採用業務効率化9つの方法|自動化ツールやAIについて紹介！ | 企業の採用・人事を支援するメディア digireka!HR

採用活動の難化に伴って、採用コストが肥大化している企業は多くなってきています。こうした背景から、採用業務の効率化を重要課題と認識している企業様は多いのではないでしょうか。
しかしながら、

・採用業務の効率化の仕方がわからない
・採用業務の効率化にどのような手段があるのかわからない

という方はいらっしゃるかと思います。

そこで本記事では、「そもそも採用業務を効率化すべき理由」「採用業務効率化の方法9つ」「採用効率化のためのサービス」を解説します。

監修者情報

株式会社uloqo代表取締役
関川懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用業務を効率化すべき3つの理由

採用業務の効率化が採用課題となっています。しかし、採用担当の方の中には、なぜ採用業務を効率化すべきなのかわからないという方もいらっしゃるかと思います。そこで、効率化すべき理由を解説します。

・人事部門の負担軽減でコア業務に集中できるため
・効率化により採用スピードを上げ優秀な人材を確保するため
・採用コストが削減できるため

人事部門の負担軽減でコア業務に集中できるため

1点目は、人事部門の負担軽減でコア業務に集中できるためです。効率化によってタスクが削減されることで、採用成果に影響が大きいタスクへ集中することができます。採用におけるコア業務とは以下の業務が挙げられます。

・採用計画の立案
・採用ペルソナの設定
・魅力的な求人広告の作成
・面接/面談
・データ分析

定型業務など事務的な作業を極力減らし効率化することで、コア業務に時間を割くことができます。また、コア業務は採用目標に対するインパクトの大きい業務です。そのため、コア業務に時間を割くことで採用成果を上げられると考えます。

効率化により採用スピードを上げ優秀な人材を確保するため

2点目は、効率化により採用スピードを上げ優秀な人材を確保するためです。採用スピードを上げることは、優秀な人材を確保するために重要な課題です。

主な理由は、候補者の関心を維持するためです。長い選考プロセスは候補者の興味を失わせ、他の企業の機会を探し始める可能性が高まってしまいます。優秀な候補者であればあるほど、他の企業からのオファーも獲得しやすいため、早期で囲い込むためには、選考スピードを上げる必要があるのです。また、迅速な対応は候補者に対する関心の高さを示し、エンゲージメントを保つことができます。

採用コストが削減できるため

3点目は、採用コストの削減です。至極当然ですが、採用業務を効率化することで、採用コストを削減することができます。採用コスト削減は、企業の持続可能な成長に直結するため重要です。

採用コストを削減することで、企業全体のコスト構造を最適化できます。これにより、限られた予算を他の重要な領域に投資することができ、財務健全性が向上します。

またコスト削減の過程で、採用プロセスの無駄を見直し、効率化することで、採用活動が迅速かつ効果的になり、優秀な人材を迅速に確保できるようになります。

効率化が可能な3つの採用業務

効率化できる採用業務は具体的にどのような業務があるのでしょうか。3つ解説します。

・応募者からの連絡対応
・応募管理
・面接のスケジューリング

応募者からの連絡対応

1点目は、応募者からの連絡対応です。応募者からの連絡対応において現状生じている問題点は、2つ考えられます。

・問い合わせ対応の負担
・対応の遅延

応募者からの連絡対応業務として、採用プロセスの進捗状況や面接のスケジュール、必要書類などについて、応募者からの問い合わせが多く発生します。これらの問い合わせに対する対応は、採用担当者の時間とリソースを大きく消費し、採用担当の負担となります。

また、連絡対応に対して手動で対応する場合、対応が遅れることがあります。これは応募者に対して悪い印象を与えることになる上に、優秀な人材の採用の機会損失というリスクがあります。

応募管理

2点目は、応募管理です。応募管理業務を効率化できていないケースにおける現状の問題点はいくつかあります。

・手作業による処理の多さ
・データの一元化が不十分
・応募者対応の遅れ

応募者の情報管理や進捗管理が手作業で行われている場合、エクセルシートへの手動入力やメールの手動送信などの、手作業での業務に時間がかかり、ミスが発生しやすいです。

また応募者情報が複数のシステムやファイルに分散していることが多いため、必要な情報を迅速に取得することが難しくなります。これにより、応募者のステータス確認や連絡が遅れることもあります。これらの問題を解決するためには、応募管理の効率化が不可欠となります。

