人事考課の書き方から例文、考課時によくあるエラーについて徹底解説します。

こんにちは、digireka!HR編集部です。部下へ人事考課のコメントを実施するにあたり何を意識してコメントすべきかお悩みの上司の方は多くいらっしゃるかと思います。

そこで本記事では、注意すべき点・よくある評価エラーや職種別のコメント例文(営業、エンジニア、事務、介護、保育士など)をまとめました。また、コメントをするにあたり適切な自己評価の手法についても理解する必要があるため、自己評価の仕方についてもご紹介しておりますので、是非参考にしてみてください。

人事考課とは

「人事考課」とは、会社が従業員の業成や能力・業務に対する意欲を一定の基準で査定し、評価に反映させる仕組みのことです。

「人事考課」と「人事評価」の違い

「人事考課」と同意語として捉えられる語に「人事評価」があります。大枠、同意語として捉えて問題ありません。あえて厳密な違いを挙げるとすれば、「人事評価」の方が「人事考課」よりも広義な意味を持っています。

「人事評価」は、業務内容や業績について良し悪しを判断することを指しますが、「人事考課」では、更に狭義となり、賃金・昇進などの従業員に対する人事処遇目的をとして従業員の貢献度や能力などを査定します。

人事考課を実施する目的

そもそも人事考課は何を目的に行われるのでしょうか。目的を理解しておくことで、コメントを求められた際に意図を持ってコメントすることが可能になります。

賃金管理や昇進を適切に行う

適正に人事考課を実施することで、客観的な判断に基づいて従業員一人一人の賃金を定めることが可能になります。また、それに応じて、昇進なども適切に決定することが可能となり、社内における不満創出を抑えることが可能です。

会社の風土形成

人事考課をはじめとした人事評価制度を設けることで、会社が従業員の求める姿を可視化することが可能となり、従業員も目指す方向性を理解することで行動しやすくなります。また、そのような状況を生み出すことで、会社の風土形成がし易くなるでしょう。

社員のモチベーションUP

人事考課を設けるということは、必ず結果に対する評価が行われます。可視化された目標を達成することで、従業員は周囲からの賞賛と共に「達成感」を感じます。

目標や評価軸が可視化されていないと、そもそも、自身が何を目標とすべきか定めにくいためモチベーションダウンの可能性があります。また、同様に、自身の業績に対し適切に評価されない場合においても同様の危険性が含まれています。

人事考課における3つの評価軸

人事考課には、「業績考課」「能力考課」「情意考課」の3つの評価軸があります。それぞれについて後述します。

評価軸①業績考課

「業績考課」とは、成果を出すまでのプロセスではなく、個人やチームのノルマに対しての評価、つまり成果そのものに対する評価です。成果を測定する際には、「MBO(目標委管理制度)」が用いられます。

評価軸②能力考課

「能力考課」では、業績考課が業務に対する成果で測られるに対し、業務の進捗課程で身に付けたスキルや知見を見極め評価します。

例えば、同一の成果を挙げていた場合でも、単独で営業を行った場合と上司と共に行った場合では、前者の方がスキルや知見があると考えられ、後者よりも高評価となります。

評価軸③情意考課

「情意考課」では、仕事上の目標達成のための行動や姿勢を評価します。ただ行動に起こすということだけでなく、協調性なども重要な観点に含まれます。

人事考課における自己評価の重要性

人事考課は、上長によるコメント以前に、従業員自らが自身の評価をする場合が一般的です。なぜ、自己評価をする必要があるのでしょうか。2つの理由を口述します。

自身の成長度を理解する

一般的に人事考課は年に数回実施されます。その機会毎に自身を顧みる機会が発生するため、都度振り返り、現状の課題を見出すことで次へのステップアップがし易くなります。

自身を適切に評価する力を身に付ける

人事考課では、上長のコメントが実施されますが、その際に被評価者との評価が食い違っていた場合には、すり合わせが行われます。そのような機会を設けることで、被評価者が客観的に自身を評価する力を身に付けることができます。

