因になりかねません。
そのため、採用代行サービス提供会社にしっかりと採用における要望をヒアリングしてもらい、細かい点まで伝えることが必要です。
委託する業務内容にもよりますが、特に書類選考や面接など、選考で重要な役割を果たす業務を委託する場合は、しっかりとコミュニケーションをとってお互いの認識を一致させることが欠かせません。
また、情報のタイムラグや共有漏れが原因で認識のズレが起きる場合もあります。どれくらいの頻度でどんな情報を連携させるのかのフローを確立しておくこともおすすめします
企業文化への適合性が図りにくい
採用代行サービスでは、求職者のスキルや経験に焦点を当てることが一般的で、会社文化や価値観については評価しきれないことがあります。
また、面接などでは標準化されたアプローチが用いられることも多く、特定の業界や組織に合わせた採用戦略を実施しにくい場合があります。
その企業独自の要件やニーズに合わせた採用戦略を展開するためには、代行会社との密なコミュニケーションが欠かせません。
一般的な費用相場と料金形態
料金相場は大きく、
・月額10～30万円
・月額45～100万円
・月額100万円以上
に分かれています。
事業者ごとに費用設定は様々であるが故、一概には断定できませんが、サービスの性質や特色を踏まえ、大きくは前述した3段階程度で想定しておくとよいでしょう。なお、契約期間は多くのサービスが最短2ヶ月、最長6ヶ月で設定されているケースが多いです。
それぞれについて解説します。
月額10～30万円の場合
特定の業務を代行するようなサービス(例えば、スカウト配信や日程調整等)、あるいは、サービス領域の制約はないが、ある程度オペレーティブなサービス提供を志向しているサービスの場合は、この価格帯での提供を行っている場合が多いです。
基本的に、代行事業者の一般的な価格設定根拠は、代行を行う担当者の時給×工数で設定されていることが多く、月額10～30万円でのサービスを提供している事業者の場合、この担当者の時給が低いあるいは、要件に対し想定されている工数が短いケースが多くなります。
その場合、「オペレーションに特化した低時給帯の要員を活用している」または「提供範囲を限定して工数を抑制している」のいずれかになります。
例えばフリーランスで人事経験者を業務委託採用する場合の時給帯はスキルに応じて5,000円～20,000円程度まで幅があり、仮に月30万円のサービスの場合、時給5,000円の人材が60h程度を活用する想定になります。
実際は企業がサービス提供主体の場合、正社員をアサインして時給5,000円だと殆ど利益が残りません。そのため、そもそも非常勤や業務委託等を活用していたり、さらに想定工数が少ない設定になっている可能性が高いです。この前提を踏まえて、慎重に活用すべきサービスを検討する必要があります。
月額45～100万円の場合
月額45〜100万円のサービスにおいては、戦略設計・コンサルティングなどに特化したサービスを行っているものが多いです。
主に採用予算をそこまで大きく設定していない中小企業やスタートアップ企業を顧客の中心とするサービスが多いでしょう。
注意が必要なのは、大企業向けのサービス提供が主流の事業者の場合、45~100万円程度の費用帯で特定部分のみの代行サービスを提供することもあり、事前に商談時に対応範囲を細かく確認しておく必要があります。
月額100万円以上の場合
主に大規模採用(目安として、年間で50名以上程度の採用目標)や、高難易度職種における支援(エンジニア等)、大量の工数を要する支援(スカウト月800件以上 等)の場合、月額費用が100万円を超えてくるケースが多いです。
この場合、1人月常駐型で160時間フルでアサインする形態あるいは、複数名のチーム型で代行を行うケースが大半となります。
よくある2つの料金形態
料金形態は大きく2つに分類されます。
・個別見積型
発注側企業の業務要件毎に想定工数を算出し、個別見積りを行うケースです。支援するコンサルタントの工数と時給を掛け合わせて費用が算出されます。
・パッケージ型
例えば、「スカウト月〇〇件、利用媒体〇〇数につき月額〇〇円」といった具合に、あらかじめ提供元事業者が定義した業務範囲に沿って月額固定のパッケージになっているケースです。
このような費用形態の場合、あらかじめ決められた量をこなすことを重視する傾向が強く、オペレーティブなサービス提供スタイルに陥りがちのため、注意が必要です。
