【12選】おすすめ採用管理システム（ATS）！特徴・費用や選定ポイントも徹底解説！

現在、多くの企業が採用活動における課題に直面しています。競争の激化や人材不足により、採用プロセスのスピードと質の向上がこれまで以上に求められるようになっているのです。

そのため、「効率的に応募者を管理する方法がわからない」、「採用活動の質をどう高めればいいのか」といった疑問や不安をお持ちの方も多いのではないでしょうか？特に、デジタル化が進む現代において、従来の方法では限界を感じていらっしゃる方も少なくないのではないでしょうか？

そこで本記事では、採用活動を効率化し戦略的な採用を実現する「採用管理システム（ATS）」について徹底解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用管理システム（ATS）とは？

採用管理システム（ATS: Applicant Tracking System）は、企業の採用活動を効率化するためのツールです。

まずは、採用管理システムの概要と、その導入が注目される背景について解説します。

採用管理システムの概要

採用管理システムは、採用プロセス全体をデジタル化し効率化を図るためのツールです。このシステムを活用すると、企業は応募者の情報をすべてデジタル上で管理することが可能になります。

たとえばATSを活用することで、応募者の履歴書や職務経歴書などの情報はクラウド上に保存され、必要な際にすぐアクセスできるため、従来の紙媒体やスプレッドシートを用いる方法に比べ、はるかに利便性が高まります。

また、応募者の選考状況を「応募受付」「書類選考」「面接」「内定」など、ステータスごとに分けて管理できるため、採用活動の進捗を一目で把握できるようになります。

また、採用プロセスに必要なタスクを自動化する機能も充実しており、応募者への連絡や面接日程の調整、合否通知といった業務を効率よく処理することができます。

採用管理にシステムが注目されている背景

採用管理システムが近年注目されている理由は、大きく分けて三つあります。

まず第一に、採用競争の激化が挙げられます。少子高齢化や労働人口の減少により、特に日本では優秀な人材の獲得が難しくなっており、採用活動のスピードと精度が求められるようになりました。このような背景から、採用管理システムを活用して効率的に応募者を選別し、早期にアプローチすることが重要視されています。

テクノロジーの進化もその要因の一つです。クラウド技術やAIの普及により、採用管理システムの機能は飛躍的に向上し、導入コストも低下しています。その結果、大企業だけでなく中小企業やスタートアップでも採用管理システムを活用するケースが増加しています。

加えて、データドリブンな採用活動の必要性が挙げられます。採用活動における成功や課題を明確にするためには、応募者の属性や選考プロセスのデータを分析し、次回以降の改善に繋げることが重要です。採用管理システムは、こうしたデータを容易に集約・分析できるツールとして、採用戦略の立案をサポートしています。

採用管理システム（ATS）の主な機能

採用管理システム（ATS）は多岐にわたる採用活動をサポートするため、主に以下のような機能を提供しています。

それぞれ詳しく解説します。

応募者トラッキング機能

応募者トラッキング（ATS）機能は、採用管理システムの中心的な役割を果たします。この機能により、応募者のデータを一元的に管理することが可能です。応募があった時点でシステムに情報が登録され、その後の選考プロセスにおける進捗状況をリアルタイムで把握できます。

スケジュール管理機能

スケジュール管理機能は、面接日程の調整やリマインダー送信など、時間管理に関する業務を大幅に効率化します。人事担当者が複数の候補者や面接官のスケジュールを調整するのは、多くの時間と労力を要しますが、採用管理システムを利用することでこの負担を軽減できます。

データ分析と採用効果測定

採用管理システムには、採用活動のデータを分析し、効果測定を行う機能も備わっています。これにより、企業はどの求人媒体が最も効果的か、どのフェーズで応募者が離脱しているかといった課題を明確に把握できます。

採用管理システムの導入メリット

採用管理システムの導入は、多くのメリットをもたらします。単なる業務効率化にとどまらず、採用プロセスの質を向上させることで、企業全体の競争力強化に貢献します。このセクションでは、以下の4つの具体的なメリットについてそれぞれ詳しく解説します。

採用プロセスの効率化

採用管理システムは、複雑な採用プロセスを一元管理し、人事担当者の作業負担を大幅に軽減します。応募者情報をシステム内に集約することで、情報の漏れや確認ミスが減少し、効率的に業務を進めることができます。

応募者が多い状況でも、ステータス管理機能を活用することで、各応募者がどのフェーズにいるのかを即座に把握でき、次に行うべきアクションが明確になります。また、自動化機能により、面接スケジュールの調整や合否通知の送付など、手間のかかるタスクを短時間で完了させることが可能です。

採用の質の向上

採用管理システムを導入することで、採用プロセスの質が向上します。応募者データの管理が容易になるため、候補者一人ひとりの情報を詳細に分析し適切な評価を行うことが可能です。

さらに、データに基づいた採用活動を行うことで、企業が求めるスキルや特性に合致した人材を効率よく見つけることができます。これにより、ミスマッチを防ぎ、採用成功率を高めることができるでしょう。

