採用通知書とは？書き方やテンプレートなどをご紹介します！ | 企業の採用・人事を支援するメディア digireka

企業が求職者に対して採用の意思を伝えるために、「採用通知書」と呼ばれる書類を送付することがよくあります。

そこで本記事では、採用通知書と内定通知書の違い、採用通知書の書き方、例文などについてご紹介します！

採用通知書とは？

採用通知書は、企業が求職者に対して正式に採用を決定したことを通知するための書類です。

企業側に発行する義務はありませんが、求職者に対していち早く採用の意思を伝えることで、他社選考を中断してくれたり、入社の意思を固めてくれる可能性があります。

採用通知書と内定通知書との違い

採用通知書と内定通知書との違いは、「採用の決定」の通知か、「内定の決定」の通知かという点です。

採用通知書は、企業が求職者に対して採用する意思を連絡するための書類です。企業に発行する義務はなく、法的な効力も持ちません。

一方内定通知書は、「企業が求職者を採用する意思」と「求職者が企業に入社する意思」の双方の確認がとれ、内定が決定したことを連絡するための書類です。そのため、内定通知書には内定を証拠として示すための法的効力が発生します。採用通知書と同様に発行する義務はありませんが、発行したら法的な効力を持つという点が採用通知書とは異なります。なお、法的効力を持つということは、企業は求職者に対し簡単に内定を取り消すことができないという意味があります。

内定通知書は新卒採用で使用されることが多く、新卒採用において正式な内定通知を出せるのは卒業・修了年度の10月1日以降になります。

	採用通知書	内定通知書
発行できる時期（新卒）	いつでも	卒業、修了年度の10月1日以降
義務	✖	✖
法的効力	✖	〇

不採用通知書について

不採用通知は残念ながら採用に至らなかった求職者にその結果を通知する書類です。求職者が面接を受けている場合はご足労いただいたことへのお礼を伝え、書類選考のみの場合は書類を送付いただいたことへのお礼を伝えましょう。

不採用通知書も採用通知書と同じく速やかに通知することが大切です。最近では手間を省くために不採用通知を送らず、連絡がなければ不採用とする企業もありますが、このことをおろそかにしてしまうとその後の企業の評判にもかかわるため、出来る限り送付しましょう。

不採用時に履歴書などの書類を返却と伝えている場合は、書類を同封する旨も記入します。

採用通知書の書き方

採用通知書は、一般的なテンプレートを利用して書く方法がおすすめです。

記載する項目

求職者に対して採用の決定を通知する書類のため、記載事項に漏れがあるとトラブルの原因になりかねません。独自のフォーマットを新たに作るよりも、一般的に利用されているテンプレートを利用した方が抜け漏れなく、簡単に採用通知書を作成することができます。

採用通知書のテンプレートには、主に次の項目が含まれています。

・日付
・社名、代表取締役の氏名
・採用試験への応募のお礼
・採用が内定したという知らせ
・同封している書類の内容
・返送書類の期限
・入社日（未定の場合は、別途連絡する旨）
・人事担当者の連絡先

採用通知書のテンプレート・例文

令和〇年〇月〇日

〇〇〇〇様

株式会社〇〇
東京都港区〇〇〇〇
TEL：〇〇−〇〇〇〇−〇〇
人事部〇〇〇〇

採用通知書

拝啓　時下ますますご健勝のこととお慶び申し上げます。このたびは、弊社の求人にご応募いただきまして、誠にありがとうございました。
また、先日はお忙しい中、ご足労いただきましたこと、重ねてお礼申し上げます。

さて、慎重かつ厳正なる選考の結果、このたび貴殿を弊社社員として採用することに決定いたしましたので、ご通知申し上げます。
つきましては、同封した書類をご確認いただき、必要事項をご記入のうえ、期限内にご返送ください。

なお、入社日や諸手続きの詳細につきましては、別途ご連絡いたします。
今後とも引き続き、宜しくお願い申し上げます。

敬具

記

日時　　　令和〇年〇月〇日（〇曜日）

場所　　　当社

書類等　　　入社承諾書（同封書類）
　　　　　　誓約書（同封書類）
　　　　　　身元保証書
　　　　　　雇用保険被保険者証
　　　　　　年金手

本通知書内容に対するご質問は、下記担当者までお問い合わせください。
TEL：〇〇−〇〇〇〇−〇〇
人事部〇〇〇〇

以上

採用通知書と同封する書類

添え状

採用通知書に同封する「添え状」とは、「このような書類を送付いたします」という意味を持つ書類です。

ビジネスシーンにおいて、書類を送る際には添え状を付けるのがマナーとされています。

入社承諾書・入社誓約書

入社承諾書・入社誓約書を同封します。

採用通知を送るだけでは企業が一方的に入社を受け入れただけで求職者の意思を確認できません。そのため、特別な理由がない限り内定を辞退しないことや、会社の機密情報を漏えいさせないことなどを書類にてとりまとめる必要があります。

返信用封筒

入社承諾書や誓約書などの一部書類は、署名・捺印のうえで返送してもらう必要があるため、返信用封筒も同封します。

返信用封筒には、返信先の自社の住所や宛名を記入し、切手を貼るようにしましょう。

採用通知書を送る際のポイント

採用通知書を送る際に押さえておきたいポイントを紹介します。

採用通知はメールで送付しても良いのか？

採用通知は書面だけではなく、メールで送付することも可能です。

採用通知書は必ずしも発行する必要はなく、法的効力も持たないため、メールや電話、面談などカジュアルな形式で完結させる企業が多いです。

メールで採用を通知する場合は、事前に「合否はメールで通知します」と告知しておきましょう。また、入社承諾書や誓約書など別途、郵送・返送する書類がある場合は、その旨も採用通知のメールで伝える必要があります。

採用通知書はいつ送るべき？

採用通知書はできるだけ早めに、遅くとも採用が決定してから1週間以内には送るようにしましょう。

結果通知が遅いと不安に感じる求職者は少なくありません。また、求職者は同時に複数社の採用選考を受けているケースが多く、先に採用通知を受けた会社に入社を決めてしまう懸念もあります。

迅速な結果通知は内定者に好印象や安心感を与え、内定辞退の防止につながるというメリットもあるので、なるべく早い対応を心がけるようにしましょう。

まとめ

いかがでしたでしょうか。今回は、採用通知書と内定通知書の違い、採用通知書の書き方、例文などについてご紹介しました。採用通知書を発行する義務はないものの発行することによるメリットは大きく、多くの企業が採用通知書を発行しています。

ぜひ本記事を参考にして、採用通知書を作成してみてください！

この記事を書いた人

関川懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

採用代行はuloqoにお任せください

「普通の運用代行」ではない、
プロフェッショナルリクルーターによるRPOサービスです。

①月額20万円～からご予算と課題に応じてカスタマイズ型でサービス提供が可能。支援後は追加費用の発生一切なし。
②累計50社取引クライアント様の契約継続率は驚異の90％超。
③あらゆる採用媒体活用実績を活かしたプランニング、実行により、採用目標達成率は87％超。
④上流工程の企画から、下流工程の実業務まで一気通貫で支援。もちろん採用広報もベーシックプランから提供可能です。
⑤独自の業界リサーチで、業界専門用語や市場におけるクライアントのポジションについて、徹底的にインプットを行います。
⑥エンジニア・データサイエンティスト・デジタルマーケター等、専門職種についてはテクノロジー領域専門のコンサルタントが担当します。

▼サービスに関するお問い合わせはこちらから

採用通知書とは？内定通知書との違いやテンプレートも紹介！

採用通知書とは？