採用代行に依頼できる9つの業務｜代行会社の種類や料金、選び方を解説

昨今は少子高齢化による労働人口の不足で、人材採用における競争が激化しています。その結果、多くの企業で人事の業務負担が増加し、採用代行が注目されるようになりました。

採用代行（RPO）を検討している企業や人事のみなさんは、

・採用代行ではどのような業務が依頼できる？
・依頼後の業務の流れを知りたい
・サービスの選び方を知りたい

などの疑問を解消したいと考える方が多いのではないでしょうか。

本記事では、採用代行依頼後の流れや依頼できる採用業務、採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などを解説します。

監修者情報

株式会社uloqo
関川 懸介
アドテクノロジーベンダー、リクルートグループを経て、2016年4月株式会社uloqoを創業。採用企画・採用広報・ダイレクトリクルーティング・組織開発・人事評価制度策定などを通じて、大手からスタートアップまで幅広く累計300社以上を支援。詳しいプロフィールはこちら

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このような課題を抱えていませんか？

・採用活動におけるリソース不足にお悩みを抱えている
・面接や書類選考で、改善や採用広報等に手が回らない
・どうしたら採用活動がうまくいくのかよく分からない

uloqo(旧PrHR)の採用代行サービスは、結果にコミットし、採用目標達成に向けて、
あらゆる打ち手を考案・実行します。

採用戦略設計・採用広報企画・スカウト媒体・人材紹介会社・SNS等、
あらゆる採用手法の活用、候補者対応まで、採用に必要な機能を
豊富なノウハウと実績を活かし、高い品質でご提供します。

採用代行（RPO）とは？

まずはじめに、採用代行（RPO）とは何かを、わかりやすく解説します。

採用代行（RPO）とは

採用代行とは、採用に関する業務を外部の企業が代行して行うサービスのことで、「RPO（Recruitment Process Outsourcing）」とも呼ばれます。
採用手法が多様化する中、採用活動を効果的に行うには多くの人手・スキル・労力が必要になるため、採用代行を利用することで採用業務の質を格段に上げることができます。

採用代行（RPO）の4つの種類

前述したように、採用代行サービスには、提供する事業者毎に特色があります。大きくカテゴライズすると、下記の通りになります。

・オペレーション業務に特化
・採用戦略設計やコンサルティングに特化
・その両面の機能を持つ総合型
・特定の業界・業種・領域に特化

それぞれについて詳しく解説します。

｜オペレーション業務に特化

日程調整やスカウト配信業務の代行に特化しており、要件定義に沿ったオペレーション業務の遂行を中心に行う採用代行業者です。予算を大きくさけない企業や、戦略は自社で設計できるが、工数が不足しているといった企業との相性が良いと言えるでしょう。

採用活動はもともと業務の性質上オペレーティブな要素が大きいです。

事業者側のスタンスとして、戦略を設計し、改善を提案し、採用活動を成功させることが重要だといったスタンスが不足している場合、意図せずオペレーティブな業務代行になってしまっているようなケースもあります。

｜採用戦略設計やコンサルティングに特化

戦略設計やコンサルティングに強みを持つ採用代行業者です。採用代行事業者独自のノウハウを持ち、戦略設計、分析、改善提案に重きを置いたサービスになっています。

オペレーションの機能は自社で既に有しているものの、採用課題改善における打ち手を考案できていないケースや、自社にノウハウが不足しており、採用力を底上げしたいといった企業におすすめです。

｜その両面の機能を持つ総合型

戦略設計やコンサルティングに強みを持つ採用代行事業者が、オプションメニューとしてオペレーションについても代行機能を提供しているケースや、大規模案件に対する支援を中心とし、複数名の要員によるチーム型の支援を行う代行事業者の場合、戦略設計・オペレーション両方の機能を兼ね備えているケースが多いです。

採用を完全にアウトソースすることを検討している企業や、大規模採用を展開している企業におすすめです。

｜特定の業界・業種・領域に特化

エンジニアやDX人材の採用、飲食業界の採用など、採用代行会社が特定の領域に強みを持つケースもあります。この場合、アサインされるコンサルタント(担当者)が当該領域をバックボーンに持っているでしょう。

様々な職種を採用しているものの、特定の領域の採用職種に苦戦している企業や、人事担当者が当該領域における知見を有していない企業などにおすすめです。

採用代行に依頼できる9つの業務

採用代行サービスを利用する際、以下の9種類の業務を依頼することが可能です。

1.採用計画の策定
2.求人広告掲載
3.応募者の管理
4.書類選考
5.スカウトメール作成・送信
6.選考日程調節
7.説明会の実施
8.面接代行
9.内定後のフォロー