自己評価を書く上でのポイント

自己評価を行う際に意識すべきポイントは、評価の仕組みを逆手に取りながら実施することです。

評価の仕組み=人事考課の3つの観点 「業績考課」「能力考課」「情意考課」の3つの観点で人事考課は成り立っています。(前述)

3つの観点を意識する他に、以下のことを意識し、文中に取り入れましょう。

・成功に至った背景/失敗に至った背景
・現状・今後の課題
・なるべく数字を使い達成度合いを数値化する

自己評価を書く上でよくある評価エラー

自己評価が高すぎる/自己評価が低すぎる

自身を客観的にみることができていない可能性があります。とはいえ、自身の評価について周囲とすり合わせを行う機会は滅多にないでしょう。人事考課での面談などを利用して、部下と向き合い、すり合わせを行いましょう。信頼関係を構築するにあたっても絶好のチャンスです。

自己評価の目的を理解していない

自己評価をうまく行えない場合には、そもそも自己評価の目的を理解していないケースが考えられます。自己評価をする目的、自己評価をする際の観点、自己評価することで得られるメリットなどを共有するようにしましょう。

人事考課におけるコメントの重要性

人事考課において「コメント(フィードバック)」はとても重要な項目です。人事考課はを実施するにあたり評価のみを実施して終わらせてはいけません。「被評価者に、なぜこのような評価になったのか」を理解をしてもらう必要があるからです。フィードバックが実施されない場合には、以下2つのような問題が生じてしまう可能性があります。

考案者に対して不満を持つ

被評価者の自己評価と比較して実際の評価が低い場合には、被評価者が「評価者は公平に評価を実施してくくれていないのではないか」という疑問をもつ可能性があります。

被評価者の成長スピードが落ちる

フィードバックを実施した場合、被評価者には「何が評価されたか」「何が足りなかったのか」を理解する機会が与えられます。つまり、フィードバックを実施しない場合には、批評家者が自身を適切に省みることが難しくなるため、成長スピードが落ちてしまう可能性があります。

人事考課でフィードバックを行う際の注意点

具体性を持ったフィードバックを!

評価の際に抽象的な言葉を使ったコメントをした場合、相手に評価の内容を正しく伝えることが難しくなります。数字や実例など具体性を持ったコメントを残すようにしましょう。

プラス評価とマイナス評価をバランスよく含める!

フィードバック(コメント)実施にあたり、適切な評価をすることも重要ですが、何より、相手側が意欲を持つように伝えることが重要です。コメントを記す側は、被評価者がコメントに対してどのように感じるかを考え、言葉を選び、文章を構成する必要があります。「プラスとマイナスの評価の比率を考える」「マイナス評価をした際に、プラス評価で補う」などすると良いでしょう。文章の流れとしては、締めくくりで相手に気を落とさせないためにも、マイナス評価→プラス評価の順番で書くのがベターです。

人事評価でフィードバックを行う際によくあるエラー

最後にコメントを書く際に起こりがちなエラーをご紹介します。

客観的視点かつロジカルな評価を心がけていても、評価者は人間であるが故「感情」なしに評価することが難しいのが現実です。そのような人事考課において生じる誤差を「人事考課エラー」と呼びます。以下で「人事考課エラー」における大きく2つのパターンを紹介します。

①意図的な人事考課エラー

考課者の意図的な考えに基づき評価を行うことで生じるエラーのことです。例えば、嫌いな部下に対して不公平な評価を行う場合などが当てはまります。

②無意識的な人事考課エラー

無意識なうちに考課者の思考方法や判断の癖などによって生じるエラーのことです。無意識の人事考課エラーについては、その中でも幾つかのパターンに枝分かれします。

ハロー効果:被評価者の優れた一面の印象が強く残ってしまい、それに応じて他の評価ポイントも高く評価してしまうケース

第一印象効果:第一印象に評価が引っ張られてしまうケース

先入観によるエラー:「性別」「学歴」などの情報から、その情報に対して考課者が持つイメージを被評価者に重ねてしまうケース

親近感によるエラー:被評価者が考課者と同じ出身地・大学、趣味、経歴など出会った場合、親近感が湧いて甘い評価をしてしまうケース

近似的効果によるエラー:被評価者の最近の成功もしくは失敗を過重に評価し、評価の対象となる期間全体の評価が反映されないケース

対比誤差:考課者が評価基準に準じず、自身の能力を基準に評価してしまう。自身が得意な分野に関しては厳しい評価を、苦手な分野に関しては甘い評価をしてしまう傾向があるケース

