採用プロセスとは？基本ステップや作り方、改善施策まで徹底解説！

採用プロセスは、企業の成長を支える重要な活動のひとつです。
しかし、採用市場の競争が激化し、求める人材を確保するのが困難になる中、効果的な採用プロセスを設計できていない企業も少なくありません。

そこで本記事では、採用プロセスの基本的な考え方やメリット、各ステップの詳細、そして効率化や改善のための施策について解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用プロセスとは

採用プロセスとは採用活動全体の流れを指します。採用活動を行う目的の明確化から入社まで、一連の採用活動をフロー化させたものが採用プロセスです。

出典：）「採用プロセスとは？作成手順と改善するためのポイント」d’s JOURNAL

ここでは、以下の2つに分けて説明をしていきます。

それぞれについて詳しく見ていきましょう。

新卒採用と中途採用のプロセスの違い

新卒採用と中途採用では、採用のタイミングがそれぞれ異なります。
大まかに解説すると以下の表の通りです。

新卒採用の特徴は、選考開始時期や入社時期がある程度決まっているという点にあります。
たとえば大学新卒者を対象とする場合、広報活動が解禁されるタイミングは政府によって（現在は大学3年生3月1日からと）定められているため、一定の枠組みに沿って採用プロセスを組まなければなりません。

企業は次年度の新卒採用スケジュールを確認しつつ、インターンシップを活用して早期に学生にアプローチしたり、SNSを充実化させてブランディングを活発化させたりなど、学生の行動にあわせた採用プロセスの策定が必要です。

一方、中途採用では募集開始の時期も入社のタイミングも任意であるため、比較的柔軟な採用プロセスを構築できます。
入社してもらいたい時期を企業が決めておき、そこから逆算しながらフローを組み立てていけば、採用活動のスタートに適したタイミングも割り出せるでしょう。

採用プロセスの進化とトレンド

近年、採用プロセスは技術の進化に伴い大きく変化しています。
特にAIを活用した選考ツールや、リモート面接の普及が注目されています。また、従来の履歴書中心の選考から、候補者のポテンシャルや適性を重視するプロセスにシフトしています。
このようなトレンドに対応することで、企業は競争力を維持しつつ、多様な人材を採用できる体制を整えています。

一般的な採用プロセス

採用プロセスは必ずしも決まった型があるわけではなく、自社の採用目的や採用したい業種・ポジションなどによって柔軟に組み立てていくことが大切です。
それを踏まえた上で、ここでは一般的な採用プロセスの流れを見ていきましょう。

最初は、「採用計画の策定」です。

採用計画の策定

採用活動を成功させるためには、採用計画の策定にしっかりと時間と労力を費やすことが大切です。採用計画とは、企業の事業計画に基づいて「どのような人材を」「いつまでに」「どの部署で」「何名」採用するのかを明確化したものです。

採用計画はあくまでもビジョンの実現や経営目標の達成を目的とするものであるため、人事・採用担当者だけでなく、経営層や現場の責任者なども幅広く巻き込んで話し合う必要があります。また、現実性のある計画を立てるためにも、競合他社や業界のトレンド、求職者の市場動向なども丁寧に分析することが大切です。

そのうえで、自社が求める具体的な人物像（採用ペルソナ）を設定し、できるだけ具体的に言語化する必要があります。年齢や性別、経験、スキルはもちろん、価値観や人柄、コミュニケーションの傾向、情報収集のスタイルなども細かく設定することで、採用時のミスマッチを予防できます。

また、競合他社の採用動向や市場の状況を調査し、自社に適した戦略を立てることも欠かせません。採用計画を明確にすることで、次のステップでの活動がより効果的になります。

求人募集

求人募集において大事なのは、採用ターゲットとなる人材からの応募を募ることです。募集手法は求人媒体への掲載や人材紹介会社の利用、ダイレクトスカウトなどがありますが、それぞれ特性が異なります。