面接のスケジューリング

3点目は、面接のスケジューリングです。面接のスケジューリングに関しても多くの時間と労力がかかるため、効率化が求められています。スケジューリングが効率化されていない場合、多くの問題が生じます。

・コミュニケーションの遅延
・ダブルブッキングのリスク
・リマインダーの欠如

候補者や面接官との連絡が遅れることがあります。メールのやり取りや電話での調整が必要な場合、タイムラグが生じ、スケジュール確定までに時間がかかることがあります。また、手動でのスケジュール管理では、面接官や会議室のダブルブッキング（重複予約）が発生するリスクがあります。これにより、面接がスムーズに進まず、候補者や面接官に迷惑をかける可能性があります。

また、面接のスケジューリングのほかにもリマインド通知も重要です。面接の前にリマインダーを送信しないと、候補者や面接官が面接を忘れるリスクがあります。手動でリマインダーを送ることは手間がかかり、送信を忘れることもあります。

採用業務を効率化するための9つの方法

採用業務効率化のために具体的にすべきことを紹介いたします。下記項目が行うべきことです。

・日程調整ツールの使用
・採用管理ツールの導入
・面接レポートFBのフォーマット化
・候補者やエージェントへの連絡のフォーマット化
・選考プロセス見直しによる無駄な業務の削減
・評価基準具体化による評価スピードの向上
・採用代行サービスの利用
・分析結果のビジュアル化
・RPA導入で事務作業の効率化
・ChatGPTの利用

日程調整ツールの使用

1点目は、日程調整ツールの使用です。日程調整ツールとは文字通り、採用におけるあらゆる日程調整を効率化するツールのことです。
日程調整ツールは様々な機能を有しています。例えば以下の機能があります。

・自動スケジューリング提案
・カレンダー統合
・リマインダー送信

自動スケジューリング提案

候補者と面接官の空き時間を自動で確認し、最適な面接日時を提案する機能です。候補者はツールを通じて自身の都合の良い時間を選ぶことができます。メールでの日程調整の手間を省くことのできる機能です。

カレンダー統合

GoogleカレンダーやOutlookカレンダーなどと連携し、リアルタイムで空き時間をチェックしながらスケジュールを調整できます。これにより、ダブルブッキングを防ぐことができます。

リマインダー送信

面接予定のリマインダーを自動で候補者と面接官に送信します。これにより、面接忘れの防止やリマインダー送信の手間を削減することができます。

採用管理ツールの導入

2点目は、採用管理ツールの導入です。採用業務の効率化を図る手段として「採用管理ツールの導入」が非常に有効です。採用管理ツールは、様々な機能を有しています。例えば以下の機能が挙げられます。

・応募者情報の一元管理
・選考ステータスの管理
・コミュニケーションの自動化

応募者情報の一元管理

応募者の履歴書、職務経歴書などの書類を一元的に管理することができます。これにより、採用担当者はすべての情報に迅速にアクセスすることが可能です。結果、選考スピードも上がります。

選考ステータスの管理

応募者の進捗状況をリアルタイムで追跡し、選考ステータス（応募受領、書類選考、一次面接、最終面接、内定など）を簡単に更新できます。これにより、歩留まり率など採用のkpiをスピーディーに把握することが可能となります。

コミュニケーションの自動化

応募受領通知や面接案内、選考結果の通知などの定型的な候補者とのコミュニケーションを自動化することも可能です。これにより、迅速かつ一貫した連絡が可能になります。

面接レポートのフォーマット化

3点目は、面接レポートをフォーマット化することです。面接レポートをフォーマット化するとは、面接官が面接中に候補者の評価や面談内容を一定のフォーマットに従って記録することを指します。フォーマット化を行う利点はいくつかあります。

・統一性の確保によって面接の一貫性が確保される
・客観性の向上により公平性が高まる

面接レポートのフォーマットを導入する手順は以下です。

・評価項目の定義
・フォーマットの作成
・定期的なレビューと改善

まずは、フォーマット化された面接レポートを作成する前に、評価すべき項目やポイントを明確に定義します。これにはスキルや経験、適性、性格など、採用に関連する重要な要素が含まれます。

次に、定義した評価項目に基づいて、面接レポートのフォーマットを作成します。フォーマットには、項目ごとの評価の物差しやコメント欄、フィードバックの項目などを含めることが一般的です。