厳格化傾向:部下を適切に評価しなければならないというプレッシャーから、全体的に必要以上に厳しい評価に偏ってしまうケース

寛大化傾向:「厳格化傾向」とは反対に、全体的に甘い評価に偏ってしまうケース

論理的誤謬:考課者が評価項目について正確に理解できていないが故に、自らの理屈で評価を行ってしまい、評価が本来あるべき姿とズレてしまうケース

【職種別】自己評価とフィードバックのコメント例

人事考課の自己評価とコメントは、職業に応じて書く際のポイントが異なります。具体的なコメント例を下記でご紹介します。

営業職の場合

営業職は、数字を用いた成果ありきの職種なので比較的評価しやすいと思われます。ただし、先程述べたコメントを書く際の3つの観点から分かるように、その成果に至ったプロセスや改善案などを含めて適切に評価しましょう。

自己評価及びコメントする際の主な着眼点

扱う商品及びマーケットの知識、こまめにクライアントを訪問する行動力、交渉力、戦略立案能力、計画力、協力意識、目標達成意識、業務成果、仕事に対する姿勢

自己評価例売上目標達成率が前回よりも5%アップし、目標の10%を上回る成果が得られた。これについては、毎日のミーティングの際の情報の共有による成果といえるだろう。

一方、エリア別では目標に対し-2%と未達であった。担当エリアでは、中間決済以降新規開拓への注力していたためそのような結果になったと考える。今後も引き続き営業手法を見直しつつアプローチしていく。

コメント例売上目標達成率10%は、評価に値する。チーム内リーダーとして情報共有を徹底し、個々に適切に役割を分担した結果であると考えられる。結果業務の効率化に繋がった。

エリア別では、関東エリアが目標対し-2%と未達ではあるが、新規開拓率の向上に繋がった。さらなる成約率の向上を目指して、営業手法の見直しをする必要があるだろう。

企画職の場合

ペルソナ設計から、販売促進、広告まで担う企画職では、ロジカルな思考や交渉力が求められます。また、ポジション柄、他部署と仕事をする機会が多いため、その際のコミュニケーション能力及びマネメント力を評価しましょう。

自己評価及びコメントする際の主な着眼点

調査力、論理的思考力、交渉力、プレゼンスキル、計画力、企画力、折衷能力、協調性、意欲、仕事に対する姿勢

自己評価例20~30代未婚男性を顧客増として想定していた○○(商品名)が、SNSを利用した調査の結果、10代の男性においても高い需要が見込めることが判明し、その方向性で販売企画を行った。クライアントの説得のため、裏付けとなるデータを数多く集めたところ採用へとつながった。
コメント例潜在的なニーズをくみ取る力、〇〇社に向けた説得力のあるプレゼンは評価に値する。しかしながら、案件成立後の進捗が芳しくないこともあった。高い分析能力を持っているため、メンバーとの更なる情報共有を徹底し、プロジェクトを円滑に進める大黒柱となることを期待する。

技術職(エンジニア)の場合

技術職の場合には、営業職ほど成果を数値化することが不可能ですが、業績アップや業務プロセスの改善、コスト削減などの達成度を基に数値化が可能です。

自己評価及びコメントする際の主な着眼点

プロジェクトマネジメントにおける工程・進捗管理、計画力、作業効率の向上、品質管理における体制、研究領域に関する知識、協調性、問題処理能力、意欲、仕事に対する姿勢

自己評価例進捗工程見直しのプロジェクトにおいて、途中進捗が危うくなったこともあったが、なんとか納期に間に合わせ、結果トータル20%ものコストダウンを実現した。進捗に関しては、後半で不必要であると判断したルーチンを前半行っていたが故だと考えている。今後は、業務の妥当性と適性を踏まえての役割分担を実行していきたい。
コメント例進捗工程見直しのプロジェクトにおいて、納期を間に合わせ、かつ、20%ものコストダウンを実現したことは、評価に値する。ただし、今回の「ルーチンワーク」を削減した場合においても、メンバーのタスク管理には改善の余地がある。等級以上に及ぶ知見をメンバーに共有するとともに、マネジメントの手法を見直す必要があるだろう。

