会社説明会代行(アウトソーシング)とは？サービス内容、費用相場、メリットを解説！

こんにちは。digireka!HR編集部です。新卒採用において、応募者に企業を認知してもらい、面接につなげるうえで「会社説明会」は重要な役割を果たします。しかし、企業が優秀な人材と出会うための戦略率案に始まり、実務レベルでの準備・運営など、会社説明会の実施には多大な人的・時間的コストが発生します。

これらのコスト不足を解消しつつ、なおかつ新卒採用で成果を上げるための手段の一つとして、「会社説明会代行」が挙げられます。

本記事では、会社説明会代行の具体的なサービス内容やサービスの流れ、費用相場などについてご紹介します。

会社説明会代行を利用する背景

会社説明会の代行サービスはどのような理由で活用されているのでしょうか。ここでは企業が会社説明会代行を利用する背景について解説します。

人事の業務負担軽減

人事の人的・時間的コストの問題や業務負担の軽減が、会社説明会代行を利用する背景にあります。

会社説明会の実施は人事の業務領域ですが、人材採用だけで採用計画・採用戦略の立案から、会社説明会の実施、求人広告の掲載、選考、内定出し、内定者フォローまでと広範囲にわたります。このほか、教育研修や人材配置、評価制度の設計などもこなさなければなりません。そのため、業務負担を軽減するために会社説明会の代行サービスを利用しているのです。

人材獲得競争の激化

少子高齢化に伴う労働人口の減少により、新卒採用の競争が激化している問題もあります。

人材獲得競争を勝ち抜くには、企業のきめ細かな対応はもとより、トレンドを察知しながら学生のニーズに素早く対応しなければなりません。たとえば、コロナ禍で採用活動のオンライン化が加速しました。オンラインでの会社説明会や面接に対応していない企業は、学生に選んでもらいにくくなっています。競争力を高めるためにも、トレンドを取り入れるための手段として会社説明会代行を利用する企業が増えているのです。

採用手法の多様化

ダイレクトリクルーティングやリファラルなど採用手法が多様化し、従来の求人サイトや人材紹介で培った採用ノウハウだけでは通用しなくなってきたことも背景にあります。

そこで企業は自社のリソースを採用戦略の立案や採用手法の選定といったコア業務に集中させ、トレンドを熟知した専門性の高いノウハウを採用代行会社から学ぶために、会社説明会代行を含む採用代行サービスを利用するようになっています。

会社説明会にはコストがかかる

企業が就活生にアプローチする一つの手段として会社説明会が挙げられます。会社説明会は、会社の事業や業務、職種、また会社の雰囲気や魅力なども含めて、学生が企業について理解し、興味を持つ場として大きな役割を果たします。

しかしながら、会社説明会を実施するうえでは、企画、集客、運営などの多くの業務プロセスが必要となります。そのため、優れた成果を望むのであれば、企業はそれ相応の人的・時間的コストの発生を覚悟しなければいけません。

会社説明会の種類

会社説明会の種類は2種類。多数の企業が一斉に集まる「合同会社説明会」と、企業単体で開催する「単独会社説明会」です。ここでは、それぞれの特徴を解説します。

合同会社説明会

多数の企業が一つの場所に集まる会社説明会です。その規模は、業界を問わず数百社が集まる会場に数万人もの学生が参加するものもあれば、特定業界の数十社が集まって数十人程度の学生が参加するものもあります。

企業が参加するメリットは、偶然の出会いにより、自社を知らない学生に認知され、興味を持ってもらえるチャンスが生まれること。また、他社のアピール方法や多数の学生が足を止める人気ブースの装飾やプレゼンターの様子を見て参考にできます。

合同会社説明会に参加するうえで必要な準備は、採用ターゲットを絞って、内定の可能性が高い学生に向けたアピール内容を考えること。1回当たり短時間でのプレゼンテーションとなるため、アピール内容は基本を抑えます。

たとえば「入社後のイメージが持てる具体的な内容」「入社後の不安を解消する内容」「入社するメリット」「合同会社説明会でしか知りえない内容」です。

ターゲットを絞ることで気持ちを惹きつけるメッセージ性のあるプレゼンテーション資料をつくることができます。また、ターゲットにとって憧れの先輩となり得る社員をプレゼンターに選ぶこともできます。

単独会社説明会

自社だけで開催する会社説明会です。参加人数を制限できるため、会社説明会のあとに面接や筆記試験の時間をとることもできます。

企業のメリットは、自社の雰囲気を感じてもらえることや、時間をかけて自社をアピールできること。また、学生からの質問に答えて個別にやりとりする時間がとれることが挙げられます。

必要な準備は、飽きさせないアピール内容を考えることです。「具体的な仕事内容」「社風・社内の雰囲気」「キャリアモデル」「求める能力・人材像」「待遇」「採用スケジュール」「若手社員の話」など、学生が知りたいと思っている内容を抑えることがポイントです。

また、アピール内容以上に社長や社員の態度も注目されるので注意しなければいけません。人の印象が悪いと企業全体のイメージも悪くなりますので、好印象を与える立ち居振る舞いを意識することが大切です。

会社説明会の代行をしてくれる会社とは？

会社説明会代行サービスを提供している会社は「採用代行会社」「採用支援会社」「採用コンサルティング会社」「経営コンサルティング会社」「総合人材サービス会社」「大手人材派遣会社」などです。
会社によって強みが異なります。