それぞれについて詳しく説明します。

1.採用計画の策定

採用要件のすり合わせや採用戦略の立案、採用のKPI（重要業績評価指標：業務のパフォーマンスを計測・監視するための指標）の設定を行います。

具体的に採用計画を決める際、代行会社は、まずクライアント企業のニーズと要件を詳細に理解します。企業が求めるポジションやそこに求められるスキル・経験、必要な採用数、採用の緊急性などを把握した上で、採用目標を設定します。

この採用計画の策定は、採用業務の根幹となる部分で、不十分な知識やスキルで行うと、採用業務自体が失敗しかねません。この工程を豊富なノウハウ・経験を持つ代行業者に委託することで、自社にあった適切な採用計画・採用戦略を立てることができます。
応募者が来ない状況を防ぐ、入社後のミスマッチを防ぐ、内定辞退を防ぐなど、多くのメリットに繋がります。

■採用戦略の策定に関してはこちらの記事で解説しています。
採用戦略とは｜具体的な立て方・フレームワークなどを解説！

2.求人広告掲載

母集団形成を目指した求人の作成や掲載を行います。求人は簡潔な文章で企業の魅力を訴求しなければならない奥の深い難しい業務です。この業務を採用のプロに任せることで、応募者数の増加を見込めます。

また、求人広告媒体や人材紹介などの複数の手段を採用している企業にとっては、これらの工程をすべて委託できるため、工数とコストの両方の削減ができるでしょう。

また、ノウハウがなければ難しい、自社にとって最適な採用媒体の選定も委託することが可能です。

3.応募者の管理

応募者の情報・書類の管理は、採用活動の初めの部分です。ノンコア業務のため、採用代行サービスの中でも一番利用されていると言えるでしょう。

具体的には、メールやオンラインフォーム、求人ポータルなどを経由してきたエントリーの収集・整理をしてくれます。また、集めた書類に含まれる履歴書、職務経歴書、職務履歴、面接のスケジュール、応募者の連絡情報などの重要な情報を標準化し、データベースとして管理します。

4.書類選考

応募者が多い企業では、求人に集まった応募者の書類選考（スクリーニング）だけでも多くの時間がかかり、採用業務を圧迫する一因ともなります。
スクリーニングには、スキルマッチング、経験の評価、面接前の選考、応募者へのweb上での質問やテストなど、さまざまな手法が考えられます。書類選考の基準を代行会社と共有しておくことで、効果的な選考が可能です。

5.スカウトメール作成・送信

サービスによってはダイレクトリクルーティングを実施する際のスカウトメールの作成や送付も委託することが可能です。

スカウトメールを作成・送信を行うことで、転職潜在層にもアプローチをかけて採用を加速させることができます。候補者数が多かったり、一人一人への対応が求められたりと、この業務は煩雑になりがちになる中、代行会社への依頼が可能です。

具体的には、まず代行会社が企業とのコミュニケーションを通じて、スカウトメールの目的と目標を明確にします。その上で、データベースの検索、求人サイトやプロフェッショナルネットワークを活用しながら、企業が求める要件に合致する候補者を探し出します。
その後メッセージを作成し、主にメールで送信、送信後の受信者からの反応に迅速に対応を行います。メールの開封率やそこからの応募率などの詳細な分析まで行ってくれます。

このように代行会社に依頼をすることで、採用活動の工数を減らすことができる・求める人物像や希少価値の高い人材に出会える・プロのノウハウが得られるなど、多くのメリットを得ることができます。

■スカウト代行についてはこちらの記事で解説しています。
【2024】スカウト代行サービス17社比較｜料金相場や選び方を徹底解説

6.選考日程調整

各選考の段階で行う日程調整業務を、代行会社に依頼することもできます。

具体的には、メールや電話にて日程をくみ、当日の詳細についてメールや電話確認などの業務を依頼できます。

面接の予約プロセスがスムーズに進行することで、候補者の満足度が高まるだけでなく、候補者・面接者が費やす時間と労力を最適化できます。

7.説明会の実施

新卒採用や中途採用で行う会社説明会の代行も、採用代行サービスに依頼できます。事前に採用代行サービス提供会社と企業の採用担当者が面談などを通してお互いの認識をすり合わせていきます。

