今後も増えるオンライン採用を成功させるには?メリット・デメリットやポイントを紹介します！

こんにちは。digireka!HR編集部です。新型コロナウイルス感染拡大の影響を受け、企業の採用活動も非対面に切り替えるべく「オンライン採用」を取り入れる企業が相次いでいます。

今回は、オンライン採用のメリット・デメリットや成功させるポイントについて詳しくご紹介します。

オンライン採用とは？

オンライン採用とは、これまで対面で行っていた採用活動をオンラインで実施することです。例えば、会社説明会をWeb会議システムや動画配信システムで実施したり、Web会議システムを使って面接をオンラインで行ったりします。

新型コロナウイルス感染症の拡大によって、大人数での集会が自粛され、密を避ける生活様式が広がったことで、採用活動においても変更を余儀なくされています。コロナ前は、選考の様々な段階で応募者と人事担当者が対面で会話することで、お互いの適性を判断していました。しかし、コロナ禍の現在では、会社説明会を動画で配信したり、面接をビデオ通話で行なったりと、採用活動をオンライン化する企業が増えてきています。

オンライン採用のメリット

より多くの人材にアプローチできる

オンライン採用の利点は、時間や場所の制約がなく比較的スケジュールを組みやすいことです。そのため、地方や海外在住の求職者や、在職中であるため企業訪問する時間を確保しづらい転職希望者も採用の対象にすることが可能です。

また、アプローチできる応募者が増えることで、優秀な人材に出会いやすくなるでしょう。人材不足が深刻化する現代において、優秀な人材を時間や場所にとらわれず、採用しやすくなることは、多くの企業が抱える人材不足の課題解決にもつながると言えます。

コストと時間が削減できるようになる

オンライン採用は、時間や費用といったコストの削減にも有効です。たとえば、会社説明会を対面で開催する際は大きな会場を借りる必要があり、準備や実施では会場までの交通費や移動時間などもかかります。また、面接においても、対面で実施する場合は、支社や本社に赴く人事担当者に負担がかかります。オンラインで採用を実施することで、こうしたコストを削減することができます。

一方で、求職者にとっても面接に行くための交通費や移動時間の懸念を省くことができます。それにより、選考への心理的ハードルを下げることができるでしょう。

データの一元管理により採用業務が効率的になる

オンライン採用は、作業の大半をデータ化して一元管理できるため、採用業務の無駄を省き、スピーディーに選考を進めやすいです。例えば、対面の採用では会社説明会や面接に使う会場の下見を行い、会場の設営準備が必要ですが、オンライン採用ではその必要が無いため工数を削減できます。また、応募者のデータを管理することで、1次面接と2次面接で面接官が変わった場合でも、引き継ぎや確認を円滑に行えます。そのため、オンライン採用の方が採用ニーズが発生した際に、スピーディーに採用できると言えるでしょう。

面接が改善できる

オンライン採用では、動画によって面接を振り返ることができるだけでなく、採用担当チームで情報を共有し、面接官としての適性を判断したりアドバイスを受けたりすることができるため、面接方法の改善や面接官の面接スキル向上も図れます。また、現場で働く社員とも柔軟に日程調整できるため、人事担当者だけでなく他の社員を交えて具体的な仕事内容や職場の雰囲気を伝えることができるでしょう。

オンライン採用のデメリット

相手の表情や感情の把握が難しい

面接では、表情や立ち居振る舞いや雰囲気も、応募者の適性を見極める上で重要な要素だとされています。しかし、オンライン採用では画面越しで確認することになるため、言外の情報を得ることが難しいです。

円滑なコミュニケーションがとりづらい

オンラインでは、対面と比べて円滑なコミュニケーションが取りづらいです。通信環境が良好でない場合、面接官と応募者で聞き違いや聞き落としがあっても、訂正が難しいことがあります。このようなミスコミュニケーションは対面の面接より発生しやすいです。そのためオンライン面接は、対面の面接以上にお互いの意図が相手に伝わりにくいため、分かりやすい言葉で明確に伝える工夫が必要です。

