採用ミスとは？内部/外部要因と解決策、未然防止のツールを解説！

「せっかく採用した人材が期待していた人物像と異なり、戦力になるどころか現場を疲弊させている…」このような悩みを抱える人事担当者の方が多く見受けられます。

何らかの不適切な判断が生じ、企業が求めていた能力やスキルを持つ候補者とは異なる人材を採用してしまう事態のことを「採用ミス」と呼びます。

採用ミスに悩む担当者の方々は、

など、さまざまな疑問や不安を抱えているでしょう。

本記事では、それらの疑問に答えるべく、採用ミスの概要、市場要因、内部要因、それらに対する解決策について詳しくご紹介します。

監修者情報

プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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採用ミスとは

「採用ミス」とは、企業が人材採用活動を行う過程で、何らかの不適切な判断が生じ、企業が求めていた能力やスキルを持つ候補者とは異なる人材を採用してしまう事態を指します。

このような不適切な採用が発生した場合、その人材が業務に対応できず、結果として退職に至るなどの問題が生じます。さらに、採用ミスが繰り返されると、企業の信頼性やブランドイメージに対して悪影響を及ぼす可能性があります。そのため、業務を滞りなく遂行するためにも、十分な注意が必要とされています。

採用ミスには以下の２つのケースがあるので詳しく解説します。

スキルのミスマッチ

スキルのミスマッチといっても、スキルには、様々な種類があるため、ここでは、スキルを２つに分類して考察していきます。

ハードスキル

ハードスキルのミスマッチとは、採用者が業務に必要な専門知識や技術を満たせず、生産性が低下する状態です。特にエンジニアやマネジメント職など専門性が高い職種で起こりやすく、中途採用では即戦力が期待されます。

候補者のスキル不足がポテンシャル重視や会社の成長速度との不一致に起因する場合もあります。スキル習得の意欲や能力が欠けている場合は採用ミスとみなされます。

ソフトスキル

採用ミスの多くは、ソフトスキルを選考時に見抜けなかったことが原因です。ソフトスキルは性格や経験と深く結びつき、代表的なものに忍耐力、勤務態度、コミュニケーションスキル、リーダーシップがあります。これらが不足していると社内での連携が難しくなり、採用ミスと判断される場合があります。

企業文化とのミスマッチ

企業の文化とのミスマッチは、採用ミスの中でも深刻な問題です。例えば、企業文化は体育会気質や職人気質、ベンチャー気質など企業により様々です。企業の文化や風土に適応できない人材は、本人自身が働きづらさを感じるだけでなく、企業の理念に反する行動をとることで、企業のイメージ低下を引き起こしたり、組織内の調和や規律を乱す可能性があります。

しかしながら、企業の文化や理念へのフィットは容易に成せるものではなく、一定の期間が必要です。ただし、一定の期間が経過した後も、企業に適応できていない場合の改善は非常に困難です。自社の文化に適合しないと判断される応募者は、ハードスキルに優れた人材であっても、採用を見送るべきであるほど、最も注意深く防ぐべき採用ミスと言えます。

採用ミスが企業に与える3つの悪影響

採用ミスが起きるとどのような問題が企業に生じるのか、あまり想像がつかないという方もいらっしゃるかと思います。そこで、採用ミスが起きることによる問題をいくつか紹介します。

• 早期離職でコストが増加する
• 既存の社員の負担が増加する
• 企業の評判へ悪影響を及ぼす可能性がある

それぞれについて詳しく解説します。

早期離職でコストが増加する

企業は採用でミスマッチが発生し、結果として早期に離職されることで、離職者に投じた多額のコストと工数が無駄になります。具体的には以下のコストが無駄になる可能性があります。

加えて、早期離職が発生すると、新たな人材の雇用が必要となり、再採用に伴う費用や新たな研修費用が追加で発生します。

既存の社員の負担が増加する

採用ミスにより、既存の社員との価値観の不一致を引き起こし、対立が発生しやすくなります。職場の雰囲気の悪化やストレス負荷を増大させるリスクがあります。採用ミスにより早期離職者が出ることで、プロジェクトの人員不足が生じ、他の社員の業務負担が増大します。他の社員は業務負担が増えるだけでなく、業務内容の変更も余儀なくされ不安定な状況に置かれます。

これらの結果として、生産性の低下、組織全体のエンゲージメントの悪化が引き起こされます。加えて、社員が定着しないことで、企業の価値観や文化の浸透が困難となり、働きやすい職場環境づくりやエンゲージメントの向上も図れなくなります。

企業の評判へ悪影響を及ぼす可能性がある

早期離職によって人材の頻繁な入れ替わりにより、企業の担当者の変更が多くなります。業務の滞りや適切な引き継ぎなどに悪影響を及ぼすことで、取引先の企業からの信頼が低下する恐れがあります。

採用ミスにより早期離職が続くと、企業の離職率が高くなります。高い離職率は、外部から見た場合、「この企業は働きにくいのではないか」という印象を与え、優秀な人材が応募を避ける原因にもなります。加えて、早期に退職した人材が、退職後に企業の悪い口コミを広める可能性があります。これにより、企業の評判を損ない、新たな人材の採用が困難になるだけでなく、顧客やパートナー企業からの信頼も失うリスクがあります。

