ATS(採用管理システム）とは｜選定ポイントや導入手順について解説します

採用活動の効率化を図るために、近年注目を集めているのが「ATS（採用管理システム）」です。応募者情報の管理や選考プロセスの最適化、採用データの分析までを一元的に行えるこのツールは、企業の採用課題を大きく改善する可能性を秘めています。

本記事では、ATSの基本的な仕組みや解決できる採用課題、主要な機能や導入手順について詳しく解説します。さらに、自社に合ったATSを選ぶ際のポイントやおすすめサービスも紹介します。採用効率の向上を目指す企業にとって、必見の内容です。

監修者情報

株式会社uloqo代表取締役

関川 懸介

アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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ATS(採用管理システム)とは

ATS(Applicant Tracking System)は、採用プロセス全般を効率的に管理するためのシステムです。企業が求職者の情報を一元管理し、応募から採用までのプロセスを効率化することを目的としています。ATSは、求職者の応募書類の収集、選考ステータスの追跡、面接のスケジュール管理、採用データの分析など、多岐にわたる機能を提供します。これにより、採用担当者は煩雑な管理業務から解放され、戦略的な採用活動に注力できるようになります。

近年、多くの企業が採用競争力を高めるためにATSを導入しています。特に、応募者が多い企業や採用プロセスが複雑な業界では、ATSの活用が採用成功の鍵となります。クラウド型のシステムが主流となっており、インターネット経由でどこからでもアクセスできる柔軟性が特徴です。また、多くのATSは他のシステムやツールとも連携できるため、人事業務全体の効率化に寄与します。

ATSが解決できる4つの採用課題

ATSが解決できる4つの採用課題について解説します。

選考状況をリアルタイムで把握できない

従来の採用管理では、選考状況を手動で追跡することが一般的であり、最新の情報が共有されていない場合があります。その結果、採用チーム間での連携が不十分になり、選考の進捗が遅れるリスクがあります。

ATSを導入することで、全ての選考状況がリアルタイムで可視化されます。採用担当者やマネージャーは、どの候補者がどのフェーズにいるのかを瞬時に把握できるため、適切な対応を迅速に行うことができます。また、システムにログインするだけで、選考状況を共有できるため、チーム全体のコミュニケーションが円滑になります。

選考スピードが遅い

採用プロセスが長期化すると、優秀な候補者が他社に流れてしまう可能性があります。特に、選考フローが多段階にわたる場合、各フェーズでの遅れが全体のプロセスに影響を与えることがあります。

ATSは、面接のスケジュール調整や選考結果の通知を自動化する機能を備えています。これにより、時間を要する手作業が削減され、選考スピードが向上します。また、リマインダー機能により、関係者への連絡漏れを防ぐことができ、選考フローがスムーズに進行します。これらの機能によって、優秀な人材を迅速に確保できる体制が整います。

採用管理の負担が大きい

採用業務には、応募者情報の整理や面接スケジュールの調整、選考結果の記録など、多くの手間がかかります。これらの作業が煩雑になると、採用担当者の負担が増大し、本来の戦略的な業務に集中できなくなります。

ATSは、応募者情報を一元管理し、手作業の多くを自動化することで、採用担当者の負担を軽減します。たとえば、候補者のデータ入力や書類管理が簡略化されるほか、採用フローの進捗状況も自動で更新されます。また、メールのテンプレートや自動返信機能を活用することで、コミュニケーションの効率も向上します。

採用の課題分析ができない

従来の採用プロセスでは、どの段階で問題が生じているのかを分析するのが難しい場合があります。たとえば、応募者が面接まで進まない原因や、内定辞退の傾向を把握することが困難です。

ATSは、採用データを蓄積し、分析する機能を提供します。応募者の選考通過率、面接辞退率、内定辞退率など、さまざまな指標を簡単に可視化できます。これにより、課題が発生しているポイントを特定し、改善策を講じるためのデータドリブンな意思決定が可能になります。また、採用活動全体のROI(投資対効果)を評価することで、より効率的な採用戦略を立案することができます。