また、会社説明会のスライドやプレゼンテーションの作成、案内告知、運営などの代行も可能です。

8.面接代行

自社内の人材が不足している、面接を行う際のスキルがない、という場合は面接代行を依頼するのがおすすめです。

面接代行では、企業のニーズを把握した上で、代行会社が面接プロセスをカスタマイズしてくれます。具体的には、面接の形式、質問の選定、評価方法などを協議しながら決定・実行してくれます。

そうすることで、面接官が求める情報を正確に収集することができ、そうして得た情報を企業に詳細に共有してくれます。
また、面接業務の全てを依頼するのでなくても、実際に面接に同席してもらい目線合わせや合否の抽出、企業人事へのアドバイスなどをしてもらうなど、支援・コンサルティングのような形で代行業者を利用することもできます。

こうした面接代行のサービスは特に、採用担当者が少ない企業、応募者数が大幅に増えている企業、応募から採用までのリードタイムが長くなっている企業、面接の質に差が出ている企業などにおすすめです。

■面接代行についてはこちらの記事で解説しています。
【保存版】面接代行サービス21選比較｜料金や相場、違法性まで徹底解説

9.内定後のフォロー

内定通知後の、内定者に対するフォローについても代行を依頼することが可能です。

具体的には、歓迎メッセージを送り、重要情報（入社日、オリエンテーション日程、契約条件、給与パッケージの詳細など）の提供、文書関連の手続きなどを行います。

こうした内定者とのコミュニケーションについて、随時企業側に進捗情報を共有してくれます。内定辞退者の増加を防ぐためには、内定者と継続的なコミュニケーションが重要になります。

採用代行の料金形態と料金相場

料金形態は「個別見積型」と「パッケージ型」に分類されます。
また、料金相場は大きく、
・月額10～30万円
・月額45～100万円
・月額100万円以上
に分かれています。

事業者ごとに費用設定は様々であるが故、一概には断定できませんが、サービスの性質や特色を踏まえ、大きくは前述した3段階程度で想定しておくとよいでしょう。なお、契約期間は多くのサービスが2ヶ月から6ヶ月で設定されているケースが多いです。
それぞれについて解説します。

2つの料金形態

料金形態は大きく2つに分類されます。

・個別見積型

発注側企業の業務要件毎に想定工数を算出し、個別見積りを行うケースです。支援するコンサルタントの工数と時給を掛け合わせて費用が算出されます。

・パッケージ型

例えば、「スカウト月〇〇件、利用媒体〇〇数につき月額〇〇円」といった具合に、あらかじめ提供元事業者が定義した業務範囲に沿って月額固定のパッケージになっているケースです。
このような費用形態の場合、あらかじめ決められた量をこなす　ことにコミットをする傾向が強く、オペレーティブなサービス提供スタイルに陥りがちのため、注意が必要です。

月額10～30万円の場合

特定の業務を代行するようなサービス(例えば、スカウト配信や日程調整等)など、ある程度オペレーティブなノンコア業務を提供しているサービスの場合は、この価格帯での提供を行っている場合が多いです。

基本的に、代行事業者の一般的な価格設定根拠は、代行を行う担当者の時給×工数で設定されていることが多く、月額10～30万円でのサービスを提供している事業者の場合、この担当者の時給が低いあるいは、要件に対し想定されている工数が短いケースが多くなります。
その場合、オペレーションに特化した低時給帯の要員を活用しているか、提供範囲を限定して工数を抑制しているかのいずれかになります。

月額45～100万円の場合

月額45〜100万円のサービスにおいては、戦略設計・コンサルティングなどに特化したサービスを行っているものが多いです。主に採用予算をそこまで大きく設定していない中小企業やスタートアップ企業を顧客の中心とするサービスが多いでしょう。

注意が必要なのは、大企業向けのサービス提供が主流の事業者の場合、45~100万円程度の費用帯で特定部分のみの代行サービスを提供することもあり、事前に商談時に対応範囲を細かく確認しておく必要があります。

月額100万円以上の場合

主に大規模採用(目安として、年間で50名以上程度の採用目標)や、高難易度職種における支援(エンジニア等)、大量の工数を要する支援(スカウト月800件以上　等)の場合、月額費用が100万円を超えてくるケースが多いです。

この場合、1人月常駐型で160時間フルでアサインする形態あるいは、複数名のチーム型で代行を行うケースが大半となります。

採用代行依頼後の流れ

依頼後の流れは以下の通りです。

・採用代行業務の決定
・キックオフミーティング
・採用目標の設定
・採用プロセスの最適化
・各種コンテンツの作成
・運用開始
・目標進捗状況の確認

採用代行会社によっては、これらよりも工程が多い、あるいは少ない場合があります。

採用代行業務の決定

どの業務を採用代行会社に依頼するかを決定します。採用代行会社によっては、採用戦略の立案といった採用コンサルティングができる会社もあれば、応募者管理や面接設定などの採用実務が得意な会社もあります。また、特定業界の採用代行実績が豊富な会社もあります。依頼したい業務や自社のビジネス領域をもとに採用代行会社を選定しましょう。