採用ミスが起きてしまう3つの市場要因

採用ミスが起きる要因として、市場の変化が挙げられます。具体的には3つあります。

それぞれについて詳しく解説します。

労働人口の減少で採用スピードが上がっている

少子高齢化や人口減少の影響により、労働人口は減少しています。このため、多くの企業が労働力不足に直面し、迅速な人材確保が必要となっています。こうした背景から、各企業は候補者が自社に入社を決定してくれる可能性を高めるためにも、入社してほしい優秀な人材には、短期間で内定通知を出す企業が増加しています。つまり、企業の人材採用のスピードが高まっているといえます。

しかし、短期間での採用では、なかなか求職者理解は深化させることが出来ないため、ソフトスキルに対する候補者の評価が不十分になってしまうケースが頻発しています。特に、現場で働くスタッフとの適合性を評価する観点が軽視されやすく、採用ミスのリスクを高めています。

グローバル化の影響で、異文化人材が増加している

現代社会においては、グローバル化の進行に伴い、多様な文化背景を持つ人材が増加しています。

出典：）外国人労働者の数を確認　これまでの推移、アフターコロナの動向は？

異なる文化を持つ人材の採用は、企業に対して新しい視野や技能を提供する一方で、文化的な違いや価値観の相違により、ミスマッチが発生しやすいです。異文化に対する理解の欠如や、社内コミュニケーションのギャップが原因となり、採用後に適応が難しく退職する事例が増えています。

リモートの普及で評価が難しくなっている

昨今では、リモートが普及に伴い採用プロセス全体がオンラインに移行するケースも増えています。

出典：）テレワークについて「導入状況の推移」

オンライン環境ではボディーランゲージや表情、姿勢といった非言語的な情報を読み取ることが難しくなり、候補者の人柄や態度を正確に評価することが困難です。

オンライン環境では、対面で行われる面接ほどのインタラクティブな交流が難しい現状があります。

対面形式での面接も限られた回数のみ行われるため、候補者のコミュニケーションスタイルや対人スキルを評価する難易度が高くなり、採用ミスが起きやすくなっています。

採用ミスが起きる企業内部における6つの原因と解決策

採用ミスが起きる企業内部における原因は主に6つあります。

それぞれについて詳しく解説し、解決策をご紹介します。

原因1：現場と人事で求める人材像が異なる

現場（各部署）と人事部門で求める人材像が一致していないことが原因で、採用ミスが発生することがあります。

現場側は業務を円滑に進めるためにも、技術力や深い知識を持ち合わせた人材を求める傾向があります。一方、人事側は企業文化や価値観に合うかどうか、将来的な成長ポテンシャルなどを重視する傾向があり、双方の求める人物像が異なるケースが多いです。

結果として、人事が求める人物像に近しい人材が、現場で力を発揮できない、などの採用ミスが起こってしまいます。

解決策1：採用ペルソナを各部署間ですり合わせし定義する

解決策として採用ペルソナを作成することが挙げられます。必要なスキルや経験、性格特性、業務における役割などを人事と現場を交えて具体的に定義することで、採用の基準を明確にします。

また、双方が参加する定期的なミーティングを行い、候補者の評価基準や選考状況について情報の共有が必要です。現場のニーズや変更点についても議論し、必要に応じて採用基準を更新しましょう。

原因2：面接官が適切な評価をできていない

面接における適切な評価が行えない理由として、主に二つの要素が考えられます。一つ目は、採用基準が明確でないこと、二つ目は、面接官のスキル不足です。

採用基準の明確化については、上で既に述べたように求める人材像、すなわちペルソナを明確に定義し、それを基に採用活動を行うことが重要となります。

一方、面接官のスキルについては、特に3点が問題となります。

解決策2：面接官トレーニングを実施する

面接官は、求職者にとって企業の顔ともなる存在です。そのため面接官トレーニングは、面接において企業のイメージを形成し、求職者に良い印象を与えるために欠かせません。

面接官トレーニングには、さまざまな手法があります。

面接官も人間ですので、認知バイアスによって公平な評価が難しくなることがあります。そのため、面接官トレーニングを通じて、面接官のスキル向上を図ることが重要です。面接官のスキルが高まると、求職者からの評価が向上し、採用活動の成果も向上するでしょう。

原因3：文化的なフィット感を適切に評価していない

文化的なフィット感を評価できていない原因として、文化的な適合を評価する指標がないことが挙げられます。
また、即戦力としての期待から、ハードスキルの評価を重視することで、企業文化の評価を怠っているケースが見られます。

