【重要4項目】書類選考の基準は？チェックポイントや注意点、効率化のコツについても解説！

採用活動において、書類選考は多くの企業で重要視されるプロセスの一つです。しかし、「応募者が多すぎて、どんな基準で選考すれば良いか分からない」「公平で効率的な基準を設定したいが、どう進めれば良いのか悩んでいる」という声は採用担当者の間でよく耳にします。また、優秀な人材を見逃してしまうリスクに不安を感じる企業も少なくありません。

実際、「書類選考の基準やポイントはどこにあるのか？」「効率よく選考を進めるためにはどうすれば良いのか？」といった疑問をお持ちの方も多いのではないでしょうか。

そこで本記事では、書類選考について設定すべき基準や注目すべきポイント、注意点について解説します。さらに、必要な準備や効率化のコツについても触れています。この記事を通じて、書類選考の成功に向けたヒントをぜひ見つけてください。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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書類選考って重要？重視すべき理由とは

採用活動における最初のステップである「書類選考」。このプロセスの精度が、採用活動全体の成功を大きく左右すると言われています。しかし、書類選考が持つ本当の重要性について、採用担当者が十分に理解していない場合もあります。このセクションでは、書類選考の役割とその目的について詳しく掘り下げていきます。

面接候補者を絞る上で効率的

採用プロセスには、限られたリソースの中で最適な人材を見極めるという課題がつきものです。書類選考は、面接に進む候補者を絞り込む効率的な手段として、採用活動の第一関門とされています。

大企業や人気企業では、1つのポジションに対して数百件以上の応募が寄せられることも珍しくありません。この膨大な応募の中から、書類選考を通じて基準を満たす人材を抽出することで、次の面接段階を効果的に進めることができます。

配属部署や採用活動全体の調整に使える

書類選考は、単なる候補者選定のプロセスに留まりません。採用後の配属計画や採用戦略全体の調整にも活用できます。たとえば、候補者の職務経歴やスキルセットを事前に把握することで、どの部署に配属するのが最適かを判断できます。これにより、新しい人材が組織の中でスムーズに役割を果たせるようになります。

特に複数のポジションを同時に採用する場合、配属先を考慮した上で書類選考を進めることは大きな利点です。また、候補者のスキルや経験値を総合的に見極めることで、企業が目指すビジョンやチーム構成に合った人材を選びやすくなります。書類選考が丁寧に行われているかどうかは、採用活動全体の質を大きく左右するのです。

採用活動をスムーズに進めるための基盤となる

書類選考は、採用プロセス全体の土台を形成します。このプロセスがしっかりと設計されていることで、面接や最終選考が効率的に進行します。例えば、応募者のスキルや経験が記載された履歴書や職務経歴書の内容を事前に整理しておくことで、面接担当者が候補者に対して適切な質問を投げかけることが可能になります。

逆に、書類選考が不十分である場合、採用プロセス全体に負の影響を及ぼします。選考基準が曖昧であれば、不適切な候補者が次の段階に進んでしまう可能性があり、面接や判断にかかる時間やコストが増大します。そのため、書類選考の段階で正確に候補者を絞り込むことが、全体の効率化と採用成功率向上のカギとなるのです。

書類選考に必要な準備

書類選考を効率的に進めるためには、採用担当者が事前に十分な準備を行うことが欠かせません。基準が曖昧なままだと、選考が主観に左右されたり、結果にばらつきが生じたりする可能性があります。本セクションでは、書類選考を適切に進めるために押さえておきたい具体的な準備事項について解説します。

人材要件の設定

まず、書類選考を始める前に、募集ポジションに必要な人材要件を明確にすることが大切です。この段階では、採用するポジションの仕事内容を細かく洗い出し、その役割を果たすために必要なスキルや経験、さらに望ましい人物像を具体的に定義します。

これは書類選考に限らず選考全体について言えることですが、要件を事前に整理しておくことで、採用チーム内での認識を統一することが可能です。また、人材要件を具体化することにより、基準に満たない応募者を早い段階でスクリーニングでき、選考の効率化が図れます。

評価ポイントの明確化

次に、書類選考における評価ポイントを具体的に決めておく必要があります。評価基準が明確でない場合、採用担当者ごとに判断が異なり、選考結果にばらつきが出てしまうことがあります。

設定すべき基準については次のセクションにて詳しく解説しますが、正しく選考基準を設定することで判断基準が統一され、より客観的で公平な選考を実現できます。

採用ポジションに応じた調整

すべての採用ポジションで同じ基準を適用するのではなく、ポジションごとに評価項目を調整することも必要です。

たとえば、管理職ポジションを募集する場合には、過去のマネジメント経験やリーダーシップスキルが重視されるでしょう。営業職を募集する場合は、顧客との円滑なコミュニケーションが求められるため、対人スキルや過去の営業実績が重視すべきです。一方で、エンジニア職では技術的な知識や特定のプログラミングスキルが重要視されます。