たとえばエンジニアやデザイナーなど専門的なスキルをもつ人材を採用したい場合、求人媒体に掲載して応募を待つだけではうまく採用できない可能性が高いです。

なぜなら優秀な人材はそもそも採用市場に少なく、ダイレクトスカウトを通じて企業に引き抜かれる場合が多いからです。

また価値観や人柄を重視して採用したい場合は、企業の魅力を伝える採用広報の力も必要になってきます。

ビジネスSNSを活用してブランディングに注力したり、気になる候補者に直接スカウトを送って声をかけたりした方がマッチ度の高い方と出会える可能性があります。
このように、採用計画を踏まえて、自社の状況に合う求人方法を選択することが重要です。

企業説明会・セミナー

求職者に自社のことを知ってもらうためには、企業説明会やセミナーといった手段も効果的です。
「企業理念やビジョン」「仕事内容」「やりがい」「社員の雰囲気」「社風や独自のカルチャー」など、自社について幅広く伝えることで、さまざまな角度から理解を深めてもらうことができます。

新卒採用では、大手就職情報サイトによる合同説明会が開かれます。合同説明会は、自社のことを知らない学生に興味を持ってもらうチャンスです。合同説明会にはさまざまな企業ブースがあり、多くの企業の情報を集めようとたくさんの学生が来場しています。「求める人材像」にアピールする手段を考えながら有効に活用しましょう。

また、中途採用においても、特定の条件を満たす転職希望者を対象としたセミナーの開催が有効なケースがあります。たとえば、ITエンジニアの採用を考えている場合に、対象の分野でエンジニア経験のある人材を対象とした無料勉強会を開催し、自社と候補者との接点をつくるといった方法も有効です。

選考・面接

求職者からの応募が集まり次第、選考・面接のプロセスに進みます。

書類選考は、新卒者の場合はエントリーシートと履歴書、中途採用の場合は履歴書と職務経歴書（職種によってはポートフォリオなど）を提出してもらいます。これを基に、自社にとって必要な人材を判断していきます。

書類選考が終わると面接です。面接の回数は、新卒採用の場合は3〜5回、中途採用では1〜3回という企業が一般的です。
新卒採用の場合は、1回目は集団面接、2回目はグループディスカッション、3回目は個人面接など、形式を変えて実施します。最終面接は社長や役員がおこなうケースが多いようです。

近年はWeb面接も増え、一次面接と二次面接はオンライン、以降は対面型の面接という企業が一般的のようです。最終面接以外はすべてオンラインという企業も少なくありません。

Web面接のメリットは、日本全国もしくは海外からでも応募ができることです。応募者の枠が広がれば、それだけ求める人材を採用できる可能性が高くなります。

内定・入社フォロー

最終選考を終えた後は、内定通知を行います。この段階では、候補者が企業のオファーを受け入れるよう、迅速かつ丁寧な対応を心掛けます。内定通知後のフォローアップでは、入社準備をスムーズに進めるために必要なサポートを提供します。

具体的には、入社書類の準備や、入社前研修の案内などを通じて、候補者が安心して入社日を迎えられるよう配慮します。また、入社前のコミュニケーションを密にすることで、候補者のモチベーションを高め、辞退のリスクを軽減できます。入社後の活躍を見据えた準備が、採用活動の最終段階を成功に導くポイントです。

また、入社後フォローでは組織内にメンター制度を構築したり、不安がないかヒアリングする機会を設けたりと、体制を整えることが必要になります。

採用プロセスを設定するメリット

採用プロセスを設定することにより得られるメリットはいくつか存在します。
ここでは、そのうちの3つを紹介していきます。

それぞれについて詳しく紹介していきます。

応募人数を増やすことにつながる

適切な採用プロセスが設計されていれば、母集団の増加が期待できます。丁寧に採用計画を立てて募集を行うことで、適切な形で採用候補者に自社の情報を届けられ、効率よく目標の母集団形成をクリアしやすくなるのです。