また、導入後は定期的にフォーマット化された面接レポートの使い勝手や効果をレビューし、必要に応じて改善を行います。面接の質や効果を向上させるためには、定期的な改善が必須となります。

候補者やエージェントへの連絡のフォーマット化

4点目は、候補者やエージェントへの連絡のフォーマット化です。候補者やエージェントへの連絡や通知を事前に定められたフォーマットに従って行うことを指します。フォーマット化を行う利点はいくつかあります。

・フォーマットの統一による一貫性の確保
・確認すべき項目の誤りや漏れの防止

フォーマット化された連絡は、一貫した形式やスタイルで送信されるため、受信者に統一感を与えることができます。これにより、プロフェッショナルなイメージを維持し、信頼性を高めることができます。

また、フォーマット化されていると、必須の項目や確認すべき事項が含まれているため、誤りや重要な情報の漏れを防ぐことができます。これにより、連絡のミスを最小限に抑えることができます。

選考プロセス見直しによる無駄な業務の削減

5点目は、選考プロセス見直しにより無駄な業務を削減することです。選考プロセスの見直しでは、現在の採用プロセスをフローチャートなどで可視化し、ボトルネックや無駄なステップを特定します。見直しによる利点はいくつかあります。

・無駄なプロセスの削除による選考スピードの上昇
・時間とコストの削減
・空いた工数をコア業務に充てられる

無駄な手続きや重複作業の削減により、採用業務にかかる時間とコストを削減できます。これにより、採用プロセス全体の効率が向上します。

また、無駄な業務削減により、候補者の応募から内定までの体験がスムーズになります。迅速で透明性の高い選考プロセスは、候補者の満足度を向上させます。

採用代行サービスの利用

6点目は、採用代行サービスの利用です。採用代行サービスは、企業が採用業務を外部の専門会社に委託するサービスです。採用代行サービスを利用することで、採用業務の効率化が行える他、様々な利点があります。

・専門知識や経験を活用し、採用成果を最大化できる
・リソースの最適化ができる
・コスト削減

採用代行サービスは、専門的な知識と豊富な経験を持つプロフェッショナルが採用業務を担当します。これにより、効率的で質の高い採用活動が実現します。また、企業が採用業務を外部に委託することで、内部のリソースを他の重要な業務に集中させることができます。これにより、人材や時間の最適利用が可能になります。

外部の採用代行サービスを利用することで、企業が直接採用業務にかかるコストを削減できます。人件費や採用ツールの導入コスト、広告費用などが削減されます。このように、採用代行サービスを使うことで、コストを削減しつつ、成果を最大化できるため、結果として費用対効果を高めることができます。

マスターデータ活用による分析結果のビジュアル化

7点目は、マスターデータ活用による分析結果のビジュアル化です。マスターシートとは、採用プロセス全体にわたるデータを一元管理するための総合的なスプレッドシートのことを指しています。これを活用してデータを可視化することで、採用業務の現状分析や意思決定が容易になります。マスターシート作成は以下の手順で行います。

・スプレッドシートでマスターシートを作成
・グラフ機能やGoogle Data Studio、Tableauを用いてデータをビジュアル化
・ダッシュボードを作成し、全体の状況を可視化

マスターシートは具体的には以下のように活用されています。

・応募者数の推移グラフ
・面接通過率のチャート
・採用チャネル別の効果測定
・平均採用期間の分析

マスターシートは様々な分析を、ビジュアル化して行うことができます。マスターシートを活用して、データを一元管理し、問題や課題の特定に活用できます。

RPA導入で事務作業の効率化

8点目は、RPA導入で事務作業の効率化です。RPAは、ソフトウェアロボットを用いて定型的な事務作業を自動化することを指します。RPAを導入するメリットは数多くあります。

・反復的な作業を自動化し、時間を大幅に削減できる
・人件費削減によりコストカットが行える。
・採用担当の業務負荷を軽減できる

RPAは、採用の費用対効果を高める上で非常に効果的だといえます。また、採用業務におけるRPAの具体的な活用事例は多岐にわたります。

・応募者情報の入力/管理の自動化
・書類選考の自動化
・定型メール送信の自動化
・データの集計の自動化

このように、RPAは多様な業務を自動化できるため、ノンコア業務を削減し、採用スピードを高めながら、コスト最適化を行えます。

ChatGPTの利用

9点目は、ChatGPTの利用です。ChatGPTは、自然言語処理技術を用いた高度な対話型AIであり、採用プロセスの効率化において、様々な場面で活用できます。例えば、以下の活用事例が挙げられます。

