採用支援サービスとは？支援内容や選び方、導入すべき企業の特徴を解説！

採用活動は、企業が成長し続けるために不可欠であり、成功させるためには専門知識と実践経験が必要です。

一方で、これらの悩みや希望を抱えている企業も多いのではないでしょうか。

採用活動のせいでコア業務に集中できない
採用活動をより円滑にしたい
外部から自社の採用活動をサポートしてほしい

そこで本記事では、「採用支援サービスの内容やそのメリット・デメリット」、「利用すべき企業の特徴」、「おすすめの採用支援サービス」など、幅広くご紹介します。

監修者情報

株式会社uloqo代表取締役
関川懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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このような課題を抱えていませんか？

・採用活動におけるリソース不足にお悩みを抱えている
・面接や書類選考で、改善や採用広報等に手が回らない
・どうしたら採用活動がうまくいくのかよく分からない

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採用支援サービスとは

採用支援サービスとは、一連の採用活動（”どのような人材を獲得したいのか” から ”採用した人材をどのように活躍させればいいのか” まで）を支援するサービスの総称を指します。

採用支援サービスは、採用活動を成功させるための人的リソースやノウハウの不足、採用課題などが発生した際に利用されるケースが多いです。

企業の採用状況・課題に合わせて採用支援サービスを適切に導入し、プロにサポートしてもらうことで、採用担当者の負担を減らすだけではなく、採用活動の効率化・成功を導くことができます。

7種の採用支援サービス

採用支援サービスは主に7つに分類されます。

それぞれ見ていきましょう。

採用代行

採用代行とは、企業の採用業務の一部、または全部を外部に委託できる採用支援サービスを指します。
別名RPOとも言い、これは英語の「Recruitment Process Outsourcing」に由来しています。

採用代行で外注できる業務は、サービスを提供している企業によって異なりますが、一般的には

採用計画立案
求人広告の作成と入稿
企業説明会の準備と開催
書類選考
面接の日程調整
合否連絡
採用に関する煩雑な手続き
内定後のフォロー

これらが主な代行内容となっています。

これらの中でも、書類選考や合否連絡などは、応募者に対し個別の対応が必要な業務のため、業務負担がかなり大きいです。
業務負担の大きい業務を外部に委託することができれば、自社の人的リソースを他の業務に使えるため、コア業務にリソースを割くことができるでしょう。

■採用代行サービスについて詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
採用代行(RPO）とは？サービス15社・選ぶポイント業務範囲を解説

採用コンサルティング

採用コンサルティングとは、企業が抱える業務課題に対し、経験と実績を併せ持ったコンサルタントが解決策の提案から実行まで支援するサービスです。

具体的な支援内容としては、以下のものがあります。

採用計画の立案
採用プロセスの効率化
求人広告の改善
採用担当者の教育

これらは自社の中でも行うことができる作業ですが、採用コンサルティングを利用する最大の目的は、「客観的な視点から業務改善を行うことができる」という点です。

ある種固定観念化されてしまったような業務に対し、外部の視点を利用することによって自社に新たな知見をもたらすことができます。現状を打破したい企業にとっては、非常に有用なものであるでしょう。

■採用コンサルティングについて詳しくは下記記事をご覧ください。
採用コンサルティングとは？サービス内容や費用、選定ポイントまで徹底解説！

人材紹介サービス

エージェントとも呼ばれる人材紹介サービスは、サービスに登録している人材の中から、企業の希望する人材をマッチングさせるサービスです。

企業の要求する人材を丁寧にヒアリングしてから紹介工程に入るため、適切な人材を確保しやすいサービスであると言えるでしょう。
一般的な人材紹介サービスは完全成果報酬型です。求職者が内定承諾をした時点で費用が発生するため、採用する人数分しか料金がかからないということが大きな利点です。

一方で、紹介手数料の相場は採用人材の想定年収30〜35％であるため、1人当たりの採用コストが高くなる傾向にあります。
そのため、大量採用を考えている場合には不向きなサービスと言えます。

求人広告媒体

求人広告媒体は、求職者がアクセスできるよう、求人サイトなどに企業情報を公開するサービスのことです。求人サイトに自社の求人サイトを掲載すると、近年のインターネットを利用した就職活動の一般化もあり多くの人材が自社の求人を目にする機会が増えます。

求人広告の数を絞れば採用人数が多い場合でもコストを抑えられるという点も魅力です。登録者数が多いサービスを利用すれば、求職者が自社の記事を目にする機会も増えるため、多くの人に自社を認知してもらえることが期待できます。