応募者の数が増えれば、それだけ自社に必要な人材を採用しやすくなります。

離職率の低下につながる

採用プロセスでは、求人時の候補者との関係づくりや、内定後のフォローなどもカバーします。
求人募集や会社説明会の段階で、仕事内容や社風について詳しく伝えるように徹底すれば、企業理解を十分に深めた状態で選考へと臨んでもらえるようになります。

また、内定後も入社前研修や内定者と自社の従業員の交流会を行えば、自社の人間関係なども知ってもらえる機会になります。このように、入社前のケアを十分に行っておくことで、入社後にミスマッチが起こる可能性が軽減されます。

ミスマッチが頻発すれば、せっかく人材採用に力を入れても離職率が上がってしまい、企業としてはかえって費用負担の増加や機会の損失につながります。

求人時から内定後まで一貫した関係構築と情報提供を行うことが、離職率の低下と企業の採用効果の最大化につながります。

採用コストを削減できる

採用プロセスを構築する目的は、採用におけるコストパフォーマンスを最大化することにもあります。
自社が求める人材像を明確にし、最適な求人方法に採用コストを注ぐことで、採用活動の効率が向上していきます。

採用プロセスを見直せば、効果の薄い求人手法や無駄な取り組みへの注力を避け、適切な採用コストで採用活動を進められるようになります。また、企業と人材のミスマッチを回避し、定着率を向上させることも、採用コストの削減につながります。

採用プロセスにおける課題

採用プロセスは非常に流動的なものです。
そのため、作成した採用プロセスは定期的に見直す必要があります。採用活動が上手くいっていないと感じたら、採用プロセスのどのステップに課題があるかを明らかにしましょう。

それぞれ詳しく解説していきます。

応募数が少ない

そもそも応募数が少ない場合は、求人募集のステップに問題があります。求人募集では、求職者が求人広告を見たときに第一印象で惹きつけられるか、詳細を見たときに自社の魅力が十分に伝わる内容かが重要です。

多くの企業の求人が並ぶサイトでは、第一印象のインパクトが薄いと他の企業の情報に埋もれてしまい、閲覧すらしてもらえません。また、掲載されている情報量が少なかったり、内容が具体的でなかったりすると、実際にはたらくことがイメージできず求職者を不安にさせてしまいます。

応募数を増やすには、求職者の立場になってどのような印象を与えたら企業に興味を持ってもらえるか、どんな情報を提供したら「この企業をさらに詳しく知りたい」「選考に参加したい」と思ってもらえるかを意識しながら募集に臨むことが重要です。

求める人材に出会えない

求める人材に出会えない場合は、求人募集や企業説明会のステップに問題があります。求人募集や企業説明会では、求職者一人ひとりと直接コミュニケーションを取ることは難しいため、一方的な情報発信になりがちです。

そのため、企業が伝えたいことと求職者が求めていることが噛み合わないと、企業に自分がマッチしているのか判断できません。応募に至らないことや、選考に参加したものの要件に合っていなかった、といったことが起こる場合があるのです。

発信している情報が、より具体的に求めている人材を表しているのか、改めて見直してみる必要があるでしょう。

選考辞退・内定辞退が多い

選考の途中で辞退が多くみられる場合は、選考のステップを見直す必要があります。求職者は、面接や試験の合否を待っている間は緊張感が高くセンシティブな状態になっているため、なるべく求職者を不安にさせない配慮をしましょう。

また、選考の段階では、求職者は他の企業も並行して求職活動を行っている場合も多いため、「他の企業に先に内定をもらったから」といった理由で選考を辞退するケースもあります。求職者一人ひとりの状況に気を配りながらも、スムーズに選考を進めていくことが重要です。

早期離職が多い

早期離職を避けるためには、内定者へのアフターフォローや人材育成の施策も見直す必要があります。
企業と内定者の信頼関係が薄いと、内定を辞退される可能性が出てしまうでしょう。特に、新卒採用の場合は内定が出てから入社までの時間が長くなるため、こまめなフォローをすることが望ましいといえます。