「総合的な採用代行サービスを行う会社」は、採用計画・採用戦略の立案から、選考（応募・面接）、フォロー（内定・内定承諾・定着支援）までを網羅的にサポートしてくれます。

「コンサルティングに強みを持つ会社」は、採用戦略の立案、メディア戦略の策定、シミュレーションの設計、採用フロー策定など、人材採用の戦略や枠組みをつくるコンサルティングを得意としています。

このほか、「採用実務を得意とする会社」は、スカウトメールの運用、応募者対応、会社説明会や面接の日程調整、合否連絡など、採用実務に強みがあります。ITなど特定業界のノウハウを強みとする会社もあります。

会社説明会代行の具体的なサービス内容

会社説明会代行の対象業務は、企画、資料作成、集客、さらには当日の運営まで様々です。コンテンツの企画や広告掲載、説明会当日のスタッフ派遣など、一部の業務のみ代行してもらうことも可能です。

企業は会社説明会の開催に伴う煩雑な業務から解放され、質の良い母集団形成や、ターゲットに合わせた戦略立案などのコア業務に専念できます。

会社説明会代行にかかる費用・料金相場

会社説明会代行にかかる費用は、委託する業務範囲や規模に応じて変動するケースが多くなっています。主な費用の算出方法としては、パック料金やオプション料金を積み上げて算出する方法や、派遣するスタッフの人数で算出する方法が挙げられます。

パック料金の場合、フルカスタマイズ（説明会代行・面接代行・電話やメール対応など）で月10万円前後の低価格プランを用意している代行会社もあります。またスタッフの人数で算出する場合は、会社説明会運用代行1名 1万5000円、プレゼンター1名5万円など、費用に幅があります。

会社説明会代行を利用するメリット

コア業務に専念することができる

会社説明会の開催に伴う煩雑な業務を採用代行会社にアウトソーシングすることで、人事が取り組むべきコア業務に注力できる点は大きなメリットです。

人事は、組織が求める人材や優秀な人材をいかに採用できるかといった点にフォーカスしなければなりません。しかしその一方で、人手不足や採用難によって、多くの企業で人事の業務負担が増加している傾向があり、本来優先すべき人事戦略の立案や選考に集中する環境が整備されているとはいえません。

そこで、会社説明会の開催に伴う煩雑な業務をアウトソーシングすることで、採用戦略の策定や採用のミスマッチを防ぐための時間を確保でき、採用において必要不可欠なコア業務に注力することができます。

採用・管理コストを抑えることができる

上記で触れたように、会社説明会を開催するうえでは多くの業務プロセスが発生します。準備を入念に行い、すべて自社で企画・実施するとなると、各工程に人的・時間的コストがかかり、企業にとって大きな負担となります。

会社説明会の開催に伴う業務の一部を採用代行会社にアウトソーシングすることで、すべて自社で実施するよりもコストを抑えられるケースが多いようです。

会社説明会代行の依頼先を選ぶポイント

ここでは、依頼先を選ぶ際のポイントを解説します。

会社説明会代行の依頼に対応しているか

会社説明会だけを代行している会社はほとんどなく、採用代行の大きな括りでサービスを提供している会社が大半です。「会社説明会の運営だけでなく企画まで依頼したい」「説明会の運営と、その後の面接設定まで依頼したい」という場合もあるでしょう。そのため、自社で依頼したい業務を明確にして、その業務に対応してくれる会社かどうかを確認しましょう。

業務の指示をどこまで出すか

採用代行会社は「指示された業務だけを行う会社」と「企画・立案から提案、業務まで自発的に行う会社」に分けられます。前者の場合、人事が細かく業務指示を出さなければならず、自社で行う場合の人的コストや時間的コストがそれほど解消されないという結果になりかねません。予め、どこまで自発的に行ってくれるかを確認するとよいでしょう。

コミュニケーションがとりやすいか

採用代行会社に依存しすぎることは問題です。採用代行会社とコミュニケーションをとって、自社の採用ターゲットや会社説明会で伝えたいメッセージ、自社のアピールポイントなどにズレが生じない状態を保つことが採用の質を高めます。対面での打ち合わせ・メール・電話・チャットツールなど、連絡をとりやすい方法でコミュニケーションをとってくれる採用代行会社を選ぶことをおすすめします。

信頼できる実績があるか

資格を必要としない採用代行サービスは、これまでの実績で信頼できる会社かどうかを判断することになります。あらゆる業界の支援実績数をアピールしている会社には、ノウハウが蓄積されています。支援実績数が少なくても特定業界の成功事例を豊富に持つ会社もあります。採用代行会社がホームページなどで公開している実績を見て、自社に合う会社を選んでいただければと思います。

会社説明会代行を実施している会社5選

株式会社uloqo

株式会社フレッシュタウン

株式会社ティーケーピー

株式会社ダイネンヒューマンplus

株式会社イープラネット

まとめ

いかがでしたでしょうか。本記事では、会社説明会代行の具体的なサービス内容やサービスの流れ、費用相場などについてご紹介しました。

説明会の開催に伴う煩雑な業務を代行してもらうことで、担当者はコア業務に専念でき、なおかつ高い成果を望むことができます。是非本記事を参考にして、説明会代行の活用を検討してみて下さい！

この記事を書いた人

関川 懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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