注意点は、広告を掲載することに料金を支払わなければならないため、採用人数が少ない場合にはコストが割高になる可能性があるということです。採用予定の人数を考えてから求人広告媒体に広告を掲載する必要があると言えます。

研修サービス

研修サービスは、新入社員や現職社員のスキルアップにより企業の人材を育成するサービスです。

具体的な研修内容として

企業や業務への理解促進
専門スキル研修
コンプライアンス研修

これらが挙げられます。
これらを行うことで、自社への理解が深まることにより、早期離職を防止することができる、というメリットもあります。

システム/ツール導入支援

システム/ツール導入支援とは、採用に関わる工程を省略するためのシステムやツールを、企業に導入することへの支援です。

具体的なシステムやツールは、

採用管理システム
応募者とのコミュニケーションシステム
適性検査ツール
内定フォローツール
オンライン面接ツール

これらが挙げられます。

現代の採用活動の効率化には、これらのようなシステムやツールが欠かせないため、自社内にシステムやツールに関するノウハウがない場合は、導入支援を利用したうえで自社に知見を蓄積しましょう。

契約事務サポート

契約事務サポートは、入社が決定した従業員に対し、契約手続きのサポートを提供する採用支援サービスのことを指します。

従業員の契約に関わる業務は、契約書の作成や送付などが含まれ、専門的な知識が必要です。また、正社員だけでなく、契約社員、派遣社員、業務委託、アルバイトなどの雇用形態に応じて対応が異なります。そのため、契約業務に精通したサービスに依頼することで、作業効率の向上が期待できます。

採用支援サービス導入における4つのメリット

採用支援サービス導入には主に4つのメリットが挙げられます。

採用工数の削減
選考プロセスの改善
母集団形成の改善
専門知識の活用

これらについて解説していきます。

採用工数の削減

まず、採用支援サービスを導入することで、採用工数を削減できる、というメリットが挙げられます。

具体的には、求人広告の作成から応募者の選考、面接日程の調整など、時間のかかる業務をアウトソーシングすることによって、自社の作業量を大幅に削減できます。これにより、人事担当者は本来の業務に時間を充てることができるようになります。
さらに、一貫したアウトソーシングサービスを利用すると、応募者に関する情報が整理されて提供されるため、判断を迅速に行うことができます。

選考プロセスの改善

選考プロセスの改善を行うことができるのも、採用支援サービスを利用することのメリットです。

先ほど紹介した採用コンサルティングやシステム、ツールの導入支援サービスを利用すれば、これまで作業に時間がかかっていた業務や、応募者の一元管理による情報処理業務のDX化を図ることが可能です。
これまでよりスムーズに選考を進めることができるため、求職者に対しスピーディーで丁寧な対応をすることができるようになることが期待できます。

母集団形成の改善

母集団形成とは、自社の求人に関心のある求職者を採用することを指します。

採用支援の求人掲載サービスを活用することで、企業は多くの求職者に自社の求人情報を知ってもらうことができます。それにより、応募者数を増やすことが可能です。
専門的な人材を求めているにもかかわらず、企業の認知度が低いために応募が少ないという課題を抱える場合があります。

しかし、採用支援のコンサルティングサービスを利用することで、応募者数を増やすための助言を受けることができます。

■母集団形成の作り方について詳しく知りたい方はこちらの記事をご覧ください！
新卒母集団形成の9つの方法｜成功ポイントや形成ステップを解説
中途採用の母集団形成とは？手順やポイント、8つの手法を解説

専門知識の活用

採用支援サービスは採用のプロであるため、そのサービス会社独自の採用プロセスや運用の流れを自社内に導入することが可能です。また、採用に関する相談をしたり、自社への提案を要求することも可能な場合が多いことも魅力です。

採用支援サービスの導入をするべき企業の3つの特徴

採用支援サービスを導入すべき企業には3つの特徴があります。

リソース不足の企業
ノウハウが不足している企業
企業規模が急速に拡大している企業

それぞれ説明していきます。

リソース不足の企業

自社の人員が足りていない企業は、採用支援サービスを導入すべきであると言えます。7つ挙げた採用支援サービスの中でも、

採用代行
人材紹介サービス
求人広告媒体

これらはリソース不足の状況を解決するのに直結するものです。
人手が足りなくて困っている企業はこれらの採用支援サービスの利用を検討してみてはいかがでしょうか。

ノウハウが不足している企業

ノウハウが不足している企業も、採用支援サービスを導入すべきだと言えるでしょう。

コンサルティングをしてもらうことで自社にノウハウが蓄積されたり、逆にノウハウがない分野をアウトソーシングすることで代行してもらうなど、どんな場合においても採用支援サービスは有用です。
そのため、自社にノウハウがないと考えている企業はぜひ採用支援サービスの活用を考えてみてください。