【重要4項目】書類選考の基準

書類選考の精度を上げるためには、明確な基準を設定することが重要です。基準があいまいだと選考結果が担当者ごとにばらつき、優秀な人材を見逃す可能性があります。本セクションでは、書類選考時にチェックすべき主な基準を解説します。

基本情報：学歴・職歴・資格の確認

最初に確認すべきポイントは、学歴・職歴・資格といった基本情報です。これらの情報は、応募者が求人条件を満たしているかを判断するための基礎データとなります。たとえば、専門職や技術職の場合、特定の資格が応募条件に含まれることが一般的です。資格の有無や取得時期を確認することで、応募者のスキルレベルを測る手がかりとなります。

また、職歴については、同業種や同じ職種での経験年数が重視されるケースが多いです。ただし、経験年数だけでは判断しきれない側面もあるため、記載されている具体的な業務内容や実績を確認することが求められます。

一方で、学歴に過度に依存しすぎた選考基準を設けると、柔軟性を欠いた判断になりがちです。特に最近では、多様なバックグラウンドを持つ人材を積極的に採用する企業も増えており、学歴に加えてその他様々な評価項目とのバランスを取ることが重要です。

ビジネスマナーや文書作成能力の評価

応募書類における誤字脱字や表現の不備は、応募者のビジネスマナーや文書作成能力を示す指標となります。採用担当者は、書類の内容だけでなく、形式やレイアウトの整合性もチェックする必要があります。例えば、職務経歴書が読みやすく構成されているか、文章が簡潔で適切なトーンを保っているかなどがポイントです。

また、応募書類全体が論理的に構成されているかどうかも重要です。時系列に沿って職務経験が記載されているか、具体的な実績や数値データが盛り込まれているかを確認することで、応募者の実務能力をある程度推測できます。このような評価を行うことで、実務においても適切に書類を作成したり、取引先や上司と円滑にコミュニケーションを取る能力が備わっているかを見極めることができます。

自己PRや志望動機から熱意を読み取る

応募者の自己PRや志望動機には、その人の価値観や企業に対する熱意が表れます。採用担当者は、これらの項目を通じて、応募者がどれだけ自社や募集ポジションについて理解し、興味を持っているかを評価します。

志望動機において企業のビジョンや事業内容への共感が記されている場合、応募者が事前に十分なリサーチを行った上で応募していることが伺えます。一方で、一般的な内容や他社でも使い回せるような文面の場合、熱意が不足していると判断されることもあります。自己PRについても、過去の経験や実績を基に具体的なエピソードが記載されている場合は、応募者のアピールポイントを的確に評価できます。

転職理由・勤続年数等のキャリア背景の確認

転職理由や勤続年数、転職回数は、応募者のキャリア背景を理解するための重要な情報です。特に短期間での転職を繰り返している場合、その理由を慎重に見極める必要があります。

たとえば、キャリアアップを目的とした転職であれば、ポジティブな要因として評価されるでしょう。一方、頻繁な転職が適応力や定着性の欠如を示している場合には、懸念材料として捉えられることもあります。

勤続年数については、一概に長ければ良いというわけではありません。むしろ、短期間でも高い成果を上げている場合や、変化を求めて積極的に新しい環境に飛び込んでいる場合は、成長意欲の高さや柔軟性として評価できるケースもあります。

【3選】その他書類選考で注目すべきポイント

書類選考では、多くの応募者の中から最適な人材を見極めるために、細かなポイントをしっかりと確認する必要があります。本セクションでは、書類選考における具体的な注目ポイントを解説します。

読み手に配慮された書き方か

書類作成において、読み手に対する配慮があるかどうかは重要な評価ポイントです。たとえば、文章の構成が整理されており、要点が簡潔にまとめられている場合、応募者の論理的思考力や伝達力を測ることができます。反対に、内容が散らばっていて分かりにくい場合や、フォーマットが統一されていない場合には、注意力や誠実さに欠ける可能性を考慮すべきです。

また、採用担当者は短時間で多くの応募書類をチェックするため、情報が直感的に分かるレイアウトも評価に影響します。たとえば、重要な実績が箇条書きで強調されているか、視覚的に分かりやすい形式で情報が提示されているかがポイントです。このような書類は、書き手が読み手の立場を意識して作成していることを示します。

自分の言葉で具体的に記載されているか

応募書類には、応募者自身の言葉で具体的な経験や実績が記載されていることが重要です。たとえば、職務経歴書に「営業としてチーム目標を達成」と記載されている場合、その目標が何であったのか、どのような行動を取ったのかといった詳細が記載されているかを確認しましょう。

