採用代行の全体像がわかる!採用代行を依頼した後の流れを徹底解説

採用代行の全体像がわかる!採用代行を依頼した後の流れを徹底解説

こんにちは。digireka!HR編集部です。

昨今は少子高齢化による労働人口の不足で、人材採用における競争が激化しています。その結果、多くの企業で人事の業務負担が増加し、採用代行が注目されるようになりました。

採用代行を検討している企業や人事のみなさんは、採用代行を依頼した後にどういった流れで業務が進んでいくのかを把握されたいのではないでしょうか。

今回は、採用代行依頼後の流れや依頼できる採用業務、採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などを解説します。

採用代行依頼後の流れ

依頼後の流れに沿って、各工程の概要を解説します。採用代行会社によっては、これらよりも工程が多い、あるいは少ない場合があります。

採用代行業務の決定

どの業務を採用代行会社に依頼するかを決定します。採用代行会社によっては、採用戦略の立案といった採用コンサルティングができる会社もあれば、応募者管理や面接設定などの採用実務が得意な会社もあります。また、特定業界の採用代行実績が豊富な会社もあります。依頼したい業務や自社のビジネス領域をもとに採用代行会社を選定しましょう。

キックオフミーティング

プロジェクト立ち上げ時に、企業と採用代行会社の顔合わせを実施します。この時間で、できるだけ詳細に採用戦略を練っておきます。具体的には、採用ターゲット(スキルや志向性、条件、業務内容や期待)、選考方法、採用コストをすり合わせます。採用戦略を考える際には、社会情勢と学生の動向、他社の採用状況や採用手法、自社の採用フローと実績、コストのシミュレーションなどを踏まえて検討することがポイントです。

採用目標の設定

採用KPIを設定します。具体的には、採用スケジュール、応募者数、選考通過人数・率、内定数・率、内定辞退数・率、採用チャネルごとの費用対効果、採用コスト、採用単価、採用後の離職率・定着率をそれぞれ設定します。KPIを具体的にしておけば、目標と現状の差異が可視化されます。その結果、プロジェクトメンバー間の情報共有をはじめ、課題の抽出や改善がしやすくなります

採用プロセスの最適化

目標達成のために、過去の採用プロセスを最適化します。具体的には、採用チャネル(メディア・エージェント・SNS・採用広報など)、選考ステップ、各ステップの選考基準、面接官の選定、選考ツールなどを見直して再設定します。

各種コンテンツの作成(採用代行会社側)

母集団形成をするためのコンテンツを作成します。具体的には、会社説明会、インターンシップ、求人広告、スカウトメール、採用ホームページ、SNSなどのコンテンツです。

運用開始

採用スケジュールにもとづいて、会社説明会やインターンシップの実施、求人広告の掲載、スカウトメールの配信、面接日程の調整、コンテンツの運用などを実施していきます。

目標進捗状況の確認

採用代行会社との定例ミーティングを開催して、採用KPIの進捗を確認することが大切です。必要に応じて改善策を実行しますが、採用KPIと実績がかけ離れたままの状況が続くようであれば、採用基準や選考が厳しすぎる可能性があります。採用KPIを見直しましょう。

中途採用と新卒採用の選考フローとは?

中途採用と新卒採用の選考フローは、以下の通りです。新卒採用の場合は、会社説明会を実施することが大きな特徴です。また、経験を重視する中途採用では、筆記試験や適性検査を実施しない場合があります。

中途採用の選考フロー

▼採用計画の立案

▼母集団形成

▼採用選考(書類選考)

▼面接

▼合否連絡・内定通知

▼内定者フォロー

▼採用のフィードバック

新卒採用の選考フロー

▼採用計画の立案

▼母集団形成

▼会社説明会

▼採用選考(書類選考・筆記試験・適性検査)

▼面接

▼合否連絡・内定通知

▼内定

▼内定者フォロー

▼採用のフィードバック

採用代行に依頼できる内容とその流れ

ここでは、代表的な採用代行業務を解説します。以下の業務の一部を依頼することも、すべてを依頼することも可能です。

採用戦略・採用計画の立案

採用代行業務とは、応募者管理や面接日程の調整といった事務作業だけではありません。コンサルティングを得意としている採用代行会社の場合は、採用戦略・計画の立案、採用要件のすり合わせ、採用KPIの設定、選考フローの設計といった依頼が可能です。

母集団形成

自社の認知度や魅力を高めて応募につなげる業務を依頼できます。具体的には、求人媒体の選定・掲載・管理・運用、スカウトメールの作成・送信(ダイレクトリクルーティング)、リファラル採用の実施、SNSの運用、採用広報の運用、人材紹介会社との打ち合わせ、会社説明会やインターンシップの企画・運営などです。

応募者管理

応募者から集めた書類の管理、応募者とのやりとり(面接の日程調整・質問の対応・合否の連絡)、採用管理ツールへのステータス入力などの依頼が可能です。

選考

応募者との事務連絡だけでなく、書類選考や面接を依頼することも可能です。ただし、ターゲット以外の採用を避けるために、実際の選考は自社もしくは採用代行会社と一緒に実施するほうが安心です。