・応募者からの質問対応
・応募確認とフォローアップメッセージの送信
・応募者の初期スクリーニング

chatgptはRPAと異なり、定型業務だけでなく、自然言語の生成も行えるため、質問への応答やメッセージの送信を柔軟に行えます。また、一定の基準をAIに読み込ませることで、基準に合わない候補者を事前に除外することも可能です。

採用業務効率化における障壁

採用業務効率化における障壁には2種類あります。

・システムやサービスにかかるコスト
・業務プロセス変化への抵抗

これら2つを解説します。

システムやサービスにかかるコスト

システムやサービスの運用コストは、

・導入コスト
・運用コスト
・予測不可能なコスト

この3種類に分けられます。
それぞれ見ていきましょう。

導入コスト

新しいシステムやサービスを導入するには、それに伴うコストが発生します。これにはライセンス料、カスタマイズ、トレーニングなどが含まれます。特に大規模なシステムの場合、導入コストは膨大になることがあります。

運用コスト

システムやサービスを運用するためには、人員やリソースが必要です。これにはシステム管理者やサポートスタッフの給与、インフラストラクチャーの維持管理費用、セキュリティ対策のコストなどが含まれます。特に複雑なシステムの場合、運用コストが高くなる傾向があります。

予測不可能なコスト

システムやサービスの変更やアップグレードに伴う予期せぬコストが発生する場合があります。また、ハードウェアやソフトウェアの故障やセキュリティ侵害など、予測できないイベントに備えるための予備費用も必要です。

業務プロセス変化への抵抗

業務プロセス変化への抵抗には、

・既存の作業環境の変化への抵抗
・スキルセットの不足による抵抗
・文化的な抵抗

これら3点が予測されます。
それぞれ見ていきましょう。

既存の作業環境の変化への抵抗

新しいシステムやサービスの導入によって、従来の業務プロセスが変化する場合があります。これにより、従業員が新しい作業フローに適応する必要が生じます。この適応には時間と労力が必要であり、従業員が変化に対して抵抗感を持つ可能性があります。

スキルセットの不足による抵抗

新しいシステムやサービスの導入には、それを操作・管理するための特定のスキルセットが必要です。従業員がこれらのスキルを持っていない場合、トレーニングや教育の必要性が生じます。このトレーニングや教育に対し面倒くさいと感じた結果、抵抗感を示す可能性があります。また、スキルの不足によって業務の効率化が阻害されることもあります。

文化的な抵抗

企業や組織の文化が変わってしまうことを恐れる場合があります。従業員が変化を拒絶する理由として、過去の成功体験に基づく慣習や、新しい方法への不確実性が挙げられます。

採用業務効率化のためのサービス６選

採用業務効率化が見込めるサービスは、

・RPO(採用代行)
・ITソリューション

主にこの2種類に分類されます。

RPO(採用代行)

RPO（採用代行）におけるおすすめのサービスは、

・株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）
・株式会社ダイレクトソーシング
・株式会社ネオキャリア

これら3つです。
それぞれ見ていきましょう。

｜株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）

引用先：株式会社uloqo

株式会社uloqo（旧株式会社プロジェクトHRソリューションズ）は、創業8年で延べ500社以上の支援実績を有する採用代行会社です。

創業以来一貫してデジタル領域の採用支援に強みを有し、Sier出身者やソフトウェアベンダー出身者で構成されています。成果に徹底的にコミットし、時として支援範囲を拡大することも厭わないスタンスで、顧客の信頼を獲得しています。

特徴・DX人材やデジタル人材の採用代行に強みを有し、500社以上との取引実績有
・業界最大手の小売企業や外資系コンサルティングファーム、通信系大手企業など大手企業との取引実績多数
・継続率80%　平均継続年数3年　顧客満足度の高いサービス
・通常の採用代行に加え、採用広報やプロセス改善、採用マーケティングやダッシュボード構築など、包括的な支援が可能
・デジタル人材以外の対応実績も多数　営業・バックオフィス・事業開発・施工管理・エクゼクティブ等の対応実績有