採用コスト削減

効率化と自動化により、採用コストの削減も期待できます。たとえば、従来は多くの人員や時間を割いて行っていた業務が、システムを活用することで最小限のリソースで完了できるようになります。

また、データ分析機能を活用すれば、費用対効果の高い求人媒体や採用チャネルを特定することができ、無駄なコストを抑えることが可能です。また、採用管理システムを利用することで、紙や郵送費といった物理的なコストも削減できます。

社内コミュニケーションの効率化

採用活動には採用担当者だけでなく、各部署の面接官やマネージャーとの連携が欠かせません。採用管理システムは、これらの関係者がスムーズに情報共有できる環境を提供します。

システムを利用することで、面接官への通知や、選考結果の共有が迅速かつ正確に行えます。また、全員が同じプラットフォーム上で応募者の情報や進捗状況を確認できるため、認識のズレやミスコミュニケーションが減少します。

選び方のポイント

採用管理システムを導入する際には、自社の採用ニーズに最適なものを選ぶことが成功の鍵です。市場にはさまざまな種類のシステムがあり、それぞれ特徴や強みが異なります。このセクションでは、選定時に押さえておきたいポイントを解説します。

自社の採用規模やプロセスに合ったものを選ぶ

採用管理システムを選ぶ際は、まず自社の採用規模やプロセスを詳細に把握することが重要です。

新卒採用がメインの企業と中途採用が中心の企業では、必要な機能や使い勝手に違いがあります。新卒採用では大量の応募者を効率的に管理する機能が求められる一方、中途採用では専門職に適した検索やフィルタリング機能が重要です。

また、採用規模が小規模な場合は簡易的なツールでも十分かもしれませんが、大規模な採用活動では複雑な機能が求められる場合があります。このように、自社の採用活動の特性を考慮し、最適なシステムを選定することが必要です。

操作性

採用管理システムは、日々の業務で頻繁に使用するツールです。そのため、直感的に操作できる使いやすさが重要です。システムが複雑すぎる場合、操作方法を覚えるための研修やトラブル対応に時間がかかり、かえって業務効率が低下する可能性があります。

デモ版を試してみたり、実際の操作画面を確認することで、使いやすさを判断することができます。また、スマートフォンやタブレットでも問題なく利用できるかを確認しておくと、リモートワーク時にもスムーズに業務を進めることができるでしょう。

サポート体制

導入後のサポート体制も重要な選定基準です。システムを導入した後、トラブルが発生した場合や、新しい機能の使い方が分からない場合には、迅速にサポートを受けられる体制が整っていることが重要です。

導入時の初期設定をサポートしてくれるサービスや、システムの利用状況をモニタリングして最適なアドバイスを提供してくれるサポートがあると安心です。また、問い合わせのレスポンスの速さや対応の質も、信頼できるシステムを選ぶ際の重要な指標となります。

他の人事ツールとの連携性

採用管理システムを他の人事ツールや業務システムと連携できるかどうかも、見逃せないポイントです。たとえば、人事労務管理システムや給与計算システムと連携することで、採用後の業務まで一気通貫で管理できるようになります。

また、メールツールやチャットツールと連携することで、候補者とのコミュニケーションをさらに円滑に進めることが可能です。このように、採用管理システムが他のツールとシームレスに連携できるかどうかを確認することで、業務全体の効率が向上します。

【12選】おすすめの採用管理システム

採用管理システム（ATS）は、企業の採用活動を効率化し、戦略的な人材採用を可能にする重要なツールです。市場にはさまざまな採用管理システムが存在し、それぞれに特徴や強みがあります。

新卒採用/中途採用で分割し、目的に応じたおすすめの12の採用管理システムの「特徴」「費用」「問い合わせ先」をまとめてご紹介します。

【5選：新卒・中途両用】おすすめの採用管理システム

これら5社は新卒・中途採用に対応した採用管理システムを提供しています。

▰Thinkings株式会社：sonar ATS

出典：）sonar ATS

▰株式会社DONUTS：ジョブカン採用管理

出典：）ジョブカン採用管理

▰パーソルビジネスプロセスデザイン株式会社：HITO-Linkリクルーティング

出典：）HITO-Linkリクルーティング

▰株式会社プラスアルファ・コンサルティング：タレントパレット

出典：）タレントパレット

▰HERP株式会社：HERP Hire（ハープハイヤー）

出典：）HERP Hire

【5選：新卒採用】おすすめ採用管理システム

これら5社は新卒採用に特化した採用管理システムを提供しています。

▰HRMOS：HRMOS採用 新卒エディション

出典：）HRMOS採用 新卒エディション

▰i-web（アイウェブ）

出典：）i-web

▰株式会社マイナビ：AOL（アクセスオンライン）

出典：）AOL（アクセスオンライン）

▰株式会社ネオキャリア：MOCHICA（モチカ）

出典：）MOCHICA（モチカ）

▰株式会社キャリタス：キャリタス Contact

出典：）キャリタス Contact

【2選：中途採用】おすすめ採用管理システム

以下の2社は新卒採用に特化した採用管理システムを提供しています。

▰ビズリーチ：HRMOS（ハーモス）採用

出典：）HRMOS（ハーモス）採用

▰株式会社リクルートキャリア：JobSuite CARRER（ジョブスイートキャリア）

出典：）JobSuite CARRER

導入時の注意点

採用管理システムを導入する際には、事前に準備すべきことや注意すべきポイントがいくつかあります。これらを怠ると、システムの導入効果が十分に発揮されない場合があります。

