採用計画の立て方7ステップ | コツやテンプレート活用で業務効率化しよう

近年、採用活動の早期化、複雑化が加速しています。

採用活動は企業の経営戦略に大きく影響するからこそ、その効率化・確実化がより一層求められるでしょう。
そこで重要となるのが、採用活動の道筋を定める「採用計画」です。

企業の採用担当者の中には、
・採用計画がうまく立てられない
・採用計画を見直したいが、その方法がわからない
など、採用計画について悩む方も多いと思います。

本記事では、採用計画の正しい立て方やそのポイントについて、徹底解説します。

監修者情報

プロジェクトHRソリューションズ代表取締役
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月プロジェクトHRソリューションズを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

採用計画とは?

そもそも採用計画とは、採用活動の道筋や目的を示す計画のことで、今後の採用活動・人材配置の指針となるものです。

企業の成功には、適切な人材の選択と適切なポジションへの配置が不可欠です。経営方針や事業計画に基づいて、合理的にこれらの決定を行う必要があります。

そのため、人事担当者は経営方針や事業計画を把握した上で、

・なぜ採用活動を行うのか
・いつまでに何人採用するのか
・どのような方法で採用するのか
・どの部署にどのような人材が必要なのか
・どのような雇用形態で採用するのか

を明らかにした、採用活動の方向性を示す計画を立案する必要があります。

採用市場の今

少子高齢化の進行に伴い、労働可能な人口が減少しています。

この状況下では、採用市場は非常に競争が激しく、多くの企業が人材確保に苦労しています。求人広告を出しても応募が得られない状況が続き、優秀な人材不足が企業の業績向上の障害となっています。

さらに、中小企業は特に採用が困難な状況にあります。大手企業と比較すると知名度が低く、また魅力的な雇用条件を提示することが難しいため、応募者が集まりにくい状況にあります。

中小企業が何も計画せずに単純に採用活動を進めると、望む人材を効果的に採用することが非常に困難であると言えます。現在の人手不足の状況下で、採用計画を策定し、競合他社との違いを明確にすることが重要です。

採用計画を立てるべき3つの理由

なぜ、採用計画を立てる必要があるのでしょうか？
その大きな理由は以下の3つです。

・欲しい人材を確実に採用するため
・採用活動に関する認識を共有するため
・採用活動を見直す基準となるため

それぞれについて詳しく解説します。

欲しい人材を確実に採用するため

採用計画を立てることは、採用活動の確実性を高めます。

やみくもに採用活動を行ってしまうと、

・欲しい人材が明確になっていない
・採用方法が欲しい人材とマッチしていない

などの原因から、採用活動がうまく行きません。

時間とお金だけが費やされて、結局必要な人材を採用できないことも多いです。

採用活動を始める前に採用計画を立て、採用活動の道筋とゴールを明確にしておくことで、採用活動をより確実なものにすることができます。

採用活動に関する認識を共有するため

採用計画を立てることで、人事担当者と現場の社員が認識を共有することができます。

採用活動においては、人事担当者のみではなく、現場の社員が面接官として携わったり、求職者と関わる作業を行うこともあるでしょう。

その中で、人事と現場の認識共有ができていないと、

・選考基準があやふやになってしまう
・採用活動に遅れが生じてしまう

などの弊害が生じ、結果として必要な人材を採用できません。

そのような事態を避けるためにも、採用活動に必要な項目全てを明記した採用計画を立て、それを車内で共有していくことが必要不可欠です。

採用活動を見直す基準となるため

採用計画が、採用活動を見直す基準として機能します。

例えば、採用活動がうまくいかない時、無計画に採用活動を行っている場合だと、現状の問題点や改善点を明らかにするのに時間がかかります。

ですが、採用計画にて「採用の目的」「求める人材」といった、採用活動のゴールが示されていることで、採用活動の見直しがしやすいです。

ゴールから逆算して、今の採用方法で合っているのか、もっと良いアプローチはないのか、などを検討することができるのは効率的です。

長期的に見て無駄のない採用活動を行えるよう、初めに採用計画を正しく立てる必要があります。

効果的な計画を立てるためのポイント

効果的な採用計画を立てるポイントは以下の4つです。

・自社の採用活動の課題を見つける
・近年の求職者の傾向を知る
・競合他社の採用傾向を知る
・新卒・中途採用それぞれの採用市場を確認する

それぞれについて詳しく解説します。

自社の採用活動の課題を見つける

過去の自社の採用活動を振り返り、解決するべき課題を洗い出すことで、より質の高い採用活動を行うことができます。

例えば、これまでの採用活動において、内定辞退数が多かったとします。

それを踏まえて、内定者の入社率を上げるためには、

・内定後のフォローをより徹底し、内定者にこまめに連絡をとる
・面接などの選考フローを通し、自社で働く社員の雰囲気や魅力をより伝えるように工夫する

などの施策が考えられます。

効率的な採用活動を行うためには、今までの経験を生かして無駄のない採用方法を考える必要があります。

近年の求職者の傾向を知る

採用活動を行う上で、近年の求職者の傾向を知ることは必要不可欠です。
求職者の傾向を知るためには、「採用市場全体の傾向」と「これまで自社に応募してきた求職者の傾向」の両方を分析する必要があります。