ATSの基本的な5つの機能

ATSの基本的な5つの機能について解説します。

求人管理

ATSは、求人情報の作成から公開、応募者への周知までのプロセスを一元管理します。企業は、複数の求人サイトや自社の採用ページに求人情報を簡単に掲載でき、応募状況をリアルタイムで把握することが可能です。また、募集要項や応募要件をATS内でテンプレート化することで、効率的な求人管理が実現します。

応募者情報管理

応募者の履歴書や職務経歴書、ポートフォリオなどの書類をデジタルで一元管理します。これにより、採用担当者は必要な情報をすぐに検索・閲覧でき、紙ベースでの管理に比べて効率が大幅に向上します。また、応募者ごとの進捗状況や連絡履歴を記録することで、個別対応の精度を高めることができます。

選考管理

選考フロー全体を可視化し、各フェーズの進捗を管理します。面接スケジュールの調整や面接官へのリマインダー送信なども自動化されるため、選考スピードが向上します。また、選考結果をシステム上で簡単に記録・共有できるため、選考に関与する全員が同じ情報を共有できます。

内定者管理

内定後のプロセスもATSで管理することができます。内定通知書の発行、入社手続きに必要な書類の管理、入社日程の調整など、内定者フォローの負担を軽減します。また、内定辞退の理由を記録・分析することで、次回以降の採用活動に活かすことが可能です。

採用課題の分析

ATSは、採用活動におけるデータを収集・分析し、採用課題を可視化します。たとえば、応募から内定までの所要日数や、各選考フェーズの通過率、媒体ごとの応募効果などをレポートとして出力する機能があります。この分析結果をもとに、採用戦略の改善やリソース配分の最適化が可能になります。

ATS導入までの5つの手順

ATS導入までの5つの手順について解説します。

採用管理業務の目標と現状の整理

ATSを導入する第一歩は、採用管理業務の目標を明確化し、現状を把握することです。たとえば、「選考スピードを短縮する」「内定辞退率を下げる」といった具体的な目標を設定します。

また、現状の業務プロセスを整理し、どのような問題や課題が存在するのかを洗い出します。この段階では、採用担当者やチームメンバーとのヒアリングが重要です。現場の声を反映させることで、現実的かつ効果的な改善策を策定できます。

採用管理業務の課題特定

現状の整理をもとに、採用プロセスにおける具体的な課題を特定します。たとえば、「選考の進捗管理が煩雑である」「応募者との連絡が遅れがち」といった問題点を明確にします。この際、過去の採用データや採用活動の結果を分析することが有効です。

また、課題の優先順位を設定し、重要度の高い問題から解決を図る計画を立てます。

課題解決に必要なATSの機能を抽出

課題が明確になったら、それを解決するために必要なATSの機能を抽出します。たとえば、「応募者情報の一元管理」「面接スケジュールの自動化」「採用データの分析機能」などが該当します。

この段階では、具体的な機能要件をリスト化し、将来的なスケールアップも見据えて検討を進めます。

必要な機能を選定軸としATSサービスを選定

リスト化した機能要件を基に、市場に存在するATSサービスを比較・検討します。この際、操作性や価格、他システムとの連携性なども考慮します。

また、サービス提供会社のサポート体制や導入実績も重要な判断材料となります。複数のサービスを候補として挙げ、それぞれの特長を比較検討することで、自社に最適なATSを選定します。

資料請求/商談/導入

候補となるATSサービスが絞り込めたら、各サービス提供会社に資料請求や商談を依頼します。このプロセスでは、デモンストレーションを通じて実際の操作感や機能を確認します。

また、導入後のサポート内容やトレーニングプログラムについても詳しく確認します。最終的に、導入契約を結び、システムのセットアップや操作トレーニングを実施して、ATSを本格稼働させます。

ATSを選ぶ際の6つのポイント

ATSを選ぶ際の6つのポイントについて解説します。

自社課題にマッチしているか？

ATSを選定する際には、自社の採用課題に合致する機能が備わっているかを確認することが重要です。たとえば、応募者数の増加に対応するための効率的な応募者管理機能や、選考スピードを向上させるための自動化機能が必要かもしれません。自社の課題を明確化した上で、それを解決できるシステムを選ぶことで、導入後の効果を最大化できます。

