採用通知書とは?内定通知書との違い、書き方、例文などをご紹介します!

Last Updated on 2020年12月11日 by uloqo

こんにちは。digireka!HR編集部です。企業が求職者に対して採用の意思を伝えるために、「採用通知書」と呼ばれる書類を送付することがよくあります。

そこで本記事では、採用通知書と内定通知書の違い、採用通知書の書き方、例文などについてご紹介します!

採用通知書とは?

採用通知書は、企業が求職者に対して正式に採用を決定したことを通知するための書類です。

企業側に発行する義務はありませんが、求職者に対していち早く採用の意思を伝えることで、他社選考を中断してくれたり、入社の意思を固めてくれる可能性があります。

採用通知書と内定通知書との違い

採用通知書と内定通知書との違いは、「採用の決定」の通知か、「内定の決定」の通知かという点です。

採用通知書は、企業が求職者に対して採用する意思を連絡するための書類です。企業に発行する義務はなく、法的な効力も持ちません。

一方内定通知書は、「企業が求職者を採用する意思」と「求職者が企業に入社する意思」の双方の確認がとれ、内定が決定したことを連絡するための書類です。そのため、内定通知書には内定を証拠として示すための法的効力が発生します。採用通知書と同様に発行する義務はありませんが、発行したら法的な効力を持つという点が採用通知書とは異なります。

内定通知書は新卒採用で使用されることが多く、新卒採用において正式な内定通知を出せるのは卒業・修了年度の10月1日以降になります。

採用通知書と同封する書類

添え状

採用通知書に同封する「添え状」とは、「このような書類を送付いたします」という意味を持つ書類です。

ビジネスシーンにおいて、書類を送る際には添え状を付けるのがマナーとされています。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書・入社誓約書を同封します。

採用通知を送るだけでは企業が一方的に入社を受け入れただけで求職者の意思を確認できません。そのため、特別な理由がない限り内定を辞退しないことや、会社の機密情報を漏えいさせないことなどを書類にてとりまとめる必要があります。

返信用封筒

入社承諾書や誓約書などの一部書類は、署名・捺印のうえで返送してもらう必要があるため、返信用封筒も同封します。

返信用封筒には、返信先の自社の住所や宛名を記入し、切手を貼るようにしましょう。

採用通知書の書き方・記載する項目

採用通知書は、一般的なテンプレートを利用して書く方法がおすすめです。

求職者に対して採用の決定を通知する書類のため、記載事項に漏れがあるとトラブルの原因になりかねません。独自のフォーマットを新たに作るよりも、一般的に利用されているテンプレートを利用した方が抜け漏れなく、簡単に採用通知書を作成することができます。

採用通知書のテンプレートには、主に次の項目が含まれています。

・日付
・社名、代表取締役の氏名
・採用試験への応募のお礼
・採用が内定したという知らせ
・同封している書類の内容
・返送書類の期限
・入社日(未定の場合は、別途連絡する旨)
・人事担当者の連絡先

採用通知書の例文

令和〇年〇月〇日

〇〇〇〇様

株式会社〇〇
東京都港区〇〇〇〇
TEL:〇〇−〇〇〇〇−〇〇
人事部〇〇〇〇

採 用 通 知 書

拝啓 時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、同封した書類をご確認いただき、必要事項をご記入のうえ、期限内にご返送ください。

なお、入社日や諸手続きの詳細につきましては、別途ご連絡いたします。
今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。

敬具

日時   令和2年〇月〇日(〇曜日)

場所   当社

書類等   入社承諾書(同封書類)
      誓約書(同封書類)
      身元保証書
      雇用保険被保険者証
      年金手

本通知書内容に対するご質問は、下記担当者までお問い合わせください。
 TEL:〇〇−〇〇〇〇−〇〇
人事部〇〇〇〇

以上

採用通知はメールで送付しても良いのか?

採用通知は書面だけではなく、メール送付することも可能です。

採用通知書は必ずしも発行する必要はなく、法的効力も持たないため、メールや電話、面談などカジュアルな形式で完結させる企業が多いです。

メールで採用を通知する場合は、事前に「合否はメールで通知します」と告知しておきましょう。また、入社承諾書や誓約書など別途、郵送・返送する書類がある場合は、その旨も採用通知のメールで伝える必要があります。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、採用通知書と内定通知書の違い、採用通知書の書き方、例文などについてご紹介しました。

ぜひ本記事を参考にして、採用通知書を作成してみてください!

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