まず、採用市場全体の傾向を知る上では、厚生労働省が出すデータや、民間大手人材派遣会社が行った調査を参考にすると良いでしょう。

厚生労働省「一般職業紹介状況(令和5年4月分)について」によると、新型コロナウイルスの影響で、一時期、有効求人倍率と求人数ともに下がっていましたが、ここ最近は徐々に戻ってきています。

市場動向としては、引き続き、売り手市場が続いていることがわかります。

また、自社に応募してきた求職者の傾向は、

・どの時期に応募が多かったのか
・自社の何に魅力を感じて応募したのか
・どの地域・どの年齢層の応募が多かったのか

を分析することで、自社への入社を望む人材の傾向をつかむことができるでしょう。

競合他社の採用傾向を知る

採用を効果的に進めるためには、競合他社の採用動向を理解することが重要です。差別化を図り、競合他社との差を打ち出すことで、採用活動を有利に展開できます。

ただし、競合と言っても、採用市場では同規模かつ同業の企業だけが競合相手ではありません。地域や職種、勤務条件などによって、あらゆる企業が競合相手となり得ます。

同じ条件で求人を募集している企業が複数存在する場合、魅力的な条件を提供している企業が応募を引き寄せることになります。

自社の競合相手を特定し、彼らがどのような採用活動を展開しているかを知るために、これまでの応募者がどの企業と比較して応募してきたのかをリサーチしましょう。

リサーチの方法としては、自社の社員に対して

・就活中に何を重視していたか
・他にどの企業を検討したか
・最終的になぜ自社を選んだか

などをヒアリングする方法があります。

また、口コミサイトや人材紹介会社の担当者から情報を取得することも有益です。

新卒・中途採用それぞれの採用の方針を変える

新卒採用、中途採用を同じものとして捉えてしまっては、効果的な採用計画を立てることができません。

それぞれの特徴を踏まえるようにしましょう。

｜新卒採用の特徴

新卒採用は、年間の採用スケジュールが設定されているため、詳しくは内閣官房「2025 年度卒業・修了予定者の就職・採用活動日程に関する考え方」を参照しましょう。

企業の新卒採用スケジュールは、大学3年生の3月に広報活動が解禁されることから始まります。
自社が求める有望な学生を確保するためには、早い段階で多くの学生との接触が重要です。

多くの企業は、「3月に広報活動が解禁された後に面談を実施し」「6月に選考活動が解禁された直後に内々定を発表する」といった具体的なスケジュールで、多くの学生との接触を図っています。

そのため、この時期より前に、例えばインターンシップや説明会を実施して学生との交流を深めることが一般的です。

｜中途採用の特徴

中途採用は通常、欠員が発生した際や特定のポジションに新たな人材が必要とされた際に、その都度人材を募集し採用するプロセスです。新卒採用が一律に4月1日に入社するのに対し、中途採用の入社時期は特に定まっておらず、求職者と企業の合意に基づいて決まります。

中途採用の計画を策定する際には、「どのようなスキルを持った人材を・どの部署に・いつ採用するのか」といった具体的なポイントが新卒採用以上に重要となります。

中途採用は急な欠員が生じた場合にも頻繁に行われるため、迅速な対応が求められます。応募者は現在の企業に在籍している可能性があり、内定が出ても直ちに入社するわけではありません。

通常、元の企業との退職交渉や業務の引き継ぎのため、内定から入社までには1〜2カ月かかります。

採用計画の立て方7ステップ

実際に、採用計画の立て方は以下の7ステップに分かれています。

1.採用戦略を練る
2.採用人材の要件を明らかにする
3.採用人数を定める
4.採用者の雇用形態を定める
5.採用方法を定める
6.採用スケジュールを定める
7.採用計画を可視化する

それぞれについて詳しく解説します。

1.採用戦略を練る

採用戦略は、企業が優れた人材を獲得するために展開する戦略であり、経営戦略や事業計画に基づいて策定されます。

たとえば、新規事業の拡大が重要視されている場合、その新規事業に関連する必要な人材をどのように確保するかを採用戦略で計画します。

■採用戦略について詳しくは、こちらの記事で解説しています。
【最新版】採用戦略とは｜具体的な作成ステップから気を付ける点まで解説！

採用計画は、具体的な採用戦略を実行するための計画書であり、効果的な採用計画を策定するためには適切な採用戦略が不可欠です。

自社の経営戦略・事業計画と矛盾が生じないように、採用戦略を綿密に練りましょう。

2.採用人材の要件を明らかにする

上のステップで確認した自社の経営戦略・事業計画、またそれに合わせた採用戦略に沿って、自社がどのような人材を必要としているのか、改めて明確にしましょう。

「コミュニケーション能力に優れている」「経験が豊富である」などの抽象的な定義・スペックだけではなくて、自社の仕事内容に合わせた具体的な定義を設けることが大切です。