企業規模が急速に拡大している企業

企業規模が急速に拡大している企業が抱える問題として考えられるのは、

応募者は多数いるがシステムが不完全なため選考プロセスに時間がかかる
募集職種が急増している

これらが挙げられます。

|応募者は多数いるがシステムが不完全なため選考プロセスに時間がかかる

この問題に対しては、システム/ツール導入支援を利用することで解決できます。

システム/ツールの導入をすることで多くの求職者に対してアプローチをすることが可能になったり、それぞれに丁寧な対応をできるようになることが期待できるため、現状の自社のシステムが不完全であったり、システム/ツールが自社にない場合には、システム/ツール導入支援を利用しましょう。

|募集職種が急増している

募集職種が急増すると、メインの職種以外への研修が雑になったり、契約件数が多いことによるコア業務の工数不足などが生じる可能性が挙げられます。
そのため、研修サービスや契約事務サポートを利用し、社内での新入社員への対応改善や業務効率化を図りましょう。

採用支援サービスの4つの選定ポイント

これまで採用支援サービスについて紹介してきました。ここでは実際に採用支援サービスを選定する際に見るべきポイントを４つご紹介いたします。

自社の採用課題との整合性は取れているか
費用対効果は高いか
コミュニケーション頻度は高いか
自社のケースに似た実績はあるか

それぞれ解説していきます。

自社の採用課題との整合性は取れているか

採用支援サービスを導入する際には、自社の採用課題や目標にマッチしたサービスかどうかを確認することが重要です。

企業の採用課題は多様なものであり、新卒採用、中途採用、アルバイト・パート採用など、それぞれのターゲットに応じて異なります。例えば、新卒採用が主要な課題であれば、新卒採用に特化したサービスを選ぶ必要があります。採用課題が多岐にわたる場合は、複数の課題に対応できる総合的な採用支援サービスを選ぶことが有益です。

自社の採用ニーズを明確に把握し、それに沿った採用支援サービスを選択することで、採用プロセスの効率化と品質向上が期待できます。

費用対効果は高いか

複数の採用支援サービスを比較する際に重要なのは、それぞれのサービスの費用対効果です。

採用活動は企業にとって大きな投資ですので、投資した費用に見合った成果が期待できるサービスを選ぶことが重要です。
例えば、採用代行では、外注する業務内容があらかじめ設定されています。そのため、従来よりも採用業務の効率化が見込め、費用対効果が得やすいと言えます。

初めて採用支援サービスを利用する場合は、費用対効果の高いサービスから選択することが賢明です。

コミュニケーション頻度は高いか

採用支援サービスの効果を最大化するには、サービス担当者との定期的なコミュニケーションが不可欠です。

綿密にコミュニケーションを取ることは定期的な情報共有を通じ、社内での採用ノウハウを蓄積することに繋がります。
連絡方法や頻度、共有ミーティングの有無については、事前にサービス担当者と確認しておくことが重要です。

自社のケースに似た実績はあるか

採用支援サービスの実績や導入事例は、そのサービスの信頼性や効果を示す重要な要素です。

自社と同じ規模や業界の企業や競合他社にサービスが導入されているか、そしてその結果どのような効果が得られたかを確認しましょう。
自社と類似した業種への導入実績が豊富なサービスを選択することで、導入効果をより確実に享受できるため、事前に実績の確認を念入りに行うことが重要です。

【4STEP】採用支援サービスを導入するプロセス

採用支援サービスを導入するには、適切なプロセスを踏むことが成功への鍵となります。単に外部に採用業務を委託するのではなく、自社の課題に合わせて計画的に進めることで、最大限の効果を引き出せます。ここでは、一般的な導入プロセスについて詳しく解説します。

1. 導入前の社内体制の整備

サービス導入の第一歩は、自社内の準備を整えることです。このステップを軽視すると、導入後の成果が思わしくない場合があります。

｜目的と目標の明確化

採用支援サービスを導入する際の目標を明確に設定しましょう。例えば、「採用フローの効率化」「応募者数の増加」「人材の質向上」などです。目標が曖昧では、サービスの効果を十分に発揮できません。