事務職の場合

事務職の場合には、業務がルーティン化している場合が多く、達成度の可視化が難しくなります。そのような場合には、前年との成長度を基に達成度を可視化しましょう。

自己評価及びコメントする際の着眼点

業務の効率化、社員リテラシーの向上、理解力、計画力、行動力、折衷能力、起立性、意欲、仕事に対する姿勢

自己評価例今年度目標にしていた「○○における事務作業引継ぎの効率化」のため、自身が端的に行うことに注力した結果、テンプレートを作成した場合が最も効率化することが判明し、社内でテンプレート化させた。事務作業に注力した一方で、日常業務における配慮が欠けてしまう時があった。具体的には、社内の業務効率を支えるプリンターのインク在庫を切らすなどの問題を生じさせた。どちらの業務においても、常に取り掛かる癖付けを社内で実施していきたいと考えている。

コメント例タスクを渡す際にも要件を端的に伝える能力が突出しており、営業をはじめとする社員から信頼がとても厚い点は魅力的である。テンプレートを作成したことで、情報の均一化が図れるようになり社内における業務効率が向上した。いぽう素晴らしい案を考えている場合が多いように見受けられるが、社内ミーテイングの際に発言量は乏しいように感じる。今まで以上に周囲を巻き込んでの業務改善への貢献を期待する。

介護職(介護士)の場合

介護士の仕事も、数字による成績の評価が難しいため、事務職と同様に昨年度の目標との比較や具体的な取り組みを基に達成度を図ります。

また、介護士が取っておくべき資格が多数あります。介護福祉士、ケアマネジャー、福祉用具専門相談員などがこれに当たります。これらをスキルアップの1つとして評価に組み込むこともおすすめです。

自己評価及びコメントする際の着眼点

業務の効率化、理解力、計画力、行動力、折衷能力(利用者対応)、協調性、問題処理能力、意欲、仕事に対する姿勢

自己評価

1年目は業務になれることに必死であったが、目標を達成できた。「利用者の情報を頭に入れる」という目標に関しては、家族関係者とお会いする際に、ケアサービスでの情報を伝えるとともに家庭での様子に限らず人柄などを頭に入れるようにした。その結果、ご家族との連携も強まり、介護者により適切な支援が可能になった。
コメント例目標に対し実行する姿勢は評価に値する。実際に、利用者のご家族から高評価を頂いているため、引き続き注力してほしい。業務に関しては、効率をより高めることを期待する。自身の苦手な業務においては、円滑に実施できる利用者とそうでない場合を比較し、後者を前者の状況へと変える必要があるだろう。

保育士の場合

保育士の仕事も、数字による成績の評価が難しいため、事務職と同様に昨年度の目標との比較や具体的な取り組みを基に達成度を図ります。また、数字で表せること(何をどれくらい、いつまでに)は数字を取り入れてみましょう。

自己評価及びコメントする際の着眼点

業務の効率化、理解力、計画力、行動力、折衷能力、協調性、問題処理能力、意欲、仕事に対する姿勢

自己評価2年目になるので自立して仕事をこなすことを目標としている。昨年度前半は、保護者との会話が苦手で、複雑な報告などは先輩に任せていたが、後半は、自身で行えた。園児はもちろん保護者との関係性も重要だと学んだため、保護者と会う際には、お子さんの1日の振り返りや成長のお話を一つはするよう心掛けていたことが要因だと考える。
コメント例1年の間で一通りの業務ができるようになり成長しました。保護者との会話が課題でしたが、自身で対策を立て実行していることは評価に値します。今後は次に入社してくる後輩の指導と共に、自身を顧みつつ、保育士としてのレベル向上に勤めましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。人事考課は、会社の存続に関わるとても重要な項目ですので、客観的にかつ公平に実施するようにしましょう。本記事を参考に、人事考課の見直し等に役立てて頂ければ幸いです。

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