また、使い回しのように感じられる一般的な表現ではなく、応募者自身の具体的なエピソードや数値が含まれているかが判断基準となります。

応募条件に対し適切な内容か

書類選考では、応募者が求人条件を正確に理解し、それに対して適切な内容を記載しているかを確認することも重要です。たとえば、「コミュニケーション能力を重視する」という条件が提示されている場合、その能力を裏付けるエピソードが書類に含まれているかをチェックします。また、応募ポジションが求めるスキルや資格について、具体的な経験や知識が書類に反映されているかも確認しましょう。

さらに、企業や職種への理解が深い場合、志望動機や職務経歴書にその内容が反映されるはずです。たとえば、企業のミッションやビジョンに共感し、それに関連した経験をアピールしている場合、応募者がしっかりと準備をしたことが分かります。このように、応募条件との一致度を評価することで、選考の精度を上げることができます。

優秀な人材を見落とさない3つのチェックポイント

採用活動において最も避けたいのは、実際には優秀で自社にフィットする可能性の高い人材を見落としてしまうことです。特に書類選考は、応募者の人柄やポテンシャルを直接感じ取れないプロセスであるため、注意深く進める必要があります。このセクションでは、優秀な人材を見落とさないために採用担当者が意識すべきポイントを解説します。

学歴・社歴に偏りすぎない基準設定

学歴や社歴を評価基準の中心に据えすぎると、その他の重要な資質やスキルを見落とすリスクがあります。たとえば、名門大学卒や大企業出身者であれば一見魅力的に見えるかもしれませんが、それが必ずしも現場でのパフォーマンスに直結するとは限りません。一方で、学歴や社歴にこだわらない基準を設定することで、多様なバックグラウンドを持つ候補者を評価できるようになります。

具体的には、応募者の実績やエピソードに着目することが有効です。たとえば、学歴が一般的であっても、「前職で売上目標を200%達成した」といった具体的な成果を記載している候補者は、実務で活躍できる可能性が高いといえます。学歴や社歴はあくまで参考程度にとどめ、応募者のスキルや実績を重視した基準を設定することが大切です。

休職期間や年齢に対する柔軟な対応

休職期間がある応募者や年齢が高めの応募者に対して、ネガティブな先入観を持つことは避けるべきです。休職期間については、その理由や背景を確認することで、応募者の状況を正しく理解することが可能です。たとえば、スキルアップや資格取得のために一時的に仕事を離れていた場合、それはむしろ積極的な姿勢の表れといえます。

また、年齢が高めの応募者に対しても、豊富な経験やリーダーシップスキルが期待できる可能性があります。特に、特定の業界や職種での専門知識が必要なポジションでは、年齢をポジティブに捉えることが重要です。採用担当者は、先入観にとらわれることなく応募者の能力や経験を正しく評価する視点を持つことが求められます。

数値化だけでは捉えられない人柄の評価

書類選考では、職務経歴やスキルを数値化して評価することが一般的ですが、それだけでは人柄や職場への適合性を正しく把握できないことがあります。たとえば、「目標達成率120%」といった実績は評価の一部として重要ですが、それだけで採用の判断を下すのは早計です。

人柄を評価するためには、自己PRや志望動機を読み取りながら、応募者の価値観や性格に触れることが大切です。また、エピソードの具体性や情熱が感じられるかどうかも重要なポイントです。採用後にチームに溶け込み、長く貢献できる人材かどうかを見極めるには、こうした非数値的な要素を意識することが不可欠です。

書類選考を進める際の4つの注意点

書類選考は、採用プロセスの中でも特に多くの応募者を扱う段階であり、選考基準や手続きが明確でないと、効率の低下や選考ミス、場合によっては企業ブランドを損ねる可能性もあります。本セクションでは、書類選考を進める際に注意すべきポイントを解説します。

評価の偏りをなくす

採用担当者の主観が選考に影響を与えすぎると、評価が偏り、適切な候補者を見落としてしまう可能性があります。たとえば、特定の大学出身者や業界経験者を優遇しすぎると、それ以外の候補者の潜在能力を評価する機会を失うことがあります。

このような偏りを防ぐためには、統一された評価基準を導入することが効果的です。具体的には、スコアシートやチェックリストを活用し、応募者を客観的に評価できる仕組みを整えましょう。また、複数の採用担当者が書類を確認し、評価のばらつきを抑えることも有効です。