｜関係者の役割分担

採用支援プロジェクトを成功させるためには、社内の関係者がそれぞれの役割を理解していることが重要です。採用担当者、現場マネージャー、経営陣が一体となり、計画を推進します。

｜情報共有の準備

採用支援会社とスムーズに連携するためには、社内の採用プロセスや課題を可視化しておく必要があります。過去の採用データや現在の課題リストを共有できるように準備しましょう。

2. サービス提供会社との契約締結とキックオフ

採用支援会社との契約締結後、プロジェクトを開始する準備に入ります。初期段階のコミュニケーションがプロジェクト全体の成功を左右するため、慎重に進める必要があります。

｜サービス範囲の確認

契約内容に基づき、サービスの提供範囲を具体的に確認します。たとえば、「採用マーケティングの支援」「面接のスケジュール調整」など、具体的な業務を明確にします。

｜KPIの設定

成果指標（KPI）を設定することで、サービスの効果を客観的に評価できます。「応募者数の増加率」「面接通過率の改善」などの具体的な数値目標を定めます。

｜キックオフミーティングの実施

プロジェクト開始にあたり、キックオフミーティングを実施します。この場では、目標の共有、スケジュールの確認、チーム間の役割分担を明確にすることが重要です。

3. 実施中のモニタリングと調整

サービス提供が始まると、進捗をモニタリングし、必要に応じて調整を行います。このフェーズでは、サービスが期待通りに機能しているかを確認するためのプロセスが中心です。

｜定期的な進捗確認

採用支援会社との定期的な打ち合わせを設け、進捗や課題を共有します。これにより、迅速な問題解決が可能となります。

｜フィードバックの提供

応募者の反応や採用担当者の意見をサービス提供会社にフィードバックすることで、採用フローの改善を図ります。

｜柔軟な戦略変更

採用活動は市場の変化に影響を受けやすいため、必要に応じて戦略を見直します。例えば、応募者数が目標を下回っている場合、求人広告の内容や募集チャネルを再考します。

4. 導入後の効果測定と振り返り

サービスの導入が完了した後は、効果測定と振り返りを行います。このプロセスを通じて、次回以降の採用活動に役立つ知見を得ることができます。

｜成果の評価

採用支援サービスの導入効果を、KPIに基づいて評価します。例えば、「応募者数が目標を達成したか」「採用までのリードタイムが短縮されたか」といった具体的な成果を確認します。

｜次のアクションプラン作成

振り返り結果を基に、次回の採用計画を立案します。特に成功した点や課題となった点を明確化し、改善に役立てます。

｜内部のフィードバック収集

採用担当者や現場マネージャーからの意見を聞き、プロセス全体の改善ポイントを洗い出します。
振り返りを丁寧に行うことで、採用活動の精度をさらに高めることが可能です。

導入する際の３つの注意点

導入を決定した企業向けに、押さえておきたい注意点は以下の３つになります。

委託する会社との情報共有を怠らない
採用支援サービスの効果検証をしっかり行う
課題がある場合は、放置せずに改善に努める

それぞれ解説いたします。

委託する会社との情報共有を怠らない

委託しているとはいえ、採用の進捗状況は自社内で把握しておく必要があります。

委託したはずなのに、自社の思うような速度で作業が進んでいないといったトラブルが想像されます。
定期的にレポートの確認やミーティングを行うことで、活動内容を確認しましょう。

採用支援サービスの効果検証をしっかり行う

採用支援サービスに自社の要求する効果が期待できるのか、検証を事前に行うことが重要です。

具体的な検証方法としては、競合他社がどのサービスを利用しているのかの調査であったり、自社の持つ業務課題と、採用支援サービスがどこまでの範囲でサービス展開されているのかを照らし合わせたりすることなどが挙げられます。

課題がある場合は、放置せずに改善に努める

また、アウトプットが期待通りのものかどうかは特に初期段階で確認する必要があります。

業務を委託しつつも、必要なタイミングで修正を加えることで、理想的な採用プロセスを構築することが可能です。

まとめ

採用支援サービスについて、具体的な7つのサービスや、導入すべき企業などを紹介しました。

採用業務はかなり手間がかかり、自社のコア業務を圧迫する例が多くあります。そのため、採用業務に少しでも悩みがある企業は、ぜひ積極的に採用支援サービスを利用することを考えてみてはいかがでしょうか。

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