操作性は高いか？

システムが使いやすいかどうかも重要なポイントです。採用担当者だけでなく、面接官や他部門のメンバーも使用する可能性があるため、直感的に操作できるUI/UXが求められます。操作性が高いシステムは、学習コストを抑え、導入初期からスムーズな運用を可能にします。可能であれば、デモ版を試用し、操作感を確認することをおすすめします。

費用対効果は高いか？

ATSを選定する際には、初期費用、月額費用、追加機能の利用料金などのコストが自社の予算に見合うかを確認する必要があります。しかし、単に安価なサービスを選ぶのではなく、そのシステムが提供する価値や効果を見極めることが重要です。

例えば、業務効率化による採用プロセスの短縮や、応募者体験の向上が採用成功率にどの程度影響を与えるかを評価しましょう。採用関連業務のコスト削減効果や、人材獲得の質の向上が見込まれる場合、その投資は十分に価値があると判断できます。

また、費用対効果を正確に把握するために、システムの導入後、具体的な成果指標（KPI）を設定し、実際の運用効果を継続的に測定することが推奨されます。

導入事例や口コミは問題ないか？

導入実績が豊富なATSは信頼性が高い傾向にあります。選定時には、提供企業の導入事例を確認し、同業種や同規模の企業でどのように活用されているかを調べることが役立ちます。

また、口コミやレビューも重要な情報源です。他の企業が感じたメリットやデメリットを把握することで、システム選定のリスクを軽減できます。これにより、見逃しがちな課題や使い勝手の良し悪しを事前に把握できます。

さらに、第三者のレビューサイトや専門家の意見を参考にすることで、より客観的な判断を下せるでしょう。

サポートは充実しているか？

システム導入後のサポート体制は、円滑な運用を維持するために非常に重要です。たとえば、導入時のトレーニングやシステム設定の支援があるかどうか、運用中にトラブルが発生した際の対応速度やサポートの質が求められます。

サポートが充実している企業は、専用のカスタマーサクセス担当者を配置したり、チャットや電話による問い合わせを迅速に対応する体制を整えています。また、トラブル解決だけでなく、運用効率を高めるための活用方法をアドバイスしてくれる企業もあります。

サポートの質を事前に確認するためには、提供企業の対応履歴や既存ユーザーの評価をチェックすることが効果的です。

セキュリティに問題はないか？

採用活動では、応募者の個人情報や機密データを取り扱うため、セキュリティ対策が万全であることが必須です。ATSを選定する際には、提供企業がどのようなセキュリティ基準を満たしているかを確認しましょう。

たとえば、データの暗号化や不正アクセス防止の仕組み、システム障害時のバックアップ対策などが重要なポイントです。また、プライバシーマークの取得やISO 27001などの国際規格に準拠しているサービスは、信頼性が高いといえます。

さらに、採用活動が国際的に行われる場合、GDPR（一般データ保護規則）やCCPA（カリフォルニア州消費者プライバシー法）などの法律に対応しているかも確認することが推奨されます。セキュリティに問題があると、企業の信用を損なうだけでなく、法的リスクを伴う可能性もあります。

ATSのおすすめサービス3選

ATSのおすすめサービス3選を紹介します。

▰Thinkings株式会社：sonar ATS

出典：）sonar ATS

▰株式会社DONUTS：ジョブカン採用管理

出典：）ジョブカン採用管理

▰パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社：HITO-Linkリクルーティング

出典：）HITO-Linkリクルーティング

まとめ

ATSは、採用活動の効率化と精度向上を可能にする強力なツールです。選考状況の可視化や選考スピードの改善、管理負担の軽減、採用データの分析など、さまざまな課題解決に寄与します。導入にあたっては、自社の採用課題を明確にし、必要な機能を整理した上で適切なサービスを選定することが重要です。

また、口コミやサポート体制なども考慮し、自社に最適なATSを選ぶことで、より効果的な採用活動が実現できます。本記事で紹介した情報を活用し、自社に最適なATSを見つけて採用の成功を目指してください。

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