他施策と採用代行の違い
採用業務の改善を目指す企業が考える施策として、採用代行の他に考えられるのが、採用ツールや人材紹介サービスの利用です。
他の施策と比較して、採用代行にはどのような特徴があるのか解説します。
採用ツールの特徴
採用ツールとは採用のオペレーション業務を効率化し、労力を削減できるツール全般を指します。具体的には、オンライン会社説明会、動画、採用サイト、求人情報サイト、求人検索エンジン、SNS、採用管理システムなどです。
利用金額は自社の状況に応じて柔軟に変更できるので、コストを抑えることが容易です。
これらを活用すれば、効果的な採用業務が行えますが、どれもある程度のノウハウが必要になります。自社内に採用業務に詳しい方がいる場合におすすめです。
・ノウハウは自社努力で身につける必要あり
人材紹介の特徴
人材紹介サービスを利用する際は、まず人材紹介会社や求人サイトに登録します。
そして、人材の母集団形成から入社までの支援を得ることができます。
サービスには、候補者の人選・応募意志の確認・企業への紹介（推薦）・合否連絡や入社までのフォローなどの応募者対応の代行が含まれますが、あくまで、その人材紹介サイトを経由した人材に対してのみ、業務を依頼できます。（自社に直接応募した応募者への対応は依頼できません。）
人材の採用・入社がゴールとされ、サービス内容・費用は定型化されます。
・人材の採用入社がゴールで、サービス内容・費用は定型化
採用代行の特徴
採用代行は、これまでの説明通り、採用業務全体を、部分的にも全体的にも依頼することが可能です。そのため、サービス内容や費用はさまざまで、自社のニーズに合わせて最適なプランを利用することが可能です。
人材紹介サイトとの併用ももちろん可能で、求人掲載媒体の選定などについて、プロのノウハウを蓄積した代行会社の知見を得ることなどもできます。
また、応募媒体に関わらず、自社求人に応募する全ての人への対応を代行してもらうことができます。
・採用ノウハウを得られる
・人材紹介サイトとの併用も可能
採用代行サービスを選ぶ際の注意点
まず前提として、採用代行会社選定時は、自社が抱える課題について整理をしておきましょう。その上で「自社課題を解決できるか」という観点が、サービス選びにおいて最も重要です。
具体的には、以下の4点に注意しましょう。
・自社と同様のケースを対応した事例があるか
・コンサルタントの経歴や経験が自社に適するか
・自社の現状に対し、どういった解決策を検討するのか
・コストが妥当であるか
自社と同様のケースを対応した事例があるか
採用規模や業界、職種についての実績や事例がどの程度あるのかを確認するようにしましょう。それがない場合、当該代行会社にはノウハウが不足している可能性が高いです。対応実績社数や、支援実績例について聞いてみてください。
コンサルタントの経歴や経験が自社に適するか
多くの採用代行サービスの品質は、実際にサービスを提供するコンサルタントの経歴や経験に一定の依存をします。毎日コミュニケーションを取るべき相手になりますので、アサインを想定しているコンサルタントがどんな人物は非常に重要です。
自社の現状に対し、どういった解決策を検討するのか
採用代行会社のノウハウ部分になりますので、勿論詳細の開示は難しいという前提で、どういった解決策を検討するのかについて、大枠を聞いてみてもいいでしょう。
その際に、自信をもってある程度具体案が出てくるようであれば、同様のケースを対応してきた実績があったり、あるいは日ごろから課題解決に目を向けてサービス提供をしている会社の可能性が高いです。
蓋を開けてみると、全然課題解決提案をしてくれない、といった「あるある」を防ぐためにも、商談時に会話しておくべき内容です。
コストが妥当であるか
上述した、自社課題を解決できる業者かどうかの判断に加え、勿論費用面も重要なポイントになってきます。業者によっては、予算枠に応じた提案を行ってくれる企業もあるので、必要に応じて相談をしてみてください。
まとめ
採用代行サービスについて、その費用やおすすめ会社の比較、メリットなど、実際の事例を交えながらご紹介しました。
採用業務は、企業のパフォーマンスを直接左右する重要な業務で、その質の向上は企業の向上につながります。採用業務にお悩みの方はぜひ、採用代行サービスを利用してみてはいかがでしょうか？