選考プロセスの再構築が必要

対面の採用からオンライン採用に切り替える場合、採用スケジュール全体を組み直す必要があります。オフラインと異なり、オンラインでは一度にまとまった長い時間を取りづらいです。そのため、対面で開催していた適性検査込みの説明会は、目的ごとにコンテンツを切り分けてWeb開催することになるでしょう。また、面接においても、対面とオンラインとではやり方や進め方が異なります。このように採用フローが変わるため、選考ステップごとに人数をどれくらい絞り込むか検討したり、それに合わせて業務工数を再考しなければなりません。そのため、従来通りの選考プロセスではなく、オンライン採用に適した選考プロセスを考え、設計する必要があるでしょう。

オンライン採用の進め方

オンライン採用の進め方は以下の3ステップです。

オンライン採用の詳細決定
ツールの決定・導入
オンライン採用の効率化

以下で詳しく解説します。

オンライン採用の詳細決定

まずは自社内でオンライン採用に関する詳細を決定しましょう。特に「どの選考をオンラインで実施するのか」は必ず会社内で明確にする必要があります。

全てオンライン面接の場合や会社説明会から数次の面接まではオンラインで、最終面接だけは対面といった場合などさまざまな形式が考えられます。オンライン面接と対面の面接の特徴を踏まえた上で、自社に最適な形式を選定しましょう。

ツールの決定・導入

オンライン採用の詳細を決定した後は、自社に最適なツールを選定しましょう。最近では、オンラインイベント開催ツールや動画録画面接ツールなどさまざまなツールがリリースされています。

本記事後半では、オンライン面接を行う際のおすすめツールを3つ紹介しています。ぜひご覧ください。

オンライン採用の事前準備

オンライン採用の詳細やツールが決定した後は、オンライン採用ならではの事前準備をします。
事前準備とは具体的に以下の4つを指します。

オンライン採用ツールの使い方の社内共有
社長メッセージなどの準備
会議室や応接室などの静かな環境の用意
応募者のオンライン面接のサポート

特に重要なのは、応募者サポートです。中にはオンライン面接に慣れていない方もいます。応募者にはツールの使用方法や必要な環境を共有し、面接中にトラブルが起きないようにサポートしましょう。また、どんなに入念に準備したとしても、接続不良は起こりえます。

そのため何かトラブルがあった際に、応募者とすぐに連絡が取れるアドレスや電話番号を交換しておくことも重要です。

オンライン採用を成功させる6つのコツ

オンライン採用において、成功の鍵を握るのはオンライン面接のやり方です。オンライン採用で対面と最も異なる点が面接だからです。ここではオンライン面接を成功させるためにどのようなポイントを押さえておくべきなのか紹介します。

社内の雰囲気を伝える工夫を施す

面接のオンライン化により候補者は企業を訪れる機会がないため、企業の雰囲気や社風が把握できません。この点に不安を抱えている学生も多いようです。社風や会社の雰囲気がマッチしていなければ、入社しても馴染めないため、早期退職につながってしまいます。早期退職は企業にとっても候補者にとっても喜ばしいことではありません。

社内の雰囲気を伝えるためには、社員が働いている様子を撮影した動画や社員のインタビュー動画の発信が効果的です。会社や社員のリアルを発信し、候補者の不安を軽減しましょう。

どこかで対面選考を実施する

オンライン面接が中心だとしても、どこかで対面の選考を実施すべきです。
対面の面接にはオンライン面接にはないメリットがあります。

候補者の表情や熱意が伝わりやすい
候補者に職場の雰囲気が伝わる
通信トラブルの心配がない

特に、職場の雰囲気が伝わりやすいことは大きなメリットでしょう。
働く上で、職場での居心地の良さは重要です。
企業と候補者のミスマッチを起こさないためにも、どこかで対面選考を実施しましょう。