したがって、文化的な適合を評価する指標を自社で設けること、ソフトスキルを評価するフェーズを導入することが求められます。

解決策3：企業文化の適合を評価する指標を設ける

企業文化の適合性を適切に評価するために、以下の手順に従って、採用のための文化適合評価指標と基準、評価方法を設定します。

原因4：リファレンスチェックが適切に行えていない

面接の短い時間で、候補者のスキルや人柄を正確に判断するためには、適切な面接官トレーニングや面接官の経験が求められます。

面接官の技量が高くとも、限られた時間の中では前職での働き方や本人の現場経験などを詳細に知ることは難しいです。

選考時のそうした見極め不足によって、採用ミスが起こってしまいます。

解決策4：リファレンスチェックの導入・強化

リファレンスチェックは、候補者の過去の業務経験や実績を前職の職場の人など、第三者から確認するプロセスです。これにより、候補者が申告したスキルや経験の正確性を検証できます。

具体的には、以下のようなスキルを検証できます。

リファレンスチェックには書類形式と面接形式の二種類があります。書類形式では、候補者がリファレンス提供者に書類を渡し、それを回収して企業に提出することがあります。一方、面接形式では、現在ではZoomやSkype、Microsoft Teams、Google Meetなどのビデオ通話、電話での実施が一般的です。

また最近では、backcheckなどのオンライン型のリファレンスチェックサービスを利用する企業も増えています。

backcheck

出典：）https://site.backcheck.jp/

オンライン型リファレンスチェックサービスの「back check」では、「候補者の働く姿」を現職や前職の上司、同僚からのレポートにより可視化できます。

候補者自身による自己PRから判断するだけではなく、第三者による客観的な評価を知ることができて、入社後のミスマッチを減らせます。

原因5：時間やリソースが不足している

多くの企業が採用プロセスにおいて直面する問題の一つが、時間やリソースの不足です。適切な人材を見つけるためには、詳細な調査、面接、評価が必要ですが、これには多くの時間と労力がかかります。特に中小企業や急成長中のベンチャー企業では、限られた人材とリソースでこのプロセスを管理するのは非常に困難です。

解決策5：採用代行の活用

採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスです。このサービスを活用することで、採用に関する自社のリソースの使用を削減し、主要な業務に時間と人力を確保することが可能です。

また、代行業者毎にサービス内容の特色があり、

など様々です。

原因6：求人広告での魅力づけに失敗している

応募者の数ではなく、質に問題を抱えているこの場合では、特に「優秀な人材を惹きつける魅力づけ」ができていないことが多いでしょう。

特に求人内容について

など不透明な部分が多いと、求人として魅力的とは言えません。

求職者が気になる情報を適切に伝える、SNSや自社ホームページなどでの情報発信を充実させる、説明会や個別面談などの機会を設けるなど、自社の魅力づけをする戦略を立てる必要があるでしょう。

解決策6：求人広告の充実

SNSや自社の公式ホームページ、求人ページでの情報発信を充実させましょう。

例えば、求人情報に用いる数字は業界平均などと比べたものを提示することで、求職者は競合他社と自社の比較を行えます。

また、企業の文化や価値観、ビジョンなど、独自の要素を強調すると良いです。簡潔で印象に残るキーワードを使うことも重要です。写真は明るいものを選び、社員の写真を多く掲載すると求職者からの親近感が得られます。

企業の雰囲気など、本来ならば入社してから出ないとわからない情報をSNSなどを通して発信することで、自社の魅力づけを効率的に出来るほか、入社後の早期離職・ミスマッチを防ぐことにも繋がります。

採用ミスを未然に防ぐツール3つ

採用ミスを防ぐために役立つツールをまとめました。これらを導入することで、より精度の高い採用プロセスが可能になります。

それぞれについて詳しく解説します。

適性検査ツール

候補者の性格、価値観、スキル、適応能力などを可視化し、採用ミスを未然に防ぐためのツールです。

AI面接ツール

人工知能を活用して候補者の回答内容や表情、声のトーンを分析し、面接官のバイアスを排除します。

リファレンスチェックツール

候補者の過去の職務履歴や勤務態度を簡単に確認できるツール。

採用ミスが発生してしまった場合の対処法3つ

採用ミスが発生した場合でも、適切な対処を行うことでその影響を最小限に抑え、企業と従業員の成長につなげることが可能です。

それぞれについて詳しく解説します。

入社後のフォローアップ体制

採用ミスであっても、入社後のサポートを充実させることで従業員の適応力を高め、企業が求める成果を引き出すことができます。また、早期離職を防ぎ、長期的な戦力としての可能性を広げる効果が期待されます。

社内教育やトレーニングの強化

不足しているスキルや知識を補うことで、従業員を即戦力に近づけることができます。採用ミスのリカバリーが可能になり、組織全体のスキル向上にも寄与します。

配置転換や役割の見直し

従業員のスキルや適性に最も合ったポジションに配置することで、企業と従業員双方が最大限の成果を得られるようになります。早期離職のリスクを軽減し、長期的な活躍を促進します。

まとめ

採用ミスは企業にコストや生産性低下、士気の低下など深刻な影響を与えます。採用基準の明確化や適切な評価プロセス、ツールの活用によってミスを防ぐことが可能です。

今回紹介した事例や改善策を参考に、自社の採用プロセスを見直し、優秀な人材を確実に迎え入れる体制を整えましょう。採用の成功が企業の成長を支える鍵となります。

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