キックオフミーティング

プロジェクト立ち上げ時に、企業と採用代行会社の顔合わせを実施します。この時間で、できるだけ詳細に採用戦略を練っておきます。具体的には、採用ターゲット（スキルや志向性、条件、業務内容や期待）、選考方法、採用コストをすり合わせます。採用戦略を考える際には、社会情勢と学生の動向、他社の採用状況や採用手法、自社の採用フローと実績、コストのシミュレーションなどを踏まえて検討することがポイントです。

採用目標の設定

採用KPIを設定します。具体的には、採用スケジュール、応募者数、選考通過人数・率、内定数・率、内定辞退数・率、採用チャネルごとの費用対効果、採用コスト、採用単価、採用後の離職率・定着率をそれぞれ設定します。KPIを具体的にしておけば、目標と現状の差異が可視化されます。その結果、プロジェクトメンバー間の情報共有をはじめ、課題の抽出や改善がしやすくなります。

採用プロセスの最適化

目標達成のために、過去の採用プロセスを最適化します。具体的には、採用チャネル（メディア・エージェント・SNS・採用広報など）、選考ステップ、各ステップの選考基準、面接官の選定、選考ツールなどを見直して再設定します。

各種コンテンツの作成（採用代行会社側）

母集団形成をするためのコンテンツを作成します。具体的には、会社説明会、インターンシップ、求人広告、スカウトメール、採用ホームページ、SNSなどのコンテンツです。

運用開始

採用スケジュールにもとづいて、会社説明会やインターンシップの実施、求人広告の掲載、スカウトメールの配信、面接日程の調整、コンテンツの運用などを実施していきます。

目標進捗状況の確認

採用代行会社との定例ミーティングを開催して、採用KPIの進捗を確認することが大切です。必要に応じて改善策を実行しますが、採用KPIと実績がかけ離れたままの状況が続くようであれば、採用基準や選考が厳しすぎる可能性があります。採用KPIを見直しましょう。

採用代行に依頼して採用を成功させるポイント

採用後のミスマッチや業務削減につながらないといったトラブルが起きないよう、事前に気をつけておくべきポイントを解説します。

・採用課題の洗い出し
・事前にターゲットと採用基準を慎重に検討する
・依頼する業務を明確にする
・自社に合った採用代行会社を選ぶ

採用課題の洗い出し

「説明会からの応募につながらない」「ターゲットが選考にのらない」「内定辞退が多い」「早期離職が多い」など、採用活動の根本的な課題を明確化させて採用代行を依頼しましょう。不明瞭のままで依頼をしては採用代行会社が適切な解決策を提案できません。その結果、採用の失敗や入社後のミスマッチにつながる可能性が高まります。

事前にターゲットと採用基準を慎重に検討する

自社と採用代行会社の間でターゲットと採用基準の連携ができていない場合、ターゲットではない人材を採用してしまう可能性があります。選考途中でターゲットや採用基準に認識のズレが生じていることに気づくと、大きな機会損失になります。ターゲットと採用基準の検討と確認は、前もって慎重に行いましょう。

依頼する業務を明確にする

人的・時間的コストを削減できる点が、採用代行会社に業務を依頼するメリットです。どの業務を依頼するかを明確にしておかないと、想像より工数がかかったり、採用代行会社から確認の連絡が何度も入ったりと、時間と手間がかかってしまう結果になりかねません。

自社に合った採用代行会社を選ぶ

採用代行会社には、採用戦略・採用計画の立案といった上流のコンサルティングができる会社もあれば、応募者との面接日程調整といった採用実務が得意な会社もあります。そのほか、業界に特化した会社もあります。依頼したい業務が得意な採用代行会社や、同業他社の支援実績が豊富な会社を慎重に選ばなかったことが原因で、採用KPIが達成できなかったり、人事の負担が軽減されなかったりします。ご注意ください。

まとめ

今回は、採用代行依頼後の流れ、採用代行に依頼できる内容とその流れ、採用代行に依頼して採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などをご紹介しました。人事の人的・時間的コストをかけずにターゲットを採用したい場合の参考にしていただければと思います。

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