今後も増えるオンライン採用を成功させるには?メリット・デメリットやポイントを紹介します!

Last Updated on 2021年5月14日 by uloqo

こんにちは。digireka!HR編集部です。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、企業の採用活動も非対面に切り替えるべく「オンライン採用」を取り入れる企業が相次いでいます。

今回は、オンライン採用のメリット・デメリットや成功させるポイントについて詳しくご紹介します。

オンライン採用とは?

オンライン採用とは、これまで対面で行っていた採用活動をオンラインで実施することです。例えば、会社説明会をWeb会議システムや動画配信システムで実施したり、Web会議システムを使って面接をオンラインで行ったりします。

新型コロナウイルス感染症の拡大によって、大人数での集会が自粛され、密を避ける生活様式が広がったことで、採用活動においても変更を余儀なくされています。コロナ前は、選考の様々な段階で応募者と人事担当者が対面で会話することで、お互いの適性を判断していました。しかし、コロナ禍の現在では、会社説明会を動画で配信したり、面接をビデオ通話で行なったりと、採用活動をオンライン化する企業が増えてきています。

オンライン採用のメリット

アプローチできる人材の拡大

アプローチできる人材の拡大
オンライン採用の利点は、時間や場所の制約がなく比較的スケジュールを組みやすいことです。そのため、地方や海外在住の求職者や、在職中であるため企業訪問する時間を確保しづらい転職希望者も採用の対象にすることが可能です。

また、アプローチできる応募者が増えることで、優秀な人材に出会いやすくなるでしょう。人材不足が深刻化する現代において、優秀な人材を時間や場所にとらわれず、採用しやすくなることは、多くの企業が抱える人材不足の課題解決にもつながると言えます。

コストと時間の削減

オンライン採用は、時間や費用といったコストの削減にも有効です。たとえば、会社説明会を対面で開催する際は大きな会場を借りる必要があり、準備や実施では会場までの交通費や移動時間などもかかります。また、面接においても、対面で実施する場合は、支社や本社に赴く人事担当者に負担がかかります。オンラインで採用を実施することで、こうしたコストを削減することができます。

一方で、求職者にとっても面接に行くための交通費や移動時間の懸念を省くことができます。それにより、選考への心理的ハードルを下げることができるでしょう。

採用活動の効率化

オンライン採用は、作業の大半をデータ化して一元管理できるため、採用業務の無駄を省き、スピーディーに選考を進めやすいです。例えば、対面の採用では会社説明会や面接に使う会場の下見を行い、会場の設営準備が必要ですが、オンライン採用ではその必要が無いため工数を削減できます。また、応募者のデータを管理することで、1次面接と2次面接で面接官が変わった場合でも、引き継ぎや確認を円滑に行えます。そのため、オンライン採用の方が採用ニーズが発生した際に、スピーディーに採用できると言えるでしょう。

面接の改善

オンライン採用では、動画によって面接を振り返ることができるだけでなく、採用担当チームで情報を共有し、面接官としての適性を判断したりアドバイスを受けたりすることができるため、面接方法の改善や面接官の面接スキル向上も図れます。また、現場で働く社員とも柔軟に日程調整できるため、人事担当者だけでなく他の社員を交えて具体的な仕事内容や職場の雰囲気を伝えることができるでしょう。

オンライン採用のデメリット

相手の表情や感情の把握が困難

面接では、表情や立ち居振る舞いや雰囲気も、応募者の適性を見極める上で重要な要素だとされています。しかし、オンライン採用では画面越しで確認することになるため、言外の情報を得ることが難しいです。

ミスコミュニケーションのリスク

オンラインでは、対面と比べて円滑なコミュニケーションが取りづらいです。通信環境が良好でない場合、面接官と応募者で聞き違いや聞き落としがあっても、訂正が難しいことがあります。このようなミスコミュニケーションは対面の面接より発生しやすいです。そのためオンライン面接は、対面の面接以上にお互いの意図が相手に伝わりにくいため、分かりやすい言葉で明確に伝える工夫が必要です。

選考プロセスの再構築

対面の採用からオンライン採用に切り替える場合、採用スケジュール全体を組み直す必要があります。オフラインと異なり、オンラインでは一度にまとまった長い時間を取りづらいです。そのため、対面で開催していた適性検査込みの説明会は、目的ごとにコンテンツを切り分けてWeb開催することになるでしょう。また、面接においても、対面とオンラインとではやり方や進め方が異なります。このように採用フローが変わるため、選考ステップごとに人数をどれくらい絞り込むか検討したり、それに合わせて業務工数を再考しなければなりません。そのため、従来通りの選考プロセスではなく、オンライン採用に適した選考プロセスを考え、設計する必要があるでしょう。

オンライン採用を成功させるポイント

オンライン採用において、成功の鍵を握るのはオンライン面接のやり方です。オンライン採用で対面と最も異なる点が面接だからです。ここではオンライン面接を成功させるためにどのようなポイントを押さえておくべきなのか紹介します。

応募者プロフィールの事前把握

対面での面接と比べ、オンライン面接は、相手の身振り手振りや表情の変化といった、非言語情報をつかむことが難しくなります。そのため、対面での面接以上に、会話や質疑応答などの言語情報での判断が求められます。そのため、面接で応募者について深堀りするために、事前に履歴書などを読み込み、質問内容を決めておくといった準備が欠かせません。

オンライン面接の事前準備

オンライン面接は、コミュニケーションロスやミスコミュニケーションが発生しやすくなります。表情や動作が伝わりにくいため、無表情で威圧的な態度で面接を進めてしまうと、応募者にマイナスのイメージを与えてしまう可能性があります。特に、応募者の話や回答に対しての反応は重要です。対面の面接時より大きくうなずく、応募者の声と面接する側の質問が重ならないように間をとって会話をするなど、対面でする以上に対話を意識しましょう。また、早口での長い説明は、応募者に正確な情報が伝わらない可能性があります。ゆっくりと話すように心がけましょう。

また、コミュニケーションのトラブルを最小限に収めるために、イヤホンを活用する、PCやスマートフォン上で音声を大きくし聞き取りやすい状態にするなど、事前に準備することも大切です。

オンライン面接時のトラブル対策

オンライン面接では、パソコンやスマホなどの通信環境のトラブルが発生する可能性があります。そしてそれは、求職者にも企業側にも言えることです。万が一の事態に備え、代わりとなる連絡手段や通信環境などを準備・案内できれば、トラブルが起きても、面接を中断せずに遂行することができるでしょう。

長めのアイスブレイクの設定

オンライン面接は、会場に漂う緊張感がないものの、経験が浅いため不安になる応募者が多いようです。応募者が過度に緊張していると、本来の対応力や適性を見極められない可能性が高くなります。そうしたことを防ぐために、緊張をほぐす方法として、長めのアイスブレイクの時間をとるようにしましょう。

まとめ

これまでの採用活動は基本的に、対面などのオフラインで実施されてきました。しかし、新型コロナウイルス感染防止対策といった側面だけでなく、さまざまなメリットがあるという観点から、オンライン採用は注目を集めています。この記事を参考にオンライン採用を導入してみてはいかがでしょうか。

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