差別を防ぐ

厚生労働省が「採用・選考時のルール」にて示しているとおり、選考では、性別、年齢、国籍など、採用活動において差別的とみなされる要素を基準にすることは厳禁です。

特に注意すべきなのは、応募書類に含まれる写真や年齢の記載です。これらを過度に評価に反映させることなく、応募者のスキルや経験に基づいた判断を行うことが重要です。

選考を長引かせない

選考プロセスが長引くと、優秀な候補者を競合他社に奪われるリスクが高まります。書類選考は、迅速かつ的確に進めることが大切です。特に、多数の応募者が集まる場合には、適切なスケジュールを設定し、選考フローが停滞しないように工夫する必要があります。

ATS（応募者追跡システム）を導入すれば、書類管理や選考進捗の確認が効率化され、作業時間の短縮につながります。また、書類選考の締切を明確にし、その後のスケジュールを応募者に共有することで、採用活動全体のスピードを保つことができます。

先入観を徹底排除する

応募書類には、候補者の経歴や資格だけでなく、その人の価値観や性格が反映されています。しかし、採用担当者が自身の先入観や色眼鏡で応募者を見ると、本来評価されるべきポイントを見落とす可能性があります。

たとえば、「転職回数が多い＝安定性がない」と判断するのではなく、転職の理由やその結果得た経験に目を向けるべきです。また、過去に特定の業界での経験がない応募者でも、スキルの汎用性や成長意欲があればポテンシャル採用として成功するケースもあります。柔軟な視点を持ち、応募者の全体像を捉えることが大切です。

書類選考をスムーズに進めるコツ

採用プロセスを効率的に進めるためには、書類選考をスムーズに行うことが重要です。多くの応募者を短期間で評価しながら、適切な人材を見極めるためには、システムや仕組みを活用した効率化が求められます。このセクションでは、書類選考をスムーズに進めるための実践的なコツを紹介します。

評価ポイントの整理

書類選考をスムーズに進めるには、評価ポイントを整理し、優先順位をつけることが重要です。すべての項目を平等に評価しようとすると時間がかかりすぎるため、特に重視するポイントを明確にしておきましょう。

たとえば、専門職であれば資格やスキルの有無が最優先事項となります。一方、未経験者歓迎のポジションでは、ポテンシャルや志望動機がより重視されるでしょう。このように、職種やポジションごとの要件に応じて評価の重点を切り替えることで、無駄な時間を省きつつ適切な候補者を選定することが可能です。

また、事前にスコアリングシートを用意し、各評価項目に点数をつける方法も効果的です。この方法により、数値的な根拠をもとに候補者を比較することができ、公平性を保ちながら効率的な選考が可能になります。

しっかりとしたスケジュール管理

採用プロセスがスムーズに進むかどうかは、スケジュールの設定と管理にかかっています。特に書類選考は、後続の面接や内定プロセスに直接影響を与えるため、計画的に進めることが求められます。

まず、採用チーム全体で選考スケジュールを共有し各ステップの締切や役割分担を明確にします。たとえば、「応募締切から2営業日以内に書類選考を完了する」といった具体的な目標を設定することで、進捗管理がしやすくなります。

さらに、候補者への迅速なフィードバックも重要です。選考結果を早く伝えることで、候補者の期待感を高め、他社に流れてしまうリスクを防ぐことができます。迅速かつ丁寧な対応を心がけることで、候補者に対する企業イメージの向上にもつながります。

ATS（応募者追跡システム）の活用

応募者追跡システム（ATS）は、採用活動を効率化するための強力なツールです。このシステムを活用することで、応募者情報の管理や検索、選考状況の追跡が簡単に行えます。

また、近年のATSはAIを活用した機能を持つものもあり、候補者のスコアリングや予測分析が可能です。これにより、評価作業の手間を大幅に削減し、スピーディーに選考を進めることができます。

採用代行の活用

採用代行（RPO: Recruitment Process Outsourcing）は、書類選考や応募者管理といった採用業務を外部に委託することで、採用担当者の負担を軽減するサービスです。特に、多数の応募者を短期間で処理する必要がある場合や、リソースが限られている中小企業にとって有効な手段です。

採用代行を利用すれば、経験豊富なプロフェッショナルによる客観的な選考が可能になり、公平性と効率性が向上します。また、採用プロセスが迅速化されるため、優秀な候補者を競合他社に奪われるリスクを抑えることもできます。自社の採用ニーズに合わせて活用すれば、効果的な人材確保が実現できるでしょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか？本記事では、採用活動において重要な書類選考について解説してまいりました。

書類選考で設定すべき基準や優秀な人材を見落とさないためのチェックポイント、注意すべきポイントなどについて、お分かりいただけたのではないでしょうか？これらを活用することで、書類選考の精度を高め、より自社に適した人材を選定することが可能になります。

こちらでご紹介した、手法やノウハウが貴社の採用プロセス改善に役立てば幸いです。ぜひ本記事を参考に、採用活動全体の効率化と成功を目指してください。

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