この部署で活躍してもらうためには、このような要素が必要不可欠だ、という要件を明確にして、求める人材ペルソナを定義することが大切です。

3.採用人数を定める

求める人材を明確化できた後には、採用人数を定めます。

その際、まずは業務量から必要な人数を算出しましょう。

必要以上の人数を採用してしまうと、人件費がかさむ他、かえって業務が非効率的になってしまうこともあります。
採用活動に取り掛かる前に、現場の各部署にて仕事内容の見直しを図り、最大限まで業務効率化を行った上で、必要な人数を算出しましょう。

また、その後、その人数にかかる人件費と、得られる業務上の利益を計算しましょう。

採用活動の結果は企業のパフォーマンスに直接影響するので、財務面をここでしっかりと考慮する必要があります。

4.採用者の雇用形態を定める

自社が必要とする役割やポジションに合わせて、雇用形態を選択します。

例えば、正社員、契約社員、パートタイム従業員、派遣社員、インターン、フリーランスなどが考えられます。その役割や業務内容に最適な雇用形態を選定します。

それぞれには、以下のような特徴があります。

・正社員：組織への帰属意識を高められる、安定した労働力の確保ができる
・契約社員：正社員として雇用するまでの試用期間としての雇用も可能
・パートタイム従業員：柔軟に労働力を補える

それぞれの特徴を理解し、自社に最適な雇用形態を定めましょう。

5.採用方法・選考方法を定める

次に、採用方法・選考方法を定めます。
具体的な採用方法としては以下のようなものが考えられます。

・求人サイト、人材紹介サイトに求人をだし、採用する
・リファラル採用：自社の人材の知り合いで、条件を満たす人を採用する
・ダイレクトリクルーティング：SNSや人材紹介サイトを通して、直接求職者にアプローチ・スカウトし採用する

求人・人材紹介サイトは大規模な採用が行える一方、リファラル採用やダイレクトリクルーティングでは、求めるスキル面にてマッチ度がより高い人材を採用することに適しています。

そして、選考方法についてもここで具体的に定めておきましょう。
面接を何回行うのか、グループディスカッション・グループワークなどの選考を取り入れるのか、そうした選考時の判断基準はどのようなものにするのか、などを明確にしましょう。

求める人材の要件、人数、雇用形態に合わせて、自社に最も適切な採用手法・選考手法を定めましょう。

6.採用スケジュールを定める

次に、採用スケジュールを定めましょう。
具体的には、採用フロー、そしてフローの各ステップにかける期間を定めます。
一般的な採用フローは以下の通りです。

採用フローを決めたのちには、それぞれのステップにどれほどの期間をかけるのかを決めていきます。

この際、採用を実現したい日付から逆算してそれぞれのフローに予定する期間を特定するのではなく、各フローの実行を確実に遂行するために必要な期間を見積もり、それに基づいてスケジュールを設定する必要があります

7.採用計画を可視化する

採用計画を作成し終わったら、それらを可視化して、採用担当など採用活動に関係する社員に共有する必要があります。
面接官として選考に携わる現場の社員や、経営者、求人会社などに、自社の採用計画を確実に共有し理解してもらわなければ、採用計画を作成した意味がありません。

ここまでで明らかにした

・採用戦略
・採用人材の要件
・採用人数
・採用者の雇用形態
・採用方法
・採用スケジュール

を一つにまとめておきましょう。

採用計画を立てた後は？その後の流れ

採用計画を作成し、社内に共有した後は、その計画に則り、採用活動を進めていきます。
流れは以下の通りです。

1.現場社員との協力体制を作る
2.募集活動を行いながら、情報発信する
3.選考を行う
4.内定者へのフォローを行う

それぞれについて詳しく解説します。

1.現場社員との協力体制を作る

リファラル採用はもちろん、採用イベントや面接において、現場の社員の協力は欠かせません。
採用サイトやSNSの採用ページでも先輩社員の登場が必須です。

現場に協力を求めるときは、単にその場その場で力を借りるのではなく、採用戦略の概要を説明して、現場の社員に選考をしてもらう目的をよく理解してもらいましょう。

この際、採用計画の共有を確実に行うことで、選考時の意識のずれをなくすことができます。

2.募集活動を行いながら、情報発信する

実際に、採用計画にて定めた採用方法によって、募集活動を行います。
その際、同時並行で注力したいのが、母集団形成を目指した「情報発信」です。
求職者が自社に応募するきっかけとなるのが、就活サイトや自社の採用サイト、説明会やSNSでの発信です。