費用

・月額30万円（税抜）～
※ご予算や支援範囲に応じて要ご相談可能

お問合せ先https://digireka-hr.jp/enjinia_saiyo_lp/

｜株式会社ダイレクトソーシング

引用元：ダイレクトソーシング

ダイレクトソーシングはダイレクトソーシングサービスを中心に、誰でも知っているような⼤⼿企業や今を時めくベンチャー企業などを支援し、毎年、前年⽐130％以上の成長をしています。

日本企業を「ダイレクト採用中心組織」にするために、採用領域全般のコンサルティングを展開し、エンジニア中心で立ち上げた日本初のダイレクト採用専門企業として、旧来の採用を徹底的に計測・データ化し、日本市場へ「ダイレクト採用」の普及を目指しています。

特徴・35万件の採用データを活用した戦略立案と運用支援
・AIエンジニア、CxOクラス、研究者など難しいポジションの採用実績あり
・国内トップクラスのLinkedIn運用ノウハウ

費用

詳細はお問い合わせください

お問合せ先https://directsourcing-lab.com/company/

｜株式会社ネオキャリア

引用元：ネオキャリア

ネオキャリアは累計10,000社以上の導入実績があり、新卒・中途・アルバイト各領域での実績多数あります。

お客様のご状況に合わせ、採用計画のご相談から面接業務代行まで、どのフェーズでもサポート可能です。また、求人広告や人材紹介も含めて総合人材サービスを展開しているため、ターゲットとなる応募者と出会うための最適な手法のご提案まで行ってくれます。

特徴・累計10,000社以上の導入実績があり新卒・中途・アルバイト領域での実績多数
・プランはフルカスタマイズで低価格を実現
(説明会代行、面接代行、電話やメール対応など)
・採用専門の大型コールセンターを保有し土日・祝日/夜間など柔軟な対応が可能

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月額：10万円〜

お問合せ先https://www.neo-career.co.jp/lp/rpo/

ITソリューション

ITソリューションとして挙げられる、

・日程調整ツール
・採用管理ツール
・RPA

これら3つにそれぞれおすすめのサービスがあります。

｜調整アポ「株式会社RECEPTIONIST」（日程調整ツール）

引用元：調整アポ

調整アポは、複数人の予定調整を自動化するサービスです。

予約フォームでは、アンケートや連絡先などの項目を設定でき、必要な情報を効率的に収集できます。確定した予定や入力情報は、連携サービスと自動的に同期されます。

また、候補日を自動的に抽出し、そのページをURLで共有できる機能があります。これにより、サイトに埋め込んだり、メールに添付したりすることができます。さらに、特定のキーワードを設定して調整可能な予定を判定し、既存の予定を優先的に調整可能な時間枠に配置できます。

参考：日程調整ツール比較17選！スケジュール調整アプリを選ぶポイント | BOXIL Magazine

｜HRMOS採用「株式会社ビズリーチ」（採用管理ツール）

引用元：採用できる採用管理システム「HRMOS(ハーモス)採用」

HRMOSは、株式会社ビズリーチが提供する人材クラウドのシリーズの一つです。

採用業務の効率化はもちろんのこと、蓄積した数値やデータの分析を通じて採用活動を振り返ることに優れており、より戦略的な採用を目指す企業におすすめです。
洗練されたデザインと直感的な操作も特徴で、採用業務をアルバイトやパートスタッフに依頼する場合でも、特別な操作説明を必要としません。

また、「HRMOS採用新卒エディション」は、新卒採用向けに提供されています。
さらに、同社の人財活用システムである「HRMOSタレントマネジメント」と連携すれば、採用だけでなく入社後の効率的な人材活用（人事評価や組織診断など）にも活用できます。

参考：採用管理システム比較14選！一覧で新卒向け・中途向けなど紹介

｜RPA BizRobo! 「 RPAテクノロジーズ株式会社」(RPA)

引用元：RPAテクノロジーズ
RPAテクノロジーズが販売しており、日本語に対応したマニュアルやコミュニティはもちろん、より情報量の多い海外コミュニティにて調べることも可能となっています。
独自ブラウザでの開発が特徴的なのでぜひトライアルにて使用感を試してみましょう。

RPA BizRobo! には以下3点の特徴があります。

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BizRobo! mini：75000円/月～
BizRobo! Lite：100000円/月～

参考：【比較表】RPAツール比較！おすすめサービスの機能や価格、導入目的別の選び方 | BOXIL Magazine

まとめ

いかがでしたでしょうか。
本記事では、