内定者フォロー

多くの企業が内定辞退の課題を抱えていることから、内定者フォローは重要な採用業務のひとつと言えます。フォローをないがしろにした場合することで材が他社に流出する可能性があります。入社までの長い間、興味を持ち続けてもらうため、メールでの定期連絡や入社前研修の企画などを依頼することができます。

採用代行に依頼して採用を成功させるポイント

採用後のミスマッチや業務削減につながらないといったトラブルが起きないよう、事前に気をつけておくべきポイントを解説します。

採用課題の洗い出し

「説明会からの応募につながらない」「ターゲットが選考にのらない」「内定辞退が多い」「早期離職が多い」など、採用活動の根本的な課題を明確化させて採用代行を依頼しましょう。不明瞭のままで依頼をしては採用代行会社が適切な解決策を提案できません。その結果、採用の失敗や入社後のミスマッチにつながる可能性が高まります。

依頼する業務を決める

人的・時間的コストを削減できる点が、採用代行会社に業務を依頼するメリットです。どの業務を依頼するかを明確にしておかないと、想像より工数がかかったり、採用代行会社から確認の連絡が何度も入ったりと、時間と手間がかかってしまう結果になりかねません。

事前にターゲットと採用基準を慎重に検討する

自社と採用代行会社の間でターゲットと採用基準の連携ができていない場合、ターゲットではない人材を採用してしまう可能性があります。選考途中でターゲットや採用基準に認識のズレが生じていることに気づくと、大きな機会損失になります。ターゲットと採用基準の検討と確認は、前もって慎重に行いましょう。

自社に合った採用代行会社を選ぶ

採用代行会社には、採用戦略・採用計画の立案といった上流のコンサルティングができる会社もあれば、応募者との面接日程調整といった採用実務が得意な会社もあります。このほか、業界に特化した会社もあります。依頼したい業務が得意な採用代行会社や、同業他社の支援実績が豊富な会社を慎重に選ばなかったことが原因で、採用KPIが達成できなかったり、人事の負担が軽減されなかったりします。ご注意ください。

採用代行にかかる料金

採用代行の料金プランと業務別の料金例を解説します。

月額一律料金型

依頼する業務項目ごとに月額料金を支払う形態です。たとえば、依頼内容に応じたパッケージプランを選んだり、3ヶ月・6ヶ月・1年などと期間を設けて契約したりすることができます。オプションをつけなければ追加予算が発生しませんので、予算が決められている企業に適しています。求人媒体の応募者管理や面接日時の調整といった実務の一部を依頼する場合の費用相場は、月額料金10万円台。採用業務を全体的に依頼する場合の費用相場は、月額料金40万円以上を想定しておいたほうがいいでしょう。

従量課金型

業務量によって課金される支払い形態です。多くの採用代行サービス提供会社が従量課金型を採用しており、代行期間や対応件数に応じて料金を算出しています。必要な業務にのみ予算を割くことができますので、「書類選考に時間がかかっている」といった負担が多い工程だけを依頼して、効率よく採用活動をしたい企業に適しています。なお、採用代行サービス提供会社によっては、初期費用や面接時の追加料金が発生するケースもありますのでご注意ください。

成功報酬型

成果が出た時点で料金が発生する支払い形態です。成果とは、面接実施・内定・採用における人数で設定されることが一般的です。成果が出るまで料金が発生しないため、初期費用や無駄なコストを最小限に抑えることができます。ただし、成功報酬の費用は高めの設定であり、目標とする人数が多ければ多いほど料金がかさみます。「一人だけ優秀な人材を採用したい」といった小規模な採用をしたい企業や、人材の質にこだわりたい企業に適しています。

業務別の料金例

一般的に、新卒採用代行サービスの費用相場は月額料金5~70万円、中途採用代行サービスの費用相場は月額料金10~70万円程度となります。その他業務は以下の通りです。

  • 面接日時設定:月額料金5万円~
  • DM・スカウト配信:月額料金3万円~
  • 面接実施:1回1万円~
  • 評価シート作成:1回3千円~
  • 欠席者フォロー・別日程案内:月額料金2万円~
  • 次回面接日時連絡:月額料金2万円~
  • 合否連絡:月額料金2万円~
  • 内定通知書発送:月額料金2万円~

まとめ

今回は、採用代行依頼後の流れ、採用代行に依頼できる内容とその流れ、採用代行に依頼して採用を成功させるポイント、採用代行にかかる料金などをご紹介しました。人事の人的・時間的コストをかけずにターゲットを採用したい場合の参考にしていただければと思います。

この記事を書いた人

関川 懸介

株式会社uloqo代表取締役

1990年6月29日生まれ。京都府出身。
新卒でアドテクノロジーベンダーに就職。
その後、リクルートグループの人材斡旋部門において、キャリアアドバイザーとして従事。全社MVP計6回受賞、準MVP計2回受賞。2016年4月に、創業者の当時代表取締役と共に株式会社uloqoを設立。
人材紹介事業、メディア運営、HRsolution事業、uloqoに関わる全事業において、1人で立ち上げから収益化まで担う。

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