そこで、いかに自社の魅力や仕事内容を伝えられるかが、企業の採用活動におけるブランディングに大きく影響します。

例えば、就活サイトでの情報発信を行う場合を考えましょう。
この時、メリットとしては、

・利用者数が多いため、自社認知の向上を図れる
・在住地域を問わず応募してもらえる
・多くの情報を掲載できるため、求職者へアピールしやすい

などが挙げられる一方、

・掲載社数が多いため、埋もれてしまう
・情報の種類やオプション等の戦略検討を怠ると効果が出にくい

といったデメリットも考えられます。

それぞれの発信方法には、それぞれのメリット・デメリットがあるということを理解し、その上でニーズを捉えた情報を発信していきましょう。
そうすることで、求職者からの信頼を得ることができ、母集団を形成することができます。

■母集団形成について、詳しくはこちらの記事で解説しています。
母集団形成とは？おすすめ手法や、そのメリットまで徹底解説！

3.選考を行う

募集を終えた後は、実際に選考を行います。

選考を進める上では、

・一貫した基準のもとで、公平な選考を進めること
・選考後の連絡を素早く行うこと

が特に重要です。

採用計画にて定めた、「採用人材の要件」に沿って、選考の判断基準を決めましょう。
どの社員が選考に携わったとしても、同じ採用基準の下で、選考を進めることが、採用活動の質を高めます。
また、選考後の合否連絡や詳細の連絡をなるべく素早く行うことで、求職者の選考からの離脱を防ぐことができます。

自社からアプローチした場合や候補者の志望度によっては、カジュアル面談を導入するなど、接触のスタイルを柔軟に調整することも可能です。

カジュアル面談は、お互いをより深く理解し合うための情報交換として行う、対話の機会です。

企業側にとってのメリットは、転職の意向がない個人にもアプローチでき、自社の魅力をより魅力的に伝えることができ、求職者とのミスマッチを未然に防ぐことができる点にあります。

自社の採用計画に合わせて、求職者とのコミュニケーションを重ねましょう。

4.内定者へのフォローを行う

選考を終え、内定を出した後には、内定者へのフォローを徹底しましょう。

内定者の辞退を防ぐためには、選考プロセス中および内定後の適切なフォローアップが非常に重要です。候補者が持つ疑問や不安に真摯に応じ、必要な情報を遠慮なく提供し、会社の実情を正直かつ明確に伝えることが鍵となります。

そのように、内定後も積極的にコミュニケーションを取ることで、入社に対する志望度を高めることができるでしょう。

採用計画作成に役立つサービス

採用計画を作成する際には、GoogleスプレッドシートやExcelなど、無料で利用できるツールを活用して、効率よく共有・編集を行うことができます。

その他にも、採用計画の質を向上させるさまざまなツール・サービスがあります。
代表的なものは以下の3つです。

・採用管理ツール
・採用コンサルティング
・採用代行（RPO）サービス

それぞれについて詳しく説明します。

採用管理ツール

採用管理ツールとは、採用活動に関する業務を自動化するツールです。
例えば、求人サイトでの応募者データの取り込み作業を自動で行ったり、エントリー後の推移や進捗を可視化したり、といったオペレーションを自動で行ってくれます。

このツールを利用することで、自社への求職者の傾向の分析をより詳しく行うことができます。
また、実際に採用計画を実行する上で、その効率を上げることもできます。

採用コンサルティング

「適正な採用計画が立てられない」「競合他社の分析がうまくいかない」などの悩みを抱える場合には、採用コンサルティングを利用するのも一つの手です。

自社が求める人材を採用するために、最適な採用計画の作成を手助けしてくれる他、その後の募集や選考におけるコンサルティングも行ってくれます。

採用代行（RPO）サービス

採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスのことで、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれます。

採用代行サービスを利用する中で、採用業務全体を代行してもらう場合や、特定の業務のみを代行してもらう場合があります。

採用計画の策定、またそれの実行に不安がある場合には採用代行サービスを利用することで、客観的な視点を持ちながら採用活動を進めることができるでしょう。

■採用代行サービスについてより詳しく知りたい方は、以下の記事をご参考ください。
【最新】採用代行（RPO）会社比較15選｜費用相場やメリットまで解説

まとめ

いかがでしたか？採用計画を綿密に作成することで、その後の採用活動をより効率よく、より効果的に進めることができるとわかりました。

そのためには、近年の採用市場の傾向や競合他社の傾向など、現状を詳しく分析して、対策を練ることが欠かせません。

この記事で紹介したプロセスを用いて、自社の採用活動の質を向上しましょう！