適切なフォローによって信頼関係を築き、「企業の一員となってはたらくこと」への意識を高めてもらえるようにしましょう。

費用対効果が低い

費用対効果が低い場合、採用計画そのものを見直すべきです。採用活動を行うなかで、「採用率に対してかかっている費用が適切かどうか」に注意しましょう。

特に、何年も見直されていない固定化したパターンの採用活動を行っている場合、気づかないところでコストが余分にかかっている可能性もあります。定期的に費用対効果を確認することが望ましいでしょう。

採用プロセスの改善方法

上記のように採用プロセスの課題を洗い出した後は適切な改善を行い、人材の採用率・定着率を向上させましょう。
ここでは、先ほどの課題に対するより具体的な改善ポイントをご紹介していきます。

まずは「採用フローの可視化と分析」です。

採用フローの可視化と分析

採用プロセス改善の第一歩は、採用フローを可視化することです。
応募から内定までの全体像を把握し、どの段階で時間やリソースがかかっているのかを明らかにします。たとえば、応募数に対して面接実施数が少ない場合、書類選考の基準が厳しすぎる可能性があります。

可視化したデータを基に分析を行い、課題の特定に繋げます。この際、応募者追跡システム（ATS）やダッシュボードを利用することで、プロセスの進捗状況をリアルタイムで確認でき、効率的な改善が可能となります。

内定辞退を防ぐコミュニケーションの会得

内定辞退を防ぐためには、候補者との信頼関係を構築し、密なコミュニケーションを図ることが必要です。特に、候補者が採用プロセス中に感じる不安や疑問に迅速に対応することが、辞退率の低下に繋がります。

具体的には、面接後のフィードバックを迅速かつ誠実に行い、候補者が評価されていると感じられる環境を提供します。また、内定後には定期的な連絡を行い、入社に向けた手続きや職場環境についての情報提供を積極的に行うことが重要です。適切なコミュニケーションスキルは、採用成功の鍵となります。

プロセス改善にはPDCAサイクルの実行

採用プロセスの改善を継続的に行うためには、PDCA（Plan-Do-Check-Act）サイクルを活用することが効果的です。

まず、具体的な目標を設定し、それを達成するための計画（Plan）を立てます。その後、計画に基づいて改善施策を実行（Do）し、結果を分析（Check）します。最後に、得られたデータやフィードバックを基に改善点を特定し、次のアクション（Act）を実行することでプロセスを最適化します。

PDCAサイクルの利点は、状況に応じた柔軟な改善が可能である点です。たとえば、応募者が特定のステップで離脱する傾向がある場合、その原因を分析し、解消するための施策を実施できます。

このサイクルを繰り返すことで、採用活動を常に進化させることができます。

採用代行サービスの活用

企業によっては、そもそも「採用プロセスの見直しにかける時間がない」「そもそも人材がいない」などの問題もあると考えられます。そのような場合におすすめなのが『採用代行サービス』です。

採用代行サービスとは、採用業務を外部の専門会社へ委託できるサービスで、効果的に活用することで採用活動の効率化や採用率アップが可能になります。また、採用に関する知識や経験が豊富なプロの力を借りることで、そのノウハウを学びながら蓄積していくこともできます。

効果的に採用プロセスを運用するには、求職者一人ひとりに対する連絡業務や、内定後・入社後といったタイミングに合わせた適切なフォローなど、煩雑かつ膨大な量の仕事に対応しなければなりません。採用プロセスを見直したい場合には「採用代行サービス」の導入を検討してみても良いかもしれません。

まとめ

今回は、「採用プロセス」をテーマに、その定義や基本ステップから採用プロセスを設けるメリット、さらには改善のための施策について解説しました。採用活動を成功させるためには、明確なプロセスを設け、継続的に改善していくことが重要です。

本記事を参考にして、採用プロセスの構築や改善に取り組み、より良い人材を確保できる採用活動を実現していただければ幸いです。

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