そこでセクションでは、導入時に考慮すべき重要な3つのポイントを解説します。

社内トレーニングの実施

採用管理システムの導入に際して、システムを実際に使用する担当者に対するトレーニングが欠かせません。新しいツールに不慣れなまま業務を進めると、業務効率が下がるだけでなく、誤操作によるミスが発生する可能性もあります。

トレーニングでは、基本的な操作方法だけでなく、応募者情報の検索や進捗管理、選考結果の記録方法など、具体的な業務に即した使い方を説明することが大切です。また、導入後に新機能が追加される場合もあるため、継続的な学習環境を整えることも検討しましょう。

費用の中長期的な検討

採用管理システムの導入には初期費用だけでなく、ランニングコストも発生します。たとえば、クラウド型システムの場合、月額利用料が必要になることが一般的です。導入前には、これらの費用を中長期的に見積もり、自社の予算に見合った選択を行うことが求められます。

また、初期費用や月額費用が安価であっても、システムの機能が不十分であれば、別のツールを併用する必要が生じ、結果的に費用がかさむ場合があります。コストパフォーマンスを総合的に判断し、導入後の負担を最小限に抑える計画を立てることが重要です。

セキュリティ・個人情報保護

採用管理システムには、応募者の個人情報が多く保存されます。そのため、システムのセキュリティ対策が十分に整っているかを確認することは必須です。具体的には、データの暗号化、アクセス権限の管理、不正アクセス防止機能などが求められます。

さらに、個人情報保護法などの法規制を遵守しているシステムを選ぶことも大切です。データ漏えいが発生した場合には、企業の信頼が損なわれるだけでなく、法的責任を問われる可能性もあるため、慎重に対応しましょう。

加えて、万が一トラブルが発生した場合のサポート体制や復旧プロセスが明確にされているシステムを選ぶことで、安心して利用することができます。

採用管理システム（ATS）の活用に困ったら？

採用管理システム（ATS）は非常に便利なツールですが、初めて導入する場合や、機能を十分に活用できていない場合には、思わぬ課題に直面することがあります。このセクションでは、ATSを活用する際に陥りがちな課題とその解決策についてご紹介します。

よくある課題とその原因

よくある課題は以下の通りです。

｜機能が多すぎて使いこなせない

初めてATSを導入する際、システムの豊富な機能に圧倒されることがあります。特に、小規模な企業では、必要最低限の機能しか使用していないケースが少なくありません。

｜現場社員が採用システムを活用していない

導入当初は人事部でのみ使用され、面接官や現場担当者が活用していないケースが見られます。これにより、採用プロセス全体の情報共有が不十分になり、選考の質が低下するリスクがあります。

｜データ入力や運用フローが煩雑

既存の採用業務とATSの運用方法が統一されていないと、データ入力や日程調整が手間になり、かえって効率が悪化する可能性があります。

課題解決のためのポイント

課題解決のヒントは、自社内に存在するケースが多いです。以下を参考にしてみましょう。

｜必要な機能を明確にして使い分ける

まず、自社の採用プロセスで本当に必要な機能を洗い出し、それに集中することが重要です。多機能なATSでも、最初は基本的な機能から始め、慣れてきたら徐々に活用範囲を広げるとよいでしょう。

｜現場社員を巻き込んだ運用を推進

面接官や現場担当者にもATSの使い方を丁寧に説明し、システムに慣れてもらう環境を作りましょう。また、ATSがどのように業務を効率化するかを共有することで、協力を得やすくなります。

｜トレーニングとサポートを活用する

導入時に提供されるトレーニングやオンラインセミナーを活用しましょう。ATSの多くは、導入企業向けのサポートやコミュニティを用意しており、他社事例を参考にしながら運用を改善することが可能です。

｜外部サービスの活用

採用活動の一部を採用代行などのサービスに委託することで、社内リソースを節約できます。ルーチン業務を任せることで、人事担当者は戦略的な業務に集中することが可能になります。
また、外部からの目線だからこそ見つかる課題や解決策も存在するため、採用管理システムの活用に困ってしまった場合は、外部サービスの活用も視野に入れるべきでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、採用管理システム（ATS）の概要から、その主な機能、導入メリット、選定時のポイント、具体的なシステムのおすすめ例、さらに導入時の注意点について詳しく解説してまいりました。

採用管理システムの導入は、採用プロセスの効率化だけでなく、企業全体の採用戦略を強化する大きな一歩となります。

ぜひ、本記事を参考に、自社の採用ニーズや予算、導入後の運用計画を十分に考慮した上で、最適なシステムを選定してください。そして、採用活動を効率化し、質を向上させることで、企業にとって最良の人材と出会えることを願っています。

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