応募者プロフィールを事前に把握しておく

対面での面接と比べ、オンライン面接は、相手の身振り手振りや表情の変化といった、非言語情報をつかむことが難しくなります。そのため、対面での面接以上に、会話や質疑応答などの言語情報での判断が求められます。そのため、面接で応募者について深堀りするために、事前に履歴書などを読み込み、質問内容を決めておくといった準備が欠かせません。

オンライン面接の事前準備を入念に行う

オンライン面接は、コミュニケーションロスやミスコミュニケーションが発生しやすくなります。表情や動作が伝わりにくいため、無表情で威圧的な態度で面接を進めてしまうと、応募者にマイナスのイメージを与えてしまう可能性があります。特に、応募者の話や回答に対しての反応は重要です。対面の面接時より大きくうなずく、応募者の声と面接する側の質問が重ならないように間をとって会話をするなど、対面でする以上に対話を意識しましょう。また、早口での長い説明は、応募者に正確な情報が伝わらない可能性があります。ゆっくりと話すように心がけましょう。

また、コミュニケーションのトラブルを最小限に収めるために、イヤホンを活用する、PCやスマートフォン上で音声を大きくし聞き取りやすい状態にするなど、事前に準備することも大切です。

オンライン面接時のトラブル対策を行う

オンライン面接では、パソコンやスマホなどの通信環境のトラブルが発生する可能性があります。そしてそれは、求職者にも企業側にも言えることです。万が一の事態に備え、代わりとなる連絡手段や通信環境などを準備・案内できれば、トラブルが起きても、面接を中断せずに遂行することができるでしょう。

長めのアイスブレイクを設ける

オンライン面接は、会場に漂う緊張感がないものの、経験が浅いため不安になる応募者が多いようです。応募者が過度に緊張していると、本来の対応力や適性を見極められない可能性が高くなります。そうしたことを防ぐために、緊張をほぐす方法として、長めのアイスブレイクの時間をとるようにしましょう。

オンライン採用を行う際に役立つツール3選

Eventin

Eventinは株式会社ブイキューブが運営するツールです。Eventinの特徴は以下の通りです。

カテゴリーやテーマわけ機能により、参加者が目的の場所を見つけやすい
「1クリックでブース移動」など機能面が充実
リアルとオンライン同時開催の実績豊富

Eventinの魅力は何といっても機能の豊富さです。ブース入室前に会場マップ上から中の様子を確認できる「お試し視聴」や参加者検索、プロフィール表示など機能が充実しています。

また固有のURLを発行することで、学生証との照合が不要になります。合同説明会などの採用イベントには最適なツールといえるでしょう。

Video Interview

Video Interviewはエンジャパンが提供する動画面接ツールです。本ツールの特徴は以下の通りです。

応募者に質問したいことを動画やテキストで5問まで登録可能
簡単な登録だけで、応募者に動画面接への回答を依頼できる

上記のような機能を利用することは、一次面接の工数削減につながります。

Zoom ミーティング

Zoomミーテイングをご存知の方は多いのではないでしょうか。
Zoomは使い慣れている方が多いため、アカウント登録や入室方法の説明に関する手間は他のツールに比べて少ないです。Zoom ミーティングの機能は以下の通り。

レコーディング機能
ブレイクアウトルーム機能
画面共有機能

また、ZOOMミーティングは通信の安定性にも定評があります。そのため大人数であっても、映像や音声が安定的に接続されます。

まとめ

これまでの採用活動は基本的に、対面などのオフラインで実施されてきました。しかし、新型コロナウイルス感染防止対策といった側面だけでなく、さまざまなメリットがあるという観点から、オンライン採用は注目を集めています。この記事を参考にオンライン採用を導入してみてはいかがでしょうか。

この記事を書いた人

関川懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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